Формирование дел
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел.
Дела формируются в Учреждении, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. В Учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов за год возможно формирование дел в службе делопроизводства.
Во время формирования дел следует придерживаться таких общих правил: помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; группировать в дела документы, исполненные на протяжении одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся на протяжении нескольких лет), личных дел; помещать в дела лишь оригиналы или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов; не допускать включения в дела черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату; отдельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; по объему дело не должна превышать 250 листов (30-40 мм толщины).
Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке.
Положения, правила, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами.
Приказы (распоряжения) по вопросам основной деятельности Учреждения, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу группируются в разные дела. Приказы по личному составу группируются в соответствии с их видами и сроками хранения.
Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела:
протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений и т.п.);
документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных и т.п.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы заседаний коллегиальных органов систематизируются по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня заседания.
Поручения учреждений высшего уровня и документы, связанные с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Учреждения или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируются в одно дело. В деле документы систематизируются по датам поручений.
Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов.
Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается за документом- запросом.
Личные дела государственных служащих формируются в соответствии с действующим законодательством.
Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) сотрудников Учреждения систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости по выплате денег (ведомости о начислении заработной платы) должны быть сформированы ежемесячно за год.
Методическое руководство и контроль за формированием дел в Учреждении и его структурных подразделениях осуществляется службой делопроизводства и архивом Учреждения.
Хранение документов в Учреждениях
Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив Учреждения хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Учреждения и сотрудники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.
В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Магнитные ленты и цифровые носители информации с фонограммами заседаний коллегиального органа хранятся у его секретаря. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа отвечает за их хранение.
Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Учреждения осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим Учреждениям - по письменному разрешению руководителя Учреждения. На выданное дело составляется карточка - заменитель. В карточке указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.
Предоставление дел во временное использование осуществляется не более чем на один месяц.
Изъятие документов из дела постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается по разрешению руководителя Учреждения с обязательным помещением в дело заверенных надлежащим образом копий.
Порядок подготовки дел к передаче на архивное хранение
Экспертиза ценности документов
Проведение экспертизы ценности документов состоит во всестороннем их изучении с целью отнесения в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики или изъятия из него и установления сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждениях (в случае необходимости - в структурных подразделениях) создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
Экспертиза ценности документов проводится каждый год в структурных подразделениях Учреждения непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) под методическим руководством службы делопроизводства и архива Учреждения.
Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив Учреждения, изъятия для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.
Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел Учреждения путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.
По результатам экспертизы ценности документов в Учреждении составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и внесению в Г осударственный архивный фонд Донецкой Народной Республики (Приложение 28).
Сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики, рассматриваются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения одновременно. Эти акты вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу подаются в установленном порядке на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела. Согласованные акты утверждаются руководителем Учреждения, после чего Учреждение имеет право уничтожить документы.
Акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики, составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.
Составление описей дел
Опись дел - архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в границах архивного фонда.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В случае ликвидации или реорганизации Учреждения такие описи составляются обязательно.
Описи дел структурного подразделения Учреждения составляются каждый год по установленной форме (Приложение 29) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при методической помощи архива Учреждения.
Номер описи дел структурного подразделения Учреждения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы названия категории документов, которые включаются в опись, и четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.
Например, описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения № 5, которые учитываются в номенклатуре дел и начаты в 2015 году, будут иметь такие номера: 5 П - 2015; 5 Д - 2015; 5 ЛС - 2015.
Во время составления описи дел необходимо придерживаться таких требований:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);
графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела;
в случае включения в описи нескольких дел подряд с одинаковым заголовком указывается полностью заголовок только первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же самое», при этом другие сведения о делах вносятся в описи полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям Учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов в деле.
Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
В конце описи делается итоговая запись с указанием количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются в описи, первый и последний номера дел в описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении которого дела продлевались в делопроизводстве, указывается: «Документы по этому вопросу см. также в разделе за год, № ».
Опись дел структурного подразделения Учреждения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до ее утверждения рассматривается и согласовывается экспертной комиссией.
Опись дел структурного подразделения Учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Учреждения, а другой остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.
На основании описей дел структурных подразделений архив Учреждения составляет сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, которые после согласования Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения в установленном порядке подаются для согласования Центральной экспертно проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела, после чего утверждаются руководителем Учреждения. Один экземпляр утвержденной описи подается специально уполномоченному органу государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Сводные описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах, согласовываются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения и утверждаются ее руководителем.
Сводные описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах, подписываются составителем, согласовываются Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) Учреждения, согласовываются с Центральной экспертно проверочной комиссией (Экспертно-проверочной комиссией) специально уполномоченного органа государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела, после чего утверждаются руководителем Учреждения. Один экземпляр сводной описи подается специально уполномоченному органу государственной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Учреждения обязаны составлять описи документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения дел в делопроизводстве, а также передавать документы постоянного хранения в соответствии с утвержденными описями дел в Государственный архив Донецкой Народной Республики в установленные законодательством сроки.
Оформление дел
Оформление дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела (Приложение 30), наличие листа-заверителя (заверительной надписи) дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела (Приложение 31), подшивку (количество листов в деле - до 10) или/и переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела (Приложение 32).
Документы временного хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.
Дела с грифом «Для служебного пользования», личные и отдельные группы дел постоянного срока хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, содержащие постановления, распоряжения, приказы, решения и т.п.), должны иметь размещенную в начале дела внутреннюю опись документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией Учреждения.
После окончания делопроизводственного года к надписям на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости к заголовку дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором есть документы за более ранние годы, чем год заведения дела, под датой делается надпись: «есть документы за ... годы».
На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, месяц пишется словом.
На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию с архивом Учреждения - номер описи и фонда.
В случае изменения наименования Учреждения (его структурного подразделения) на протяжении периода, который охватывают документы дела, или во время передачи дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование Учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.
|
