Протоколы
В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в Учреждениях решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.
Протоколы могут составляться в полной или краткой форме. В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.
Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке Учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указываются первый и последний дни заседания.
Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа: коллегии, технических, научных, экспертных комиссий, советов и тому подобное. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.
Заголовок к тексту протокола должен отражать вид заседания (совещание, собрание, конференция и т.д.) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа и т.д.) и включать название вида документа.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
В списке присутствующих указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, затем - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости - наименований учреждений. Если количество присутствующих превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу. Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть включает повестку дня - перечень рассматриваемых на заседании вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Повестка дня дается в конце вступительной части.
Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.
После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Инициалы (инициал имени) и фамилия каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.
Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается».
После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием инициалов (инициалов имени) и фамилий выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, отвечающие на такие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.
Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В случае если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на эти приложения.
Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не указывается.
Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
Некоторые протоколы заседаний (технических комитетов, методических, экспертных, научных советов и комиссий и т.д.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.
Копии протоколов заверяются печатью службы делопроизводства и направляются (рассылаются) в случае необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам, сотрудникам. Список рассылки составляет и подписывает секретарь.
Если выписка из протокола выдается для представления в другое учреждение, она заверяется печатью Учреждения.
Образец оформления протокола приведен в Приложении 15.
Служебные письма
Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями как:
доклады о выполнении поручений Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики;
доклады департаментов, управлений и служб на поручения органов государственной власти, органов местного самоуправления;
исполнение поручений Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Учреждения;
сопроводительные письма к проектам актов Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма;
сопроводительные письма.
Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 мм). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).
Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.
Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 мм), должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?».
Основным реквизитом служебного письма является текст, как правило, состоящий из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т.п., которые размещаются с абзаца.
Как правило, в письме затрагивается один вопрос.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «Просим предоставить информацию...», «разъясняем, что ...» или от третьего лица единственного числа - «министерство считает не целесообразным ...», «управление считает целесообразным...».
Если письмо составлено на бланке должностного лица, текст излагается от первого лица единственного числа - «прошу ...», «предлагаю ...» и т.д.
Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 2.22 настоящей Инструкции. Г ербовой печатью заверяются только гарантийные письма.
Служебное письмо визирует сотрудник, создавший документ, руководитель структурного подразделения Учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений Учреждения, а также заместитель руководителя Учреждения в соответствии с функциональными обязанностями (если письмо должен подписывать руководитель Учреждения).
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа государственной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Оформление письма приведено в Приложении 3.
Документы к заседаниям коллегиальных органов
Подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов проводятся с целью осуществления полномочий, предусмотренных положениями об этих коллегиальных органах.
Заседания коллегиальных органов проводятся в соответствии с утвержденными планами их работы и в случае необходимости.
В плане работы коллегиального органа указываются вопросы, которые должны рассматриваться, дата рассмотрения, фамилия, инициалы (инициал имени) докладчика и наименование структурного подразделения Учреждения, которое готовит документы для рассмотрения вопроса коллегиальным органом, срок подачи документов.
Проект плана работы коллегиального органа составляется секретарем этого органа или другим должностным лицом, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы этого органа с учетом предложений структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка с обоснованием причин внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.
Утвержденный коллегиальным органом план работы доводится до сведения членов коллегиального органа и руководителей структурных подразделений. Дополнительные вопросы в утвержденный план работы коллегиального органа могут быть включены по решению его председателя. Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, информирует всех членов коллегиального органа и ответственных исполнителей о внесенных в план изменениях.
Документы по вопросам, которые вносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позднее чем за пять дней до заседания, а в случае проведения внеочередного заседания - не позднее чем за один день. Указанные документы содержат:
докладную записку, адресованную коллегиальному органу (в случае необходимости), в которой обоснованно изложены вопросы с выводами и предложениями;
проект решения (распоряжения, постановления) коллегиального органа, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений его аппарата, и документы к нему (аналитические справки, таблицы, диаграммы и т.д.), завизированные их руководителями, а в случае необходимости - проект приказа;
справку о согласовании проекта решения (распоряжения, постановления) с заинтересованными структурными подразделениями Учреждения и другими учреждениями;
список лиц, которые приглашаются на заседание коллегиального органа;
иные документы, необходимые для рассмотрения вопросов.
Документы, подготовленные для рассмотрения коллегиальным органом, а также один экземпляр их копий хранятся у секретаря коллегиального органа или другого должностного лица, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, или в протокольной части коллегиального органа отдельно по каждому заседанию.
В случае проведения закрытого заседания коллегиального органа (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка документов осуществляется с соблюдением порядка работы с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом.
За своевременную и надлежащую подготовку документов для проведения заседаний коллегиального органа отвечают руководители заинтересованных структурных подразделений Учреждения.
2.28.6.7 Секретарь коллегиального органа или другое должностное лицо, которое в соответствии со своими полномочиями обеспечивает организацию работы такого органа, осуществляет контроль за своевременным представлением (подачей) документов на рассмотрение и проверяет их на наличие в полном объеме и правильность оформления.
Документы, представленные (поданные) с нарушением установленного порядка и сроков, к рассмотрению не принимаются.
Протокол каждого заседания коллегиального органа составляется с учетом требований, указанных в разделе 2.28.4 настоящей Инструкции.
Решения коллегий Учреждений реализуются путем издания приказов Учреждений, распоряжений руководителей Учреждений, которыми они вводятся в действие. В случае необходимости исполнителям и учреждениям могут направляться копии протоколов или выписок из них. Выписки из протоколов оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы делопроизводства.
Документы о служебных командировках
Служебные командировки сотрудников предусматриваются в плане работы Учреждения.
В случае необходимости отправки сотрудника в командировку, не предусмотренную планом работы Учреждения, руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, готовится докладная записка на имя руководителя Учреждения или его заместителя, в которой указывается куда, на какой срок, с какой целью командируется сотрудник.
Докладная записка вместе с проектом приказа о командировке, подготовленным в соответствии с разделом 2.28.3 настоящей Инструкции, передается руководителю Учреждения, как правило, не позднее чем за трое суток до начала командировки.
Для регистрации командировок ведется журнал (Приложение 16).
После возвращения из командировки сотрудник в соответствии с порядком, определенным руководителем Учреждения, составляет в трехдневный срок письменный отчет или уведомляет руководителя структурного подразделения о результатах выполнения задания, а также подает отчет об использовании денежных средств в сроки, определенные законодательством.
Отчет о командировке (выполнении задания) утверждается руководителем структурного подразделения, отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку, визируется указанным руководителем, после чего передается в бухгалтерскую службу Учреждения.
Организация документооборота и исполнения документов
Требования для рационализации документооборота
Документооборот Учреждения - это прохождение документов в Учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документы независимо от способа фиксации и воспроизведения информации проходят и обрабатываются в Учреждении на единых организационных и правовых принципах организации документооборота.
Эффективная организация документооборота предусматривает:
прохождение документов в Учреждении кратчайшим путем;
сокращение количества инстанций, в которые должны поступать документы (например, при согласовании);
одноразовость операций по обработке документов, исключение дублирования во время работы с ними;
централизацию, сосредоточение осуществления однотипных операций с документами в одном месте;
рациональное размещение в Учреждении структурных подразделений и рабочих
мест.
Порядок документооборота регламентируется инструкцией Учреждения, регламентами работы Учреждения, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
Особенности организации электронного документооборота определяются инструкцией Учреждения с учетом требований нормативных правовых актов в этой сфере, которые имеют высшую юридическую силу, а также характеристиками технических и программных средств, функционирующих в Учреждении.
В случае внедрения в Учреждении системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота служба делопроизводства вместе со структурным подразделением, отвечающим за автоматизацию, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.
Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить сочетаемость традиционного и автоматизированного способа обработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.
|
