Тексты документов излагаются от:
первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем в Ваш адрес");
первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В документах, регулирующих деятельность Министерства (территориального органа), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│комиссия установила, территориальные органы осуществляют следующие│
│полномочия │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ Уважаемый Иван Петрович! │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В письмах с подписью руководства Министерства следует обращаться от имени Министерства, а в письмах с подписью руководства подразделения (руководства территориального органа) - от имени подразделения (территориального органа).
Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ С уважением,... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
36. Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста 1 - 2 межстрочными интервалами. Если в тексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложений указываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: на 5 л. в 2 экз. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. │
│ 2. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: диск CD-R - 1 шт. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: справка о.., для служебного пользования, от 12.05.2010 N 1дсп│
│ экз. N 1 на 2 л. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: согласно описи на 5 л. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 112-6/72 и приложение к │
│ нему, всего на 3 л. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│Приложение: копия Приказа Минюста России от 23.12.2009 N 45 на 2 л. в │
│ 1 экз. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
На приложениях к документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указываются наименование вида документа, его дата и номер.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ ПРИЛОЖЕНИЕ │
│ к приказу Минюста России │
│ от 15.03.2009 N 35 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие документы), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ УТВЕРЖДЕН │
│ приказом Минюста России │
│ от 15.03.2009 N 35 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.
37. Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│ СОГЛАСОВАНО │
│Заместитель Министра финансов │
│ Российской Федерации │
│ │
│__________________ А.В. Новак │
│ (подпись) │
│ Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│ СОГЛАСОВАНО │
│письмо Минкультуры России │
│от 26.07.2010 N 01-18/115 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
38. Согласование проекта документа с должностными лицами Министерства (территориального органа) оформляется визой на документе.
Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│Директор Департамента │
│управления делами │
│_______________ А.Г. Баженов │
│ (подпись) │
│Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
На организационно-распорядительных документах визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, на проектах законодательных актов и на вторых экземплярах внутренних документов и служебных писем визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│Замечания прилагаются │
│Начальник юридического отдела │
│_______________ А.С. Орлов │
│ (подпись) │
│Дата │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Документы, представляемые на подпись Министру, документы с подписью заместителя Министра в Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, председателям палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, Председателю Совета Безопасности Российской Федерации, а также письма, подлежащие массовой рассылке (более четырех адресатов), подлежат проверке на соответствие требованиям Инструкции и визированию служащими Департамента организации и контроля (редакторами).
Представляемые на подпись руководству Министерства документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения, в котором подготавливался проект документа. Документы, представляемые на подпись Министру, в обязательном порядке визируются заместителем Министра, курирующим подразделение, подготовившее проект документа. Если документы касаются установленной сферы деятельности других подразделений, то они подлежат визированию руководством этих подразделений. Позиция заинтересованного подразделения может быть изложена в отдельном письме. Ответственность за учет этой позиции при подготовке документов возлагается на исполнителя.
Представляемые на подпись руководству территориального органа документы визируются исполнителем, заместителем руководителя и руководителем подразделения территориального органа. Документы, представляемые на подпись начальнику территориального органа, в обязательном порядке визируются заместителем начальника территориального органа, курирующим подразделение территориального органа, подготовившее проект документа.
39. Документы подписываются должностными лицами Министерства (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Министерства.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за отсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ (например, исправление знаков препинания).
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом Министерства (территориального органа) исполняющим обязанности, подпись оформляется следующим образом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│И.о. директора Департамента │
│организации и контроля Подпись Б.В. Маслов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Например: │
│ │
│Начальник Управления │
│Минюста России по │
│Республике Саха (Якутия) Подпись А.Н. Иванов │
│ │
│Главный бухгалтер Подпись И.А. Корочкина │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись; подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации пользователей.
|
