Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело Департамента организации и контроля (подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства), остальные экземпляры направляются сторонам договора.
Подлинники международных договоров Российской Федерации межведомственного характера не подлежат регистрации в СЭД и поступают на хранение в Департамент международного права и сотрудничества.
99. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Департаментом управления делами (финансово-хозяйственным подразделением территориального органа), визируются в порядке, установленном Инструкцией, и представляются на подпись уполномоченному должностному лицу.
Подлинники финансово-хозяйственных и иных гражданско-правовых договоров (государственных контрактов) заверяются гербовой печатью, регистрируются и хранятся в Департаменте управления делами (финансово-хозяйственном подразделении территориального органа).
Доверенность
100. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Министерства (территориального органа), а также определяет условия и границы реализации этих прав.
Доверенность подписывает Министр (начальник территориального органа). После подписания доверенность регистрируется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) в СЭД и заверяется гербовой печатью.
IV. Организация документооборота
Принципы организации документооборота
101. Прохождение документов в Министерстве (территориальном органе) с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
102. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки;
организация предварительного рассмотрения входящих документов;
однократность регистрации документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
103. Учет количества документов по Министерству (территориальному органу) в целом и по отдельным подразделениям (подразделениям территориального органа) ведется с помощью СЭД.
Прием и первичная обработка поступивших документов
104. Доставка документов в Министерство (территориальный орган) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО.
С помощью почтовой связи в Министерство (территориальный орган) доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.
105. Корреспонденция, адресованная в Министерство (территориальный орган), поступает в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
Документы, доставляемые в Министерство фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Департаменте организации и контроля, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни - в приемной Министра.
Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.
О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства). Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и утверждаются начальником (заместителем начальника) отдела документационного обеспечения (руководителем подразделения территориального органа, ответственного за ведение делопроизводства).
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.
Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.
Поступившая в Министерство (территориальный орган) на имя руководства Министерства (территориального органа) срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
Предварительное рассмотрение входящих документов
106. Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) производится предварительное рассмотрение входящих документов в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства (территориального органа). Входящие документы, не требующие рассмотрения руководством, направляются непосредственно в подразделения (подразделения территориального органа). Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
107. После предварительного рассмотрения документы направляются руководству Министерства (территориального органа) в соответствии с распределением обязанностей для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - документы с пометками о срочности.
108. Руководители подразделений (подразделений территориального органа) рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.
Регистрация входящих документов
109. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).
Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки;
пригласительные билеты;
поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);
формы статистической отчетности;
адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).
Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.
Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.
110. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
РК имеет следующие реквизиты:
вид документа;
отметка об ограничении доступа к документу;
номер экземпляра;
корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;
дата документа;
подпись - фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;
содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;
состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
111. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
(в ред. Приказа Минюста России от 24.01.2014 N 8)
В РК вводятся при наличии дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами, при необходимости производится заполнение журнала передачи.
Сканирование документов, содержащих персональные данные, осуществляется с учетом требований действующего законодательства.
(абзац введен Приказом Минюста России от 24.01.2014 N 8)
112. Регистрационный штамп (штрих-код) печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.
Рассмотрение документов руководством Министерства
(территориального органа) и доведение документов
до сведения исполнителей
113. Руководство Министерства (территориального органа) дает указания по исполнению документов только в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным приказом Министерства (территориального органа).
(п. 113 в ред. Приказа Минюста России от 24.01.2014 N 8)
114. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются Департаментом организации и контроля, заместителей Министра - референтами, обеспечивающими деятельность заместителей Министра.
Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.
Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес территориального органа, определяется его начальником.
115. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).
Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системе МЭДО.
Документы поступают исполнителям по СЭД.
Организация работы с исходящими документами
116. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (территориального органа) (внутреннее согласование) возлагается на подразделение (подразделение территориального органа) - ответственного исполнителя документа.
117. Проекты документов Министерства (территориального органа) готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.
Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.
118. Документы, представляемые на подпись руководству Министерства, руководству подразделений (территориального органа), должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в п. 111 Инструкции.
119. В РК исполнителем заполняются следующие поля:
вид документа;
доступ - общий, ДСП;
подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
содержание - краткое содержание документа;
исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
адресаты - организации, в которые направляется документ;
кому адресован документ;
номер бланка;
состав - количество листов документа и приложений к нему;
связи карточек - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;
журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.
Регистрация исходящих документов
120. Документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством подразделений, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются на отправку в Департамент организации и контроля.
Документы, подписанные руководством территориального органа, передаются на регистрацию и отправку в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства.
121. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Документы с подписью руководства Министерства сканируются и их электронные образы прикрепляются к РК. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
122. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.
123. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Соответствующая информация о списании документа вносится в РК. Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по системе МЭДО, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.
Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.
Отправка документов
124. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.
|
