«Система учетных документов архива и требования к их оформлению»
Скачать 148.31 Kb.
|
| Тема: «Система учетных документов архива и требования к их оформлению» Ведение государственного централизованного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики является одним из основных направлений деятельности архивных учреждений. В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Государственный учет архивных документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием и должен строиться в полном соответствии с нормативными требованиями, определяемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Система учетных документов архива и требования к их оформлению определяются в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, требованиями раздела III «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007). К основным (обязательным) учетным документам относятся: - книга учета поступлений документов; - список фондов; - листы фондов; - лист учета аудиовизуальных документов; - опись дел, документов; - реестр описей дел, документов; - лист учета и описания уникального документа; - внутренняя опись документов дела (для дел, в состав которых входят уникальные документы); - список фондов, содержащих особо ценные документы; - опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел; - реестр описей особо ценных дел, документов; - дело фонда; - лист-заверитель дела; - паспорт архивохранилища. Книга учета поступлений документов Книга учета поступлений документов предназначена для учета всех поступивших документов в архив: - из архивов организаций; - от физических лиц; - из других архивных учреждений, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за год. Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов. В то же время, если в течение года документы одного и того же фонда поступают несколько раз, то каждое поступление будет самостоятельным под своим порядковым номером. Если фонд поступает впервые, ему присваивается очередной порядковый номер по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в графе 9 книги учета поступлений указывается номер, присвоенный этому фонду ранее, а в графе «Примечание» делается отметка «Дополнительный прием». В графе 3 «Наименование организации, от которой поступили документы», указывается наименование учреждения - сдатчика, под которым она существует на момент передачи документов, в отличие от графы 5, где указывается название организации -фондообразователя на последний год сдаваемых дел. При сдаче документов личного происхождения в графе 3 указывается фамилия и инициалы лица, сдавшего на хранение документы, а в графе 5 официальное название фонда личного происхождения. В графе 8 «Краткая характеристика состояния документов» указывается состав поступившей документации: управленческая (упр.), научно-техническая документация (нтд), по личному составу (л/с), личного происхождения (л/п). На 1 января каждого года подводится итог о количестве поступивших за год документов. Книга учета архивных документов, переданных в другие архивы (вспомогательный учетный документ) Книга учета архивных документов, переданных в другие архивы предназначена для учета всех выбывших документов в другой архив. В Книге учета архивных документов, переданных в другие архивы, заполняются графы: дата выбытия; наименование, номер и дата документа, по которому выбыли документы; наименование организации куда выбыли документы; название фонда; крайние даты документов; кол-во ед.хр./ ед.учета или неописанных документов (листов); краткая характеристика состояния; номер фонда. В примечании указывается наименование, номер и дата распорядительного документа, на основании которого выбыли документы (например: приказ Минкультуры Чувашии от 09.09.2010 г. №01-07/326). На 1 января каждого года подводится итог о количестве выбывших за год документов. Список фондов Список фондов - основной учетный документ архива, предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших. Списки фондов ведутся отдельно на период до и после 1917 года раздельно, с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Для фондов советского периода принято условное обозначение: номерам фондов через тире проставляется индекс «Р» (Р-100, Р-2700 и т.д.). Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра документов данного фонда. В список фондов фонд записывается только один раз, при первом поступлении его в архив. Нумерация фондов в списке - валовая. Вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов. Необходимо иметь в виду, что при передаче фондов в другие архивы, при объединении фондов, выбытии всего объема дел фонда к уничтожению в результате экспертизы ценности документов или в результате утраты фонда в ранние годы в архиве могут появиться освободившиеся номера фондов. При использовании этих номеров нужно помнить, что нельзя занимать номера переданных, утраченных и объединенных фондов вследствие того, что документы этих фондов могли войти в научный оборот, быть ранее использованными под своими номерами. Использовать можно только номера фондов, признанные фактически свободными, т.е. тех фондов, документы которых точно не использовались. К категории "свободный номер фонда" относится номер фонда, у которого все единицы хранения списаны или выделены к уничтожению; а также в случае, если номер фонда уже присвоен фонду, но фонд еще не принят (не описан). В случае передачи фонда в другой архив или объединении фондов, освободившиеся номера относятся только к категории "переданные и объединенные номера", т. е. не причисляются дополнительно еще и к категории "свободный номер фонда". Объединенные фонды и коллекции учитываются на общих основаниях, при этом объединенному фонду присваивается один из номеров фондов, вошедших в его состав, как правило, предпочтение отдается номеру наиболее объемного фонда. Исходными данными названия фонда в списке фондов являются историческая справка и титульный лист к описи. Название фонда включает в себя полное (в скобках - официально принятое сокращенное) название организации - фондообразователя, его подчиненность, местонахождение, крайние даты существования. При наличии переименований фондообразователя в списке фондов указывается его последнее название (на момент принятия фонда в архив). Между записями номеров фондов и их названий в списке фондов необходимо оставлять интервал (3-4 строки). Это позволит при последующем приеме внести в список необходимые изменения, например, вписать название вновь принятого фонда при присвоении ему свободного номера. При этом имеющаяся в списке пометка «свободный номер» аккуратно зачеркивается одной чертой. Если фонд выбывает из архива полностью и последующего поступления по этому фонду не будет, в графе «Отметка о выбытии» списка делается запись с указанием названия, номера и даты документа, на основании которого произошло выбытие, и пометкой, куда выбыли документы данного фонда. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении. Для того чтобы не ошибиться в присвоении новым фондам номеров из числа ранее занятых, нужно использовать номерник фондов, который позволяет быстро установить, какие номера фондов нельзя занимать. Лист фонда Лист фонда – основной учетный документ архива, предназначенный для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Он составляется на каждый фонд. В нем учитывается все документы фонда, включая неописанные и секретные. Если в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист «продолжение», вверху которого указывается: « продолжение», ф. №, лист 2.» На первом листе делается ссылка: «см. продолжение л.2 (3, 4 и т.д.)». Листы «продолжения» размещаются вслед за основным листом. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем фонда, после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории организации – фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действующий лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Лист учета аудиовизуальных документов Листы учета аудиовизуальных документов (фото, фоно, кинодокументов) предназначены для поединичного и суммарного учета аудиовизуальных документов; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений. Листы учета аудиовизуальных документов составляются только при нефондовой организации и ведутся раздельно на различные виды фото, фоно, кинодокументов. Учет описей и включенных в них аудиовизуальных документов, находящихся в составе фондов документов на бумажной основе, ведется в листе фонда наряду с другими описями документов на бумажной основе. Архивные коллекции фото, фоно и кинодокументов существуют на правах архивных фондов. Каждая архивная коллекция вносится в список фондов под отдельным учетным номером. На каждую архивную коллекцию заводится отдельный лист учета. Для фото и кинодокументов предназначается единая форма листа учета, для фонодокументов немного другая. Если в листе учета не остается места для очередных записей, заводится лист "продолжение", вверху которого указывается "Продолжение, Ф. №..., лист 2". Листы "продолжения" помещаются вслед за основным листом. Листы учета аудиовизуальных документов хранятся как листы фондов. Описи дел, документов Описи дел, документов на все виды документов являются важнейшим учетным справочником. Они предназначаются не только для поединичного учета документов, но являются основным источником для получения информации о содержании документов при использовании документов, экспертизе их ценности, проверке наличия и других видах работ. Единицы хранения, единицы учета учитываются в описи в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. При фондовой организации управленческая и научно-техническая документация, документы по личному составу, фото, фоно и видеодокументы, машиночитаемые (электронные) документы определенного вида учитываются, как правило, по отдельным описям. Исключение составляют описи документов личного происхождения, в которых допускается включение документов как на бумажной основе, так и аудиовизуальных (при их небольших объемах). Описям присваиваются учетные номера: - при фондовой организации – по листу фонда; - при нефондовой организации – по листу учета аудиовизуальных документов определенного типа. К номерам описей для их идентификации добавляется буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи: «л/с.» (личный состав), «т» (технологическая) и т.д. Не допускается присвоение описям в составе одного архивного фонда одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, №2 и №2 л/с.). В конце всех экземпляров описей дел после приема документов на хранение рукописным способом составляется итоговая запись. В ней указывается количество находящихся на хранении единиц хранения (цифрами и в скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. К каждому последующему годовому разделу описи, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все эти записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа, запись составляется на его обороте. Составление итоговых (к одному разделу, сводных) записей, а также проверка правильности их заполнения при выверке учетных документов проводится следующим образом: - из описи выписываются литерные, пропущенные и выбывшие номера; - подсчитывается количество литерных, пропущенных и выбывших номеров (по каждой категории отдельно); - к последнему номеру описи приплюсовываются литерные номера и вычитаются пропущенные и выбывшие номера, в результате получается реальное количество дел, включенных в опись, что равняется количеству дел, находящихся на архивной полке. В итоговой записи к описи фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/ единицы учета на различных носителях, после указания общего количества единиц хранения, включенных в опись, указывается раздельно количество единиц хранения на различных носителях. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Опись, состоящая из нескольких томов, помимо итоговой записи к каждому тому, должна иметь сводную итоговую запись в нарастающем итоге по всем томам. Каждая законченная опись, том описи должны быть оформлены в соответствии с правилами и иметь лист-заверитель. Незаконченные описи формируются в дела с нарастающим валовым порядком номеров. Не допускается хранить незаконченные описи в делах с металлическими креплениями, скрепками и т.д. Архив в обязательном порядке должен иметь три экземпляра описей (полный комплект): - первый экземпляр – страховой, должен храниться у муниципальных архивах в сейфе; - второй экземпляр – рабочий, для пользования работниками архивного учреждения; - третий экземпляр – для исследователей читального зала. После пересоставления описи в результате ее переработки или усовершенствования один экземпляр ранее действовавшей («пересоставленной») описи включается во вновь составленную опись за последним учетным номером, остальные два экземпляра описи включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Опись подшивается в твердую обложку, листы нумеруются составляется лист-заверитель. Реестр описей По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В госистархиве реестр описи ведется в электронном и бумажном формате. В реестре описей отражаются следующие сведения: номера фонда и описи, название описи, крайние даты разделов описи, количество дел и экземпляров в разделе каждого раздела описи. В графе «Примечание» указывается способ воспроизведения описи (рукописный, машинописный). Полным комплектом описи считается комплект, состоящий из трех экземпляров всех ее разделов. При восстановлении полной экземплярности описи вносится соответствующая поправка в реестр. Каждой вновь поступившей описи присваивается очередной порядковый номер в валовом порядке номеров описей по реестру. Номер описи проставляется на обложке описи в верхнем левом углу штампом «По реестру описи дел, документов №______». На 1 января каждого года подводится итог наличия описей в архиве с разбивкой по видам описей, количества поступивших и выбывших за год описей. Учет уникальных и особо ценных дел Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики. На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов в 2-х экземплярах. На основании решения экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии уникальным документам в валовом порядке присваивается регистрационный номер Государственного реестра. Номера проставляются в соответствующих графах в обоих экземплярах в листах учета и описания уникальных документов. На них оформляется свидетельство. Один экземпляр листа учета и описания уникального документа, свидетельство и выписка из ЭПК Минкультуры Чувашии передаются в госистархив. Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, должны храниться в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей. Учет уникальных документов ведется по листу уникального документа. На уникальные документы составляется внутренняя опись с указанием даты, заголовка дела и листов. Сведения об уникальных документах вносятся в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Чувашской Республики». Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные документы; описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов. В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера. Описи особо ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников. При отнесении документов к особо ценным в описи в графе «Примечания» напротив заголовков единиц хранения, единиц учета проставляются отметки «ОЦ». Дело фонда На каждый хранящийся в архиве фонд документов на бумажной основе заводится дело фонда, ему присваивается номер фонда, на который оно заведено. Дело фонда содержит комплекс документов по истории фондообразователя и фонда. При нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в архивном учреждении на каждую организацию, сдающую только аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, ведется дело организации-сдатчика документов. В дело фонда помещаются все документы, образующиеся в процессе работы с фондом: - исторические справки о фондообразователе и дополнения к ним; - акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда; - акты о приеме-передаче документов фонда (в необходимых случаях со справками об отсутствии документов при сдаче их на хранение и акта о результатах розыска документов в организации); - листы и акты проверки наличия документов фондов; - письма от учреждений о приеме документов на хранение; - обзоры документов фонда; - акты переработки и усовершенствования описей; - «старые» листы фондов после их пересоставления и другие документы. Состав документов дела организации-сдатчика документов при нефондовой организации документов аналогичен составу документов дела фонда. Документы дел фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, подшиваются в дело объединенного фонда. Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фондов, составляются по результатам архивных работ и фиксируют итоги этих работ. Все акты, помещенные в дело фонда, нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда и его научно-справочном аппарате, помещаются в дело фонда только с отметкой о внесении этих изменений в учетные документы. Документы дела фонда должны быть подшиты в твердую обложку, пронумерованы с составлением листа-заверителя. К документам дела фонда составляется внутренняя опись. Лист-заверитель дела Лист-заверитель дела является основным учетным документом и предназначен для учета количества листов в деле. Лист-заверитель составляется к каждому делу. В листе-заверителе указываются все особенности формирования дела (брошюры, др. печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, конверты, в т.ч. с вложениями, секретки, марки почтовые, марки гербовые, штемпели почтовые, специальные почтовые отметки, сургучные, мастичные печати, оттиски печатей, фотодокументы, карты, планы, чертежи и др. НТД, рисунки, гравюры и акварели, автографы видных деятелей, склеенные листы, утрата части листа, чистые листы и др. При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что: - наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные о наличии чистых листов не отражаются в листе-заверителе; - внутренняя опись дела нумеруется отдельно. Паспорт архивохранилища Паспорта архивохранилища ведется для суммарного учета фондов и документов, размещенных в данном архивохранилище и фиксирования их состояния и движения. Паспорт составляется по состоянию на 1 января каждого года. Состав показателей формы паспорта архивохранилища определяется самостоятельно. |
Похожие:
 | Формы и требования к заполнению и оформлению документов на технологические процессы термической обработки |  | Чтобы успешно вести учет в любой организации, необходимо знать основы его построения: бухгалтерский баланс, система счетов, документация... |
| | Гост 0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и мсн 01-01-96 «Система межгосударственных нормативных... | |
| Методические рекомендации на основе гост р 30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной... | | Гост 92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и мсн 01-01-96 «Система межгосударственных нормативных документов... |
| Бюджетная процедура: «Ведение бухгалтерского учета, в том числе принятие к учету первичных учетных документов (составление сводных... | | С целью упорядочивания и анализа полноты представленной подрядными организациями предквалификационной документации для реализации... |
| Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования... | | Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства гост 30-97 «Унифицированная... |