Табель учета рабочего времени
Скачать 288.28 Kb.
|
| "Зарплата", 2007, N 5 ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Трудовое законодательство обязывает работодателя вести табель учета рабочего времени. О том, как его заполнить, вы узнаете в статье. В некоторых компаниях не считают нужным вести табель. Чтобы составить этот документ, требуется определенное время. Кто-то из сотрудников должен выполнять эту работу, а держать штатного табельщика невыгодно. Зачем нужен табель Табель - универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. Табель дает возможность понять, как провел время, отведенное для исполнения трудовых обязанностей, каждый сотрудник и как оно используется подразделением или предприятием в целом. Данные табеля можно применять для подтверждения трудового стажа конкретного работника, анализа эффективности структуры предприятия, оптимизации штатного расписания, составления статистических отчетов по труду. Для бухгалтера табель в первую очередь первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности - исполнение работником обязательств по трудовому договору. Как, собственно, и требует ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Для налоговиков отсутствие данного документа - повод пересмотреть правильность начисления или удержания "зарплатных" налогов. Как правило, при проведении проверки ревизоры сверяют данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении суммы налога на прибыль. Согласно ст. 122 Налогового кодекса подобное нарушение грозит штрафом в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога. Кроме того, необходимо и довнести в бюджет недостающий налог, а также пени. Если работодатель не ведет табель учета рабочего времени, то в соответствии с п. 1 ст. 120 Налогового кодекса ему грозит штраф в размере 5000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Известен такой прецедент арбитражной практики - Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2005 по делу N А56-14249/2005. Судьи поддержали позицию налоговой инспекции. С компании, которая не вела табель, взыскали штраф в размере 5000 руб. При проведении проверки правильности расчета пособий по временной нетрудоспособности табель учета рабочего времени могут затребовать контролеры Фонда социального страхования, а также инспекторы Пенсионного фонда. Представители трудовой инспекции на основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций - от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей - от 500 до 5000 руб. Директор, "попавшийся" на подобном нарушении второй раз, рискует быть дисквалифицированным на срок от одного года до трех лет. Таким образом, табель учета рабочего времени является: - документом, который позволяет учесть фактически отработанное сотрудником время; - первичным документом по учету расчетов с персоналом; - основанием для признания расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль; - базой статистических расчетов. Как заполнить табель Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля учета рабочего времени: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и N Т-13 "Табель учета рабочего времени" (Постановление от 05.01.2004 N 1, далее - Постановление N 1). Чем различаются две формы табеля Форма N Т-12 может быть использована в любой организации не только для учета рабочего времени сотрудников. С ее помощью можно контролировать соблюдение режима рабочего времени. В тех компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнение разд. 1 "Учет рабочего времени". Вносить сведения в разд. 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" не обязательно. В некоторых компаниях этот раздел заполняют. В таком случае сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в первом блоке колонок - графы 18 - 22. При расчете для каждого работника видов оплаты труда в корреспонденции с различными счетами заполняться могут графы 18 - 34. Форма N Т-13 используется исключительно для учета рабочего времени. Но только в том случае, когда установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Составляем табель За каждый календарный месяц табель составляется в единственном экземпляре. В случае увольнения одного или нескольких работников в начале месяца можно составить на них отдельный дополнительный табель. В таком случае бухгалтерия произведет окончательный расчет их заработной платы. Дублировать эти данные в табеле за месяц не следует. За один месяц табель будет составлен на двух отдельных листах. Как правило, обязанность вести табель возлагается на руководителя структурного подразделения (или его заместителя). В компаниях с небольшим штатом - на секретаря или бухгалтера с функциями кадровика. Обязанность вести табель должна быть прописана в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника, которому она поручена. Учет рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок или неявок на работу. В табеле фиксируют и сокращенное рабочее время (например, в предпраздничный день), и опоздания сотрудников. Отметки в табеле о причине неявки на работу, особом режиме работы, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда должны производиться на основании документов, перечисленных в Постановлении N 1: - листок нетрудоспособности; - справка о выполнении государственных или общественных обязанностей; - заявление о работе по совместительству; - письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др. В графах 4 и 6 формы N Т-12 на учет времени по одному работнику отведено две строки. Допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. Например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Определенный вид рабочего времени обозначается определенным стандартным буквенным кодом. В верхней строке проставляют код рабочего времени за каждый день месяца, в нижней - количество часов. Буквенные коды приведены на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13. При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд специфических моментов. Например, работник А.И. Новиков отработал 3 мая полный рабочий день. В табеле за май в верхней части ячейки с числом 13 напротив фамилии сотрудника следует проставить Я и в нижней - 8. 4 мая А.И. Новиков уехал в командировку. Значит, в этот день в верхней части ячейки необходимо поставить К, а в нижней - ноль. В этом случае кодом К обозначаются также выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки. Возможно, работник является внутренним совместителем. В этом случае в табеле его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй - время работы по совместительству. Это удобно, потому что на крупных предприятиях сотрудник может работать по совместительству в другом подразделении. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика. Выходные и праздничные дни, как правило, обозначают буквой В. При этом в нижней клеточке ставят нули. Однако если работник находится в отпуске, то в табеле кодом ОТ следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отдыха, напротив, следует учитывать под кодом В, так как они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются на основании ст. 120 Трудового кодекса. С 2007 г. пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Поэтому в табеле учета рабочего времени дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать символом Б. Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, можно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам (НН). Когда работник представит документы, оправдывающие его отсутствие (например, больничный лист), или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен будет внести соответствующие изменения. Образец заполнения второй страницы формы N Т-12 приведен на с. 102. Унифицированная форма N Т-12 ┌───────┐ │ Код │ ├───────┤ Форма по ОКУД │0301007│ ООО "Фокус" ├───────┤ ------------------------------------------------ по ОКПО │0301007│ наименование организации ├───────┤ │ │ ─────────────────────────────────────────────────────────┴───────┘ наименование структурного подразделения ┌─────────┬──────────────┐ ┌────────────────────────────┐ │ Номер │ Дата │ │ Отчетный период │ │документа│ составления │ ├─────────────┬──────────────┤ │ │ │ │ с │ по │ ├─────────┼──────────────┤ ├─────────────┼──────────────┤ │ 5/07 │31 мая 2007 г.│ │1 мая 2007 г.│31 мая 2007 г.│ ТАБЕЛЬ └─────────┴──────────────┘ └─────────────┴──────────────┘ учета рабочего времени и расчета оплаты труда УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ ┌────────────────┐ │ Код │ ├───────┬────────┤ │буквен-│цифровой│ │ный │ │ ├───────┼────────┤ Продолжительность работы в дневное время │ Я │ 01 │ │ │ │ Продолжительность работы в ночное время │ Н │ 02 │ │ │ │ Продолжительность работы в выходные и │ │ │ нерабочие праздничные дни │ РВ │ 03 │ │ │ │ Продолжительность сверхурочной работы │ С │ 04 │ │ │ │ Продолжительность работы вахтовым методом │ ВМ │ 05 │ │ │ │ Служебная командировка │ К │ 06 │ │ │ │ Повышение квалификации с отрывом от работы │ ПК │ 07 │ │ │ │ Повышение квалификации с отрывом от работы в │ │ │ другой местности │ ПМ │ 08 │ │ │ │ Ежегодный основной оплачиваемый отпуск │ ОТ │ 09 │ │ │ │ Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск │ ОД │ 10 │ │ │ │ Дополнительный отпуск в связи с обучением с │ │ │ сохранением среднего заработка работникам, │ │ │ совмещающим работу с обучением │ У │ 11 │ │ │ │ Сокращенная продолжительность рабочего │ │ │ времени для обучающихся без отрыва от │ │ │ производства с частичным сохранением │ │ │ заработной платы │ УВ │ 12 │ │ │ │ Дополнительный отпуск в связи с обучением │ │ │ без сохранения заработной платы │ УД │ 13 │ │ │ │ Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи │ │ │ с усыновлением новорожденного ребенка) │ Р │ 14 │ │ │ │ Отпуск по уходу за ребенком до достижения им │ │ │ возраста трех лет │ ОЖ │ 15 │ │ │ │ Отпуск без сохранения заработной платы, │ │ │ предоставляемый работнику по разрешению │ │ │ работодателя │ ДО │ 16 │ │ │ │ Отпуск без сохранения заработной платы при │ │ │ условиях, предусмотренных действующим │ │ │ законодательством Российской Федерации │ ОЗ │ 17 │ │ │ │ Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения │ │ │ заработной платы │ ДБ │ 18 │ │ │ │ Временная нетрудоспособность (кроме случаев, │ │ │ предусмотренных кодом "Т") с назначением │ │ │ пособия согласно законодательству │ Б │ 19 │ │ │ │ Временная нетрудоспособность без назначения │ │ │ пособия в случаях, предусмотренных │ │ │ законодательством │ Т │ 20 │ │ │ │ Сокращенная продолжительность рабочего времени │ │ │ против нормальной продолжительности рабочего │ │ │ дня в случаях, предусмотренных │ │ │ законодательством │ ЛЧ │ 21 │ │ │ │ Время вынужденного прогула в случае признания │ │ │ увольнения, перевода на другую работу или │ │ │ отстранения от работы незаконными с │ │ │ восстановлением на прежней работе │ ПВ │ 22 │ │ │ │ Невыходы на время исполнения государственных │ │ │ или общественных обязанностей согласно │ │ │ законодательству │ Г │ 23 │ │ │ │ Прогулы (отсутствие на рабочем месте без │ │ │ уважительных причин в течение времени, │ │ │ установленного законодательством) │ ПР │ 24 │ │ │ │ Продолжительность работы в режиме неполного │ │ │ рабочего времени по инициативе работодателя │ │ │ в случаях, предусмотренных законодательством │ НС │ 25 │ │ │ │ Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие │ │ │ праздничные дни │ В │ 26 │ │ │ │ Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) │ ОВ │ 27 │ │ │ │ Дополнительные выходные дни (без сохранения │ │ │ заработной платы) │ НВ │ 28 │ │ │ │ Забастовка (при условиях и в порядке, │ │ │ предусмотренных законом) │ ЗБ │ 29 │ │ │ │ Неявки по невыясненным причинам (до выяснения │ │ │ обстоятельств) │ НН │ 30 │ │ │ │ Время простоя по вине работодателя │ РП │ 31 │ │ │ │ Время простоя по причинам, не зависящим от │ │ │ работодателя и работника │ НП │ 32 │ │ │ │ Время простоя по вине работника │ ВП │ 33 │ │ │ │ Отстранение от работы (недопущение к работе) │ │ │ с оплатой (пособием) в соответствии с │ │ │ законодательством │ НО │ 34 │ │ │ │ Отстранение от работы (недопущение к работе) │ │ │ по причинам, предусмотренным законодательством, │ │ │ без начисления заработной платы │ НБ │ 35 │ │ │ │ Время приостановки работы в случае задержки │ │ │ выплаты заработной платы │ НЗ │ 36 │ └───────┴────────┘ 2-я страница формы N Т-12 1. Учет рабочего времени
зам. начальника Руководитель начальник отдела Лютикова Лютикова Е.П. структурного отдела Комаров Комаров А.А. 31 мая 07 Ответственное лицо --------------- -------- ------------- подразделения ----------- --------- -------------- "--" ------ 20-- г. должность личная расшифровка должность личная расшифровка подпись подписи подпись подписи Работник инспектор ОК Нифонтова Нифонтова К.Ю. 31 мая 07 кадровой службы ------------ --------- -------------- "--" --- 20-- г. должность личная расшифровка подпись подписи Заполненный табель должен подписать руководитель подразделения, затем его проверяет инспектор по кадрам. Какие ошибки можно допустить при заполнении табеля? Как правило, ошибки возникают, если к заполнению табеля относятся формально - в конце месяца всем сотрудникам ставят восьмерки или другое стандартное количество часов отработанного времени (например, 7,2 часа - для работников, которые трудятся 36 часов в неделю). Во время круглосуточных дежурств на одном рабочем месте посменно могут трудиться несколько человек, например трое или четверо. Общее количество их рабочих часов не может превышать 24. Но не всегда заполняющий табель обращает внимание на такие мелочи и в конце месяца может перепутать, какой сотрудник работал 12 часов, а какой - 4. В итоге согласно табелю один день работники трудились 32 часа в течение суток, а на следующий - 16. Может измениться и число рабочих часов, отработанных за месяц каждым работником. У одного сотрудника отмечено неотработанное время, а у другого - переработка, которую следует оплатить в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ). После проверки табель передают в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата. В связи с тем что зарплату необходимо выплачивать два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), сведения об отработанном времени должны попадать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца. О.С.Елисеева Экономист по труду ООО "Вершина" Подписано в печать 13.04.2007 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учет рабочего времени" табеля по форме n т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела "Расчет с персоналом по... | | Табель учета рабочего времени в администрации Владимировского сельсовета Туркменского района Ставропольского края применяется для... |
 | Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального... | | Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, n 9 |
| В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Госкомстат РФ постановлением от 05. 01. 2004 г. №1 «Об утверждении... | | В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Госкомстат РФ постановлением от 05. 01. 2004 г. №1 «Об утверждении... |
| | Т-13, обязан ли работодатель указывать в табеле время переработки при ненормированном режиме рабочего времени, что делать, если невозможно... | |
| С целью организации контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и учета времени | | Для начисления заработной платы используют табель учета рабочего времени. Бухгалтеру необходимо знать определенные правила заполнения... |