Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения
Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, который должна вести каждая организация. Несмотря на то, что существуют унифицированные формы табеля, у работодателей возникают некоторые вопросы по их заполнению. Также многие кадровики спрашивают, можно ли для учета рабочего времени в бюджетном учреждении применять табель по форме Т-13, обязан ли работодатель указывать в табеле время переработки при ненормированном режиме рабочего времени, что делать, если невозможно выбрать в табеле подходящее условное обозначение. Ответы на эти и другие вопросы представлены в данной статье.
Табель: для кого какой?
Напомним, что существуют два вида табеля: табель учета рабочего времени и табель учета рабочего времени и расчета заработной платы. При этом в зависимости от формы собственности организации применяются разные унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе табелей.
К сведению. Различают следующие формы собственности организаций:
- частная - организация создается гражданином или юридическим лицом (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и др.);
- государственная или муниципальная - учреждение находится в собственности РФ, субъекта РФ или муниципального образования (ст. 120 ГК РФ).
Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложена на Госкомстат (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах"). Так, Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом документы по учету кадров применяются в организациях любых форм собственности. К таким документам относятся, в частности:
- Приказ о приеме на работу (ф. Т-1);
- Личная карточка работника (ф. Т-2);
- Личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф. Т-2ГС (МС));
- Штатное расписание (ф. Т-3).
В отличие от вышеуказанных форм, формы документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на все организации, за исключением бюджетных учреждений. К этим документам относятся в том числе:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. Т-12);
- Табель учета рабочего времени (ф. Т-13) (далее - Табель по форме Т-13);
- Расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49).
К сведению. Согласно ст. 50 ГК РФ и ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" (далее - Закон N 7-ФЗ) бюджетным учреждением признается некоммерческая организация, созданная РФ, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий органов государственной власти (государственных органов) или органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах.
Для государственных (муниципальных) учреждений инструкции по бюджетному учету, в том числе формы первичных учетных документов, утверждает Минфин. Так, в настоящее время действует Приказ Минфина РФ от 15.12.2011 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 173н, Указания). Его действие распространяется:
- на органы государственной власти (государственные органы);
- на органы местного самоуправления;
- на органы управления государственными внебюджетными фондами;
- на государственные академии наук;
- на государственные (муниципальные) учреждения.
Напомним, что в связи с изменениями законодательства 2010 года*(1) государственные (муниципальные) учреждения существуют в виде автономных, бюджетных и казенных учреждений (ст. 9.1 Закона N 7-ФЗ).
ПриказомПриказом N 173н утверждены две формы табеля:
- Табель учета рабочего времени по форме N 0301008 (далее - Табель (ф. 0301008)), которая прежде была утверждена Постановлением N 1 (Табель по форме Т-13);
- Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме N 0504421 (далее - Табель (ф. 0504421)).
Для учета рабочего времени и расчета заработной платы государственные (муниципальные) учреждения должны использовать Табель (ф. 0504421). Однако до принятия новой формы табеля учета рабочего времени для государственных (муниципальных) учреждений может применяться и Табель по форме Т-13.
К сведению. До принятия Приказа N 173н согласно ранее действовавшему Приказу Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н*(2) бюджетные учреждения могли использовать только Табель (ф. 0504421). Табель по форме Т-13 такие учреждения применять не могли, поскольку эта форма не была утверждена указанным приказом.
Зачем нужен табель?
Табель учета рабочего времени необходим:
1) для соблюдения установленных сотрудникам норм рабочего времени. Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом ТК РФ и иными федеральными законами работникам могут устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени, режим неполного рабочего времени, а также работа за пределами предусмотренной продолжительности (сверхурочная работа);
2) для учета и контроля фактически отработанного и (или) неотработанного рабочего времени. Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ. Он может вести:
- поденный учет - когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня;
- еженедельный учет - когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами;
- суммированный учет - когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов. При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени может предусматриваться отраслевыми соглашениями (например, Отраслевым соглашением по учреждениям, органам и предприятиям уголовно-исполнительной системы на 2011-2013 годы). В любом случае такой порядок должен устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка.
В целях контроля за отработанным сотрудником временем работодатель должен фиксировать время отсутствия сотрудника на работе в периоды отпуска, больничного, командировки, отстранения от работы, прогула и т.д.;
3) для расчета средней заработной платы и оплаты труда работника. Одной из основных обязанностей работодателя, установленных ТК РФ, является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, предусмотренные в соответствии с ТК РФ, коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.
Примечание. Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, а также отраслевыми соглашениями и инструкциями, не противоречащими законодательству.
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).
Расчет заработной платы сотрудника также производится на основании данных о фактически отработанном им времени, указанных в Табеле (ф. 0301008) или Табеле (ф. 0504421).
Поскольку расходы на оплату труда составляют одну из основных статей смет доходов и расходов, правильность начисления и выплаты заработной платы играет большую роль и является одним из основных объектов проверок контролирующих органов, поэтому следует серьезно подходить к оформлению внутренних документов, связанных с оплатой труда, в том числе к составлению табеля.
Правила заполнения табеля
Прежде всего отметим, что ведение табеля в учреждении может поручаться как определенному работнику, так и другим лицам. Как правило, эта работа осуществляется сотрудником отдела кадров, а в некоторых учреждениях - бухгалтером. Однако, если организация достаточно большая, обязанность по ведению табеля может возлагаться на начальников подразделений и отделов, их заместителей или других лиц. В медицинских учреждениях, например, табель ведут старшие медицинские сестры.
Обязанность по ведению табеля прописывается в должностной инструкции работника, который должен быть ознакомлен с ней при поступлении на работу.
Если же при приеме сотрудника на работу эта обязанность не была указана в должностной инструкции или трудовом договоре с работником, следует заключить с ним соглашение к трудовому договору. Это делается или в соответствии со ст. 60.2 и 151 ТК РФ, когда работнику с его письменного согласия предлагается выполнять дополнительную оплачиваемую работу, или на основании ст. 72 ТК РФ (изменение условий трудового договора).
Согласно Указаниям обязанность по ведению табеля возлагается на работника путем оформления соответствующего приказа руководителя.
Табель открывается ежемесячно за два - три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Обратите внимание! В большинстве учреждений табели заполняются один раз в месяц. Однако, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ заработная плата выдается не реже чем каждые полмесяца, табель рекомендуется составлять также два раза в месяц.
УказаниямиУказаниями установлено, что запись в табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (по учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда). Документами по учету кадров в первую очередь являются приказы по личному составу.
Примечание. При трудоустройстве каждому сотруднику присваивается табельный номер. Если лицо работает на условиях внутреннего совместительства, ему присваивается второй табельный номер.
Документами, подтверждающими режим работы сотрудников, могут быть также заявления работников, приказы работодателя, графики сменности и т.п. Отметка о неявке работника также вносится в табель на основании документов: справки о выполнении работником государственных или общественных обязанностей, листка нетрудоспособности, приказа о предоставлении сотруднику отпуска или его отстранении от работы и др., а в случае прогула - акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) или более четырех часов, объяснительной записки работника, приказа руководителя.
Табель заполняется методом отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строки указываются также часы работы в ночное время.
Если у работника учреждения присутствуют два вида отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой - условное обозначение вида отклонений, а знаменатель - часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется. Образец заполнения табеля приведен на стр. 44.
(февраль)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма 0504421 с. 2
|
N п/п
|
Фамилия, имя, отчество
|
Должность (предмет)
|
Числа месяца
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
131
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
32
|
33
|
134
|
Миронов Сергей Юрьевич
|
Врач-терапевт
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
|
-
|
|
|
|
|
|
В
|
В
|
|
Б
|
Б
|
Б
|
Б
|
В
|
В
|
|
|
|
|
|
В
|
А
|
|
|
|
В
|
А
|
В
|
В
|
|
|
|
|
...
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма 0504421 с. 3
|
Дни (часы) неявок
|
Категория
|
Табельный номер
|
Стоимость 1-го дня (часа)
|
Сторно начислений
|
Вид оплаты
|
|
налогоплательщика
|
персонала
|
|
|
вид оплаты
|
сумма
|
дни (часы) неявок
|
часы
|
сумма
|
часы
|
сумма
|
часы
|
сумма
|
часы
|
сумма
|
часы
|
сумма
|
35
|
36
|
37
|
38
|
39
|
40
|
41
|
42
|
43
|
44
|
45
|
46
|
47
|
48
|
49
|
50
|
51
|
52
|
5
|
|
|
25
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
30
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В примере представлен учет рабочего времени для медицинских работников, которым ст. 350 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 14.02.2003 N 101 установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.
Где В - выходные дни, Б - временная нетрудоспособность, А - неявка с разрешения администрации (отпуск за свой счет), прочерки 30-31 - т.к. последний день работы в месяце - 29 февраля, в графе 35: число 5 - количество дней неявки на работу, 30 - количество часов за 5 дней.
В конце месяца работник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и др.), которые записываются в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Табель подписывается ответственным за его ведение лицом и в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам "Сумма" (41, 44, 46, 48, 50, 52). Затем табель утверждается руководителем учреждения для дальнейшего составления работниками бухгалтерии расчетно-платежной ведомости для начисления заработной платы работникам.
Табель учета рабочего времени может быть заполнен и в электронном виде (например, в программе "1С").
Обратите внимание! Обязанность по внесению табеля в электронную программу также следует закрепить в должностной инструкции, трудовом договоре и приказе работодателя.
Табели учета рабочего времени должны храниться в учреждении в течение пяти лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда - в течение 75 лет*(3).
Нюансы заполнения табеля
Рассмотрим некоторые вопросы, связанные с заполнением табеля учета рабочего времени.
Если после сдачи табеля и начисления заработной платы была обнаружена ошибка, в результате которой работнику была начислена лишняя сумма, как исправить такую ошибку? В первую очередь работник, ответственный за ведение табеля, должен направить в бухгалтерию корректирующий табель и написать служебную записку на имя руководителя и главного бухгалтера с просьбой пересчитать работнику заработную плату.
При этом следует иметь в виду, что если работнику была выплачена лишняя сумма, то в силу ст. 137 ТК РФ удержать ее можно только с письменного согласия работника, если такая выплата была произведена не по причине счетной ошибки. Если же, наоборот, в результате ошибки работник недополучил определенную сумму, работодатель обязан сделать пересчет и доплатить работнику недостающую сумму.
Как следует заполнять табель: ежедневно, раз в неделю или раз в месяц? Никаких рекомендаций по данному вопросу не существует, но, как показывает практика, ответственное за ведение табеля лицо редко заполняет его каждый день. Действительно, могут возникнуть ситуации, когда по истечении некоторого периода времени ответственный работник забыл внести в табель, например, факт прогула, а это может повлиять на сроки привлечения прогульщика к дисциплинарной ответственности и т.д.
С другой стороны, ответственное за ведение табеля лицо, поторопившись, может поставить сотруднику прогул, хотя тот на самом деле попал в больницу. На наш взгляд, целесообразнее заполнять табель за несколько дней (например, за три - пять дней).
В любом случае нужно подходить ответственно к заполнению табеля и вносить записи только на основании подтверждающих документов.
Нужно ли указывать в табеле учета рабочего времени переработку, если сотруднику установлен ненормированный режим рабочего времени? Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Сотрудникам с ненормированным рабочим днем предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, продолжительность которых определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и которые не могут быть менее трех календарных дней.
На основании ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени каждого работника независимо от режима его рабочего времени. Однако, поскольку работа за пределами рабочего времени при ненормированном режиме никак не отражается на зарплате, в этом случае можно предложить работодателю фиксировать время привлечения сотрудника к работе сверх нормальной продолжительности в другом внутреннем документе.
Какие условные обозначения следует проставлять, если они не предусмотрены табелем (в частности, если сотрудник находится на курсах повышения квалификации или отстранен от работы)? Действительно, Табелем (ф. 0504421) не предусмотрены некоторые условные обозначения неявки работника, которые расположены на лицевой стороне табеля. При этом Приказом N 173н установлена возможность внесения дополнительных реквизитов и показателей при условии сохранения обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных утвержденными формами документов. Таким образом, если вы не смогли подобрать обозначение определенного вида деятельности, который сотрудник осуществляет в рабочее время, приказом руководителя можно ввести новое обозначение.
Если руководствоваться ст. 187 ТК РФ, согласно которой при направлении работника на курсы повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы, а при направлении в другую местность ему оплачиваются командировочные расходы, то в первом случае не подходит ни одно из существующих условных обозначений (если исходить из того, что за работником на этот период сохраняется место работы и средний заработок, то наиболее подходящим является условное обозначение "Г" - выполнение гособязанностей), а во втором случае наиболее подходит условное обозначение "К" - командировки.
Что касается отстранения от работы, если сотрудник отстраняется от работы без сохранения заработной платы, можно проставить код "А" - неявка с разрешения администрации, а если с сохранением заработной платы - опять-таки код "Г".
В заключение заметим, что в большой организации целесообразно утвердить отдельное положение о ведении табеля учета рабочего времени и отразить в нем в первую очередь должности лиц, ответственных за его ведение, порядок и сроки заполнения и сдачи табеля, внесения сведений в электронную программу, а также дополнительные условные обозначения и др.
Е.В. Давыдова,
эксперт журнала "Оплата труда
в государственном (муниципальном)
учреждении: бухгалтерский учет
и налогообложение"
"Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Статья 6 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений".
*(2) "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".
*(3) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. |
