Методические рекомендации составление и утверждение штатныхрасписаний
Скачать 350.77 Kb.
|
1 2
Общероссийская общественная организация «Всероссийское добровольное пожарное общество»  МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ СОСТАВЛЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНЫХРАСПИСАНИЙ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ВДПО г. Москва 2011 г. В настоящих методических рекомендациях изложены основные подходы и порядок составления и утверждения штатных расписаний структурных подразделений ВДПО, разобраны характерные недостатки и ошибки, допускаемые при подготовке штатных расписаний в региональных отделениях ВДПО.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.
В Трудовом кодексе РФ не содержится прямого указания на обязательность этого. Упоминание о штатном расписании есть лишь в ст. 57 ТК РФ, устанавливающей обязанность указывать в трудовом договоре трудовую функцию, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Обязательно ли составлять штатное расписание? На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (N Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения. Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях. Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. 2. ФОРМА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ 2.1. Форма штатного расписания. Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, рекомендуется применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты. Унифицированные формы, в том числе и форма N Т-3, распространяются на все организации независимо от их организационно-правовой формы. 2.2. Можно ли изменить унифицированную форму? В Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа). Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (председатель совета регионального отделения ВДПО, председатель местного отделения ВДПО с образованием юридического лица, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру регионального отделения ВДПО для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов. Вопрос о том, каким образом следует отражать конкретный вид работы в штатном расписании, если трудовая функция определяется в соответствии с ним, а не с должностью, законодательно не урегулирован. В таком случае можно не указывать вид работы в штатном расписании, однако это может повлечь риски работодателя в части, касающейся подтверждения сокращения штата или численности, либо в штатное расписание можно внести наименования должностей, причем в этом случае в трудовых договорах с работниками следует отразить именно должность.
Штатное расписание содержит следующие сведения: - наименование структурных подразделений; - наименование должностей, специальностей, профессий; - количество штатных единиц; - размер оклада и (или) тарифной ставки; - наличие и размер надбавки и пр. 3.1.1. Указание в штатном расписании должностей внештатных работников. Словосочетание "внештатный сотрудник" встречается в некоторых нормативных актах правоохранительных органов. Но данные нормы не могут рассматриваться применительно к трудовым отношениям, поскольку затрагивают только сферу охраны и безопасности государства. При возникновении отношений между работником и работодателем внештатным работником, как правило, считают лицо, ведущее деятельность на основании договоров гражданско-правового характера. На указанных работников в соответствии со ст. 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни иных актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, к штатному расписанию организации такие граждане отношения не имеют.Поскольку трудовое законодательство не содержит такого понятия, как "внештатный работник", рекомендуется избегать использования подобного определения при оформлении трудовых отношений с работниками. 3.1.2.Как правильно составить и оформить штатное расписание? Если в региональном отделении ВДПО несколько работников занимают должности с одинаковыми наименованиями, а также выполняют одинаковые трудовые функции, для них в штатном расписании должна быть установлена одинаковая оплата труда. С 01.01.2009 минимальный размер оплаты труда составлял 4330 руб. в месяц.С 01.06.2011- 4 611 руб. По г. Москве с 01.01.2011 минимальный размер оплаты труда составляет 10 400 руб. в месяц, по Московской области: с 01.01.2011 г. - 6700 руб., а с 01.06.2011 г. - 7229 руб. Следует учитывать, что в настоящее время данная сумма относится не к окладу или тарифной ставке, а к оплате труда, включая надбавки. Поэтому оклад (тарифная ставка) может быть и менее 4600 руб. в месяц.
В целях унификации наименований профессий и должностей, а также определения объема трудовых обязанностей работника приняты следующие классификаторы: - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367, в ред. от 18.07.2007; - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, в ред. от 14.03.2011; - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденный Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 N 787, в ред. от 20.12.2003. Кроме того, Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9 утвержден Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, разъясняющий отдельные вопросы, связанные с применением указанного Справочника на практике. Конечно, эти справочники устаревают, и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот (выдача средств индивидуальной защиты), то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции N 69).Например:
Квалификационный и тарифно-квалификационные справочники кроме наименований содержат также квалификационные характеристики, на основе которых можно составить перечень должностных обязанностей для последующего их включения в трудовые договоры с работниками. При разработке штатного расписания рекомендуем указывать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с указанными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам: - наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного или за ним; - код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики; - номер документа -при первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация; - дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться; - в строке "на период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие. Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно. - в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц регионального отделения ВДПО. Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Это происходит в следующем порядке: - графа 1 "Наименование структурного подразделения".К структурным подразделениям отнесены управления, службы, отделы, цеха, местные отделения без образования юридического лица и др. Правила, определяющие порядок внесения наименований структурных подразделений в штатное расписание, не установлены. Заполнение этой графы обычно начинается с указания подразделений, включающих руководство (например, "Руководство" или "Администрация"), и далее в порядке подчинения. Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (руководство, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции регионального отделения ВДПО, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, склад и пр.):
В Удмуртском республиканском отделении ВДПО главный бухгалтер относится к аппарату регионального отделения, но отдельно от него работает отдел бухгалтерского и налогового учета. - графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. В графе 2 ("код") проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого структурного подразделения в общей организационной структуре и учитывать данные коды при составлении номенклатуры дел в конце года. - графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Если работа в региональном отделении ВДПО, его структурных подразделениях не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности, профессии присваивает сам работодатель. Как правило, здесь применяется разделение по виду трудовой деятельности, т.е. должность предусматривается для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации), а понятие "профессия" относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (печники, зарядчики). Должности указываются в именительном падеже без сокращений (например, заместитель председателя совета). Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Административный персонал:
Производственный персонал:
Обслуживающий персонал:
- в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в данной организации, в том числе и неполных единиц, например, если какая-либо должность предусматривает работу по совместительству. Иными словами, при необходимости приема на работу по совместительству в должности юрисконсульта, кадровика в графе 4 штатного расписания можно указать не "1", а "0,5". Работодатель также может предусмотреть заранее и вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения штатного расписания. Данное действие позволит в дальнейшем принимать работников без внесения в расписание изменений. В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр. Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в региональном отделении ВДПО работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу. Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности. Предположим, на должности ремонтно-строительного рабочего (Курское областное отделение ВДПО)один человек работает на полной ставке, а один - на 0,25. В этом случае в графе 4 следует указать 1,25 штатной единицы. - графа 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по каждой должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за календарный месяц. Данные о тарифной ставке или окладе не включают в себя компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы. В эту графу вносятся как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты или коэффициенты. Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда". Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте. Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) устанавливается на всей территории РФ федеральным законом и представляет собой одну из основных государственных гарантий по оплате труда (ст. 130 ТК РФ). В настоящее время действует Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда". Согласно ст. 3 данного Закона МРОТ применяется для регулирования оплаты труда, а также для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности. С 1 июня 201 г. он составляет 4611 руб. Это означает, что заработная плата работника, полностью отработавшего месячную норму рабочего времени или выполнившего нормы труда, с учетом всех доплат, надбавок, стимулирующих и компенсационных выплат, в том числе и северных надбавок и районных коэффициентов, не может быть ниже указанного размера или регионального МРОТ, если он установлен в субъекте РФ.Действующей же в настоящее время ч. 3 ст. 133 ТК РФ установлено, что месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже МРОТ. Следовательно, трудовым законодательством допускается установление окладов (тарифных ставок) как составных частей заработной платы работников в размере меньше МРОТ. Но при этом их заработная плата, включающая в себя все ее элементы, должна быть не меньше установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. Статьей 133.1 ТК РФ предусмотрено, что региональным соглашением устанавливается размер минимальной заработной платы в субъекте РФ, который не может быть ниже МРОТ, утвержденного федеральным законом. Текст соглашения публикуется в региональной печати одновременно с предложением к работодателям соответствующего субъекта РФ присоединиться к соглашению. Если работодатели в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования данного предложения не представили в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ мотивированный письменный отказ, то указанное соглашение считается распространенным на этих работодателей со дня его официального опубликования и подлежит обязательному исполнению ими. В Магаданском областном отделении ВДПО в штатном расписании вообще забыли указать данные в пп.3-7. Но подпись главного бухгалтера в данном документе стоит. - графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера), а другие - самим работодателем, с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте. Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно. В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать. Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то возможно не указывать ее в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении. Если в организации предусмотрены различные системы оплаты труда, то работодатель может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами. В графах 6 - 8 ("Надбавки") указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Надбавки представляют собой стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, устанавливаемые, как правило, с целью повышения эффективности труда. Надбавки могут предусматриваться за выслугу лет, профессиональное мастерство, высокую квалификацию, производственные показатели и пр. Надбавки могут устанавливаться в виде: - фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен); - в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом). Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу. - графу 9 "Всего в месяц"возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие; или ставят вилку от мин до возможного мах, чтобы приблизительно подсчитать ФОТ.В Ульяновском областном отделении ВДПО в графе 10 не сосчитали «Всего» за 2 (3,4) штатные единицы, а проставили тот же самый оклад за одну штатную единицу. Соответственно и сумма ФОТ оказалась не правильно подсчитана. - графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.При их отсутствии она остается незаполненной. После внесения данных во все графы следует заполнить строку "Итого", расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам. |
1 2
Похожие:
 | Портфолио учащегося: составление и использование: методические рекомендации./ Автор-составитель: Т. Б. Табарданова – Ульяновск: уипк... |  | Составление и утверждение плана работы по подготовке и проведению аттестации педагогических работников |
| Утверждение Тарифов тсж «Сады». О введении пени, за просрочку платежей и утверждение дополнительных мер к неплательщикам за предоставленные... | | ... |
| Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой по дисциплине (мдк, пм) | | Настоящее Положение определяет организационную структуру, порядок управления и взаимодействия всех членов психолого-педагогической... |
| ... | | Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи государственным (муниципальным) учреждениям... |
| Составление и ведение списка организаций источников комплектования государственного, муниципального архива | | Методические рекомендации предназначены для преподавателей физики начального профессионального образования |