ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
4. 1. Лица, подписывающие штатное расписание
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
- руководителя кадровой службы;
- главного бухгалтера.
Если данные должности вакантны, штатным расписанием не предусмотрены, то выход из такой ситуации может быть следующим:
- соответствующая строка остается пустой;
- в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
4.2. С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание - это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. С учетом инфляции и ротации кадров возможно корректировать штатное расписание несколько раз в год по мере необходимости.
4.3. Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Утверждение штатного расписания в виде грифа "УТВЕРЖДАЮ" не предусмотрено формой N Т-3. Таким образом, в грифе утверждения штатного расписания должны быть проставлены реквизиты приказа о его утверждении (вводе в действие).
4.4. Сроки утверждения штатного расписания
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения. Таким образом, председатель совета ВДПО может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое расписание с целью удобства его применения в работе.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
4.5. Проставление печати на штатном расписании
Унифицированная форма N Т-3 не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.
4.6. Ознакомление работников со штатным расписанием
При приеме на работу работника условия оплаты труда являются обязательными для включения в его трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При указании конкретной суммы заработной платы, а также частей, из которых она состоит, и ознакомлении с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок ее начисления и систему оплаты труда в организации, нет необходимости знакомить работника со штатным расписанием.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
В соответствии с пп. "а" ст. 71 разд. 1.2 "Организационные основы управления" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатные расписания организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.
Перечнем типовых управленческих архивных документов для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.
ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА
Есть ли отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой?
Общеустановленного определения термина "штатная расстановка" в законодательстве не содержится. На практике чаще всего штатная расстановка представлена формой штатного расписания, дополненной графой с указанием фамилии, имени, отчества работника, занимающего конкретную должность.
Однако понятие "штатная расстановка" упоминается в нескольких ведомственных нормативных правовых актах. Например, Приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 утверждена и введена в действие Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, п. 98 которой установлено, что штатная расстановка формируется на основании приказов о приеме, переводах, увольнении работников и содержит:
- наименования и перечень структурных подразделений;
- наименования должностей;
- сведения о количестве штатных единиц;
- размеры должностных окладов;
- размер ежемесячной надбавки к должностному окладу, установленной для конкретного работника;
- размер доплат и иных выплат стимулирующего и компенсационного характера, установленных для конкретного работника;
- фамилию, имя, отчество работников, замещающих должности;
- номер и дату приказа о назначении (переводе) на должность;
- номер и дату приказа о приеме.
Важное отличие штатной расстановки от штатного расписания - ее не обязательно утверждать руководителю учреждения. То есть штатную расстановку ведет кадровик и по мере необходимости (при приеме, переводе и увольнении сотрудников) вносит в нее изменения
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость во введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером.
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: "Об изменении штатного расписания", "О частичном изменении штатного расписания", "О внесении изменений в штатное расписание" и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры регионального отделения ВДПО и т.п.).
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:
- исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;
- ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
- сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;
- изменение окладов;
- переименование подразделений и должностей и др.
7.2. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями
При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа - 28.11.2010, а должность вводится с 15.12.2010). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.
7.3. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений
Исключение из штатного расписания вакантных должностей проводится на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомление работников о сокращении численности или штата также не требуется, так как данные должности работниками не заняты.
Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников о предстоящем высвобождении, поскольку вывод вакантных должностей без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен судом как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
7.4. Изменение окладов в штатном расписании
Если работодатель намерен изменить размеры окладов, то он обязан провести мероприятия по уведомлению об этом работников и внесению изменений в трудовые договоры, а при отказе работников от работы в новых условиях расторгнуть с ними трудовые отношения по основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РФ.
После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
7.5. Переименование должностей и подразделений
Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ.
В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
8.Правомерно ли в трудовом договоре указывать, что заработная плата устанавливается в размере согласно штатному расписанию?
Указывать в трудовом договоре, что заработная плата устанавливается в размере согласно штатному расписанию, неправомерно. В случае включения в трудовой договор условия, согласно которому оплата труда производится в размере согласно штатному расписанию, работодатель подлежит административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Обоснование: В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
Таким образом, указание в трудовом договоре на оплату труда в соответствии со штатным расписанием не соответствует требованиям ст. 57 ТК РФ.
Административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрена в ст. 5.27 КоАП РФ.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ:
1. Методические рекомендации разработаны службой по работе с персоналом ЦА Всероссийского добровольного пожарного общества.
2. В настоящих методических рекомендациях раскрыты вопросы по разработке и процедуре утверждения штатных расписаний, которые применимы для каждого конкретного регионального и местного отделений ВДПО.
3. При разработке настоящих рекомендаций использован опыт работы Алтайского краевого, Астраханского областного, Курского областного, Мордовского республиканского, Омского областного, Свердловского областного, Смоленского областного,Чувашского республиканского, Хабаровского краевого,Удмуртского республиканского, Ульяновского областного отделений ВДПО.
РАЗРАБОТЧИК:О.В.Субботина
|
|
|
|
|
|
|
Унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма по ОКУД
|
Код
|
Общероссийская общественная организация
|
|
|
|
|
|
по ОКПО
|
0301017
|
"ВСЕРОССИЙСКОЕ ДОБРОВОЛЬНОЕ ПОЖАРНОЕ ОБЩЕСТВО" РО
|
|
|
|
|
|
(наименование организации)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер документа
|
Дата составления
|
|
|
|
|
|
|
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
|
___-шт
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
УТВЕРЖДЕНО
|
|
|
на период 2011 г.
|
с 01января 2011 г.
|
|
|
|
Приказом организации от "__" __ 2010 г. №
|
|
|
|
|
|
|
Штат в количестве __ единиц
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Структурное подразделение
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
|
Количество штатных единиц
|
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.
|
Надбавки, руб.
|
Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4)
|
Примечание
|
наименование
|
код
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Руководство
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Структурное подразделение
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
