Организация судебного делопроизводства
Скачать 2.53 Mb.
|
СОДЕРЖАНИЕ
Правильная постановка судебного делопроизводства в судебном участке мирового судьи, единой канцелярии мировых судей является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций. Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству в судебном участке (судебных участках)1 (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства путем унификации документооборота, установления единого порядка оформления и сроков подготовки документов. Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи (аппаратах2 мировых судей), предусматривает учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив судебного участка (судебных участков). Положения Инструкции распространяются как на традиционное судебное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники в судебном участке (судебных участках). Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников судебного участка (судебных участков). Все работники аппаратов мировых судей ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36 и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России. Вместе с тем, учитывая, что постановлением главы администрации Белгородской области от 10 августа 2000 г. № 495 «О мерах по реализации закона Белгородской области «О мировых судьях Белгородской области» предусмотрено введение в аппараты мировых судей, кроме секретаря суда и секретаря судебного заседания, должностей главных специалистов и консультантов (по одному на район, при количестве судебных участков от двух и более), должностные обязанности работников аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей), правила организации судебного делопроизводства будут регулироваться дополнительными актами управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Белгородской области (далее – Управления). Процессуальные документы мировых судей оформляются в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 2.1. Руководство судебным делопроизводством в аппарате осуществляется мировым судьей (в аппаратах - старшим мировым судьей) совместно с Управлением в соответствии с Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. № 169 (далее - Инструкция по ведению судебной статистики), Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив судебного участка (судебных участков) документов, их учета и использования, утвержденной совместным приказом Белгородского областного суда и Управления, иными нормативно-методическими документами, разработанными в субъекте Российской Федерации, а также требованиями государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, что предусматривает общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей), распределение должностных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей), осуществление систематического контроля за их выполнением; проверку сроков прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и др. Мировой судья, кроме того, дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов рассмотренных им судебных дел, иных материалов и документов. Мировой судья (старший мировой судья) утверждает номенклатуру дел, ведущихся в судебном участке (судебных участках). Формирование базы данных по судимости осуществляется в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, а также Методическими рекомендациями по изменениям в формах статистической отчетности на 2007 год. 2.2. Консультант (главный специалист), на которого возложены функции администратора1 судебных участков, выполняет следующую работу: - консультирует работников аппаратов мировых судей по вопросам прохождения государственной гражданской службы; - осуществляет учет и выдачу юридической литературы, поступающей в судебные участки, а также печатей, штампов и бланков; - ведет наряды (по своему виду работы); - ведет финансовую документацию, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; - ведет журналы и наряды по учету кадрового состава; - ведет протоколы оперативных совещаний; - составляет план работы судебных участков по согласованию со старшим мировым судьей; - осуществляет организацию эксплуатации, ремонта инженерных систем и оборудования зданий и помещений судебных участков; - несет ответственность за подготовку здания и помещений мировых судей к отопительному сезону; - осуществляет контроль за порядком в здании и помещениях мировых судей; - осуществляет организацию работы сотрудников аппаратов мировых судей; - принимает меры по организационному обеспечению деятельности мировых судей в подготовке и проведении судебных заседаний; - обеспечивает бесперебойную работу служебного транспорта, средств связи, оргтехники; - составляет графики ежегодных отпусков работников аппаратов мировых судей, ведет учет рабочего времени, готовит материалы для рассмотрения на заседаниях аттестационной, конкурсной комиссий, представления на премирование; - организует работу по подбору кандидатов на вакантные должности работников аппаратов мировых судей в рамках конкурсного отбора и подготовку материалов для формирования личных дел при их назначении на должности государственной гражданской службы; - организует приобретение, учет, хранение и рациональное использование расходных материалов, а также учет и хранение мебели и оборудования, предназначенных для обеспечения деятельности мировых судей; - осуществляет мероприятия по обеспечению собственной и пожарной безопасности зданий и помещений судебных участков; - выполняет другую работу по поручению Управления и старшего мирового судьи. 2.3. На помощника мирового судьи возлагается: - систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов; - информирование сотрудников аппаратов мировых судей об изменениях в законодательстве и о судебной практике вышестоящих судов; - ведение приема граждан; - изучение заявления, дела, поступившего в адрес мирового судьи, внесение предложений по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.); - оказание помощи мировому судье в подготовке дела к судебному разбирательству, осуществление подбора нормативных правовых актов, необходимых для рассмотрения дела; - осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; - осуществление подбора данных и материалов для обобщений, докладов и выступлений; - подготовка проектов обобщений, докладов; - подготовка проектов ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве мирового судьи; - осуществление контроля за исполнением судебных актов мирового судьи; - по поручению мирового судьи заполнение справок формы № 6, карточек на подсудимых, карточек по учету сумм ущерба (без права подписания указанных документов); - отбор, выгрузка и размещение сведений о находящихся у мирового судьи делах, а также отбор, деперсонификация, выгрузка и размещение текстов судебных актов, подлежащих размещению на сайте судебного участка мирового судьи; - выполнение иных поручений мирового судьи. 2.4. Главный специалист (заведующий канцелярией) несет ответственность за судебное делопроизводство и его состояние, систематически осуществляет контроль и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков. Главный специалист (заведующий канцелярией)1 выполняет следующую работу: - организует работу канцелярии в соответствии с Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив (судебного участка) судебных участков документов, их учета и использования, а также обеспечивает исполнение работниками аппаратов мировых судей требований ГОСТ на организационно-распорядительную документацию; - распределяет должностные обязанности между работниками аппаратов и осуществляет систематический контроль за их выполнением; - следит за сроками прохождения судебных дел и материалов; - организует хранение, отбор и сдачу в архив судебного участка (судебных участков) документов, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли; - проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств не реже одного раза в квартал, соответствие записей фактическому наличию доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений; - организует работу канцелярии по составлению статистических отчетов; - регулярно проводит занятия с работниками судебных участков по повышению деловой квалификации, организует освоение работниками наиболее рациональных приемов труда; - проводит контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях и др.), правильным и своевременным составлением секретарями суда статистических отчетов; - ведет учет и регистрацию поступающих в адрес судебных участков предложений, заявлений, жалоб (кроме процессуальных жалоб на судебные акты), контроль за сроками их рассмотрения; - осуществляет контроль за своевременной отправкой судебных дел и материалов с апелляционными, частными жалобами, представлениями и протестами в вышестоящий суд; - осуществляет учет частных определений, а также представлений по делам об административных правонарушениях и контроль за ведением переписки по их исполнению; - осуществляет учет и контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям; - организует работу по учету, хранению судебных дел, других материалов и вещественных доказательств; - выполняет иную работу по поручению старшего мирового судьи1. 2.5. На секретаря судебного заседания возлагается: - вызов участников судебного процесса и свидетелей; - подготовка, размещение списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационном стенде и интернет-сайте судебного участка мирового судьи, отметка о результатах рассмотрения дел; - проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка в судебных повестках времени их нахождения в судебном участке; - ведение протокола судебного заседания и ознакомление с ним участников судебного процесса по их ходатайствам; - оформление судебных дел и материалов после их рассмотрения2; - выписка исполнительных документов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению; - выдача по распоряжению мирового судьи подлинников документов из дел, не сданных в канцелярию судебного участка (судебных участков); - подготовка и направление документов по исполнению судебных актов, не сданных в канцелярию судебного участка (судебных участков); - выполнение другой работы по поручению старшего мирового судьи и главного специалиста (заведующего канцелярией). 2.6. На секретаря суда возлагается ведение судебного делопроизводства соответственно по гражданским, уголовным делам и по делам об административных правонарушениях, в частности: - регистрация, учет и хранение судебных дел; - регистрация процессуальных жалоб, представлений и протестов на решения, приговоры, определения, постановления мирового судьи; - регистрация иной поступающей корреспонденции; - ведение журналов и карточек; - отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения; - подшивка судебных дел и материалов до передачи их мировому судье для рассмотрения; - подготовка и направление документов по исполнению судебных актов и контроль за получением сообщений об их исполнении; - составление статистических отчетов; - учет и хранение вещественных доказательств; - регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям; - выдача по распоряжению мирового судьи подлинников документов из судебных дел, сданных в канцелярию судебного участка (судебных участков); - подготовка и сдача в архив судебного участка (судебных участков) оконченных судебных дел, журналов и карточек; - выполнение иной работы по поручению мирового судьи (старшего мирового судьи) и главного специалиста (заведующего канцелярией); При уходе работника аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении, документы, закрепленные за ним, передаются2 другому работнику аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) в соответствии с приказом или по отдельному распоряжению. 3. ПОРЯДОК ПРИЕМА ГРАЖДАН 3.1. Прием граждан в судебном участке (судебных участках) производится в соответствии с Правилами внутреннего распорядка судебного участка (судебных участков), Положением об организации деятельности приемной судебного участка (судебных участков), утвержденным совместным приказом Белгородского областного суда и Управления, разработанных согласно Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных Постановлением Совета судей Российской Федерации от 18 апреля 2003 г. №101, Примерного положения о приемной в судах общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 26 ноября 2008 г., Типового регламента организации деятельности приемной суда общей юрисдикции, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 19 июня 2009 г., Положения о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденного Постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21 июня 2010 г. № 229. 3.2. Прием граждан, а также выдача справок и документов по судебным делам (материалам) производится работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) в дни и часы, установленные мировым судьей (старшим мировым судьей). 4. ПОРЯДОК ПРИЕМА, ОТПРАВЛЕНИЯ ДЕЛ И КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И КОПИРОВАНИЕ 4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок (судебные участки), принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей). 4.2. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции, поступившей по почте, осуществляется канцелярией судебных участков. 4.3. Секретарь суда, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Пакеты вскрываются, не допуская повреждения содержимого, проверяется наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи. 4.4. Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам (форма № 1-б), об этом немедленно докладывается главному специалисту (заведующему канцелярией). Отметка о составлении акта ставится в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) в графе «Другие отметки». 4.5. При регистрации входящей корреспонденции секретарь суда проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (письма и т.п.) в правом нижнем углу штамп, с проставлением в нем даты (времени – при необходимости) поступления материала и регистрационного номера документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1). 4.6. Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб, представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам. 4.7. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде. 4.8. Почта в адрес мирового судьи с пометкой «лично» не вскрывается и передается по назначению. 4.9. Поступившие дела и иная корреспонденция, в том числе присланная электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1). При использовании автоматизированного учета журнал учета входящей корреспонденции (форма № 1) формируется автоматически в базе данных программного изделия (далее – ПИ) "АМИРС" с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня. Регистрация поступившей корреспонденции происходит по следующей схеме.
↓
↓
↓
Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) могут быть внесены дополнительные графы. В графе «Другие отметки» указываются сведения об исполнении (запроса, поручения и т.п.), об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления или об оставлении заявления без движения. Пример: исполнено 28.08.2009, дело №2-38/2009 При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма № 1) по видам: корреспонденция по уголовным, гражданским делам, исполнительным документам и т. д. Дела об административных правонарушениях, поступившие одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в канцелярии судебных участков. 4.10. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. 4.11. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела и т.п.), входящий номер с условным обозначением (индекс) того судебного участка, в который документ должен быть передан. Пример: 1/18, где 1 – номер судебного участка, 18 - входящий номер по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1). Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу (в свободном от текста месте). 4.12. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени поступления их в адрес судебного участка для приобщения к делу: а) судебные повестки, возвращенные мировому судье в связи с отсутствием адресата; б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, извещений должника о поступлении заявления о выдаче судебного приказа. Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени их получения рекламные извещения и поздравительные письма. 4.13. При поступлении искового заявления и других материалов на личном приеме регистрационный штамп проставляется на первом экземпляре документа и на его копии, дополнительно представленной заявителем, на которой в правом верхнем углу первого листа документа также ставится штамп «КОПИЯ», после чего эта копия передается лицу, подавшему соответствующий документ. Исковые заявления и другие материалы, принятые помощником мирового судьи на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня передаются под роспись работнику канцелярии судебных участков для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1), а при использовании автоматизированного учета - в базе данных ПИ «АМИРС». 4.14. После учета с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления, вся корреспонденция передается под роспись по назначению не позднее следующего рабочего дня. 4.15. Обработка исходящей корреспонденции производится секретарем суда. Отправка по назначению судебных дел и документов осуществляется через канцелярию судебных участков. 4.16. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат» - фамилии и инициалов получателя, улицы, номера дома, города, области, почтового индекса; соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в канцелярию, взвешивания, маркирования и проставления стоимости отправления, составления описи заказных бандеролей, писем, повесток, упаковки и сдачи их в отделение связи. 4.17. Документы передаются в экспедицию1 оформленными в соответствии с требованиями Инструкции. 4.18. Оформляя документы для передачи в экспедицию, работник аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) обязан проверить правильность их адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее – Почтовые правила), написать на документе номер переписки, проверить наличие вложений в конверте. При оформлении бланка уведомления о вручении заказного почтового отправления в свободном поле под адресными данными судебного участка (судебных участков) проставляются необходимые реквизиты (номер дела, дата и время его рассмотрения) путем специального штампа либо нанесения работником аппарата мирового судьи (аппаратов мировых судей) рукописным способом. 4.19. Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию судебных участков превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции и Почтовых правил, секретарь суда возвращает документы исполнителю на доработку. 4.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией в соответствии с Почтовыми правилами. Из судебного участка (судебных участков) документы для отправки передаются в канцелярию не позднее 12 часов 00 минут2 и отсылаются по назначению в тот же день. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса и вида рассылки (почтой, курьером/рассыльным). 4.21. Документы, поступившие для отправки курьером, обрабатываются работниками канцелярии в соответствии с Инструкцией и доставляются по назначению. 4.22. Перед отправкой документов секретарь суда проверяет наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений. 4.23. Заказные письма, бандероли3 сдаются на почту по списку внутренних почтовых отправлений (форма № 3), который составляется отдельно на бандероли и на письма. Каждый список составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в канцелярии для справок, а возвращенный с почты передается с денежным отчетом консультанту (главному специалисту). Список внутренних почтовых отправлений (форма № 3) подшивается в хронологическом порядке в соответствующий наряд. 4.24. Судебные дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо доставляются курьером. 4.25. Судебные повестки и иные судебные извещения доставляются по почте или лицом, которому мировой судья (старший мировой судья) поручает их доставить1. Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются по почте в соответствии с требованиями Приказа ФГУП «Почта России» от 31 августа 2005 г. № 343 «О введении в действие «Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное». Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела посредством отправки им СМС-извещений определяются в соответствии с Регламентом организации СМС-извещений лиц, участвующих в деле. 4.26. Документы, адресуемые организациям и учреждениям, расположенным в пределах данного населенного пункта, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма № 4) и передаются курьером получателю под расписку в этой книге с обязательной расшифровкой подписи. 4.27. При работе с подписанными документами не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки. 4.28. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. В случае утраты документа исполнитель немедленно докладывает об этом мировому судье (старшему мировому судье) и главному специалисту (заведующему канцелярией). 4.29. Главный специалист (заведующий канцелярией) организует служебное расследование, о результатах которого информирует старшего мирового судью и мирового судью, к производству которого относится утерянный документ. 4.30. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе электронной почтой, регистрация которых производится в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а), исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка хранится. В этом же журнале секретарь суда делает отметку в графе «Другие отметки/примечание» о способе отправки. 4.31. Исходящий номер1 и дата на материалах, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил: а) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве, исходящий номер совпадает с номером дела; б) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться; в) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан непроцессуального характера указывается порядковый номер по журналу входящей корреспонденции с добавлением буквенного знака «ж». Пример: № 23-ж. 4.32. Служебные письма. 4.32.1. Служебные письма готовятся: - как ответы по обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции мирового судьи (мировых судей); - как ответы на запросы вышестоящих инстанций и различных организаций; - как запросы. 4.32.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией2 мирового судьи (старшего мирового судьи) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции мирового судьи (старшего мирового судьи). 4.32.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается. Служебные письма, подписываемые мировым судьей, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 4.32.4. Текст письма излагается от 1-го или 3-го лица единственного числа. Пример: «Мировой судья...». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст может содержать одну заключительную часть, в случае оформления реквизита, указанного в п. 4.42. Инструкции. Не допускается переносить на следующую страницу текст, состоящий менее трех строк или размещать одну подпись документа. 4.33. Нумерация страниц. 4.33.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется. 4.34. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не указывается. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа. 4.34.1. Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа. 4.34.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Пример: Управление по организационному обеспечению деятельности мировых судей Белгородской области Отдел информатизации или Управление по организационному обеспечению деятельности мировых судей Белгородской области Начальнику отдела информатизации Е.В. Медведеву 4.34.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Пример: Председателю Свердловского районного суда г. Белгорода М.В. Овсянникову 4.34.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ. Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать. 4.34.5. Если документ адресуется нескольким однородным организациям, то они указываются обобщенно. Пример: Председателям районных (городских) судов Старшим мировым судьям 4.34.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием почтового индекса. Пример: Министерство природных ресурсов Российской Федерации ул. Б. Грузинская, 4/6 Москва, 123812 4.34.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Пример: Петрову И.В. ул. Садовая, д.5, кв.12, Кировский район, г. Липки, Тульская область,301264 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее. 4.34.8. Адрес не пишется на документах, направляемых в высшие государственные органы, федеральные министерства и ведомства, суды, а также в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам. 4.35. Резолюция. 4.35.1. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции. 4.35.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. 4.36. Датирование. 4.36.1. Датой документа является день его подписания или утверждения, для протокола (общего собрания) - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. 4.36.2. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль, например: 05.07.2012. Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа. 4.36.3. В официальных документах преимущественно используется словесно-цифровой способ оформления даты. Пример: 12 декабря 2012 г. 4.37. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. 4.38. Утверждение и согласование. 4.38.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения1 должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Целью проводимых проверок, является углубленное изучение ведения судебного делопроизводства на судебных участках мировых судей, в... | | ... |
 | Статья посвящена вопросам функционирования системы автоматизации судебного делопроизводства в арбитражных судах в условиях становления... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области |
| Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области | | Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства |
| Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Ключевые слова: публичное объявление судебного акта, публичное оглашение судебного акта, размещение судебного акта в сети «Интернет»,... |