Методические рекомендации по ведению учета в системе бэст4-Магазин. Введение
Скачать 0.5 Mb.
|
| Методические рекомендации по ведению учета в системе БЭСТ4-Магазин. Введение Комплекс БЭСТ4-Магазин предназначен для комплексной автоматизации оперативного и бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности предприятий розничной торговли. Комплекс может эксплуатироваться в магазинах, являющихся самостоятельными юридическими предприятиями, реализующих товары широкого спектра - от продуктов до бытовой техники и ведущих учет товара в розничных ценах. Основное достоинство БЭСТ4-Магазин состоит в том, что он обеспечивает оперативный количественно-суммовой учет, тесно переплетающийся с бухгалтерским учетом, на протяжении всего цикла движения товаров в розничном магазине (от его оприходования и подготовки к продаже до реализации в розницу). Технология количественно-суммового учета в рознице значительно отличается от принятой ранее и хорошо разработанной технологии суммового учета. Суммовой учет удобен тем, что позволяет достаточно просто рассчитать результаты реализации в суммовом выражении и сформировать налоговую отчетность. Однако принципиальным недостатком этого метода является то, что отсутствие информации о продажах по каждому товару не позволяет провести анализ продаж в разрезе номенклатуры или поставщиков, т.е. является только инструментом бухгалтера, но не менеджера. В условиях высокой конкуренции этот недостаток становится критичным, поэтому возникает необходимость переходить к точному учету товаров в количественном и суммовом выражении. Для розничной торговли характерно большое количество мелких продаж за наличный расчет, когда регистрация продажи и расчеты с покупателем должны проводиться одновременно и в очень короткое время. Необходимость вести точный учет всех продаж по каждому товару при высокой интенсивности работы и вызывает основные проблемы при переходе к количественному учету. С появлением компьютерных технологий учета эта проблема, наконец, получила свое решение. Какова же методика компьютерного учета в розничном магазине? В первую очередь, подразумевается точный учет остатков и движения по каждому артикулу. Для этого в компьютерной системе учета ведется картотека товаров и хранятся электронные копии документов движения - прихода и расхода. Если учет поставок товара обычно не слишком трудоемок, то учесть вручную все дневные продажи по каждому товару просто невозможно. Поэтому необходимым условием количественного учета розничных продаж в компьютерной системе является использование интеллектуальных кассовых аппаратов, которые обеспечат регистрацию реализации товара по коду непосредственно при его оплате покупателем. Компьютерная система учета обеспечивает формирование и передачу в кассовые аппараты справочника товаров, на основании которого кассир, указав код товара, может быстро оформить продажу и сформировать чек. Очевидно, что для этого товар должен быть обязательно промаркирован, т.к. ручной поиск кода в справочнике был бы весьма затруднителен. В настоящее время в качестве маркировки, как правило, применяется штриховой код, который легко считывается сканерами или другими считывающими устройствами. Таким образом, для автоматизации учета продаж компьютерная система должна обеспечить возможность полной маркировки товара и обмен данных с кассами - выдачу справочников товаров для касс и импорт кассовых отчетов о продажах. Кроме того, необходимо наличие специального оборудования - интеллектуальных кассовых аппаратов, устройств считывания штрих-кода, устройств для печати этикеток с штрих-кодом. Наличие в компьютерной системе учета полной информации о наличии и движении товара, другой дополнительной информации по товару (его свойствах, данных по поставщикам и т.п.), позволяет получать развернутую отчетность с целью проведения анализа продаж, необходимого для администрации и коммерческих служб. Кроме того, в значительной мере уменьшается бесконтрольность перемещения товара, и, следовательно, возможность хищений, что тоже помогает увеличить прибыльность предприятия. И, наконец, комплексная учетная система, такая, как БЭСТ4-Магазин, благодаря автоматической контировке всех документов оперативного учета, обеспечивает возможность получения всей бухгалтерской отчетности, как внутренней, так и внешней, в любой момент времени. Система БЭСТ4-Магазин состоит из следующих основных модулей (подсистем):
Комплекс БЭСТ4-Магазин выполнен в виде набора модулей, поэтому поставка системы может осуществляться в произвольной комплектации. Однако для реализации всей технологической цепочки учета движения товаров необходимо наличие модулей “АРМ Главного бухгалтера”, “Учет товаров”, “Торговый зал”, “Книга продаж”. Примечание. Цель данного документа - дать методические рекомендации по эксплуатации системы БЭСТ4 - Магазин в части оперативного учета товаров. Он не содержит точного описания всех используемых режимов, подразумевая предварительное ознакомление с описанием системы (как минимум, с главами 1-3 том 1 и главой 1 том 2). Документ также не содержит точного описания настройки типовых операций и других настроек и ссылается на демонстрационную базу БЭСТ4-Магазин, настроенную в соответствии с нашими рекомендациями. Технология учета в системе БЭСТ4 - Магазин. Компьютерный учет на основе использования программного комплекса БЭСТ4-Магазин базируется на данных первичных документов, которые вводятся как в натуральном, так и в денежном выражении. Введенные документы сохраняются в электронном виде в течение необходимого времени и доступны для проверки и контировки. На их основе могут быть получены разнообразные отчеты. Оперативный контур системы в полной мере позволяет вести автоматизированный количественно-суммовой учет в розничном магазине. Технология учета, предлагаемая системой, предполагает автоматизированный количественный учет продаж в розницу с помощью интеллектуальных кассовых аппаратов. Поступление товаров оформляется вводом документа оприходования. Ввод товарных позиций в документ осуществляется с использованием устройств считывания штрих-кодов (сканеров). По мере необходимости в номенклатурный справочник оперативно вводятся новые товарные позиции. Если штрих-код производителя отсутствует, в системе формируется внутренний код по системе EAN-13 или EAN-8, которым затем маркируется весь поступивший товар. При формировании документа автоматически производится расчет прейскурантной цены от цены поставщика с учетом торговой наценки или обратный расчет торговой наценки. Программа контролирует полученную торговую наценку, при выходе ее за установленные границы автоматически выставляется требование переоценки. Здесь же, в документе оприходования, проводится расчет норм потерь при транспортировке, могут быть выведены на печать акты оприходования и выставления претензий поставщику. Система обеспечивает выполнение операций по подготовке товара к продаже после его оприходования. В их число входит: печать этикеток с штрих-кодами для товара, поступившего без маркировки, печать ценников, подготовка и выдача справочника товаров на электронные весы для расфасовки перед подачей в торговый зал, подготовка и выдача справочника товаров на кассы. Регистрация продаж на кассах выполняется с точным указанием кода и количества проданного товара. При этом код вводится путем считывания сканером штрих-кода, которым маркирован товар. После закрытия смены на кассе формируется кассовый отчет, который импортируется в систему БЭСТ с автоматическим формированием отчета о продажах. При контировке отчета о продажах производится автоматическое списание учетной стоимости, торговой наценки, начисление резерва естественной убыли. По мере необходимости в систему вводятся также документы списания товаров (вследствие порчи или обнаружения недостачи), перемещения между секциями, возврата товара поставщику или от покупателей. В случае мелкооптовой реализации, на основании документов расхода автоматически формируются счета-фактуры на реализацию. Специальная операция “Закрытие рабочего дня” обеспечивает запрещение исправлений в документах после закрытия товарного отчета. На начало нового рабочего дня (товарного отчета) может быть проведена переоценка товаров на основании выставленных ранее автоматически требований переоценки. Принятие требований переоценки приводит к изменению прейскурантных цен и автоматическому формированию актов переоценки остатков товара на начало товарного отчета. В соответствии с установленным в магазине порядком периодически проводится инвентаризация товаров. В открытую ведомость инвентаризации вносятся фактические остатки, далее выполняется автоматическое списание недостач и приходование излишков. Бухгалтерская обработка результатов инвентаризации производится в АРМ Главного бухгалтера. Контировка документов всех документов движения и актов переоценки осуществляется автоматически в соответствии с правилами, установленными пользователем при настройке системы в формализованном виде, проводки по документам могут быть также вручную скорректированы или дополнены. Порожденные проводки передаются в АРМ Главного бухгалтера, где на основе полученных данных в любой момент могут быть сформированы разнообразные бухгалтерские отчеты. Сформированные проводки сохраняют связь с документом, породившим их, поэтому при корректировке документа проводки корректируются автоматически. Настройка различных групповых операций позволяет автоматизировать расчеты по закрытию отчетных периодов и другие. Например, автоматический расчет по обработке результатов инвентаризации обеспечивает расчет сумм и формирование проводок по списанию обнаруженной недостачи на издержки обращения в пределах начисленного резерва естественной убыли и на виновных лиц или за счет прибыли. Система предлагает широкий набор стандартной отчетности, а также возможность создания собственных форм внутренней и внешней отчетности, гибкую настройку печати всех первичных документов. По мере использования системы число хранимых в базе данных документов и проводок становится весьма значительным, в результате чего сильно увеличивается время построения выходных форм и отчетности. Поэтому в системе предусмотрены операции закрытия периода, выполняемые раздельно в модулях учета товаров и в АРМ Главного бухгалтера. В результате выполнения этой операции объем данных, хранимых в оперативной базе, уменьшается за счет переноса данных за закрываемый период в архивную базу, повышается скорость обработки. Данные по закрытому периоду могут быть просмотрены и использованы для отчетности, но не могут быть скорректированы. В открытом периоде данные (документы и проводки) могут быть внесены за любую дату, но не ранее даты начала периода. Модуль учета товаров может иметь дату начала периода, совпадающую с датой начала периода в системе или более позднюю. Закрытие периода в модуле учета товаров выполняется произвольными отрезками времени, при этом рассчитываются остатки товаров на начало нового периода, остатки товаров на начало предыдущего периода не сохраняются. Закрытие периода в АРМ Главного бухгалтера производится помесячно, при этом сохраняются сальдо и обороты по счетам за закрытые месяцы, что обеспечивает получение налоговой отчетности в течение всего года, независимо от закрытия периода. Открытый период может иметь любую продолжительность, все зависит от количества накопленных данных и быстродействия имеющейся техники. Все работы по ведению учета на компьютере можно разбить на две группы: подготовительные и текущие. Подготовительные работы выполняются однократно при вводе в БЭСТ в эксплуатацию следующими этапами:
Следующие операции выполняются постоянно в процессе работы:
|
Похожие:
 | Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... | | ... |
 | «О воинской обязанности и военной службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» и Методическим рекомендациям... | | Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... |
| Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... | | Необходимость и назначение налогового учета. Способы организации налогового учета. Методические рекомендации налоговых органов по... |
| Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях оказания методической и организационной помощи ответственным исполнителям... | | Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 22 декабря 1999 года №144 и Методическими... |
| Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 3 февраля 2015 года №664с и Методическими... | | Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 22 декабря 1999 года №144 и Методическими... |