Бухгалтерская отчетность
Система БЭСТ предоставляет большой выбор различных отчетов, позволяющих обработать введенную информацию в различных разрезах. Бухгалтерская отчетность представлена набором форм, знакомых каждому бухгалтеру, поэтому обычно не возникает вопросов по поводу того, какие отчеты получать. Однако бухгалтер должен хорошо представлять, что документ и проводка в БЭСТ - это не одно и то же. Поэтому необходимо проводить сверку соответствия документов и проводок.
Бухгалтер по товарным операциям в первую очередь должен обеспечивать совпадение оборотной ведомости по счету учета товаров и оборотной ведомости движения товаров, учитываемых на этом же счете (или товарного отчета). Несовпадение сумм по этим отчетам говорит о неправильности ведения учета. Это может быть неправильная настройка типовых операций или некорректный расчет себестоимости. Недопустимо выполнять проводки в корреспонденции со счетами учета товаров помимо документов складского учета, это неизбежно приведет к расхождению данных складского и бухгалтерского учета.
Отчетность материально ответственного лица
Для материально ответственного основными являются отчеты по остаткам товаров на складе и по движению - поступлению и выбытию в количественном выражении. В "Конструкторе отчетов" настраиваются формы, наиболее удобно и наглядно дающие информацию в различных разрезах с учетом особенностей различных групп товаров.
Отчетность для менеджера
Поскольку одной из основных задач менеджера является ведение расчетов с контрагентами, для него наиболее интересны отчеты по движению товаров в разрезе поставщиков/покупателей и оборотные ведомости по счетам расчетов.
Если расчеты с поставщиками ведутся по мере реализации товара, могут быть использованы "отчеты по партиям", которые позволяют получить полную информацию по движению и остаткам товаров по каждому поставщику.
Стандартных отчетов, как правило, недостаточно для полноценного анализа, поэтому рекомендуется использование подсистемы "Конструктор отчетов" и программы "Финансовый анализ".
Технологические операции по поддержанию целостности базы данных.
Контроль картотеки и справочника товаров
Контроль отрицательных остатков
Ежедневно, после принятия всех кассовых отчетов в систему БЭСТ, необходимо проконтролировать остатки в картотеке склада. Если в картотеке возникли отрицательные остатки, необходимо сразу же выяснить причины и ликвидировать их.
Во-первых, отрицательные остатки могут возникнуть из-за того, что не были введены какие-либо документы прихода или во введенных документах неправильно указано количество. Недостающие документы необходимо ввести или откорректировать ошибочные.
Чаще всего отрицательные остатки возникают из-за ошибок взвешивания или измерения (при продаже весового или мерного товара). Если выяснилось, что причина именно эта (как правило, речь идет о достаточно малых количествах), необходимо ввести документы приходования излишков для погашения отрицательных остатков. При ведении партионного учета приходование производится на специально созданную карточку партии (например, с кодом "00000"), в которой в качестве кода поставщика указывается код своего предприятия, а счет расчетов - счет хранения (чтобы не нарушать суммы расчетов с поставщиком этого товара).
Отрицательные остатки могут также возникнуть в результате пересортицы. Чаще всего это бывает, если при продаже нескольких штук аналогичного товара кассир считывает сканером код с одного экземпляра товара и вводит количество. Однако, если среди этого количества присутствовал товар с другим кодом (например, проданы различные размеры одного вида обуви или одинаковая помада разных тонов), в результате такой продажи возникнет недостача по одному коду товара и излишки по другому. При обнаружении таких ошибок необходимо в первую очередь принять административные меры - кассир обязан вводить отдельно код каждого товара. Затем по возможности восстанавливается состояние картотеки, если удалось выяснить, по каким товарам возникла пересортица - для этого производится корректировка в отчете о продажах путем замены одной позиции на другую. В любом случае, отрицательные остатки в картотеке должны быть обязательно устранены.
Закрытие карточек с нулевыми остатками в картотеке.
Во избежание разрастания картотеки необходимо регулярно проводить закрытие ставших неактуальными карточек складского учета. Закрытие может проводиться вручную, отдельно по каждой карточке, или с помощью специального режима "Закрытие неактуальных карточек", закрывающего все карточки с нулевым текущим остатком.
В условиях партионного учета, когда каждый день может быть продана полностью какая-либо партия товара, эту процедуру рекомендуется проводить ежедневно. При сортовом учете достаточно выполнять закрытие периодически (например, после инвентаризации).
Удаление строк с нулевыми остатками в справочнике товаров.
Регулярно следует проводить удаление ненужных строк в справочнике товаров для касс. Эта процедура выполняется только после приема всех кассовых отчетов. Удаление может проводиться вручную или автоматически "по всем закрытым карточкам".
Индексация.
Администратор системы должен организовать ежедневное проведение индексации. Она может запускаться вечером, после обработки всех документов или утром, перед началом рабочего дня. Если сервер на ночь не отключается, существует также возможность автоматического запуска индексации ночью. Если магазин работает круглосуточно, необходима организация "технологического" перерыва - в графике поставок и т.п. для проведения индексации и диагностики данных.
Выполнение индексации обязательно, если в процессе ввода или корректировки информации произошло нештатное прерывание программы. Отказ от переиндексации допустим только при условии работы системы в технологии "Клиент-сервер".
Если необходимо провести режим массовой обработки данных, например, закрытие периода, генерация проводок, индексация должна быть выполнена до запуска этих режимов.
Диагностика данных.
Если в течение дня происходили сбои, необходимо также выполнить специальные режимы "Диагностики и восстановления данных", которые помогут вовремя выявить ошибки в базе данных. Режим запускается после выполнения индексации.
Резервное копирование.
В обязанности администратора системы входит ежедневное создание резервных копий базы данных по окончании ввода всех документов. Рекомендуется всегда хранить несколько резервных копий - последнюю, предпоследнюю и недельной давности. Также следует сохранять копии баз данных, сделанных после сдачи налоговой отчетности и перед закрытием периода (т.к. откат закрытого периода не предусмотрен).
|
