Методические рекомендации по ведению учета в системе бэст4-Магазин. Введение
Скачать 0.5 Mb.
|
Начальная настройка системы. Сначала выполняется общая настройка системы:
Далее следует провести настройку учета товаров:
Общая настройка системы. Предварительно в подсистеме “Настройка предприятия” необходимо указать дату начала расчетного периода и код основной валюты (режим “настройка” “Бухгалтерская настройка”). Здесь же определяется, должен ли при вводе документов и проводок контролироваться курс валют в соответствии с введенным в справочник курсов валют (“Курс ЦБ”) или его можно вводить произвольно (“Произвольный курс”). Дальнейшая общая настройка системы производится в АРМ Главного бухгалтера. Формирование плана счетов. План счетов формируется в режиме “Ведение системы счетов” “Формирование плана счетов”. В поставке предлагается типовой план счетов, однако, как правило, возникает необходимость уточнить его, добавить свои субсчета, открыть аналитику. Очень важно сразу определиться с тем, на каких счетах необходимо открывать аналитический учет, а на каких нет, т.к. после ввода начальных остатков изменение этой настройки недопустимо. Не рекомендуется открывать аналитический учет на счетах учета товаров или материалов, т.к. полный аналитический учет по товарам и материалам будет вестись в модулях “Товары. Готовая продукция” и “Учет материалов”. Аналогично, не стоит открывать на счете 70 аналитику по сотрудникам, т.к. для учета расчетов с ними предназначен модуль “Учет заработной платы”. Рекомендуется открыть аналитический учет на счетах расчетов с поставщиками и покупателями, выбрав при этом дополнительный справочник “Партнеры” для обязательного использования. Желательно сразу настроить “групповой ввод аналитики” для счетов, на которых может вестись аналитический учет расчетов с одними и теми же партнерами (например, счет расчетов с поставщиками 601 и счет расчетов по претензиям 631). Эта настройка обеспечит одновременное появление соответствующего аналитического счета на всех счетах расчетов с данным партнером (выполняется в режиме “Ведение системы счетов” – “Ведение аналитических счетов” “Настройка группового ввода”). Настройка справочника валют. Настройка справочника валют выполняется в режиме “Ведение валютных счетов” “Справочник видов валют”. Необходимо убедиться в первую очередь, что в справочнике есть валюта, которая выбрана как основная для ведения учета в системе БЭСТ, при необходимости вводится новая валюта. Если она есть, необходимо проверить настройку точности и правильность склонения этой валюты при написании прописью. В этом же справочнике вводятся все другие виды валют, с которыми придется вести работу. Настройка учета товаров. Настройка учета товаров производится в основном в модуле “Товары. Готовая продукция”. Справочник складов и секций. Справочник складов и секций заполняется в режиме “Настройка, справочники” “Основная настройка” “Справочник складов и м/о лиц”. Ввод справочника складов не представляет особых трудностей. Вводятся все места хранения товаров, которыми заведуют различные материально ответственные лица. В условиях групповой материальной ответственности, когда одна бригада отвечает за товар, находящийся в подсобных помещениях и в секциях, можно учитывать товар в единой картотеке, на разбивая ее на картотеку склада и секции. Следует лишь сразу определить тип места хранения - секция или склад. Тип "секция" должен быть выбран, если для данного склада будет организовано взаимодействие с кассовыми аппаратами. Справочник групп. Справочник групп заполняется в режиме “Настройка, справочники” “Основная настройка” “Справочник групп”. Необходимо сразу же продумать систему классификации товара на группы. При делении товара на группы, во-первых, необходимо исходить из различных ставок НДС, акцизов, средних торговых надбавок и т.п. Поскольку в БЭСТ ставка НДС и другие упомянутые параметры определяются на группу, товары с различными ставками неизбежно должны быть отнесены к различным группам. Мало того, рекомендуется разнести товары на разные группы, если он относится к различным товарным разделам (в товарном словаре или классификаторе видов продукции), даже если на данный момент для них определена одинаковая ставка НДС. При вводе каждой группы указываются значения необходимых параметров, в их числе ставка НДС, процент торговой наценки, норма естественной убыли и т.п. Для удобства работы можно определить собственные наименования параметров (в режиме “Настройка, справочники” “Дополнительная настройка” “Параметры моделей калькуляции”). Здесь же устанавливается точность учета количества для данной группы. Если весь товар в группе - штучный, рекомендуется указать точность - до целых. Для весового товара или мерного указывается максимальная точность измерения. При вводе документов движения система БЭСТ позволяет оперировать с дополнительными единицами измерения (однако учет на складе всегда ведется только в основных единицах). Поэтому, если планируется использование дополнительных единиц измерения, необходимо указать точность и для них. При этом обязательно выполнение условия: точность основной единицы измерения должна быть всегда выше или равна точности дополнительной единицы. Для того, чтобы избежать ошибок округления, в качестве основной единицы всегда нужно выбирать самую мелкую единицу измерения. Настройка счетов учета товаров. Счета учета товаров вводятся в режиме “Настройка, справочники” “Основная настройка” “Настройка счетов учета ТМЦ”. На этом этапе вводятся все счета, на которых будет вестись учет товаров на складе (в т.ч. и забалансовые). При вводе счетов учета товаров следует выбрать способ хранения. БЭСТ предлагает нам два способа - партионный и сортовой. Сортовой способ более прост в работе, поскольку не требует ведения дополнительного уровня аналитики - карточек партий. Тем не менее, мы рекомендуем выбрать партионный учет. При ведении партионного учета по каждой поставке сохраняются все данные – цен поставщика, сроков хранения, данных об изготовителе, сертификате и т.п. Кроме того, хранение цены поставщика обеспечивает возможность учета реализованной наценки по каждому товару, а не общей суммы наценки, как это получается при сортовом учете. Настройка схемы хранения. После формирования справочника групп и счетов учета заполняется схема хранения, определяющая, на каком счете учитывается данная группа товаров (“Настройка, справочники” “Основная настройка” “Схема хранения ТМЦ). На разных складах для одной и той же группы товаров может быть определен различный счет учета (с одинаковым способом хранения). В дальнейшем, в случае ввода новых складов или групп товаров, всегда соответственно дополняется схема хранения. Настройка номенклатурного справочника. Настройка номенклатурного справочника производится в режиме “Настройка, справочники” “Дополнительная настройка” “Настройка параметров”, раздел “Номенклатурный справочник”. К этой настройке следует отнестись очень внимательно, т.к. после начала работы изменение ее становится практически невозможным. В первую очередь необходимо определить способ формирования номенклатурных номеров. Для ведения автоматизированного количественного учета в магазине непременное условие – полная маркировка товара. Товар может маркироваться локальным кодом, считываемым визуально, но намного эффективнее является маркировка товара штрих-кодом и считывание его сканерами. Для последующего поиска товара в номенклатурном справочнике и ввода документов движения также с использованием сканера рекомендуется ведение штрих-кода в номенклатурном номере. Для этого следует установить значение параметра “Способ нумерации” – “Штрих-код”. Этот способ обеспечивает уникальность номенклатурного номера в справочнике при вводе и возможность формирования внутреннего штрих-кода по системе EAN-13 (штучный или весовой) или EAN-8 (для мелкого товара). Для формирования внутренних кодов в этом же разделе настройки необходимо задать префикс для штучного и весового кода (как правило, внутренний код по системе EAN-13 должен начинаться с “2”, а по системе EAN-8 - с “0”). В разделе “Общие параметры” необходимо установить параметр “Ввод по штрих-коду” - “Да”. Это позволит при вводе строк документов и поиске в справочнике пропускать код группы и производить поиск сразу по штрих-коду, считанному с товара сканером. Далее, следует определить, сколько атрибутов необходимо вести в номенклатурном справочнике, присвоить им соответствующие наименования, отменить использование ненужных. При ведении партионного учета то же самое следует сделать по отношению к настраиваемым реквизитам партий (там же в разделе “Карточка партии”). Количество и назначение атрибутов обычно определяется работниками коммерческого отдела, т.к. правильный выбор описания номенклатуры позволит в дальнейшем получать отчетность по реализации и поставкам товара в нужном разрезе. Настройка параметров. В режиме “Настройка, справочники” “Дополнительная настройка” “Настройка параметров” настраиваются параметры, управляющие процессом ввода и корректировки информации. В основном все эти параметры, за исключением параметров “Нумерация н/номеров” и “Дата начала периода по складу”, могут изменяться в процессе эксплуатации. В разделе “Общие параметры” может оказаться полезной установка параметра “Управление торговой наценкой”. Включение этого параметра обеспечит контроль наценки при оформлении документов оприходования и автоматическое выставление требований переоценки при выходе наценки за установленные границы. После включения этого параметра в справочнике групп, кроме среднего значения торговой наценки, требуется ввести минимальное и максимальное допустимые значения наценки. Следует обратить внимание на параметр “Красные остатки”. При включенном параметре программа не позволяет сформировать документ расхода, если в результате возникают отрицательные остатки. Это, однако, не всегда бывает удобно, т.к. если в импортируемом кассовом отчете будет зарегистрирована продажа товара в большем количестве, чем его числилось по учетным данным (в результате пересортицы или ошибок взвешивания), продажа по этому товару не будет принята в отчет о продажах. Поэтому при наличии весового или мерного товара рекомендуется разрешить наличие отрицательных остатков, и после принятия кассовых отчетов проводить контроль на возникновение отрицательных остатков. Стоит также настроить возможность автоматического ввода карточки поставки при оприходовании товара. Можно рекомендовать установить следующее значение параметров: “Код партии по умолчанию” –“По порядку”, “Наименование партии” - “Номер документа оприходования” или “Номер документа оприходования”, “Поставщик по умолчанию” – “Подбор поставщика по коду”, “Ввод карточек партий” – “Авто ввод”. Такая настройка обеспечит автоматическое формирование карточек партий при вводе документов оприходования, при этом код партии будет присваиваться следующий по порядку для данной номенклатуры, наименование партии соответственно будет содержать в себе номер документа оприходования или запрашиваться при формировании первой карточки в данном сеансе ввода. Поставщик выбирается автоматически, если для счета расчетов была установлена рекомендуемая нами настройка – использование справочника партнеров в качестве обязательного дополнительного справочника. Также на свое усмотрение можно настроить ввод по умолчанию остальных данных карточки партии. Для ускорения работы с карточкой партии можно отменить использование ненужных реквизитов. Настройка видов движения. В режиме “Настройка, справочники” “Дополнительная настройка” “Настройка видов движения” формируется список необходимых реестров документов. Ненужным видам движения рекомендуется присвоить статус “Не используется”, для удобства работы можно также переместить наиболее часто используемые виды движения наверх списка. Перечислим стандартный набор реестров, который необходим практически всегда. Приемка товаров Для этого реестра документов практически всегда применяется тип движения “Оприходование с наценкой”, который позволяет при оприходовании автоматически рассчитывать учетную цену от цены поставщика с наценкой. При настройке этого вида движения необходимо указать точность, с которой будут округляться цена товара при расчете. Кроме того, для этого вида движения действует "управление торговой наценкой" - контроль максимальной и минимальной торговой наценки. При оприходовании товара автоматически выставляется требование переоценки, если изменение цены поставщика привело к выходу полученной наценки за допустимые пределы. Реализацию в розницу. Для ведения реестра отчетов о продажах в розницу, формируемых при импорте кассовых отчетов, предназначен вид движения "Продажа товаров в розницу" (настраивается в модуле “Торговый зал”). Для этого вида движения практически нет никаких настроек. Мелкооптовая реализация. Этот реестр необходим, если кроме розничной, предприятие осуществляет и мелкооптовую реализацию. Для ведения реестра применяется тип движения "Обычный расход", настроенный на работу "не только по внутренним ценам". Рекомендуется в настройке формы ввода (F10) для этого вида движения указать использование калькуляции отпускной цены, которая калькулирует НДС, включенный в отпускную цену. Другие реестры. Следует завести отдельные реестры для ведения документов возврата поставщику, списания товаров (недостач, порчи, списания на хоз. нужды и т.п.), приходования излишков, возврата товаров от покупателей. Все эти реестры можно ввести с использованием соответственно типа движения "Обычный расход" или "Обычный приход". Для перемещения товаров между подразделениями используется вид движения "Внутреннее перемещение". Настройка типовых операций. Список типовых операций заполняется в режиме “Настройка, справочники” “Основная настройка” – “Справочник типовых операций” в модулях “Товары. Готовая продукция” и “Торговый зал” (для вида движения “Продажа товаров в розницу”). Для каждого используемого вида движения (реестра документов) необходимо настроить хотя бы одну типовую операцию, но можно и больше. Например, в реестре документов приемки товаров можно настроить отдельные типовые операции для приходования товаров от отечественных и зарубежных партнеров (различный счет контрагента), безвозмездного получения товаров, в реестре списания - типовые операции по списанию недостач, списанию брака, списанию отходов на предпродажную подготовку и т.п. Для каждой типовой операции настраиваются шаблоны проводок (не обязательно), в соответствии с которыми будет выполняться автоматическая контировка документов. |
Похожие:
 | Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... | | ... |
 | «О воинской обязанности и военной службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации» и Методическим рекомендациям... | | Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... |
| Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности... | | Необходимость и назначение налогового учета. Способы организации налогового учета. Методические рекомендации налоговых органов по... |
| Настоящие Методические рекомендации разработаны в целях оказания методической и организационной помощи ответственным исполнителям... | | Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 22 декабря 1999 года №144 и Методическими... |
| Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 3 февраля 2015 года №664с и Методическими... | | Постановлением Межведомственной комиссией по бронированию граждан, пребывающих в запасе, от 22 декабря 1999 года №144 и Методическими... |