Виды типовых документов.
Для каждого вида движения должен быть определен хотя бы один вид типового документа в режиме “Настройка, справочники” “Основная настройка” – “Виды типовых документов”. При необходимости печати различных форм настраивается соответствующее количество шаблонов.
Настройка связи с кассами и весами.
Настройка взаимодействия с кассами и весами выполняется в модуле “Торговый зал”.
Для настройки взаимодействия с кассовыми аппаратами необходимо:
сформировать справочники кассовых аппаратов и электронных весов,
настроить правила формирования справочника товаров для касс,
настроить правила импорта кассовых отчетов.
Справочник кассовых аппаратов и электронных весов.
Список кассовых аппаратов, с которыми будет устанавливаться связь, заполняется в режиме “Настройка, справочники” “Настройка работы с кассами” “Настройка на кассовые аппараты”. Для каждого кассового аппарата указывается его номер, наименование, тип аппарата из предлагаемого справочника, тип файлов (текстовый или DBF) и путь к директории, куда будет записываться экспортируемый справочник товаров и откуда будет считываться импортируемый кассовый отчет.
Список типов кассовых аппаратов, с которыми может взаимодействовать БЭСТ, формируется и дополняется разработчиком и для правки недоступен. Для некоторых типов кассовых аппаратов разработано более одной кассовой программы, поэтому в справочнике типов кассовых аппаратов указаны наименования этих программ.
Тип файла кассового отчета и справочника товаров выбирается в соответствии с документацией для каждого типа кассы (кассовой программы). Путь доступа к файлам должен настраиваться как в системе БЭСТ, так и в кассовой программе, это обеспечит возможность передачи справочника товаров на кассу и получения кассовых отчетов по сети.
Для каждой кассы указывается, с какими секциями она взаимодействует. При этом важно обеспечить, чтобы в секциях, которые обслуживает одна касса, товар не пересекался, иначе при обработке кассовых отчетов может оказаться невозможным определить, их какой секции продан товар.
Примечание. В принципе, при автоматизированном учете продаж рекомендуется режим работы “одна секция” - “одна касса” или “одна секция” – “несколько касс” (секции самообслуживания”). Абсолютно нежелательным является вариант работы “несколько секций” - “одна касса”, т.к. при этом невозможно организовать считывание кодов товаров сканером во время регистрации продажи.
Справочник весов вводится в режиме “Настройка, справочники” Настройка работы с электр. Весами” “Настройка на электр. Весы”. При вводе в список указывается номер весов, тип из предлагаемого справочника (справочник поставляется фирмой-разработчиком) и путь к директории, куда будет записываться сформированный файл-справочник товаров. Можно также ограничить список групп товаров, которые могут подаваться на данные весы, это позволит уменьшить количество локальных кодов, задействованных для конкретных весов (поскольку для каждых весов локальный код генерируется отдельно).
Настройка формирования справочников товаров.
Правила формирования справочника товаров настраиваются в режиме “Настройка, справочники” “Настройка параметров подсистемы”, раздел “Справочник товаров”.
Если при настройке номенклатурного справочника в центральном комплексе было выбрано ведение штрих-кода в номенклатурном номере, рекомендуется установить значение параметра “Формирование кода товара” - “Штрих-код”.
Однако в случае использования кассовой программы, требующей наличия в файле-справочнике товаров наличия двух кодов – локального и штрих-кода, придется установить значение параметра “Дополнительный код товара” - “Да”. При такой настройке в справочнике для каждого товара будет вестись два кода - основной и дополнительный. Основной код формируется как локальный код по порядку и по нему отслеживается уникальность, а штрих-код заносится в дополнительный код. Для настройки такого взаимодействия следует предварительно настроить “Справочник типов кодов” (“Настройка, справочники” “Настройка работы с кассами”). Для формирования локального кода вводят код со способом заполнения “по порядку”, длина определяется в соответствии с требованиями кассовой программы, “выравнивание” рекомендуется установить “влево” (обязательно, если в файле-справочнике товаров поле с локальным кодом имеет тип “Numeric”). Для формирования штрих-кода вводят еще один тип кода со способом заполнения “на основании н/номера” и маской “ABCDEFGHIJKLM”. Теперь можно вернуться в режим “Настройка параметров подсистемы” и определить первый код как “основной код по умолчанию”, а второй – как “дополнительный код по умолчанию”.
Аналогично следует поступить, если по настройке номенклатурного справочника ведение штрих-кода было определено не в номенклатурном номере, а в одном из атрибутов. В этом случае определяется тип кода со способом заполнения из соответствующего атрибута.
Далее, необходимо определить, используется ли одинаковый код для всех партий товара одной номенклатуры (значение параметра “Дублирование кодов по партиям” – “Да”) или для каждой партии товара следует формировать новый код (в этом случае следует запретить дублирование кодов по партиям). Как правило, в этих случаях для формирования основного кода в справочнике настраивается тип кода со способом формирования “по порядку” или “На основании н/номера” с использованием знаков номенклатурного номера и кода партии.
Справочник товаров для электронных весов не требует настройки. При генерации в справочник попадают товары с кодом, имеющим префикс, выбранный при настройке номенклатурного справочника для весового штрих-кода. Для каждых весов формируется свой список с отдельной нумерацией локальных кодов, в список попадают только группы товаров, которые определены в справочнике для данных весов. Единственный параметр настройки “Активная партия” (раздел “Работа с эл.весами”) определяет, какая партия должна стать активной при генерации справочника – последняя поступившая (“последнее поступление”) или указывается непосредственно оператором (по выбору оператора”).
Настройка импорта кассовых отчетов.
Настройка импорта выполняется в первую очередь в режиме “Настройка справочники” “Настройка работы с кассами” “Виды кассовых операций”. Здесь необходимо указать, какая типовая операция должна быть применена при создании отчета о продажах в зависимости от кода кассовой операции в импортируемом кассовом отчете.
Каждая кассовая программа в файле – отчете о продажах указывает свои коды кассовых операций. При работе с некоторыми кассовыми программами (например, фирмы Сервис-Плюс или БЭСТ-КПМ) кассир может выполнить не одну, а несколько видов операций по продаже - продажа за наличные, продажа по кредитным картам и т.п. В кассовом отчете данные по этим видам продаж показываются раздельно и различаются кодами кассовых операций. Если теперь при настройке видов кассовых операций для каждого кода операции указать различную типовую операцию, то при импорте кассовых отчетов будут формироваться различные товарные отчеты по каждому виду продажи, например, отчеты о продажах за наличные и по кредитным картам. Список кодов кассовых операций для данного типа кассовой программы обычно ограничен и поставляется разработчиком, но при необходимости его можно дополнить (Ctrl-Ins в окне “Операции кассовых аппаратов” для текущей позиции).
Дополнительно можно настроить параметры импорта в режиме “Настройка, справочники” “Настройка параметров подсистемы”, раздел “Импорт”. Эти параметры допустимо перенастраивать позже, в процессе работы.
Ввод первоначальной информации.
Перед началом эксплуатации в систему необходимо ввести первоначальную информацию. В ряд необходимых к заполнению данных входят:
вступительный баланс,
начальные остатки по складу,
генерация справочников товаров для касс и весов.
Ввод вступительного баланса.
Вступительный баланс вводится в модуле “АРМ Главного бухгалтера” в режиме “Ведение системы счетов” “Вступительный баланс”. Если на счете открыта аналитика, сальдо вводится по каждому счету аналитического учета. Для этого предварительно в режиме “Ведение системы счетов” “Ведение аналитических счетов” вводятся все аналитические счета, по которым есть сальдо на начало расчетного периода. При вводе аналитики по счетам, у которых определен обязательный дополнительный справочник “Партнеры”, необходимо предварительно вводить реквизиты партнера в “Справочник партнеров” Это можно делать оперативно при вводе аналитики или заранее в режиме “Формирование справочников” “Справочник партнеров”. При необходимости просмотр и корректировка справочника партнеров может производиться также в других модулях.
Ввод начальных остатков по складу.
Для корректного ввода начальных остатков рекомендуется предварительно провести инвентаризацию. В качестве инвентаризационных ведомостей должны быть заготовлены специальные пустографки. В них, кроме полного наименования товаров и фактического количества, указывается код группы и необходимое описание товара (в соответствии с принятым набором атрибутов), код поставщика товара, сроки годности и т.п. Таким образом, эти пустографки должны содержать полностью всю информацию о товаре, которая должна быть введена в систему. Кроме того, в этих пустографках должна быть указана учетная (прейскурантная) цена.
Ввод в номенклатурный справочник и в картотеку начальных остатков производится с заполненных пустографок в режиме “Работа с картотекой”.
Номенклатурный справочник может быть заполнен предварительно или заполняться оперативно при вводе остатков в картотеку. Если был выбран рекомендуемый способ нумерации номенклатурных номеров “штрих-код”, при вводе новой позиции номенклатурный номер заполняется штрих-кодом, считанным сканером с маркировки товара. Для товара, не имеющего маркировки производителя, формируется внутренний код (Alt-1,2,3), после чего этим кодом маркируется весь остаток товара. Далее заполняются все необходимые атрибуты.
Остатки вводятся раздельно по каждому складу (секции). При вводе остатков указывается количество начального остатка и прейскурантная цена. При необходимости эту цену можно корректировать до тех пор, пока не закрыт первый товарный отчет и по этой позиции не введено никаких документов движения. После ввода всех начальных остатков необходимо сформировать отчет “Ведомость начальных остатков”. Стоимость остатков по этому отчету должна совпадать с суммой начального сальдо на счете учета товаров, введенным в АРМ Главного бухгалтера.
Генерация прейскуранта.
При вводе начальных остатков прейскурант формируется практически автоматически. Но если при вводе были допущены ошибки - неправильно введена учетная цена, то корректировка этих цен не отражается в прейскуранте. Однако программа контролирует наличие правок, и, если производились корректировки учетных цен начальных остатков, при входе в прейскурант или в реестр документов сообщается о необходимости произвести генерацию прейскуранта. Генерация производится в модуле “Торговый зал” в режиме “Работа с прейскурантом” “Прейскурант товаров” (Alt-G) и приводит прейскурант в соответствие с ценами, установленными в картотеке начальных остатков.
Начальная генерация справочников товаров для касс и весов.
Начальная генерация справочников товаров для касс и весов выполняется после генерации прейскуранта в режиме “Экспорт справочников товаров”. Если правильно настроен способ формирования кодов по умолчанию, операция выполняется полностью автоматически.
Технология выполнения операций по учету товаров.
Далее рассмотрены все основные операции по учету товаров, выполняемые в процессе ежедневной работы. Ввод документов оперативного учета производится ежедневно по факту движения товаров. Бухгалтерская обработка документов выполняется в соответствии с периодом товарного отчета. В течение открытого товарного отчета (текущего рабочего дня) вводятся и корректируются любые документы, производится изменение прейскурантных цен, однако контировка документов невозможна. Закрытие товарного отчета (рабочего дня) выполняется в режиме “Специальные режимы и расчеты” “Закрытие рабочего дня”, при этом автоматически формируются акты переоценки остатков на начало закрываемого товарного отчета, правка документов после закрытия запрещается. По окончании процесса закрытия программа предлагает сразу выполнить генерацию проводок, но можно сделать это и позже в режиме “Специальные режимы и расчеты” “Генерация проводок”. В случае необходимости возможен откат закрытого рабочего дня, в этом случае восстанавливается прейскурант предыдущего рабочего дня, удаляются акты переоценки, все проводки по документам, после чего документы становятся доступны для правки.
Операции по учету товара.
Приемка товаров.
Технология приемки товаров выделяется среди всех других операций по движению товаров, поскольку именно в этот момент проводится идентификация товара в системе, решается вопрос о классификации и маркировке.
Ввод документа оприходования в систему.
Документы приемки товаров вводятся в реестре “Приемка товаров” (ранее говорилось, что рекомендуемый тип движения для этого реестра - “Приходование с наценкой”).
В заголовке документа оператор указывает дату оприходования - дату, за которую документ будет учтен в товарном отчете, номер документа - следующий по порядку, аналитический счет поставщика. При необходимости вводится новый поставщик и аналитический счет расчетов.
При вводе строк поиск товара в справочнике производится с помощью сканера (если товар поступил с маркировкой). Если товар новый, вводится новая позиция в номенклатурный справочник. Программа производит расчет прейскурантной цены от цены поставщика с учетом средней торговой наценки, указанной в справочнике групп. При вводе непосредственно цены производится обратный расчет полученной торговой наценки. Новый товар с установленной ценой автоматически заносится в прейскурант. Если на товар прейскурантная цена уже была определена ранее, приходование производится по установленной цене, в этом случае при выходе рассчитанной торговой наценки за допустимые границы программа автоматически выставит требование переоценки, в котором будет предложена новая цена. Просмотр требований переоценки производится в модуле “Торговый зал” в режиме “Работа с прейскурантом” “Протокол требований переоценки”.
Брак, недостача, отходы при транспортировке
При ведении автоматизированного учета прием товаров должен осуществляться строго по фактическому количеству, количества брака и недостачи вносятся в документ в соответствующие поля. Ни в коем случае не допускается расчет принимаемого количества от количества в документе поставщика с учетом нормы боя и отходов при транспортировке. На основании введенного документа могут быть распечатаны акты
Товарные потери при транспортировании списываются на издержки обращения в пределах установленных норм по каждому товарно-транспортному документу в том случае, если при приемке фактическое наличие товаров будет меньше, чем указано в документах поставщика. Сверхнормативные товарные потери при транспортировании могут относиться за счет поставщика или организации транспорта. В демонстрационной базе БСТ4-Магазин приведен пример настройки типовой операции, списывающей потери в пределах установленных норм на издержки обращения, а сверхнормативные потери - за счет поставщика.
Отходы на предпродажную подготовку при приемке товара также не должны списываться расчетным путем. Как уже говорилось, приемка товара в условиях ведения количественного учета выполняется строго по фактическому количеству. Рекомендуется настраивать проводки по начислению резерва отходов (аналогично начислению резерва естественной убыли при хранении). В демонстрационной базе проводки по начислению резерва естественной убыли и отходов на предпродажную подготовку выполняются при контировке отчетов о продаже в розницу.
Корректировка документов оприходования
При вводе документов оприходования возможны ошибки. Для того, чтобы бесконтрольная правка не привела к ошибкам в учете, необходимо соблюдать ряд правил.
Исправление даты документа допускается только в пределах открытого товарного отчета.
Исправление принятого количества выполняется только в течение открытого товарного отчета. Если ошибка обнаружилась позднее, должен быть введен дополнительный документ по уточнению остатков (списания недостачи или приходования излишков) с датой, входящей в период открытого товарного отчета.
Отдельно следует выделить проблему правки цен в документах оприходования. Изменение цены поставщика в документе возможно только в пределах открытого товарного отчета. Для изменения задолженности перед поставщиком после закрытия товарного отчета выполняются корректирующие проводки на основании бухгалтерской справки, а для изменения продажных цен проводится переоценка товара.
Если в результате ошибки была неправильно сформирована розничная (учетная) цена товара, менеджер по товарам вручную формирует в протоколе требований переоценки строку по этому товару, с указанием требуемой цены и причины переоценки: "Ошибка ввода", после чего выполняет принятие переоценки. При закрытии рабочего дня учетная цена будет проставлена во всех документах оприходования за этот день, т.е. все движение товара будет учтено в единых прейскурантных ценах.
Подготовка к продаже.
При полной автоматизации учета в магазине появляется ряд необходимых операций по подготовке товара к продаже, которые не приходилось выполнять при суммовом учете. Это:
маркировка товара,
формирование прейскуранта,
подготовка справочников товаров для выдачи на кассы,
загрузка справочников товаров в кассовые программы,
загрузка справочников товаров в программу, обслуживающую электронные весы.
Рассмотрим эти операции по порядку.
Маркировка.
Если товар поступил с маркировкой производителя, может быть использована эта маркировка. При отсутствии штрих-кода производителя, или невозможности его использовать (совпадение с кодом другого товара, нечитаемость кода или другие причины) в системе формируется внутренний код по системе EAN-13 (штучный или весовой) или EAN-8. Перед подачей товара в торговый зал этикетки с штрих-кодом в необходимом количестве печатаются на термопринтере (функция Ctrl-P – “Печать этикеток” в режиме “Номенклатурный справочник”) и наклеиваются на каждый экземпляр товара.
Подготовка прейскуранта.
Прейскурант при оприходовании новых товаров дополняется автоматически. Поэтому подготовка прейскуранта заключается в контроле цен, установленных в прейскуранте. Перед формированием справочников товаров менеджер (товаровед) контролирует цены, установленные в прейскуранте и требования переоценки, выставленные автоматически при оформлении приемки товара. Работа с требованиями переоценки выполняется в режиме “Работа с прейскурантом” “Протокол требований переоценки”.
При необходимости менеджер может ввести требование переоценки вручную с указанием новых цен на товар. Независимо от того, каким образом сформировано требование переоценки - автоматически или вручную, решение о выполнении переоценки принимает менеджер (товаровед). Переоценка проводится на начало открытого товарного отчета, т.е. новые прейскурантные цены действуют с начала открытого отчета, все документы в течение этого дня учитываются в новых прейскурантных ценах. При закрытии товарного отчета будут автоматически сформированы акты переоценки остатков товара на начало этого товарного отчета.
При поступлении товара менеджеру следует проконтролировать необходимость изменения цен. Если товар поступил в начале дня (до выдачи справочников товаров на кассы) или его не было в продаже, переоценка может быть принята немедленно. В противном случае рекомендуется отложить проведение переоценки на следующий рабочий день, поскольку реализация товара в течение дня по разным ценам ведет к нечеткости учета и возможности злоупотреблений.
Формирование и выдача справочников товаров
Работа со справочниками товаров начинается только после подготовки прейскуранта на текущий день.
Добавление новых позиций в справочник товаров для касс (режим “Экспорт справочников товаров” “Кассовые аппараты”) выполняется функцией "генерация по документу прихода" (Ctrl-F4). Эта операция выполняется быстрее, чем полная генерация, и производит добавление товарных позиций, оприходованных по выбранному документу. Если было проведено изменение розничных цен, необходимо также провести "расчет цен" (Alt-O), который обновляет цены в соответствии с прейскурантом.
Файл-справочник товаров формируется отдельно для каждой кассы (F5) и записывается в каталог, указанный для данной кассы в справочнике касс. Формат файла зависит от выбранного типа кассы.
В файл передаются только товары, имеющие статус “Включен в продажи”. Кроме того, во время формирования файла проводится контроль на наличие товара в секциях, обслуживаемых данной кассой. Способ контроля зависит от значения параметра “Контроль нулевых остатков” (режим “Настройка параметров” раздел “Справочник товаров”). Если параметр имеет значение “Да”, в файл-справочник попадают только товары с ненулевым остатком в секциях, обсуживаемых данной кассой.
Однако такая установка может привести к неприятным проблемам, когда в результате ошибки, допущенной в течение рабочего дня, учетный остаток по товару стал нулевым, в то время как фактически он есть в наличии. Такая ошибка приведет к тому, что код товара не попадет в файл-справочник на кассу, продажа его станет невозможной. Поэтому можно рекомендовать методику контроля остатков, которая потребует точного соблюдения всех инструкций и нескольких дополнительных действий, но избавит от подобных неожиданностей. Методика заключается в том, что регулярно выполняется закрытие ставших неактуальными карточек складского учета и удаление соответствующих строк в справочнике товаров. При регулярном проведении этих операций параметр “Контроль нулевых остатков” можно отключить. Теперь в файл-справочник товаров будут попадать все товары, для которых в секции, обслуживаемой данной кассой, есть открытые карточки складского учета.
В режиме “Экспорт справочников товаров” “Электронные весы” производится генерация справочника товаров для весов (Alt-F), при этом автоматически обновляются и цены, после чего может быть произведена выдача файлов-справочников в указанные для каждых весов каталоги (F5).
Реализация товаров
Реализация товаров в розницу.
Регистрация продаж на ККМ.
Вся продажа товаров в розницу регистрируется на ККМ по коду и количеству.
При регистрации продажи код считывается с маркировки товара сканером. Если код обнаружен в справочнике, кассовая программа найдет цену товара и зарегистрирует продажу. Код мелкого товара (принципиально немаркируемого) кассир находит в специальном альбоме кодов и считывает из альбома сканером. Вручную также вводится код весового товара, если он завешивается на весах, подключенных к рабочему месту кассира.
Если покупатель берет несколько экземпляров аналогичного товара, код каждого должен быть считан отдельно. Не разрешается считывание кода только с одного экземпляра и ввод количества продажи. Это часто приводит к ошибкам, т.к. кассир может не заметить, что похожие на вид товар имеют небольшие отличия и маркированы различным кодом.
Не допускается продажа товара свободным вводом суммы. Если по какой-либо причине не удается определить код товара (испорчена или утеряна маркировка и не удается найти аналогичный) или код не обнаружен в справочнике товаров, кассир приглашает менеджера торгового зала, который обязан оперативно решить проблему.
Не разрешается ввод “потерянного” кода в справочник товаров на кассе вручную. Недостающий код должен быть добавлен в справочник товаров в системе БЭСТ, после чего производится новая выдача файла-справочника и прием его на кассе.
Импорт кассовых отчетов.
По окончании смены на каждой кассе выполняется закрытие смены и получение кассового отчета о продажах.
Менеджер торгового зала должен все полученные кассовые отчеты импортировать в систему БЭСТ в режиме “Импорт отчетов с касс” “Импорт кассовых отчетов” (F5). В результате обработки кассовых отчетов будет сформирован отчет о продажах в каждой секции в реестре документов “Продажа в розницу”, файл – кассовый отчет автоматически удаляется. Если при обработке было выведен протокол обнаруженных ошибок, необходимо оперативно выяснить причины и устранить их. Ниже перечислены самые типичные из ошибок.
При обработке кассового отчета программа сообщает, что не обнаружен код товара в справочнике товаров. Эта ошибка не должна возникнуть, если в справочнике товаров в течение дня не производилось правок кодов или удаления строк и не было ручного ввода кодов в справочник товаров на кассе. В начале работы появление такого сообщения может говорить о неправильной настройке кодов. Например, если в файле-справочнике товаров для хранения кода выделено числовое поле, код не должен содержать ведущих нулей. Если длина кода менее 13 знаков, необходимо задать “выравнивание кода влево”, т.к. при обработке кассового отчета числовой код кассового отчета преобразуется в символьный код с прижатием влево.
При обработке кассового отчета строка по товару не принята из-за возникновения “красных” остатков. Чаще всего это может происходить в результате ошибок измерения весовых или мерных товаров (продано больше, чем было оприходовано). Если эта причина ошибки актуальна, рекомендуется в системе разрешить “красные” остатки. Тогда такие строки будут приниматься в отчет о продажах. В этом случае материально ответственный (или менеджер по торговому залу) после приема кассовых отчетов должен провести контроль картотеки на возникновение отрицательных остатков и “погасить" их специальными документами приходования излишков.
После полной обработки всех кассовых отчетов и исправления всех ошибок сформированные отчеты о продажах закрываются.
Возврат товара от покупателей.
Возврат товара от покупателей может оформляться через ККМ только в течение дня продажи. В этом случае в сформированном отчете о продажах этот возврат будут учтен как уменьшение продажи за день.
Если возврат происходит не в день продажи, оформление через ККМ не допускается. Товаровед или менеджер оформляет акт возврата, для чего вводится документ приходования в реестре документов “возврата от покупателей”. В заголовке вводимого документа указывается дата возврата, фамилия покупателя, причина возврата. При вводе строк документа по каждому возвращаемому товару указывается код товара и код партии (для партионного учета), количество, сумма к возврату покупателю. Если товар будет затем возвращен поставщику, желательно выбрать партию именно этого поставщика, по которой еще не закончены расчеты, либо просто выбирается последняя, имеющаяся в наличии.
Распечатанный акт возврата (специально настроенный шаблон печати) является основанием для выдачи денег из кассы покупателю.
Мелкооптовая реализация.
При реализации товаров оптом на каждую продажу оформляется документ реализации в специальном реестре документов. На основании этого документа формируется счет-фактура (Alt-F), который автоматически заносится в реестр счетов-фактур (модуль “Управление продажами”, режим “Реестр счетов-фактур”). На основании счета-фактуры автоматически формируется запись в книге продаж.
Поскольку технология оптовой торговли достаточно проста, мы не будем останавливаться отдельно на этом предмете.
Другие операции по движению товаров
Возврат товаров поставщику
Возврат товаров поставщику оформляется в специальном реестре документов "возврата товаров поставщику". В зависимости от вида возврата - возврат комиссионного товара или возврат своего товара - с выставлением претензий или по условиям договора, выбирается соответствующая типовая операция.
В заголовке документа указывается дата возврата, код поставщика и причина возврата (в поле "Примечание"). При формировании строк документа указывается код товара, код партии, количество и цена, по которой велись расчеты поставщиком за этот товар.
Списание товаров.
В реестре документов "Списание" вводятся документы списания боя, испорченных товаров, обнаруженной недостачи в межинвентаризационный период, списания на внутренние нужды.
Списание товаров производится всегда строго по количеству. Не допускается при списании отходов или испорченных продуктов рассчитывать количество к списанию по нормам убыли или как-либо иначе. Списание естественной убыли и отходов на предпродажную подготовку, если нет возможности точно определить количество к списанию (взвесить или посчитать), выполняется только по результатам инвентаризации.
Приходование излишков.
При обнаружении излишков своевременно должны вводиться документы оприходования излишков, т.к. иначе в картотеке склада может возникнуть отрицательное количество товара. Ежедневно после формирования всех документов по реализации и отчетов о продаже, проводится контроль картотеки и приходуются излишки в погашение возникших отрицательных остатков.
При ведении партионного учета излишки приходуются на специально образованную карточку партии "Излишки", поскольку приходование на карточку партии какого-либо поставщика приведет к увеличению задолженности перед этим поставщиком.
Перемещение товаров между секциями.
Передача товара с одного склада (секции) на другой (другую секцию) оформляется документом перемещения. Вводится только расходная часть - документ списания со склада-сдатчика, документ прихода на склад-приемщик формируется автоматически.
Изменение розничных цен (переоценка).
Переоценка в БЭСТ4-Магазин выполняется в два этапа. В начале рабочего дня (товарного отчета) проводится изменение прейскурантных цен, по которым будет вестись реализация товаров в течение всего дня. При закрытии этого товарного отчета автоматически формируются акты дооценки/уценки остатков товара на начало отчета.
Для изменения прейскурантных цен в "протоколе требований переоценки" формируется список переоцениваемых товаров с указанием новых цен. При включенном управлении торговой наценкой этот список формируется автоматически, когда наценка к цене поставщика при оприходовании товара по текущей цене выходит за установленные границы. Менеджер по товарам (товаровед) должен проконтролировать и уточнить этот список. При необходимости уточняется новая цена и вводятся новые позиции. По выбранным позициям выполняется операция "Принять переоценку", в результате которой новая цена проставляется в прейскуранте и она становится учетной ценой товара с начала текущего рабочего дня. Все документы этого дня, введенные после изменения прейскурантных цен, будут учтены в новых прейскурантных ценах.
При закрытии товарного отчета (рабочего дня) программа автоматически сформирует акты дооценки или уценки. В этих актах показываются только товары, по которым был остаток на начало дня. Если остатка не было, то и переоценивать нечего.
Изменение прейскурантных цен в течение дня, когда движение товара (приход, продажа) уже ведется, крайне нежелательно. Мы рекомендуем, если в "протоколе требований переоценки" после ввода документов приемки товара появились записи о необходимости изменения цен, провести переоценку не в этот день, а на начало следующего товарного отчета.
При большой необходимости можно провести изменение прейскурантных цен в течение открытого товарного отчета, даже если в систему уже введены документы движения по этим товарам. Необходимо только не забыть своевременно выдать справочник товаров на кассы с новыми ценами. При этом надо понимать, что переоценка все равно выполняется на начало товарного отчета. Поэтому при закрытии товарного отчета акты переоценки будут сформированы именно на основании остатка на начало отчета, а все движение товара будет учтено в этих ценах (даже если документы были введены раньше, чем проведено изменение цен).
При изменении прейскурантных цен в середине товарного отчета есть вероятность, что часть товара уже была продана по старой цене. Такую продажу можно рассматривать как продажу со скидками/накидками с выполнением соответствующих проводок по документу.
Инвентаризация
Формирование сличительной ведомости
Инвентаризация проводится раздельно по каждому складу (секции) и начинается с открытия ведомости инвентаризации в режиме “Работа с картотекой” “Инвентаризация”. Ведомость открывается на дату начала открытого товарного отчета (рабочего дня). Желательно, чтобы в открытом рабочем дне не было лишних документов движения.
Инвентаризация может проводиться “по партиям” или “по номенклатуре”. Это имеет значение, если ведется партионный учет. Часто бывает, что при инвентаризации невозможно определить, к какой партии относится товар. Поэтому программа предоставляет возможность открыть ведомость инвентаризации по номенклатуре, в которой фактическое количество указывается в целом по номенклатуре. При закрытии ведомости и формировании документов списания недостач/ приходования излишков будет произведена автоматическая разброска недостач по партиям или приходование излишков на специально созданную карточку партии.
В открытой ведомости инвентаризации автоматически формируется список товаров с учетными остатками на дату инвентаризации. По этой ведомости выполняется печать пустографок - списка товаров с кодами и наименованием товаров и пустыми графами для ручного ввода количества. Печатная форма пустографок настраивается таким образом, чтобы представить полную информацию о товаре, позволяющую его однозначно идентифицировать даже при отсутствующей или испорченной маркировке (режим “Работа с картотекой” “Шаблоны ведомостей инвентаризации”).
Внесенное в пустографки фактическое количество вводится в ведомость инвентаризации. Ввод может производиться одновременно с разных рабочих мест в одну ведомость. После ввода остатков можно заново распечатать ведомость, аналогичную пустографке, но уже с фактическими остатками, по ней удобно проконтролировать правильность ввода.
После полного ввода фактических остатков выполняется расчет сличительной ведомости (Shift-F2), в процессе которого производится расчет отклонений (излишков и недостач) в количественном и суммовом выражении. Теперь можно вывести на печать сличительную ведомость или просмотреть отклонения непосредственно в ведомости. Для просмотра только тех записей, по которым обнаружены отклонения, устанавливается фильтр (F6), в котором в параметре " Только не 0 отклонение" указывается значение "1".
Ввод исправительных документов
В процессе проведения инвентаризации нередко возникает ситуация, когда оказывается, что не все необходимые документы были введены вовремя. Поскольку эти документы изменяют учетный остаток товаров, числящийся за материально ответственными, их необходимо ввести до окончания инвентаризации.
Все исправительные документы вводятся с датой, входящей в период проведения инвентаризации. Для того, чтобы учесть эти документы как исправительные, необходимо в инвентаризационной ведомости запустить "Расчет".
Совершенно недопустимо до закрытия инвентаризации вводить какие-либо документы, кроме исправительных. Если в этот период поступал товар, он должен складироваться отдельно, и документы по его приемке вводятся только после закрытия инвентаризации. Желательно этот товар просто оприходовать на другой склад (если он есть), а после окончания инвентаризации сделать внутреннее перемещение.
Если по результатам сличительной ведомости было решено зачесть часть недостачи за счет излишков в результате пересортицы, необходимо ввести соответствующие исправительные документы, списав недостающие товары и оприходовав соответствующие излишки. После этого в инвентаризационной ведомости заново выполняется расчет и формируется новая сличительная ведомость.
Списание недостач и приходование излишков по результатам инвентаризации.
Инвентаризация завершается выполнением операции "Списание недостач/приходование излишков" (F5), в результате которой автоматически формируются документы списания недостач или приходования излишков по этому складу.
В процессе закрытия необходимо ответить на ряд запросов. Во-первых, необходимо выбрать вид движения и типовую операцию для формируемых документов. Для оприходования излишков может быть выбран вид движения типа "Обычный приход", у которого по настройке отключена возможность использования калькуляции (в пункте меню "Настройка, справочники" "Дополнительная настройка" "Настройка видов движения"). Для списания недостач может быть выбран вид движения типа "Обычный расход" с настройкой на работу "только по внутренним ценам".
Если инвентаризационная ведомость была открыта "по номенклатуре", придется также ответить на запрос о правилах выбора партий для списания недостач и приходования излишков. В зависимости от выбранной опции списание выполняется сначала с карточки партии с наименьшим кодом (с ненулевым учетным остатком) и далее - со следующих по порядку ("списывать с первой партии") или наоборот ("списывать с последней партии"). Приходовать излишки можно или на уже имеющуюся карточку партии ("Приходовать на последнюю партию") или на автоматически формируемую новую карточку ("создать новую партию") В последнем случае программа предложит заполнить необходимые реквизиты, которые будут подставляться во все сформированные таким образом карточки. Для того, чтобы не увеличивать задолженность перед поставщиком, рекомендуется выбрать именно этот способ, заполнив реквизиты следующим образом:
"Код партии" - вводимое значение "00000",
"Наименование" – "Излишки",
"Поставщик" – указать код собственного предприятия,
"Счет расчетов" – счет учета товаров (например, 412),
"Реквизиты" – "по последней партии".
В этом случае для излишков будет сформирована карточка с кодом "00000", если она не была сформирована ранее.
После закрытия ведомость инвентаризации не может быть скорректирована или удалена. Ведомость можно "открыть", при этом автоматически будут удалены связанные с ней документы списания недостач и приходования излишков.
Бухгалтерская обработка результатов инвентаризации.
Для документов списания недостачи должны быть настроены шаблоны проводок, списывающих сумму обнаруженной недостачи на счет учета недостач и потерь от порчи ценностей (84).
После этого, по правилам бухгалтерского учета, недостача в пределах норм естественной убыли может быть списана за счет издержек, в случае превышения этой суммы – на виновных лиц. Для равномерного списания убыли рекомендуется начислять резерв на счете учета резерва предстоящих расходов и платежей (89). Мы рекомендуем начислять резерв естественной убыли и отходов на предпродажную подготовку на основании отчетов о продажах в розницу. В демонстрационной базе БЭСТ4-Магазин настроены шаблоны проводок для начисления этого резерва в типовой операции “Продажа за наличный расчет в розницу”.
Обработка результатов инвентаризации проводится в АРМ Главного бухгалтера. Сначала сумма недостачи списывается за счет начисленного резерва естественной убыли и отходов на предпродажную подготовку в пределах обнаруженной недостачи, превышение суммы недостачи списывается на счет виновных лиц или за счет прибыли. В демонстрационной базе настроена групповая операция, выполняющая этот расчет и формирующая необходимые проводки.
Отчетность.
|
