Гоу спо «комк» положение (инструкция)
Скачать 0.68 Mb.
|
О документационном обеспечении управления (о делопроизводстве) СОДЕРЖАНИЕ стр.
Настоящее Положение (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в ГОУ СПО «Кемеровский областной медицинский колледж» (далее – Колледж), определяет порядок подготовки и качественного оформления документов с использованием компьютерной и оргтехники, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения, хранения и использования. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организации; Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.1. Настоящая Инструкция разработана с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологии работы с ними, направленных на оптимизацию управленческих процессов и повышение их эффективности в интересах достижения целей ГОУ СПО «Кемеровский областной медицинский колледж». 1.2. Дополнением к настоящей инструкции являются положения: «Об архиве ГОУ СПО «КОМК», «О постоянно действующей комиссии по экспертизе ценности документов ГОУ СПО «КОМК», Журнал унифицированных форм документов, применяемых в делопроизводстве ГОУ СПО «КОМК», «Методическая инструкция системы менеджмента качества. Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положений о структурных подразделениях» и «Должностных инструкций» и изменений к ним». 1.3. Действие Инструкции распространяется на все виды работ по документационному обеспечению управления колледжа независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые как с помощью автоматизированных технологий, так и без них. Управление документами распространяется на практическую деятельность должностных лиц, осуществляющих управление документами, а также должностных лиц, создающих или использующих документы в ходе исполнения своих должностных обязанностей. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в колледже и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на начальника Отдела кадров и делопроизводства колледжа. Непосредственное осуществление технологических процессов ДОУ, методическое руководство управлением документацией и контроль за его состоянием в колледже возлагается на Отдел кадров и делопроизводства (далее – ОКД). 1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил в структурных подразделениях колледжа возлагается на руководителей структурных подразделений. По представлению руководителя структурного подразделения приказом директора может быть назначено должностное лицо, ответственное за документирование и организацию работы с документами в структурном подразделении. 1.6. Организация системы делопроизводства в филиалах колледжа осуществляется на основании настоящей Инструкции. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил в филиалах колледжа возлагается на начальников(заведующих) филиалов. 1.7. Непосредственное осуществление технологических процессов ДОУ, методическое руководство управлением документацией и контроль за его состоянием в филиалах осуществляется секретарями-машинистками филиалов либо другими лицами, назначенными приказом начальника(заведующего) филиала. 2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.1. Приказ, распоряжение Приказ и распоряжение – нормативно-правовые акта, издаваемые директором (для филиалов – начальником(заведующим)) или в его отсутствии – заместителем в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы учреждения. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят работники структурных подразделений на основании поручений директора колледжа (для филиалов – начальника(заведующего)) , его заместителей, либо в инициативном порядке. Приказы подписываются директором колледжа (для филиалов – начальником(заведующим)) или, по его поручению, заместителем директора. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы, кадровые приказы – на бланках унифицированной формы. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Наименование учреждения. Наименование вида документа – приказ (распоряжение). Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 03.07.2000 № 44. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". Если в констатирующей части приказа не указаны основания распорядительной части, то они приводятся после текста приказа. При этом пишется слово «Основание», после которого ставится двоеточие и дается ссылка на соответствующие документы. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). После подписи приводится фамилия/фамилии должностного лица/должностных лиц, до сведения которых приказ должен быть доведен под роспись. Образец оформления приказа и распоряжения см. в Приложении 1. 2.2. Положение, правила, инструкции Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые разрабатываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором колледжа. Положения, правила и инструкции филиалов готовятся работниками филиалов на основе примерных правовых актов, разработанных руководителями структурных подразделений колледжа по направлениям деятельности, после чего согласовываются с руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются начальником(заведующим) филиала. Порядок подготовки и требования к оформлению положения, правил и инструкции изложен в «Методических рекомендациях системы менеджмента качества ГОУ СПО «КОМК». Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положений о структурных подразделениях» и «Должностных инструкций» и изменений к ним». 2.3. Протокол Протокол заседания – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания и подшит к протоколу. Протокол оформляется на общем бланке учреждения с указанием наименования вида документа или в специальном журнале ведения протоколов. Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ - печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель Секретарь Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от 3-го лица множественного числа и строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью «Для документов». Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета колледжа, педагогического совета, тарификационной комиссии и др. Протоколы заседаний Совета директора, приемной комиссии, Государственной экзаменационной комиссии, стипендиальной комиссии оформляются рукописным способом в специальном журнале, который должен быть пронумерован, прошит и опечатан. Протоколы остальных коллегиальных органов допустимо оформлять машинописным способом и формировать в дело. Образец оформления протокола см. в Приложении 2. 2.4. Акт Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Утверждаются акты директором (для филиалов – начальником(заведующим)) колледжа. Акт оформляется на общем бланке учреждения или на специальном бланке акта с унифицированным текстом. Наименование документа - слово А К Т - печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Дата и номер акта оформляются цифровым или словесно-цифровым способом. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание события или факта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Основание для составления документа: распорядительный, нормативный документ или устное указание. Состав комиссии: председатель и члены комиссии (в алфавитном порядке). Основная часть акта представляет собой описание проведенной работы, фиксацию установленных фактов. В основной части могут содержаться выводы и заключение комиссии, конкретные предложения. Следующий реквизит – количество экземпляров акта и адресаты рассылки. Подписи включают председателя комиссии, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), членов комиссии, их личную подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилия). Образец оформления акта см. в Приложении 3. 2.5. Служебные письма Служебные письма готовятся: как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов; как исполнение поручений вышестоящих органов; как сопроводительные письма; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора (для филиалов – начальником(заведующим)) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора (для филиалов – начальник(заведующего)). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. Наименование адресата и почтовый адрес проставляются в правой верхней части документа, помеченной на бланке уголками. Служебные письма адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Образцы оформления адресата см. в Приложении 4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (например: «Колледж рассмотрел…»), от 1-го лица множественного числа (например: «Просим предоставить…»), от 1-го лица единственного числа (например, «Считаю необходимым…). Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о филиале ГОУ СПО «КОМК» на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов филиала ГОУ СПО «КОМК» на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Датой письма является дата его подписания. Как правило, служебные письма подписываются директором колледжа (для филиалов – начальником(заведующим)); право подписи служебных писем другими должностными лицами устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Образец оформления письма см. в Приложении 5. 2.6. Докладные и служебные записки Докладная записка – документ, адресованный директору колледжа (для филиалов – начальнику(заведующему)), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке. Составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Докладные и служебные записки оформляются на стандартных бланках унифицированной формы. Возможно рукописное оформление докладных и служебных записок. Дата – обязательный реквизит докладной и служебной записки. Датой для этих документов является дата составления и подписания составителем. Требования, предъявляемые к текстам докладных и служебных записок, аналогичны требованиям к служебным письмам. Докладные и служебные записки используются только как внутренняя переписка исключительно внутри учреждения. Образец оформления докладной и служебной записки см. в Приложении 6. 2.7. Заявление Заявление – документ, составляемый работниками учреждения и направляемый руководителю учреждения. Заявления составляются работниками по вопросам трудовых отношений, например, заявление о приеме на работу, о переводе, об увольнении, об оказании материальной помощи и т.п. Заявление оформляется рукописным способом. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, обязательными реквизитами заявления являются: адресат, обозначение автора заявления (фамилия, имя, отчество, должность или место жительства), название вида документа, дата, подпись. Заявление адресуется на имя директора колледжа (для филиалов – начальника(заведующего)). Если заявление подается лицом, не являющимся работником учреждения, указывается адрес лица. Текст заявления состоит из двух частей (обоснование и просьба) или одной части (просьба: прошу перевести, прошу уволить и др.). Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о предоставлении учебного отпуска должна прилагаться справка из учебного заведения). Заявление подписывается составителем. Образец оформления заявления см. в Приложении 7. |
Похожие:
 | Настоящее положение о курсовых работах, экзаменах и зачетах в гоу спо тхк №60 (далее – Положение) регулирует организацию и проведение... | | «Медицинская документация фельдшерско-акушерских пунктов» [Текст] : /сост.: Т. В. Дружинина, Н. Л. Дочкина, Н. Н. Осокина [и др.]... |
| Гоу салаватское медицинское училище преобразовано в гоу спо мз рб салаватский медицинский колледж. На основании распоряжения Правительства... | | Автор: Пискайкина Татьяна Сергеевна, кандидат исторических наук, преподаватель общественных дисциплин гоу спо «Ичалковский педагогический... |
| Гоу спо со «Екатеринбургский экономико-технологический колледж» по специальности спо 030912 «Право и организация социального обеспечения»... |  | Типовому положению об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении),... |
| Настоящая Инструкция разработана Управлением делами гоу впо «всгту» (составитель И. Н. Хантаева) и вносится в реестр внутривузовской... | | Рекомендованы к изданию Научно – методическим советом гоу спо «Беловский педагогический колледж» |
| Инструкция по заполнению бланков документов об образовании государственного образца (далее Инструкция) разработана в соответствии... | | Уставом гоу «Оренбургский государственный университет» (далее гоу огу), Положением об итоговой государственной аттестации студентов... |