Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Скачать 1.86 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
страница	1/13
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора университета

от 28.06.2011 № 392

Инструкция по делопроизводству

федерального государственного автономного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»
ми 20-13.1.1
Экземпляр №_____

Архангельск

2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Общие положения		6
2. Основные понятия		10
3. Создание документов		13
3.1. Бланки документов		13
3.2. Оформление реквизитов документов		15
4. Подготовка и оформление отдельных видов документов		16
4.1. Состав документов		16
4.2. Приказ, распоряжение		16
4.3. Протокол заседания (совещания)		18
4.4. Записка (докладная, объяснительная, служебная)		20
4.5. Резолюция (поручение)		20
4.6. Акт		22
4.7. Служебная переписка		22
5. Работа исполнителя с документами		24
6. Организация документооборота		25
6.1. Организация доставки документов		27
6.2. Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов		27
6.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов		28
6.4. Регистрация поступающих документов		29
6.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов до исполнителей		31
6.6. Учет и анализ объемов документооборота		31
7. Организация работы в системе «DocsVision»		32
8. Контроль исполнения документов		35
9. Документальный фонд университета (ведомственный архив)		39
9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел		39
9.2. Формирование дел и текущее хранение		42
9.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение		44
9.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения		45
9.5. Экспертиза ценности документов		46
9.6. Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение		48
10. Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и бланков документов		49
Приложения Приложение № 1
Краткий справочник по оформлению документов		54
Приложение № 2
Утвержденные образцы бланков образец бланка с угловым расположением реквизитов		63
образец бланка с продольным расположением реквизитов		64
образец бланка с угловым расположением реквизитов должностного лица		65
образец бланка с угловым расположением реквизитов структурного подразделения		66
образец бланка с продольным расположением реквизитов учебного структурного подразделения		67
образец бланка приказа		68
образец бланка распоряжения		69
образец бланка протокола		70
Приложение № 3 Правила оформления реквизитов при подготовке документов		71
Приложение № 4 Правила оформления отдельных видов документов		87
Распоряжение, приказ		87
Образец оформления приказа		90
Образец оформления распоряжения		91
Лист рассылки приказов, распоряжений		92
Лист согласования приказов, распоряжений		94
Протокол		96
Образец оформления протокола		101
Образец оформления краткого протокола		103
Образец оформления выписки из протокола		104
Акт		105
Образец оформления акта		107
Оформление записок (служебная, объяснительная, докладная)		109
Оформление согласований и резолюций Приложение № 5		113
Правила оформления служебных писем		117
Образцы оформления служебных писем		122
Образцы форм регистрационных штампов		127
Перечень нерегистрируемых документов		128
Образец оформления телеграммы		129
Форма бланка заказ-наряда на размножение документов		130
Образец оформления и форма списка
для простой и заказной корреспонденции		131
Приложение № 6
Правила работы с электронными документами в системе «DocsVision»		133
Формы отчетов и справок		140
Приложение № 7
Документальный фонд (ведомственный архив)
Форма номенклатуры дел университета		142
Форма номенклатуры дел структурного подразделения		144
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу		146
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению		148
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения		150
Форма листа-заверителя дела		151
Форма внутренней описи документов дела		152
Форма журнала учета печатей и штампов		153
Образец оформления акта на уничтожение печатей и/или штампов		154
Образец и форма заявки на изготовление бланка структурного подразделения		155
Образец и форма служебной записки на изготовление печати и/штампа		156
	Для внутреннего пользования

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая “Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»” (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, создающихся в процессе деятельности федерального государственного автономного учреждения высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» (далее – Университет).
Инструкция по делопроизводству разрабатывается управлением делопроизводства и контроля (далее – Управление).
Утвержденная Инструкция доводится до сведения всех структурных подразделений Университета.
Внесение изменений в Инструкцию осуществляется согласно приказу ректора после согласования с Агентством по делам архивов Архангельской области.
Настоящая Инструкция разработана на основании положений законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009

№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

постановления Правительства Российской Федерации от 22.09.2009

№ 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с использованием автоматизированных (компьютерных) технологий.
Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования» (далее – ДСП).
Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, документами с грифом «ДСП», заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и/или иную тайну, персональные данные) регулируются специальными нормативными актами (инструкция, положение, правила), утвержденными ректором Университета.
Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой политики и применения современных средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Университета осуществляются управлением делопроизводства и контроля (далее – Управление).

1.12. На Управление возлагаются следующие основные функции по организации делопроизводства:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

учет и регистрация поступающих документов (корреспонденции);

передача документов на рассмотрение руководству, а после получения соответствующих резолюций (поручений, указаний) – исполнителю;

контроль за прохождением документов;

регистрация и контроль за прохождением внутренних документов (приказы, распоряжения, служебные письма и др.);

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и отправка в установленном порядке;

учет и анализ объема документооборота;

организация справочно-информационной работы по документообороту, подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах Университета;

составление номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение, и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и передача дел в архив.

1.13. Управление осуществляет:

работу по организации и совершенствованию делопроизводства
в Университете и структурных подразделениях;

методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях;

контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

1.14. В Университете могут разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции.

1.15. Делопроизводство в Университете организуется с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «DocsVision» (далее – система «DocsVision»).

Внедрение и сопровождение единой системы «DocsVision» в Университете осуществляется управлением информационных технологий.

1.16. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны осуществлять контроль за перепиской и рациональным использованием оргтехники, расходованием служебных бланков.

1.17. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате обязаны немедленно докладывать руководителю подразделения, который должен провести служебную проверку. Результаты проверки сообщаются помощнику ректора – руководителю секретариата, курирующему вопросы делопроизводства, а также в управление делопроизводства и контроля.

Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.19. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается при наличии официального письменного запроса, с разрешения руководства Университета или руководителя структурного подразделения.

1.20. Пункт 1.19 настоящей Инструкции не распространяется на передачу документов в рамках судебных процессов, проверок контролирующих и надзорных органов, отчетности, процедуры получения лицензий и аккредитации Университета, а также регистрации изменений учредительных документов.

1.21. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается:

- в Университете – на помощника ректора – руководителя секретариата, курирующего вопросы делопроизводства, и начальника Управления;

- в структурных подразделениях – на руководителей структурных подразделений.

1.22. При уходе работников структурного подразделения в отпуск, выезде в командировку (длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы по поручению руководителя подразделения, передаются замещающим их работникам структурного подразделения.

При уходе работника ответственного за делопроизводство структурного подразделения, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения возлагает ведение делопроизводства на другого работника подразделения.

При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря ректора его обязанности возлагаются на одного из работников структурных подразделений, деятельность которых координирует помощник ректора – руководитель секретариата, по согласованию с руководителем структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения, который согласовывается с начальником управления делопроизводства и контроля.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В настоящей Инструкции используются следующие основные определения.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ею факты или события.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие Университета или его органа, не являющего автором документа, с его содержанием.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Университета.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и/или отправки.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Документ – официальный документ, созданный и оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов").

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его признаки, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел – систематизированный по установленной форме

перечень наименований дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в Университет и созданных им за определенный период.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Опись дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета.

Оттиск – изображение клише печати на бумаге.

Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица (приказ Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст).

Положение – локальный нормативный акт, регламентирующий правовой статус структурного подразделения Университета, порядок его создания, задачи, функции, взаимоотношения и связи, а также квалификационные требования, права, обязанности и ответственность руководителя структурного подразделения; либо функции, компетенцию и организацию работы комиссий, групп, а также совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Приказ – правовой акт, издаваемый ректором Университета, действующим на основе единоличного принятия решений относительно основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, а также в рамках договорных отношений.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором и/или проректорами в соответствии делегированием отдельных полномочий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью Университета, носящим единовременный характер.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Резолюция – указание руководителя по исполнению документа, включающее фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документов), созданный в электронной форме.

Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, распоряжений, инструкций и других документов.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи как внутри Университета, так и между Университетом и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения в электронном документе.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов
3.1.1.Текстовые документы, создаваемые в Университете, оформляются на бланках и/или на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм), а чертежи и схемы – на листах формата А5–А0.

3.1.2. Бланки Университета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля.

3.1.3. Устанавливаются следующие размеры полей для документов, напечатанных как на бланках, так и на стандартных листах бумаги:

левое – 25 мм;

правое – 15 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

3.1.4. При подготовке документов применяется текстовый редактор: шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 (при необходимости – 13, для оформления таблиц допускается размер шрифта 12) через один-полтора межстрочных интервала.

3.1.5. Для выделения заголовка, части текста документа может использоваться полужирное начертание.

3.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

3.1.7. В Университете применяются следующие бланки:

- бланк письма со штампом синего цвета (с угловым и продольным расположением реквизитов);

- бланк письма с указанием должности руководителя организации;

- бланк письма учебного структурного подразделения (с продольным расположением реквизитов);

- бланк письма структурного подразделения (с угловым расположением реквизитов;

- бланк распоряжения;

- бланк приказа;

- бланк резолюции (поручения, указания);

- бланк протокола.

3.1.8. Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов:

- наименование учредителя;

- наименование Университета в соответствии с Уставом;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- заголовок к тексту.

3.1.9. Для бланков писем Университета устанавливается следующий состав реквизитов:

- наименование учредителя;

- наименование Университета в соответствии с Уставом;

- справочные данные (почтовый адрес, номера телефона и факса, адрес электронной почты и др.);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3.1.10. Для бланков писем ректора Университета устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма Университета, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланков писем структурных подразделений – реквизит «Наименование структурного подразделения».

3.1.11. В бланках наименование Университета должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе. Сокращенное наименование (если оно закреплено в Уставе) помещают в скобках ниже полного наименования.

3.1.12. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) помощника ректора – руководителя секретариата, курирующего вопросы делопроизводства.

3.1.13. Образцы бланков утверждаются приказом ректора Университета.

3.1.14. Не допускается самостоятельное изготовление бланков Университета и структурных подразделений.

При переписке между структурными подразделениями бланки писем Университета и структурных подразделений не используются.

Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Документы, создаваемые в Университете, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1) наименование учредителя

2) наименование Университета (по Уставу);

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об Университете;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа (заголовок);

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты (отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.).

3.2.4. Правила оформления и образцы реквизитов документов приведены в приложении № 2.

4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 13

	Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного... «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1		Положение о курсовых экзаменах и зачетах федерального государственного... «Об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации» и Уставом Федерального...
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования
	Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный...
	Рабочая программа дисциплины Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования		Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Настоящая Инструкция разработана на основании положений законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Похожие: