За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях Учреждения отвечают их руководители.
Организация делопроизводства в Учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и т.п. (далее - служба делопроизводства).
Основной задачей службы делопроизводства является установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на неё задачами:
разрабатывает инструкцию Учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел Учреждения;
осуществляет регистрацию и ведет учет документов;
организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Учреждения (далее - архив Учреждения);
обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Учреждения требований инструкций Учреждения, регламентов и стандартов;
принимает меры к уменьшению объёма служебной переписки в Учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;
проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере его управления;
принимает участие во внедрении и использовании информационно телекоммуникационной системы делопроизводства в Учреждении;
осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в Учреждении;
обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;
проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;
организует сохранность документального фонда Учреждения и его использование;
инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации сотрудников Учреждения по вопросам делопроизводства;
заверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством Учреждения.
На службу делопроизводства Учреждения возлагается подготовка типовых
инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые относятся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения и согласование таких документов со специально уполномоченным органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Организация делопроизводства в структурных подразделениях Учреждения возлагается на специально назначенное для этого лицо.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя Учреждения. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции Учреждения.
Основные понятия
Основные понятия в делопроизводстве:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Государственного Архивного фонда Донецкой Народной Республики;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;
служба делопроизводства - структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Учреждения.
2. Документирование управленческой информации
Общие требования к созданию документов
Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) Учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
В Учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции разных Учреждений, могут создаваться общие документы.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и т.п.), обусловливается правовым статусом Учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти и ориентироваться на выполнение Учреждением возложенных на него заданий и функций.
Классы управленческой документации определяются в соответствии со стандартами.
Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их размещения определяются стандартами.
Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование Учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.
С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов Учреждения.
Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком. Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.
Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
Бланки документов
Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений).
Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее и нижнее.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.
В Учреждениях используются такие бланки документов:
общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (Приложение 2);
бланк письма (Приложение 3);
бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (Приложения 4, 12).
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.
Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий, указанных в разделе 2.22 этой Инструкции.
Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумя языками: слева - русским, справа - иностранным. Государственный Герб Донецкой Народной Республики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которые содержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах Донецкой Народной Республики не рекомендуется.
Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.
В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.
Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.
Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.
Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.
Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем Учреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.
Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений, оформляются не на бланках.
Оформление реквизитов документов
Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Учреждений оформляют их с учетом требований стандартов.
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
Коды
Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.
На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".
Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.
Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.
Наименование Учреждения
Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.
Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью. На бланках Учреждения, которое имеет двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.
На бланке Учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (иному государственному органу власти), размещается только наименование местной государственной администрации.
Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения Учреждения указывается тогда, когда они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения.
Справочные данные об Учреждении
Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.
Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.
Название вида документа
Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.
Дата документа
Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015
В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:
02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.
Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.
Регистрационный номер документов
Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в Учреждении, в частности:
индексами по номенклатуре дел;
структурного подразделения;
корреспондентов;
должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ;
исполнителей, деятельности которых касается документа, и т.п.
Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного номера может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входящий или созданный в Учреждении.
Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности - индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 178 - порядковый номер.
С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».
Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 - для совместных писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.
Ссылка на регистрационный номер и дату
Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.
Место составления или создания
Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.
Гриф ограничения доступа
Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется согласно соответствующим нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».
Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Администрация Главы Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Министерство информации Донецкой Народной Республики Отдел государственных СМИ Начальнику отдела
М.П. Мигда
В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда Донецкой Народной Республики
Г.А. Сагайдаковой
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:
Центральным экспертным комиссиям органов государственной власти
Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.
Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:
Министерство юстиции Донецкой Народной Республики
ул. Артема, д. 157 г. Донецк, 83048
При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:
Гончарук Александр Сергеевич
ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1, г. Донецк, 83052
При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.
Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.
Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (Приложение 5).
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр культуры
Донецкой Народной Республики
подпись, инициалы (инициал
имени), фамилия
Дата
В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖ
ДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства финансов Донецкой Народной Республики от 13 марта 2015 г. № 288
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом "Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).
Резолюция
Резолюция - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.
Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.
Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции (Приложение 6).
В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.
Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».
Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.
Отметка о контроле
Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.
Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль» (от руки или с использованием штампа) на правом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.
В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.
Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
Текст документа
Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.
Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к
тексту.
Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.
Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно распорядительных документов и писем.
Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.
В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора
документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.
Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.
Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).
Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.
В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться римскими цифрами.
Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.
Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».
Отметки о наличии приложений
2.21.1 . Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.
Приложения к документам могут быть следующих видов:
приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);
приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;
приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.
На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».
На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:
Приложение 5 к Инструкции (пункт 8)
Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:
Приложение
к приказу Министерства
здравоохранения
Донецкой Народной Республики
от 20.04.2015 № 295
В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».
При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.
Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.
Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.
В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».
Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:
Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.
График ремонтных работ на I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:
Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.
Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:
Приложение: согласно описи на 3 л.
Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.
Подпись
Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.
Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению - заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям самостоятельных структурных подразделений.
Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных подразделений соответственно их полномочий.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:
Министр связи подпись инициалы (инициал имени), фамилия
или
Министр подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.
Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности.
Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.
Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения - автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.
Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц. Например:
Начальник подпись И.И. Иванов
Главный бухгалтер подпись В.А. Смирнова
В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:
Министр юстиции Министр доходов и сборов
