Проект Администрация Логиновского сельского поселения Павлоградского муниципального района Омской области постановлени е
Скачать 5.71 Mb.
|
| Раздел IV. Документальный фонд Администрации Логиновского сельского поселения 4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Администрации Логиновского сельского поселения Номенклатура дел разрабатывается на конкретный календарный год и служит для распределения и группировки документов в деле, для закрепления индексации дел, для установки сроков их хранения, а также является учетным документом для дел временного срока хранения. Номенклатура дел составляется на предстоящий календарный год не позднее 15 ноября текущего года. Если в задачах, функциях и структуре сельского поселения за год не произойдет каких-либо существенных изменений, то номенклатура в конце года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. В этом случае номенклатура дел с муниципальным архивом не согласовывается. Номенклатура пересогласовывается с муниципальным архивом не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры сельского поселения разрабатывается новая номенклатура дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом сельского поселения, документами регламентирующие её деятельность, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для перегруппировки документов, отражающие все документируемые вопросы деятельности сельского поселения, в том числе включаются дела временно действующих органов. Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т.д. Заголовок дела составляется из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида употребляется термин «Документы», а в скобках указываются разновидности документов, которые в деле должны группироваться. Например: «Документы о проведении муниципальных выборов (протоколы решений избирательной комиссии, справки и др.)». В заголовках, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с органами местного самоуправления муниципального района» «Переписка с Инспекцией по налогам и сборам по вопросам налогообложения». «Переписка с органами юстиции по правовым вопросам». В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки оформляется указание на копийность: «Копии». Не допускается формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной значимости, с различными сроками хранения. Заголовки дел, включенных в номенклатуру дел организации, могут уточняться и дополняться в процессе делопроизводства. В каждом разделе номенклатуры должны быть оставлены резервные номера для новых дел, которые могут возникнуть в процессе делопроизводственного года. Устанавливаются два основных срока хранения: «постоянно» и «временно». Документы постоянного срока хранения в дальнейшем подлежат передаче в муниципальный архив в установленном порядке. Документы временного срока хранения находятся в архиве сельского поселения столько, сколько указано в номенклатуре. Ряд документов в номенклатуре являются переходящими (журналы, книги…). Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года под одним и тем же индексом в течение всего срока необходимого для решения данного вопроса. Отметка в графе «сроки хранения» - «до минования надобности» (ДМН) означает, что документы могут быть уничтожены на основании решения экспертной комиссии сельского поселения по её усмотрению. Сроки хранения документов зависят от степени их значимости и могут быть следующими: постоянно; временно (свыше 10 лет); временно (до 10 лет включительно). Схема построения номенклатуры дел разрабатывается с учетом сочетания деятельности Совета и Администрации сельского поселения, документы которых отражены в разделах 01 и 02. Кроме цифрового обозначения разделов номенклатуры дел, каждому делу внутри раздела присваивается свой порядковый номер. Совокупность цифрового обозначения раздела и порядкового номера дела в этом разделе составляет «индекс дела» по номенклатуре. Индекс вносится на обложку дела. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел вносится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел сельского поселения, в обязательном порядке, сообщаются в муниципальный архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должностного лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Номенклатура печатается в четырех экземплярах: первый – является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел «Документационное обеспечение управления и архив», второй – используется в управлении делами в качестве рабочего, третий – применяется в архиве Администрации, четвертый – в муниципальном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. 4.2. Формирование дел и их текущее хранение Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока. Дела формируются специалистами Администрации. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Главы сельского поселения. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела учета и обработки документов. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре; 2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 3) помещать приложения вместе с основными документами; 4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; 5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; 6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; 7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); 8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным; 9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.; 10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании; 11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных и областных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, актов Главы муниципального района; 13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, главы муниципального района, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа; 14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов; 15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов; 16) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу; 17) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения; 18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов; 19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления; 20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; 21) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года; 22) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Администрации или на уничтожение являются рабочие места специалистов Администрации, на которых были сформированы соответствующие дела. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа. Дела Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене специалиста, у которого были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Управления делами. Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством. Выдача дел производится с разрешения работника, ответственного за архив. Выдача дел работникам Администрации осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы Логиновского сельского поселения по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы сельского поселения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: 1) экспертизу ценности документов; 2) оформление дел; 3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; 4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства: 1) при составлении номенклатуры дел; 2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; 3) при подготовке дел к передаче в муниципальный архив. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Администрации, положение о которой утверждается постановлением Главы сельского поселения. Экспертиза ценности документов производится ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией, под непосредственным методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дуплетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временным сроком хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками Администрации и передаются для проверки правильности оформления работнику, ответственному за делопроизводство в Администрации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела приложение № 12, № 13, № 14 соответственно. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи – валовой; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «тоже», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью); - графа описи «Приложение» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.д. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрой и прописью) количество дел, числящихся в описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается Главой сельского поселения. Опись дел составляется в четырех экземплярах. 4.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее - акт) производится экспертной комиссией Администрации после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации одновременно. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2006 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010 года). Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются Главой сельского поселения только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области описей дел постоянного хранения. После утверждения акта Главой сельского поселения дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения в Номенклатуре проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 4.5. Передача дел на архивное хранение В архив Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся на рабочих местах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Передача дел в архив Администрации производится по утвержденным описям дел. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива, в присутствии работника с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива, и лица, передавшего дела. Дела и описи дел доставляются в архив сотрудниками с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Лицом, ответственным за ведение архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работником сформировавшим дело. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью Главы сельского поселения. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении надлежаще оформленной доверенности. 4.6. Поисковая система по электронным документам Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Администрации используется поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде в СЭДО. В целях учета и поиска документов в СЭДО используются следующие обязательные сведения о документах: адресант; адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; входящий номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа; наименование текста; индекс дела; сведения о переадресации документа; количество листов основного документа; количество приложений; общее количество листов приложений; указания по исполнению документа; должность, фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности. В СЭДО в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения: ключевые слова; содержание; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.). В СЭДО вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска. Поисковые запросы в электронном виде организуются в СЭДО. 4.7. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов в Администрации Печать Администрации сельского поселения с изображением Государственного герба Российской Федерации, хранятся и проставляются в Администрации. Печать Администрации проставляется на документы с подписью Главы сельского поселения. Мастичные печати без изображения государственной символики используются в работе специалистов Администрации для удостоверения подлинности отдельных видов документов, а также проставляются на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении и контроле документов. Контроль за применением печатей и штампов, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагается на Главу сельского поселения. Запрещается передавать печати и штампы посторонним лицам и выносить их из служебных помещений Администрации без разрешения Главы сельского поселения. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати или штампа работник незамедлительно сообщает об этом непосредственному руководителю. По результатам служебной проверки виновное лицо несет ответственность в соответствии с законодательством. Уничтожение печатей и штампов осуществляется путем измельчения и производится по акту, составленному комиссией, состав которой утверждается правовым актом Главы сельского поселения. Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству Администрации Логиновского сельского поселения ПРОЕКТ АДМИНИСТРАЦИЯ ЛОГИНОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПАВЛОГРАДСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ 646776, Омская область, Павлоградский район, с.Логиновка, пер.Советский, 8, тел. 5-46-43 ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 2012 № с. Логиновка
В соответствии с Федеральным законом «О пожарной безопасности», а также правилами пожарной безопасности в Российской Федерации ППБ 01-03 в целях обеспечения пожарной безопасности на территории Логиновского сельского поселения, - ПОСТАНОВЛЯЮ:
|
Похожие:
 | Ленинградской области в муниципальную собственность муниципального образования Большедворское сельское поселение Бокситогорского... |  | Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Присвоение, изменение и аннулирование адресов... |
| Комитета образования Администрации Павлоградского муниципального района Омской области от 25. 07. 2013 г. №126а «О внесении изменений... | | «Об утверждении административного регламента администрации Волчанского сельского поселения Каменского муниципального района Воронежской... |
| Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Приватизация жилых помещений муниципального жилищного... | | Вознесеновского сельского поселения муниципального района «Шебекинский район и город Шебекино» Белгородской области от 28. 02. 2014... |
| Администрации волчанского сельского поселения каменского муниципального района воронежской областипо предоставлению муниципальной... | | Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в рф», ст. 10,13 и 19 фз «О пожарной безопасности» и в целях организации... |
| Об утверждении Положения «О порядке сбора и вызова бытовых отходов и мусора на территории Уленкульского сельского поселения Большереченского... | | Российской Федерации по месту пребывания, по месту жительства и снятия с регистрационного учета в пределах Тогодского сельского поселения... |