Проект Администрация Логиновского сельского поселения Павлоградского муниципального района Омской области постановлени е
Скачать 5.71 Mb.
|
| Раздел III. Организация документооборота 3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов Прием и первичная обработка поступающих в Администрацию документов осуществляются специалистом I категории Администрации. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе учета и обработки документов, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержавшие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.). Доставка документов в Администрацию осуществляется средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, Интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов от адресатов, включенных в СЭДО. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда специалист I категории распределяет поступившую корреспонденцию по другим специалистам или руководству, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение одного рабочего дня с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения. Служебные документы, которые поступили, минуя отдел учета и обработки документов, должны быть, сданы для регистрации в тот же день. 3.2. Предварительное рассмотрение документов Предварительное рассмотрение документов проводится в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой Логиновского сельского поселения, а также распределения поступивших документов должностным лицам. На рассмотрение Главы сельского поселения передаются документы, полученные от вышестоящих органов, касающиеся деятельности Администрации, иных органов исполнительной власти, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности, требующим решения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу. Документы, адресованные Главе сельского поселения, в Администрацию, Совет Логиновского сельского поселения, а также без указания конкретного должностного лица или органа исполнительной власти предварительно рассматриваются специалистом I категории, а затем направляются Главе сельского поселения, заместителю Главы сельского поселения в соответствии с распределением обязанностей. Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях. 3.3. Регистрация поступающих документов Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Не подлежат регистрации в Администрации материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 10 к Инструкции. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. Специалистом I категории, отвечающим за прием и обработку документов регистрируются и учитываются: 1) документы, поступившие на имя Главы сельского поселения, председателя Совета сельского поселения, заместителя Главы сельского поселения; 2) переписка за подписью Главы сельского поселения, председателя Совета сельского поселения, заместителя Главы сельского поселения; 3) докладные записки на имя Главы сельского поселения, председателя Совета сельского поселения, заместителя Главы сельского поселения Документы регистрируются и учитываются с внесением следующих основных реквизитов: входящий номер документа; дата поступления документа; адресант; адрес адресанта; номер документа; дата документа; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; наименование текста; вид документа; вид доставки документа; должностное лицо, поставившее документ на контроль; содержание; указания по исполнению документа. Поступившие электронные документы, регистрируются после получения оригинала письма на бумажном носителе. Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение. После регистрации документы передаются на рассмотрение Главе сельского поселения, председателю Совета, заместителю Главы. Срочные документы передаются незамедлительно. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, специалист I категории подбирает документы, на которые имеется ссылка, и связывает их. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел учета и обработки документов, при этом документы вторично не регистрируются. 3.4. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей На рассмотрение Главы сельского поселения, председателя Совета, заместителя документы передаются после их регистрации (в случае, когда они подлежат регистрации). По результатам рассмотрения документов Глава сельского поселения, председатель Совета, заместитель Главы сельского поселения дают поручения в форме резолюции. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланках резолюций, прилагаемых к лицевой стороне первого листа документа. Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя. Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО. По результатам аппаратных совещаний, рабочих поездок и т.д. оформляется перечень поручений Главы сельского поселения (далее - перечень). Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Главы сельского поселения. Образец оформления перечня приведен в приложении N 11 к Инструкции. Процесс работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями. 3.5. Контроль исполнения документов Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и обобщение результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. На особый контроль ставятся: 1) поручения Президента Российской Федерации; 2) поручения Правительства Российской Федерации; 3) поручения Правительства Омской области; 4) поручения Главы Павлоградского муниципального района; 5) запросы правоохранительных органов и прокуратуры; 6) запросы контролирующих органов. Ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца заместитель Главы информирует Главу сельского поселения о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле. Контроль исполнения документов осуществляется должностными лицами, уполномоченными руководителем. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении. 3.6. Работа исполнителей с документами Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением (резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю. Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией) руководителя. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение поручения, представляет на имя Главы сельского поселения, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения. В отношении поручений Главы сельского поселения, данных в связи с исполнением поручений вышестоящих органов власти, мотивированная просьба о продлении соответствующего поручения представляется не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручения. Соисполнители имеют право: - докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя; - вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции). После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 3.7. Организация работы с отправляемыми документами Документы, направляемые на подпись руководителю, должны быть завизированы ответственным исполнителем. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки в отдел учета и обработки документов. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие: подписи; виз; приложений; отметки об исполнителе; правильности написания адресата; номера и даты документа, на который делается ссылка. Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю. 3.8. Регистрация отправляемых документов Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе учета и обработки документов с внесением в СЭДО следующих реквизитов: исходящий номер документа; дата документа; вид документа; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; наименование текста; должность, фамилия и инициалы исполнителя; адресат; вид отправки документа; содержание. На исходящем документе Администрации указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле. 3.9. Отправка документов Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом учета и обработки документов в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы отправляются отделом учета и обработки документов в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 2 экземпляра документов с визами подшиваются в дела. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов. Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в отделе учета и обработки документов в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику, второй - подшивается в дело. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом; 2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения; 3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования". Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов, ответственных за использование факсимильных аппаратов. 3.10. Учет и анализ объема документооборота Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота. Учет документов ведется раздельно по входящим и исходящим документам, по корреспондентам (адресатам) и по структурным подразделениям. Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО. За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа). При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих документов в Правительстве Омской области составляются отделом учета и обработки документов для анализа различных аспектов управленческой деятельности. |
Похожие:
 | Ленинградской области в муниципальную собственность муниципального образования Большедворское сельское поселение Бокситогорского... |  | Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Присвоение, изменение и аннулирование адресов... |
| Комитета образования Администрации Павлоградского муниципального района Омской области от 25. 07. 2013 г. №126а «О внесении изменений... | | «Об утверждении административного регламента администрации Волчанского сельского поселения Каменского муниципального района Воронежской... |
| Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Приватизация жилых помещений муниципального жилищного... | | Вознесеновского сельского поселения муниципального района «Шебекинский район и город Шебекино» Белгородской области от 28. 02. 2014... |
| Администрации волчанского сельского поселения каменского муниципального района воронежской областипо предоставлению муниципальной... | | Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в рф», ст. 10,13 и 19 фз «О пожарной безопасности» и в целях организации... |
| Об утверждении Положения «О порядке сбора и вызова бытовых отходов и мусора на территории Уленкульского сельского поселения Большереченского... | | Российской Федерации по месту пребывания, по месту жительства и снятия с регистрационного учета в пределах Тогодского сельского поселения... |