Заполнение раздела 4 Паспорта архива на 01 января каждого года.
В соответствии с пунктом 3.7.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук учет библиотечного фонда ведется в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов.
В соответствии с пунктом 1.4. Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
Согласно Порядку № 1077 все учреждения, в т.ч. архивы, имеющие в своем составе библиотеку обязаны отчитываться о формировании библиотечного фонда.
В соответствии с Инструкцией о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 Архив ежегодно отражает информацию о составе и объеме фонда научно-справочной библиотеки в разделе 4 Паспорта архива по состоянию на 01 января ____г.:
в строке 401 учитывается количество экземпляров книг и брошюр;
в строке 402 – количество подшивок (единиц хранения) газет;
в строке 403 – количество экземпляров журналов;
в строке 404 – количество плакатов, карт, листовок, нот и других видов печатной продукции, учтенной и хранящейся в научно-справочной библиотеке (хранилище печатных изданий).
Список сокращений
ГАХМАО
|
Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
|
Депобразования
|
Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
|
Минюст
|
Министерство юстиции Российской Федерации
|
НСБ
|
Научно-справочная библиотека
|
Росархив
|
Федеральное архивное агентство
|
ЭПМК
|
Экспертно-проверочная методическая комиссия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
|
|
|
Словарь терминов
Архив
|
государственное или муниципальное учреждение, которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации
|
Вид издания
|
группа изданий, выделенная на основе одного или нескольких отличительных признаков
|
Годовой комплект
|
совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год. Для газет является основной единицей учёта, для остальных изданий –дополнительной единицей учёта
|
Документ
|
зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)
|
Издание
(недопустимо название, экземпляр, тираж, публикация)
|
документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения
|
Информация
|
сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
|
Название
|
единица учёта библиотечного фонда, в качестве которой принимается каждое новое или повторное издание, документ, отличающийся от остальных выходными сведениями или элементами издательского оформления
|
Печатное издание
|
издание, полученное печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленное
|
Печатная продукция
|
совокупность изданий, намечаемых к выпуску или выпущенных издателем
|
Подшивка
|
совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другими способами в одно целое.
|
Управленческий документ
|
комплекс документов, используемых при реализации органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями основных функций управления (организация деятельности, планирование, регулирование деятельности, контроль), а также типовых обеспечивающих функций (обеспечение кадрами, финансовое обеспечение, информационное обеспечение, документационное обеспечение, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственное и др.).
|
Экземпляр документа
|
каждая отдельная учётная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него
|
Список источников и литературы
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации.
ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание [Текст]. – М., 2004.
ГОСТ 7.60-2003. Издания. Основные виды [Текст]. – М., 2004.
ГОСТ Р 7.0.12-2011. Библиографическая запись. Сокращения слов и словосочетаний на русском языке [Текст]. – М., 2012.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – М., 2014.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [Текст] / М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с.
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда: утв. М-вом культуры Российской Федерации 08.10.2012: ввод в действие с 03.06.2013.
Организация работы с библиотечным фондом в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры: методические рекомендации / Сост. Н.К. Нагибина, ГАХМАО. – Ханты-Мансийск, 2007.
Приложение № 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор Департамента образования
и молодёжной политики
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
_________________ Расшифровка подписи
(подпись)
«______»______________20__г.
Департамент образования и молодёжной политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
Сдаточная опись
печатных изданий
№
п/п
|
Библиографическое описание печатного издания
|
Количество экземпляров печатного издания
|
Примечание
|
1.
|
Казымский мятеж: об истории Казымского восстания 1933-1934 гг. [Текст]: учеб. пособие / Отв. ред. В.Н. Ерныхова. – 2-е изд., доп. – Ханты-Мансийск: [б.и.], 2010. – 214 с.
|
1
|
|
2.
|
Карминская Т.Д. Особенности и проблемы создания региональной рефлексивной системы управления качеством образования [Текст]: монография / Т.Д. Карминская. – Ханты-Мансийск: Полиграфист, 2008. – 186 с.
|
1
|
|
3.
|
Мировоззрение обских угров в контексте языка и культуры [Текст]: материалы Всероссийской научной конференции (19-22 мая 2008 г.) / Отв. ред. С.А. Герасимова. – Ханты-Мансийск: ИИЦ Югорский государственный университет, 2010. – 386 с.
|
1
|
|
4.
|
Образование Югры [Текст] / Сост. А.В. Ефремов. – Ханты-Мансийск: Типография «Принт-Класс», 2010. – 248 с.
|
1
|
|
5.
|
Программа по первичной профилактике суицидального поведения подростков 14-17 лет «Ценность жизни» [Текст]: методические рекомендации / Сост. Е.Ю. Зинова. – Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2010. – 94.
|
1
|
|
6.
|
Фольклор манси (1799-2006) [Текст]: библиогр. указатель / Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок. – Ханты-Мансийск: ИИЦ ЮГУ, 2010. – 150 с.
|
1
|
|
В данную опись внесено 6 (шесть) печатных изданий
(цифрами и прописью)
Должность работника,
составившего опись ____________________ __________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«_____»_________________20___г.
СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочная методическая комиссия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от ____________________№ ______
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК организации
от _______________№ _____
УТВЕРЖДАЮ
Директор Департамента образования
и молодёжной политики
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
________________ Расшифровка подписи
(подпись)
«______»______________20__г.
УТВЕРЖДАЮ
Директор казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»
____________________ Расшифровка подписи
(подпись)
«______»______________20__г.
Приложение № 2
АКТ
от 14.01.2015 № 1
приёма-передачи печатных изданий
в научно-справочную библиотеку
КУ «Государтвенный архив Югры»
В целях формирования научно-справочной библиотеки КУ «Государственный
(основание передачи)
архив Югры» печатными изданиями по истории развития отрасли образования
Департамент образования и молодёжной политики Ханты-Мансийского автономного
(наименование организации, передающей документы)
округа – Югры передаёт печатные издания, а КУ «Государственный архив Югры»
(наименование организации, передающей документы)
принимает печатные издания в научно-справочную библиотеку в количестве 6 (шести) единиц.
№
п/п
|
Библиографическое описание печатного издания
|
Количество экземпляров печатного издания
|
Примечание
|
1.
|
Казымский мятеж: об истории Казымского восстания 1933-1934 гг. [Текст]: учеб. пособие / Отв. ред. В.Н. Ерныхова. – 2-е изд., доп. – Ханты-Мансийск: [б.и.], 2010. – 214 с.
|
1
|
|
2.
|
Карминская Т.Д. Особенности и проблемы создания региональной рефлексивной системы управления качеством образования [Текст]: монография / Т.Д. Карминская. – Ханты-Мансийск: Полиграфист, 2008. – 186 с.
|
1
|
|
3.
|
Мировоззрение обских угров в контексте языка и культуры [Текст]: материалы Всероссийской научной конференции (19-22 мая 2008 г.) / Отв. ред. С.А. Герасимова. – Ханты-Мансийск: ИИЦ Югорский государственный университет, 2010. – 386 с.
|
1
|
|
4.
|
Образование Югры [Текст]: буклет / Сост. А.В. Ефремов. – Ханты-Мансийск: Типография «Принт-Класс», 2010. – 248 с.
|
1
|
|
5.
|
Программа по первичной профилактике суицидального поведения подростков 14-17 лет «Ценность жизни» [Текст]: методические рекомендации / Сост. Е.Ю. Зинова. – Ханты-Мансийск: Принт-Класс, 2010. – 94.
|
1
|
|
6.
|
Фольклор манси (1799-2006) [Текст]: библиогр. указатель / Обско-угорский институт прикладных исследований и разработок. – Ханты-Мансийск: ИИЦ ЮГУ, 2010. – 150 с.
|
1
|
|
Передачу произвели:
Должность работника,
передавшего печатные издания ____________________ __________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____»_________________20___г.
Приём произвели:
Должность работника,
принявшего печатные издания _____________________ ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____»_________________20___г.
Изменения в учётные документы НСБ внесены.
Работник, ответственный за НСБ ___________________ ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____»________________20___г.
УТВЕРЖДАЮ
Директор казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»
________________ Расшифровка подписи
(подпись)
«______»______________20__г.
|
