Методические рекомендации по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах Ханты-Мансийского автономного округа Югры

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ


Методические рекомендации

по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры


СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от «18» декабря 2015 г. № 12



Ханты-Мансийск, 2015
Методические рекомендации по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры / Сост. Ю.В. Дружинина, А.В. Наумова. – Ханты-Мансийск, 2015. – 35 с.

Методические рекомендации по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – методические рекомендации) рассмотрены и рекомендованы к использованию в работе на заседании Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (протокол от 18 декабря 2015 г. № 12).

Составители – Ю.В. Дружинина, начальник отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; А.В. Наумова, ведущий специалист отдела контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи руководителям и специалистам казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», органов управления архивным делом муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, при организации и проведении работ по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. При разработке Методических рекомендаций были использованы «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утверждённые приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, публикации и методические разработки уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, архивных учреждений Российской Федерации по вопросам отбора, приема и учета печатных изданий в архивах, а также опыт специалистов Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и КУ «Государственный архив Югры». Данные методические рекомендации не распространяются на работу с печатными изданиями в составе фондов личного происхождения.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………….4

1. Отбор печатных изданий на хранение……………………………..………….….6

2. Учет и описание печатных изданий организаций – фондообразователей

в Архиве ……………..……………………………...………………….….……..11

3. Учёт печатных изданий в составе научно-справочной библиотеки Архива….20

4. Заполнение раздела 4 Паспорта архива на 01 января каждого года....…...…....23

Список сокращений…………………………………………………………………..…...24

Словарь терминов……………………………………………………………………...….25

Список источников и литературы………………………………………………….….....27

Приложения………………………………………………………………………………..28

Введение

В современном мире печатная продукция являются визитной карточкой организации. В настоящее время организациями, в т.ч. источниками комплектования архивов выпускается большое количество разнообразной полиграфической продукции, отражающей достижения и результаты деятельности организации, а также издания научно-справочного характера.

В последнее десятилетие наметилась поступательная тенденция по передаче организациями – источниками комплектования архивов в дополнение к собственному документальному фонду печатной продукции.

Подготовка методических рекомендаций обусловлена отсутствием необходимой методической базы, регламентирующей этапы комплектования, учета, хранения и использования печатных изданий в архивах. В действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее Правила) лишь тезисно сформулированы основные положения по работе с печатными изданиями, большей частью, относящиеся к организации их библиотечного учета (пункт 3.7.16).

Существующая в настоящее время в архивах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры практика включения печатных изданий в состав фондов организаций не позволяет организовать правильный видовой учет документов Архивного фонда Российской Федерации. Печатные издания, включенные в опись управленческой документации или документов личного происхождения, учитываются большинством архивов как управленческая документация или документы личного происхождения. При таком подходе получаются неправильные статистические данные о видовом составе Архивного фонда Российской Федерации: завышается количество единиц хранения управленческой документации и не отражается реальный объем научно-справочной библиотеки архива. Сложившаяся практика не только искажает учетные показатели, но и не позволяет организовать обособленное хранение печатной продукции.

Целью настоящих Методических рекомендаций является разработка единых подходов и требований к проведению работ с печатными изданиями на ее начальных этапах (комплектование, научное описание и учет) на основе Правил, государственных стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Методические рекомендации состоят из введения, разделов, приложений, списка литературы и источников:

- в I разделе рассматриваются виды печатных изданий, поступающих в архивы автономного округа и критерии отбора печатных изданий на хранение;

- во II разделе рассматривается организация работы с печатными изданиями на этапах комплектования документального фонда организации, передача в научно-справочную библиотеку (далее НСБ). В разделе сформулированы основные принципы составления библиографических описаний печатных изданий в соответствии с ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.

- в III разделе рассматривается организация учета печатных изданий в составе научно-справочной библиотеки Архива;

- в IV разделе рассматривается заполнение 4 раздела Паспорта архива на 01 января ______г.

Справочный аппарат к методическим рекомендациям состоит из титульного листа, содержания, списка сокращений и словаря терминов.

Рекомендации подготовлены отделом контроля комплектования Архивного фонда Российской Федерации и государственного учета архивных документов в соответствии с планом методической работы Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры на 2015 г. и предназначены для работников архивов автономного округа.

1. 
   Отбор печатных изданий на хранение
   

Комплектование НСБ архива печатными изданиями – совокупность процессов отбора печатных изданий, во всех форматах и с учетом текущих и прогнозируемых потребностей пользователей, а также отчуждения ненужных изданий в соответствии с принципом селективности¹. В процессе отбора проводится поиск и оценка изданий в общем массиве и извлечение наиболее ценных для включения в библиотечный фонд в целях последующего использования пользователями информации. В основе отбора печатных изданий лежат определенные критерии, которыми необходимо руководствоваться при отборе изданий в состав НСБ архива.

1. 
   Виды печатных изданий.
   

Содержания печатных изданий, образующиеся в деятельности организаций, отражают их служебную деятельность фондообразователя и его участие в различных мероприятиях и событиях.

Преимущественно организации издают печатные издания следующих видов:

• 
  книги, брошюры;
  
• 
  ведомственные журналы, газеты;
  
• 
  буклеты, проспекты;
  
• 
  изоиздания:
  
• 
  комплекты открыток, календари;
  
• 
  альбомы, каталоги, путеводители;
  
• 
  плакаты;
  
• 
  афиши и программы (конференций, музыкальных, театральных вечеров, концертов и др.);
  
• 
  приглашения (пригласительные билеты) и др.
  

2. 
   Критерии отбора печатных изданий
   
   1. 
      Отбор печатных изданий на хранение проводится на основе критериев связанных, прежде всего с видом деятельности организации-фондообразователя и документов его документального фонда: историческим, научным, социальным, экономическим значением его деятельности; степенью сохранности и составом документов организации-фондообразователя.
      
   2. 
      В процессе отбора конкретных изданий используются разнообразные критерии, отражающие приоритеты тех или иных характеристик изданий, в их числе: своевременность и длительность ценности издания; авторитетность (квалификация, репутация и т. д.) автора, издающей организации и/или издателя; распространенность информации; качество работы; количество документов по той же или сходной теме в составе фонда управленческой документации.
      
   3. 
      Если при передаче документов организация-фондообразователь выражает желание передать в архив печатные издания, не имеющие непосредственного отношения к передаваемому документальному фонду организации-фондообразователя, то такие печатные издания также могут быть приняты в архив на хранение с учетом определенных критериев.
      
   4. 
      Печатные издания, поступающие в архив в составе фонда организации, состоят из нескольких групп:
      

1 группа. Издания, подготовленные непосредственно организацией-фондообразователем;

2 группа. Издания, представляющие ценность для фонда организации;

Например: Библиографические указатели печатных изданий и публикаций о деятельности организации-фондообразователя; брошюры, альбомы о деятельности организации-фондообразователя и иные печатные издания.

3 группа. Издания, представляющие самостоятельную ценность для потребителей информации.

1. 
   Критерии отбора печатных изданий в настоящих рекомендациях сформулированы в архивоведческом аспекте с учетом критериев ценности документов организации-фондообразователя.
   
2. 
   Критерии отбора печатных изданий подразделяются на три группы:
   

• 
  происхождение печатного издания;
  
• 
  содержание печатного издания;
  
• 
  внешние особенности печатного издания.
  

1. 
   Критерий происхождения включает в себя следующие признаки:
   

• 
  функционально-целевое назначение организации-фондообразователя. При изучении функционально-целевого назначения организации оценивается объем и характер функций организации с точки зрения: масштаба деятельности (т.е. многопрофильности, объема работ, характера деятельности); вида организации, ее организационно-правовой формы; типичности или уникальности структуры управления; участия в ее деятельности иностранных партнеров;
  
• 
  время и место создания печатного издания.
  

Печатные издания в соответствии с этим признаком оцениваются не только с точки зрения «Что древнее, то ценнее», но, прежде всего, с точки зрения одномоментности события и времени создания издания. Выявляются печатные издания, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Оценивается степень участия организации в событии, отраженном в печатном издании. На основании этого признака выявляются издания, которые были созданы в связи с событиями исторического значения.

Пример применения критерия происхождения:

Издание – Сборник «Новый подход к содержанию и организации дошкольного образования детей 5-6 лет в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре», подготовлен Департаментом образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Депобразования и молодежной политики Югры).

• 
  функционально-целевое назначение организации:
  

Депобразования и молодежной политики Югры является исполнительным органом государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (вид организации), осуществляющим функции по реализации единой государственной политики и нормативному правовому регулированию, оказанию государственных услуг в сфере образования, молодежной политики, социальной поддержки и социальной защиты обучающихся, воспитанников и работников образовательных учреждений (масштаб организации), подготовило сборник статей, разработок, аналитических материалов по организации дошкольного образования детей 5-6 лет.

На этом примере, можно проследить, что функционально-целевое назначение Депобразования и молодежной политики Югры достаточно масштабное, охватывающее все направления деятельности данной отрасли. Ценность подготовленного Сборника имеет большое значение для отрасли, так как в него включены новые разработки и методики развития системы дошкольного образования.

1. 
   Критерий содержания включает в себя следующие признаки:
   

• 
  значимость имеющейся в печатном издании информации
  

Значимость имеющейся в печатном издании информации, в том числе ее уникальность, типичность, оценивается с точки зрения совокупности зафиксированных сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах. Ценность содержания издания определяется значимостью события, полноты его освещения, новизны, уникальности информации. Содержание печатного издания рассматривается в целом и в деталях;

• 
  повторение информации печатного издания в управленческих документах организации-фондообразователя
  

Повторение информации в печатных изданиях и в управленческих документах оценивается путем сопоставления. Различают два вида повторяемости информации:

• 
  простое воспроизведение (дословное повторение в печатном издании информации управленческого документа);
  
• 
  преобразование информации, т. е. повторение в печатном издании информации управленческого документа без дословного воспроизведения;
  
• 
  вид печатного издания
  

Уже само наименование вида или разновидности печатного издания несет о нем информацию: о его целевом назначении, внешнем виде, характере изложения и значении запечатленной в нем информации, применяется для печатных изданий, характерных только для данной организации и конкретного времени.

1. 
   Критерий внешних особенностей включает в себя следующие признаки:
   

• 
  физическое состояние и физико-химическое состояние печатного издания
  

Физическое состояние печатного издания оценивается с точки зрения степени сохранности информации, внешнего вида, отсутствия или наличия дефектов бумаги и текста, т. е. признаков ветхости, разрушения бумаги, механических повреждений. Печатное издание проверяется на наличие плесневого гриба (пигментных пятен), химических повреждений в виде потери прочности, следов насекомых и других повреждений.

1. 
   Экспертиза ценности печатных изданий на этапе комплектования государственного, муниципального архива.
   
   1. 
      На стадии упорядочения документов организации-фонообразователя необходимо ознакомиться с видами и тематикой печатных изданий, предполагаемых к передаче в Архив, чтобы оценить их значимость (для комплектующегося фонда и Архива в целом), объем и степень их сохранности;
      
   2. 
      Если объем предлагаемых организацией-фондообразователем печатных изданий значителен, а тематика многообразна, вопрос приема на хранение таких комплексов печатных изданий согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее ЭПМК). Составляется сдаточная опись (приложение 1) предлагаемых печатных изданий к передаче в Архив с указанием объема, тематики и направляется на рассмотрение ЭПМК.
      
   3. 
      При проведении работы по отбору печатных изданий в организации все книги, брошюры, газеты, журналы и другие печатные издания книжного и журнального типа включаются в сдаточную опись и группируются на:
      

• 
  издания, подготовленные непосредственно организацией-фондообразователем;
  
• 
  издания, представляющие ценность для фонда организации;
  
• 
  издания, представляющие самостоятельную ценность для потребителей информации.
  

4. 
   Если в состав фонда организации-фондообразователя вошли печатные издания научно-справочного характера, не связанные с деятельностью организации-фондообразователя, не имеющие каких-либо помет и не являющиеся редкими и ценными, такие издания могут передаваться в НСБ до проведения их научного описания. В этом случае составляется Акт-список (приложение 2), а если изданий большое количество составляется Акт и список печатных изданий в 3-х экземплярах (приложение 3). Один экземпляр акта и списка передается вместе с печатными изданиями в НСБ, другой – в дело фонда организации-фондообразователя; третий – организации-фондообразователю.