Методические рекомендации по отбору, приему и учету печатных изданий в архивах Ханты-Мансийского автономного округа Югры
Скачать 373.49 Kb.
|
Учет и описание печатных изданий организаций – фондообразователей в Архиве 2.1. Учетными документами в Архиве, фиксирующими печатные издания, переданные в НСБ являются Список фондов организаций, печатные издания которых переданы в НСБ (Приложение 4). 2.2. Процесс передачи печатных изданий в НСБ фиксируется: - в книге приема-передачи печатных изданий в НСБ (Приложение 5); - актами приема-передачи печатных изданий с приложением списка (списков) печатных изданий. 2.3. Списки печатных изданий составляются на основе анализа печатных изданий, которые группируются в определенной последовательности. 2.3.1. При составлении списка используются следующие принципы группировки печатных изданий:
2.3.2. При составлении списка печатных изданий для передачи их в НСБ библиографическая информация группируется по систематическому принципу:
2.3.2.1 Издания, подготовленные непосредственно организацией-фондообразователем группируются по хронологическому принципу; 2.3.2.2. Издания, представляющие ценность для фонда организации-фондообразователя, группируются по алфавиту фамилий авторов или заглавий. 2.3.2.3. Издания, представляющие самостоятельную ценность для потребителей информации, формируются по алфавиту фамилий авторов. 2.4. Библиографическое описание печатных изданий 2.4.1. Библиографическое описание содержит библиографические сведения о документе, приведенные по определенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов, и предназначенные для идентификации и общей характеристики документа. (ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления). 2.4.2. Объектом для составления библиографического описания является документ – книга, периодическое, продолжающиеся и серийные издания, а также часть произведения, имеющая самостоятельное заглавие (глава, раздел, параграф), статья и др. 2.4.3. Библиографическое описание состоит из заголовка и элементов описания, объединённых в области: область заглавия и сведений об ответственности; область издания; область выходных сведений; область физической характеристики. 2.4.4. Элементы описания приводят в строго определенной последовательности и разделяют друг от друга условными разделительными знаками: . – (точка тире) – для отделения одной области от другой; , (запятая) – перед годом издания; : (двоеточие) – перед сведениями, относящимися к заглавию, перед издательством; ; (точка с запятой) – для отделения друг от друга групп авторов, перед вторым местом издания (М.; СПб.); / (косая черта) – перед сведениями об ответственности; // (две косые черты) – перед сведениями об источнике, в котором опубликована статья. 2.4.5. Главный источник информации, с помощью которого составляется библиографическое описание – титульный лист. Если главный источник информации отсутствует, выбирают источник, альтернативный главному – обложку, суперобложку, переплет, где имеются выходные сведения. 2.4.6. В библиографическом описании соблюдают нормы современной орфографии. 2.4.7. Сокращения применяются во всех областях и элементах библиографического описания, за исключением основного заглавия книги или статьи, в соответствии со стандартом (ГОСТ Р 7.0.12-2011 Библиографическая запись. Сокращения слов и словосочетаний на русском языке). 2.5. Схема библиографического описания 2.5.1. Заголовок (Фамилия, имя, отчество первого автора). Основное заглавие (название книги) [Общее обозначение материала] : сведения, относящиеся к заглавию (раскрывают тематику, вид, жанр, назначение документа) / Сведения об ответственности (содержат информацию об индивидуальном авторе или группе авторов, составителях, редакторах и т.д.) . – Сведения об издании (содержат данные о повторности издания, его переработке и т.д.) . – Место издания (город, в котором была издана книга) : Издательство или издающая организация, дата издания. – Объём (сведения о количестве страниц). 2.5.2. Библиографическое описание может быть: - под заголовком; - под заглавием. 2.5.3. Заголовок описания – это фамилия и инициалы индивидуального автора. Заголовок применяют при составлении библиографического описания на печатное издание одного, двух или трех авторов. Если авторов несколько (но не более трёх), то в Заголовке приводится фамилия только первого автора. Инициалы ставятся после фамилии. 2.5.3.1. Информация об остальных авторах указывается в Сведениях об ответственности. При этом в сведениях об ответственности, следующих после заглавия книги, за косой чертой (/) повторяют фамилию первого и приводят (если имеются) фамилии последующих авторов – второго и третьего. Их перечисляют через запятую в той последовательности, в которой они указаны на титульном листе книги. Инициалы авторов ставятся перед фамилией. Пример, библиографическое описание книги одного автора: Герасимова, Д.В. Производственная лексика манси [Текст]: монография / Д.В. Герасимова. – Ханты-Мансийск: Полиграфист, 2008. – 92 с. Пример, библиографическое описание книги 2-3-х авторов: Емельянов, Е. Н. Психология бизнеса [Текст] : учебник / Е. Н. Емельянов, С. Е. Поварницына. - М. : АРМАДА, 1998. - 511 с. Глушков, И. Г. Очерки по экологии древнейших производств [Текст] : монография / И.Г. Глушков, Т.Н. Глушкова, В.Г. Васильев; Департамент образования и науки Ханты-Манс. авт.окр. – Югры, Сургут. гос. ун-т. – Ханты-Мансийск : Полиграфист, 2008. – 238 с. : ил. 2.5.4. Под Заглавием описывают книги без указания авторов (сборники статей, официальных материалов, документов; справочники и справочные издания и др.), а так же печатные издания, имеющие более трёх авторов. 2.5.4.1. В качестве основного Заглавия приводят название книги, в том виде, в каком оно дано в источники информации, в той же последовательности и с теми же знаками. 2.5.4.2. Заглавие может состоять из одного или нескольких предложений. Нельзя брать заглавие в кавычки, кроме тех случаев, когда кавычки имеются в авторских написаниях. Если есть параллельное название (на иностранном языке), приводят его после знака равенства (=) на языке оригинала. 2.5.4.3. В сведениях об ответственности после косой черты (/) приводят фамилию и инициалы первого, второго, третьего и четвертого авторов в том порядке и написании, в каком они приведены на титульном листе или в статье. Если фамилий больше четырех, приводят только первого автора, остальных заменяют сокращением в квадратных скобках - [и др.]. Пример, библиографическое описание книги 4-х авторов: Экономический анализ воздействий на окружающую среду [Текст] : пер. с англ. / Д. Диксон, Л. Скура, Р. Карпентер, П. Шерман. - М. : Вита-Пресс, 2000. - 272 с. История России [Текст] : учеб. пособие для студентов всех специальностей / В. Н. Быков [и др.] ; С.-Петерб. гос. лесотехн. акад. - 2-е изд., перераб. и доп. - СПб. : СПбЛТА, 2001. - 231 с. Пример, библиографическое описание сборников статей, официальных материалов, документов: История школы в истории судеб [Текст]: сборник документов / Сост. Е.М. Брагина, Л.В. Набокова. – Екатеринбург: Сократ, 2004. – 336 с. Выбирает Радужный. 1987-1991. Избирательный процесс на страницах городской газеты «Новости Радужного»: библиогр.указ. [Текст] / БУК «Библиотечно-музейный центр»; сост. Л. Гноевая. – Радужный, 2012. – 66 с. 2.5.5. Обозначение материала. Обозначает класс материала, к которому принадлежит источник. Приводят его сразу после названия с прописной буквы в квадратных скобках полностью, без сокращения. Пример: [Текст] ; [Ноты] ; [Изоматериал] ; [Электронный ресурс] и др. 2.4.6. Сведения о виде, жанре, переводе документа с другого языка. Приводят в форме и последовательности, данной в источнике, после знака двоеточие (:) со строчной буквы. Пример: Как сдать экзамен по литературе [Текст] : рек. для поступающих в вузы 2.5.7. Сведения об ответственности. Включают в себя все сведения об индивидуальных и коллективных авторах, участвовавших в создании интеллектуального, художественного или иного содержания произведения. Записывают их в той форме, в которой они приведены в источнике. Перед записью ставят знак косая черта (/). Внутри однородной группы информации перечисления разделяют запятыми, а самостоятельные группы отделяют друг от друга точкой с запятой: Пример: / Москов. союз худож. ; сост. З. И. Горин [и др.] ; под общ. ред. Н. К. Морозова ; худож. В. Лисин… 2.5.7.1. При наличии четырех и более авторов, дают при необходимости все сведения о них, или указывают только первого из каждой группы, добавляя в квадратных скобках: [и др.]. Пример: / А. С. Земляникин [и др.] ; ред. В. И. Гендин [и др.] 2.5.8. Сведения об издании. Содержат информацию об особенностях данного издания по отношению к предыдущему того же произведения. Приводят их в той форме и последовательности, в какой они указаны в источнике, после точки и тире (.–). Пример: . – Репринтное изд. . – 12-е изд. . – Изд. 2-е, перераб. и доп. 2.5.9. Сведения о выходных данных. Включают информацию о месте издания, издательстве и годе издания. Название места издания приводят в форме и падеже, как указано в источнике. Пример: . – Ханты-Мансийск . – В Одессе . – М. и др. 2.5.9.1. Если в документе приведены два-три места издания, то друг от друга они отделяются точкой с запятой: Пример: . – М. ; СПб. . – Тюмень ; Ханты-Мансийск 2.5.9.2. Если место издания в документе не указано и его нельзя установить при более тщательном изучении, то в квадратных скобках приводят в сокращенном виде [б. м.] . – [б.м.], 2010. – 52 с. 2.5.10. Сведения об издательстве. Приводят в том виде, в каком они указаны в источнике после двоеточия без слова «издательство» и кавычек. . – Тюмень : Сити-пресс, 2013. – 98 с. 2.5.10.1. Если место издания не установлено, то в квадратных скобках пишут [б. и.]. . – Нижневартовск : [б.и.], 2015. – 85 с. 2.5.10.2. Год издания приводят после запятой и без слова «год» (г.) Пример: . – М. : Молодая гвардия, 1985. . – Ханты-Мансийск : Полиграфист, 2012. – 102 с. 2.5.10.3. В тех случаях, когда сведения о годе издания в документе отсутствуют, они должны быть установлены, хотя бы приблизительно. Приводят тогда эти сведения в квадратных скобках со знаком вопроса: [1997 ?]. 2.5.11. Сведения о количестве страниц. Используют те же цифры (римские, арабские), которые даны в документе. . – Ханты-Мансийск : Печатный мир, 2013. – 142 с. 2.6. Описание различных видов печатных изданий:
Архивная служба Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. 70 лет [Текст]: брошюра / Сост. Е.М. Брагина, С.Н. Василенко, Ю.В. Дружинина, Л.В. Набокова. – Ханты-Мансийск, 2004. – 28 с.
Архивы Югории [Текст]: научно-практический журнал / Отв. ред. Л.Д. Сажаева. – Ханты-Мансийск: Информационно-издательский центр, 2013 – № 12. – 142 с.
Времен связующая нить… Самарово – Остяко-Вогульск – Ханты-Мансийск: к 430-летию города Ханты-Мансийска [Текст]: буклет к выставке архивных документов / Сост. О.А. Спиридонова. – Ханты-Мансийск: Печатный мир, 2012. – 1 с.
История в одной фотографии. Ко дню образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры [Изоиздание]: набор открыток / Сост. Н.А. Захарова, О.А. Спиридонова. – Ханты-Мансийск: Информационно-издательский центр, 2011. – 30 с. Югра [фотоальбом] / Департамент природ. ресурсов и несырьевого сектора экономики Ханты-Манс. авт. окр. – Югры ; [фот.: О. Холодилов и др.]. – Ханты-Мансийск : Печатное дело, 2012. – 71 с. : цв. фот.
Даты, факты, события финно-угорского мира на 2014 год [Текст] : календарь / сост. О.Е. Салтанова; отв. за выпуск Е.Д. Айпин. – г. Ханты-Мансийск : Принт-Класс, 2014. – 96 c. Югорский калейдоскоп событий: календарь памятных и знаменательных дат Ханты-Мансийского автономного округа – Югры [Текст] / Служба по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры; сост. Н.А. Захарова, О.А. Спиридонова. – Ханты-Мансийск : Информационно-издательский центр, 2011. – 52 с. Коллекция «Библиографа» [Текст] : каталог / Департамент культуры Ханты-Манс. авт. окр. – Югры, Бюджет. учреждение Ханты-Манс. авт. окр. – Югры «Гос. б-ка Югры» ; [сост.: А. Ю. Микурова, Г. Я. Фетисова]. – Ханты-Мансийск : ИРЦ БУ «Гос. б-ка Югры», 2015. – 60 с. – (Коллекции редкого фонда библиотеки ; вып. 16).
Из истории Международного арт-пленэра «Art-Ugra» 2007 года : [набор постеров] / Бюджет. учреждение Ханты-Манс. авт. окр. – Югры «Гос. художеств. музей». – Ханты-Мансийск : Альянс-Профи, 2011. – 1 обл. (10 отд. л.) : ил.
Чемпионат континентальной хоккейной лиги: 2011 / 2012 [Текст] : [офиц. программа хоккейн. клуба «Югра»] / авт. текста И. Ломовцев [и др.] ; фот. Е. Листюк. – Тюмень : КоЛеСо, 2011. – 18 с.
2.7. Описание электронных ресурсов. 2.7.1. Схема описания электронного ресурса на твердом носителе. 2.7.1.1. Фамилия. И.О. автора (если указаны). Заглавие (название) издания [Электронный ресурс]. – Место издания: Издательство, год издания. – Сведения о носителе (CD-ROM, дискета). Пример: Снежная симфония: к 75-летнему юбилею манс. поэта А. С. Тарханова [Электронный ресурс] : (стихи, проза, декламация, видео и песни) / [сост. Г. В. Губенкова]. – СПб. : XVIII век, 2012. – 1 электрон. опт. диск (DVD-R) : цв., зв. Молодежь города Радужный о Конституции, демократии и правах человека [Текст]: материалы социологического исследования / МУК «ЦБС». – Радужный, 2008. – 16 с. + 1 лазерный компакт-диск (CD-R): слайды. 3. Учёт печатных изданий в составе научно-справочной библиотеки Архива 3.1. Согласно Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 г. Москва «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя. 3.2. Единицей учета НСБ является экземпляр. За экземпляр принимается обособленное издание (например – том книги, диск и т.п.) или группа материалов однородного содержания, сформированные под одну обложку (в коробку, папку и т.п.). 3.2.1 Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях. 3.2.2. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. 3.2.3. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях. 3.3. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. 3.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2. (Порядок учета библиотечного фонда). 3.3.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. 3.3.3. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части: - поступление документов в библиотечный фонд; - выбытие документов из библиотечного фонда; - итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода. 3.3.4. Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость. 3.3.5. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. 3.3.5.1. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда. 3.3.5.2. Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе. 3.3.6. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. 3.3.7. Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке. 3.3.8. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. 3.3.8.1. Экземпляр, поступивший в НСБ, маркируется штампом на титульном листе и 17-й странице – для печатных изданий, на обложке или любом другом удобном месте экземпляра – для дисков, комплектов открыток и иных единиц учета. 3.3.9. Учет выбытия документов из библиотечного фонда. 3.3.9.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. 3.3.9.2. Выбытие документов из библиотечного фонда осуществляется в соответствии с требованиями Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденного приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (Зарегистрировано в Минюсте России 14.05.2013 № 28390) |
Похожие:
 | Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, сформированных Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, исполнительных... |  | Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п «О... |
| Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года №408-п «О государственной программе Ханты-Мансийского... | | Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 9 октября 2013 года №419-п «О государственной программе Ханты-Мансийского... |
| Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п "О... | | Ханты-Мансийского автономного округа Югры", распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 24 июня 2013... |
| Югры "Социальная поддержка жителей Ханты-Мансийского автономного округа Югры на 2014 2020 годы", утвержденной постановлением Правительства... | | Федерации, руководствуясь постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа Югры от 12 июля 2013 года n 247-п "О... |
| В целях приведения нормативного правового акта Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в соответствие с законодательством... | | Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 13июля 2012 года №15-нп «Об утверждении Административного регламента предоставления... |