МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТРУКЦИЯ ответственного сотрудника за учет рабочего времени в подразделении (табельщика)
_________________________________________
(наименование подразделения)
I. Общие положения
1.1. Ответственный сотрудник за учет рабочего времени в подразделении (табельщик) непосредственно подчиняется начальнику подразделения Университета.
1.2. В своей деятельности табельщик руководствуется:
- Временным положением о ведении учета рабочего времени в МГСУ;
- Уставом МГСУ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка МГСУ;
- приказами и распоряжениями МГСУ;
- настоящей инструкцией.
1.3. Табельщик должен знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета;
- графики сменности работы и режим рабочего времени его подразделения;
- организацию делопроизводства Университета;
- основы организации труда;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;
1.4. Обязанность вести Табель должна быть прописана у табельщика в должностной инструкции, которая является составной частью его Трудового договора и возложена на него отдельным приказом. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению учета рабочего времени назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность руководителя отдела кадров.
2. ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
3.1. Статья 91 ТК РФ под рабочим временем подразумевает время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.
3.2. Табель учета использования рабочего времени применяется:
для получения данных об отработанном работниками организации времени;
для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени;
для регистрации прогулов;
для расчета заработной платы;
для составления статистической отчетности по труду.
3.3. Табель составляется в одном экземпляре ответственным за ведение табельного учета в подразделении. После составления табель подписывается руководителем подразделения и передается в отдел кадров УК, где хранится один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 06.10.2000).
В заголовке обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).
Форма Табеля заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким, ясным почерком, без помарок, подчисток, замазываний корректором. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных). Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.
3.4. Учет рабочего времени осуществляется в Табеле методом отклонений (неявок, опозданий сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в Табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.
Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.
Отдельно учитываются следующие виды отработанного времени:
- часы работы (дневные, вечерние);
- ночные часы работы;
- сверхурочные часы работы;
- часы работы в выходные, праздничные дни;
- часы, проведенные в служебной командировке.
Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов (ст. 96 ТК РФ).
К сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ) относится работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет компенсироваться работнику, в первой строке соответствующей графы табеля указывается "РП", а во второй - количество фактически отработанных в этот день часов.
Работа в выходной день оплачивается в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст. 153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится "В". В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда - день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.
В те дни, когда работник находился в командировке (включая и выходной день), в первой строке табеля необходимо поставить "К" - буквенный код служебной командировки, а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.
Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. При этом в табеле отдельно учитываются следующие виды отпусков:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;
- отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;
- сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;
- дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
- отпуск по беременности и родам;
- частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;
- отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;
- отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению администрации;
- отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.
Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т.к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т.к. они входят в понятие "календарные дни отпуска".
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.
Например, если работник по телефону сообщил о болезни, при заполнении табеля до появления работника на работе в табеле проставляется буквенный код "НН" - неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). После предоставления больничного листка этот буквенный код исправляется на код "Б" - временная нетрудоспособность (болезнь).
Отступления и нарушения установленного режима рабочего времени могут быть следующие:
- временная нетрудоспособность и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;
- неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений и т.д.);
- часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;
- простои не по вине работника;
- невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);
- прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно) в течение всего рабочего дня, административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);
- неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;
- выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;
- забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);
- неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).
Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т.п.).
3. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ.
4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает данные об использовании рабочего времени. Есть ли отсутствующие, причины отсутствия работников. Все невыходы на работу фиксируются в журнале учета отсутствия работников.
4.2. В порядке исключения отдельным работникам, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей смены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется в ОК, для дальнейшего оформления приказа. Данные о случаях самовольных уходов с работы направляются руководителями подразделений в ОК не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным.
4.3. Данные об использовании рабочего времени заносятся работником ответственным за табельный учет в электронную базу до 17-00 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
4.4. Работник ответственный за табельный учет, до 17-00 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в ОК.
4. Функции
На табельщика возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение табельного учета работников подразделения.
2.2. Осуществление контроля за явкой на работу, опозданиями и
неявками работников подразделения.
2.3. Работа с документацией (оформление табеля на бумажном носителе и электронном виде).
2.4. Выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя.
5. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций табельщик
обязан:
3.1. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников подразделения, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.
3.2. Вести учет списочного состава работающих в подразделении.
3.3. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.
3.4. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.
3.5. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
6. Права
Табельщик имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства Университета, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства подразделения предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководителя подразделения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
7. Ответственность
Табельщик несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
Руководитель структурного подразделения
_________________________
С инструкцией ознакомлен:
_________________________
|
