Методические указания рекомендованы к изданию редакционно-издательским советом ЗабГУ
Скачать 1.94 Mb.
|
| ГЛАВА 7. САМОМЕНЕДЖМЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ (СПЕЦИАЛИСТА) 7.1. Понятие умственного труда, его виды и особенности Труд в любой сфере деятельности имеет биологическую и социально-экономическую основу. С физиологической точки зрения труд – это затраты физических и духовных сил человека, его жизненной энергии, связанные с достижением конечного, заранее намеченного результата. Общественный характер труда предполагает наличие экономических и социальных отношений между отдельными работниками и их группами, а также разделение труда, т. е. обособление трудовой деятельности и специализацию на отдельных видах труда. Совершенствование разделения трудовой деятельности лежит в основе распределения труда на две группы: физический труд и умственный труд. К умственному труду относятся те виды трудовой деятельности, которые характеризуются преобладанием нервных нагрузок, связанных с объемом, напряжением, глубиной внимания, способностью его к переключению, с такими психофизиологическими процессами, как память, восприятие, мышление и т. д. Вместе с тем физические нагрузки, обусловленные расходованием двигательной энергии, преобладанием динамических мускульных затрат, при умственном труде незначительны. Деление трудовой деятельности на умственную и физическую в значительной мере условно, поскольку в любом труде в большей или меньшей степени присутствуют как физические, так и умственные нагрузки. Особенностями преимущественно умственного труда являются: высокий удельный вес нервно-психических нагрузок; многообразие и частая сменяемость рабочих динамических стереотипов; более высокие в сравнении с физическим трудом доля творчества и степень ответственности; отсутствие вещественного результата труда. В то же время с физиологической точки зрения умственный труд характеризуется: ограниченностью подвижности организма работника; низким уровнем протекания физиологических процессов (ассимиляции и диссимиляции), что ведет к определенным негативным изменениям костно-мышечной системы, а также систем дыхания и кровообращения. Знание особенностей физиологии и психологии людей, занятых физическим или умственным трудом, позволяет решать вопросы повышения эффективности их трудовой деятельности посредством улучшения условий труда, в том числе путем проведения организационных мероприятий. Организация труда работников, занятых выполнением преимущественно умственных функций, значительно отличается от организации труда работников физического труда: деятельность служащих, специалистов, руководителей, работников творческого труда требует длительного обучения в высших и средних специальных заведениях и постоянного повышения уровня знаний в соответствии с развитием науки и техники; труд работников, выполняющих преимущественно умственную работу, особенно руководителей и специалистов, является наиболее ответственным и требует высоких нервных нагрузок. Психофизиологические особенности умственного труда связаны с тем, что в содержании этого труда значительное место занимает творческое мышление – сложнейший психофизиологический процесс, протекающий в коре головного мозга человека в период трудовой деятельности. В результате творческого мышления появляется новая мысль, складываются определенные понятия, оформляется образ, которые впоследствии используются в практической работе. Творческое мышление в различной степени необходимо для решения многообразных производственных (технических или организационных) задач. Чем сложнее и разнообразнее труд, тем требуется большая напряженность высших отделов центральной нервной системы (прежде всего, коры больших полушарий головного мозга) для его выполнения. Кроме того, особенностями умственного труда являются: высокий уровень внимания (т. е. сосредоточение психической деятельности народном или нескольких взаимосвязанных объектах) и, прежде всего, активного волевого внимания; хорошая память (т. е. с психофизиологической точки зрения процесс формирования, хранения и воспроизведения в определенное время необходимой информации). С определенной долей условности умственный труд подразделяется на следующие группы: труд технических исполнителей, труд специалистов, труд руководителей. Первая группа (технические исполнители) выполняет, как правило, определенные регламентированные функции (например, технический контроль, разработку технической документации). Вторая группа (специалисты) выполняет функции, связанные с развитием и совершенствованием производства, а также обеспечивает техническое руководство производственным процессом (например, осуществляет разработку технологических процессов, конструирует и внедряет новшества на производстве, выполняет аналитическую работу). Третья группа (руководители) обеспечивает техническое и организационное руководство производством, принимает управленческие решения, определенные уровнем их компетенции, отвечает за результаты производства. К этой группе работников относятся директора предприятий и фирм, начальники различных уровней, главные специалисты, государственные чиновники и т. д. Перечисленные особенности умственного, прежде всего управленческого, труда требуют от работников высокого профессионализма и хорошей теоретической подготовки, так как без этого невозможна эффективная деятельность инженерных работников, руководителей и лиц творческого труда. Особые условия эффективности умственного труда в значительной степени обусловливаются существенно неодинаковым социально-экономическим положением работников, занятых умственным и физическим трудом, а также различием выполняемых ими функций. Так, работники умственного труда, относящиеся к интеллигенции, осуществляют функции по управлению производством, государственную, культурно-просветительскую и научную деятельность, обеспечивающие развитие и внедрение инновационных процессов, способствующих научно-техническому прогрессу. В то же время работники физического труда, который характеризуется как преимущественно исполнительский труд, непосредственно воздействуют на предмет труда. Все это, а также психофизиологические особенности умственного и физического труда обусловливают разные требования к организации различных видов трудовой деятельности. Основные требования к организации работ и рабочего места работников умственного груда. В современных условиях не потеряли значимости сформулированные Н. Е. Введенским основные требования к организации умственного труда, состоящие в следующем: 1. Постепенное вхождение в любую трудовую деятельность, в том числе в умственную. Работу необходимо начинать с наиболее простых элементов, таких как подготовка рабочего места, планирование труда на предстоящий период. 2.Соблюдение строгой последовательности в выполнении умственной работы, систематичности и тщательного планирования трудовой деятельности. 3.Определение и последовательное соблюдение оптимального темпа и ритма выполнения работы, в том числе умственной, что в значительной степени снижает утомляемость. При этом необходимо помнить, что чрезмерно завышенный и чрезмерно заниженный темп работы вредно влияет на организм человека и уровень его работоспособности. Темп работы следует устанавливать с учетом индивидуальных возможностей человека, которые могут сильно различаться. 4. Установление и соблюдение научно обоснованного режима труда и отдыха при разумном сочетании умственной и физической деятельности с занятиями физкультурой и спортом. Соблюдение перечисленных условий создает предпосылки для эффективного выполнения функций умственного труда. Однако для достижения высоких результатов умственного труда необходимо создание научно обоснованной действенной системы материального и морального стимулирования, в том числе его общественное признание. Важным условием продуктивности умственной деятельности является рациональная организация, к элементам которой относятся: организация рабочего места; организация справочно-информационной деятельности; работа со специальной литературой; ведение личного архива; установление деловых контактов; планирование личной работы; умелое использование технических средств в процессе умственного труда и т. п. Под рабочим местом работника умственного труда подразумевается совокупность предметов мебели и технических средств, используемых в работе. Совершенствование рабочего места предполагает оснащение его всем необходимым в соответствии с особенностями выполняемой работы, а также рациональное расположение необходимого оснащения, создание наиболее комфортных условий для работы, предотвращение воздействия неблагоприятных факторов внешней среды, облегчение труда, поскольку он связан с постоянным высоким нервным напряжением, большими статическими нагрузками, однообразной неподвижной рабочей позой, что вредно сказывается на организме человека. Многообразие условий, в которых выполняются функции умственного труда в различных сферах, не позволяет создать единую схему организации рабочего места. Этим объясняется тот факт, что типовые проекты организации рабочего места имеются лишь по некоторым специальностям, где преобладает умственный труд. Вместе с тем существуют общие требования к организации рабочего места работника умственного труда, главными из которых являются досягаемость, обозримость всех рабочих материалов, а также изолированность рабочего места. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, при - которой все технические средства и рабочие материалы располагаются так, что работа с ними не требует липших движений, не приводит к утомлению и нерациональным затратам рабочего времени. Обозримость в сочетании с постоянством мест хранения материалов позволяет сократить потери рабочего времени на их поиск. Изолированность рабочего места для работника умственного труда позволяет снять излишнее нервное напряжение, избежать влияния отвлекающих факторов. Организация работы с источниками информации. Поскольку умственный труд связан с постоянным поиском информации, то возможность быстро находить ее является важным условием повышения плодотворности умственного труда, а также его качества и оперативности. Увеличение объема информации усложняет систему ее поиска и предполагает наличие определенных навыков, позволяющих быстро и профессионально ориентироваться в ней, полнее использовать различные источники и значительно сократить сроки поиска информации. Подготовленность любого специалиста в вопросах получения информации должна складываться из ряда необходимых представлений: об общей системе научно-технической информации, обо всех источниках информации по конкретной специальности, о наиболее совершенной системе поиска информации. Кроме того, специалист должен обладать определенными навыками в использовании вспомогательных информационных и библиографических материалов. Поиск информации целесообразно вести в трех направлениях: в библиотеках (прежде всего, в научных и специальных); в органах научно-технической информации (в государственной системе научно-технической информации, которая обеспечивает обработку научных документов, их обобщение и публикацию в специальных изданиях — реферативных журналах, различных обзорах, библиографических указателях и т. д.); в книготорговой сети. Для получения в научной и специальной библиотеках наиболее полной информации в достаточно сжатые сроки необходимо уметь работать с каталогами и картотеками. Каталоги представляют собой перечень источников информации, имеющихся в библиотеке, а картотеки содержат перечень материалов по определенной тематике. Все каталоги и картотеки подразделяются на основные и вспомогательные. К основным каталогам относятся алфавитный (по фамилии автора или названию книги), систематический (по отдельным отраслям знаний) и предметный (по содержанию литературы, конкретным предметам и объектам изучения, расположенным по алфавиту); к вспомогательным -различные тематические каталоги и картотеки, а также картотеки по видам документальных источников информации. В частности, вспомогательные картотеки могут быть библиографическими и фактографическими. В качестве «ключа» к поиску информации используются библиографические указатели, т. е. перечни литературы, составленные по определенному принципу. Большое значение в работе с отобранной книгой имеет умение быстро разобраться в ее структуре, оценить содержание и все наиболее интересное и необходимое зафиксировать в удобной для себя и понятной форме. Работа со специальной научной литературой для работников умственного труда является одним из наиболее важных элементов деятельности. Эффективность этой работы зависит прежде всего от совершенства владения техникой чтения специальной литературы, а также от умения вести необходимые записи. Овладение техникой чтения специальной литературы складывается из следующих этапов: предварительное ознакомление с источником информации. Па этом этапе в зависимости от конечной цели ознакомления с книгой (чтение ее полностью, отдельных разделов или поиск конкретных сведений) происходит предварительное получение сведений об издании, знакомство с аннотацией, оглавлением, списком литературы и т. д.; чтение книги, предполагающее беглый просмотр содержания или тщательную проработку текста. Ведение записей при чтении – обязательное условие работы со специальной литературой, способствующее закреплению в памяти наиболее существенных положений и фактов и позволяющее легко отыскать интересующие специалиста материалы при повторном обращении к источнику. В процессе записи необходимо соблюдать ряд общих требований, чтобы действительно зафиксировать прочитанное в памяти. В частности, обязательно следует записать свое мнение об источнике информации, использовать различные приемы (сокращения, символику и т. д.), позволяющие сделать записи лаконичными, а скорость записи – высокой. Одним из важных элементов организации умственного труда является создание и хранение личного архива, без которого серьезная работа по специальности невозможна. Личный архив может включать различные документы, копии, картотеки, конспекты, личную научную библиотеку, микрофильмы, вырезки и пр. Упорядочение личного архива позволяет наиболее полно использовать информацию в работе, систематически пополнять ее, сокращать время на поиск необходимых материалов. Основные условия эффективности делового общения. Эффективное использование рабочего времени, плодотворность деятельности работников умственного труда зависят от того, насколько Правильно строится их деловое общение. Последнее включает деловую переписку, телефонные разговоры, установление непосредственных деловых контактов. При плохом владении техникой делового общения возрастают потери рабочего времени, увеличиваются затраты труда на решение даже самых несложных вопросов, появляется чувство психологического дискомфорта, обиды или раздражения. Чтобы избавиться от подобных проблем, необходимо придерживаться определенных правил и использовать выработанные практикой приемы делового общения. Так, при использовании личной деловой переписки следует иметь в виду, что и служебное, и личное письмо должно быть лаконичным и точным. Служебная переписка должна содержать информацию, изложенную в доступной для адресата форме, не включать липших сведений и общих положений, быть четкой, убедительной и простой по форме. Форма обращения к адресату также должна быть продумана и соответствовать тону письма. При выборе обращения в письме-ответе целесообразно остановиться на том варианте, который использовал в своем письме адресат. Для разных категорий работников принята специфическая форма официального письменного обращения (например, для ученых, как правило, указывается ученое звание). Деловое письмо предполагает определенную концовку в виде выражения благодарности, надежды па дальнейшее общение (сотрудничество), пожелания успехов и т. и. Подписывая письмо, следует придерживаться сложившихся стандартов, что является нормальным как для служебной, так и для личной деловой переписки. В настоящее время все большее распространение получает стандартизация личной деловой переписки. Ведение деловых переговоров по телефону также предполагает определенную культуру телефонного общения, позволяющую значительно сократить нерациональные затраты рабочего времени. Однако не все деловые вопросы могут быть решены по телефону. Поэтому необходимо продумать: какую форму следует избрать для делового общения. Совершенствование телефонного общения предполагает: правильную и системную запись телефонных номеров с указанием всех данных абонента; обязательную подготовку к телефонному разговору, чтобы предмет разговора был конкретным, содержательным и непродолжительным (не 'более 5-6 мин); правильный выбор времени для телефонного разговора; использование соответствующей формы обращения. Техника установления непосредственных деловых контактов –важный элемент делового общения. Ведение деловых разговоров требует соблюдения определенных правил, от чего зависит их результат. Основываясь на практике, можно условно выделить два основные типа деловых разговоров: информационный, целью которого является получение информации; дискуссионный, когда каждый из партнеров отстаивает свою позицию. Техника проведения делового разговора предполагает соблюдение следующих правил: четкое определение предмета разговора (обсуждения), его целей; разработку проекта рабочей недели; составление планов рабочего дня. Планирование личного бюджета времени, по существу, сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Планировать следует не только свои профессиональные и личные цели, но и всю текущую рабочую нагрузку. Это необходимо для того, чтобы получить ясность, какую работу необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а какие нагрузки можно избежать. Планирование трудовой деятельности работников умственного труда. Планирование личной работы осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы: анализ личного бюджета времени; оценку планируемой деятельности; сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени; формирование личного перспективного плана; приоритетность их выполнения. Организовать свое рабочее время работникам умственного труда помогают различные технические средства, а также приспособления: карточная техника; микрокалькуляторы; аппаратура для звукозаписи (диктофоны, магнитофоны и пр.); аппаратура для микрофильмирования и чтения микрофильмов; компьютерная техника, ксероксы; канцелярские принадлежности, в том числе для черчения; пишущие машинки и др. Информация об этих технических средствах и приспособлениях и грамотное их использование работниками умственного труда в повседневной деятельности повышают эффективность труда, делая его более привлекательным, а также снижают утомляемость и вносят разнообразие в выполнение трудовых процессов. 7.2. Технология самоменеджмента руководителя (специалиста) Многие выдающиеся люди добивались успеха благодаря четкой организации своего личного труда. Человек, естественно, не может управлять самим временем, но способен управлять своими делами с учетом данного фактора. Следует отметить, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, т.е. способность планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Без этого невозможно эффективно работать. По существу, у всех одинаковое количество времени, только одни используют его лучше, а другие хуже. Персональный менеджмент (англ. selfmanagment — самоменеджмент) — это целенаправленное и последовательное применение практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Система персонального менеджмента включает следующие шесть процедур: 1. Постановка цели — анализ и формирование личных целей, выбор количественных критериев их достижения. 2. Сбор и обработка информации — сбор первичной информации и ее обработка по выбранному плану действий. 3. Планирование — разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности. 4. Принятие решений по предстоящим делам для достижения критериев управления. 5. Реализация решений и организация их исполнения включают составление распорядка дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач. 6. Контроль (самоконтроль и контроль итогов, в случае необходимости — корректировка целей). Сущность системы персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам человека, его способности управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков: 1. Личная организованность, пунктуальность. 2. Самодисциплина. Постоянная целенаправленная деятельность. 3. Знание техники личной работы и научной организации труда. 4. Мотивация человеческого потенциала на реализацию жизненных целей. 5. Способность быть здоровым и работоспособным. 6. Способность сформулировать и реализовать жизненные цели. 7. Личный самоконтроль. В табл. 4 представлена технология самоменеджмента. Таблица 4 Технология самоменеджмента
Планирование — это совокупность таких действий, как исследование, аналитика и других для нахождения комплекса решений, направленных на достижение целей какой-либо личности, организации, ряда организаций или всех граждан и организаций в регионе, стране или мире. Планирование означает прежде всего умение думать с опережением и предполагает системность в работе. Планирование далеко от импровизации — оно требует аналитического мышления. Планировать собственную деятельность нужно поэтапно, выполняя следующие процедуры: 1. Проанализировать бюджет времени. 2. Определить содержание планируемых дел. 3. Рассчитать время, необходимое для выполнения этих дел. 4. Составить план перспективных дел на год. 5. Разработать тематический список дел на месяц. 6. Составить план действий на неделю. 7. Записать текущие дела и составить рабочий план на день. Существует ряд преимуществ письменной формы планирования: письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти; планы, которые держат в голове, легко отвергаются; письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе; вы меньше отвлекаетесь и больше занимаетесь только намеченными задачами; благодаря контролю результатов невыполненные дела не теряются (переносятся на следующий день); последовательное планирование обусловливает совершенствование вашей личной техники и методов работы; существует ясность относител ьно того, что надо сделать в течение дня, вы стараетесь рационализировать свой труд и сознательно противодействовать помехам внутренней и внешней среды. Существует множество правил планирования, следуя которым вы должны значительно повысить эффективность планирования собственной деятельности: сначала нужно поставить себе цель — это необходимое условие начала любого планирования. Цель должна быть объективной и отвечать вашим возможностям; необходимо выбрать количественные критерии достижения поставленной цели; необходимо составить себе обзор возможных условий и факторов, могущих оказать на ваш план то или иное влияние; следует попытаться скомбинировать и адаптировать их таким образом, чтобы они в максимальной степени соответствовали поставленной вами цели; нужно дать оценку составленных вами комбинаций и выбрать наилучший вариант; при непосредственной разработке плана не следует сильно его детализировать — держите в голове весь план целиком. Детализация должна носить примерно одинаковый характер. Такое часто происходит из-за чрезмерного усердия или по неопытности, но тем не менее, это лучше, чем что-то упустить; никогда не следует внедрять незаконченные планы. Неполное планирование может привести к необходимости импровизации, что, в свою очередь, вызовет неуверенность; а это, как правило, ведет к принятию необоснованных решений; в планировании могут быть допущены и отклонения, которые следует сводить к минимуму. Это относится, например, к первоочередным целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут достигать больших величин и регулируются критериями достижения целей. Контроль — это постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть. Постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними решения и контроль над их исполнением. Контроль очень важен при реализации жизненных целей: он служит для их улучшения. Контроль охватывает три задачи: 1. Осмысление физического состояния (что достигнуто к моменту осуществления контроля?). 2. Сравнение запланированного с достигнутым (в какой степени достигнута поставленная цель?). 3. Корректировка по установленным отношениям (какие отношения имеют место?). Регулярно через равные промежутки времени необходимо проверять свои планы и организацию труда. Это поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, неверные приоритеты, неприятные отвлечения от работы) . Контроль над результатами труда должен проводиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль). Следует осуществлять регулярную корректировку хода выполнения своих годовых, месячных, недельных и дневных планов. Контроль результатов должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было провести необходимые корректировки. 7.3. Инструменты личной работы Тысячелетняя история развития менеджмента до середины прошлого столетия базировалась на примитивных технических средствах (папирус, бумага, блокнот, кисточка, карандаш, гусиное перо, ручка, счеты, арифмометр, часы, телеграф). Принятые решения передавались чаще в виде устных распоряжений или письменных приказов через курьеров. Концентрация производства, рост числа управляющих, интернационализация бизнеса потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу менеджера. Со временем пришло понимание, что механизация управленческого труда дает значительно больший эффект, чем сокращение ручного труда в производстве. Известно множество технологий и средств организации управленческого труда, которые в зависимости от принципов фиксации информации и техники работы можно разделить на пять поколений. Календарь. Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла в позапрошлом веке и в совершенном виде материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 г. На каждый день отводилась одна страничка календаря, где указывалось число, день недели, месяц и год, а впоследствии добавились национальные и религиозные праздники, дни рождения великих людей. Наличие свободного пространства давало возможность делать необходимые записи: переговоры, совещания, расходы, встречи, мероприятия. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом чиновника и менеджера. Однако с развитием радио, телевидения его роль как оперативного информатора стала снижаться, а стационарное размещение на рабочем столе было явным неудобством для коммивояжеров, брокеров, агентов, маклеров. Поэтому результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник — это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разнообразного формата (А4, А5 и А6) с прочной обложкой. Ежедневник можно было брать с собой в командировки и на совещания, положив в портфель или дипломат. Сохранность информации была уже выше, чем у перекидного отрывного календаря, и ее можно было архивировать по годам. Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных мероприятий, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации, которая группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням. В 1980-х гг. еженедельники почти вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятия. «Организатор» (от англ. organizer). Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась в виде «организатора» (1921). Действительно, эти три необходимых инструмента менеджера должны быть всегда под рукой. Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Существует множество модификаций организаторов импортного и отечественного производства. Наиболее удобными оказались «организаторы» формата А4 и А5, так как позволяли делать записи на листах стандартного формата и хранить инструмент в дипломате или дамской сумке. Большое практическое значение имело использование в организаторах съемного кольцевого механизма взамен обычного скоросшивателя или отрывного блокнота. Это позволяло многократно использовать справочные данные (адреса фирм, телефоны, нормативы) и легко их заменять при необходимости. Логическим дополнением «организатора» явилось включение в его структуру микрокалькулятора в 1980-х гг. Впоследствии появились даже модификации «организаторов», где большой микрокалькулятор был главной «изюминкой» для бухгалтера, финансиста и экономиста. «Тайм-менеджер» (ТМ). Инструмент был создан в 1975 г. пред- приимчивыми супругами из Дании. Им удалось материализовать главную идею целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии решения глобальных мероприятий («слоновых задач»). Тайм-менеджер стал инструментом третьего поколения и флагманом для достижения конечных результатов в отличие от рутинной фиксации выполнения мероприятий в календаре. Он позволяет менеджеру четко контролировать и распоряжаться своим временем исходя из поставленных целей, связать воедино «что» и «когда» вы хотите делать. Тайм-менеджер создает единую технологическую базу для принятия и исполнения решений (цели, функции, задачи, операции) на основе гибкого календаря (планы на год, месяц, неделю, день). Электронная записная книжка. Развитие электронной техники не оставило без внимания управленческий персонал и привело к созданию универсального электронного «организатора». Электронные записные книжки (ЭЗК) были сконструированы в Японии. Они появились в 1980-х гг. и сразу получили признание у широкого круга людей (бизнесменов, менеджеров, коммивояжеров, инженеров, студентов, туристов) в основном благодаря многоцелевому использованию ЭЗК и малому габариту. В настоящее время на российском рынке предлагаются к продаже разные модели ЭЗК различных фирм-производителей. Предлагаемые модели отличаются по характеристикам довольно значительно, поэтому сказать однозначно, ЭЗК какой фирмы предпочтительнее, нельзя. Все зависит от практической значимости возможностей каждой модели. Компьютерные системы организации труда. Получили распространение в начале 1980-х гг. с бурным развитием персональных компьютеров, когда они стали неотъемлемой частью офиса и дома. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера, программиста и специалиста любого профиля получила «второе дыхание», когда в программное обеспечение были заложены главные идеи ТМ: целевое планирование, ключевые задачи, гибкий календарь, проблемно-ориентированные бланки. Из наиболее известных следует отметить программное обеспечение ТМ «Ключ к результатам» на базе компьютеров IBM и Macintosh и «Lotus» на базе IBM. Очень непростое дело — дать совет, на каком инструменте личной работы остановить свой выбор. Это зависит от целого ряда факторов: типа предприятия, категории сотрудника, планируемых годовых расходов, уровня владения компьютером и характера работы сотрудника. Тип предприятия или организации и его экономическое положение всегда являются решающим фактором. Предприятие может для своих сотрудников приобрести календари или «организаторы» в качестве элемента фирменного стиля. В этом случае календари, ежедневники, еженедельники и калькуляторы выдаются всем руководителям и ведущим специалистам, т.е. имеет место тиражирование инструментов в тысячах копий. Предприятие малого бизнеса с численностью работников 50— 100 чел., которое не может позволить такие расходы на создание фирменного стиля, может закупить инструменты в обычных магазинах. Категория сотрудника имеет также большое значение в выборе инструмента. Первый руководитель (директор, президент) может пользоваться любым инструментом, но в современных рыночных условиях он обязан иметь престижный ТМ в кожаном футляре или ЭЗК. Желательно, чтобы руководители подразделений имели виниловые ТМ или «организаторы», а техника личной работы была бы унифицированной. Это всегда дает экономический эффект. Многое зависит от планируемых годовых расходов на 1 сотрудника. Если вы можете израсходовать более 1000 долл. в год, то вы можете использовать всю гамму инструментов. Важно иметь долгосрочную программу работы с современными инструментами и не делать резких поворотов. В качестве базового набора для руководителей и ведущих специалистов мы рекомендуем ТМ, ЭЗК и компьютерную систему. При планировании расходов от 200 до 1000 долл. следует остановиться на ТМ, ЭЗК и КПК для разных категорий сотрудников. Если вы не планируете значительных вложений в технику личной работы (до 200 долл. в год), то Вы можете выбирать между календарем, «организатором» или простой ЭЗК. Уровень владения компьютерной техникой определяет ручной или компьютерный вариант инструмента. Важное значение в выборе инструмента имеет характер работы сотрудника, определяемый временем нахождения на рабочем месте. Если вы постоянно находитесь в офисе и за письменным столом, то ваш выбор максимальный. При частичном нахождении на рабочем месте, когда остальное время вы тратите на обход цехов или участков, за рулем автомобиля, часто бываете на совещаниях — тогда ТМ, КМК или компьютерная система на базе «Note book» для вас подходит. Сотрудники, имеющие разъездной характер труда (коммивояжеры, агенты, водители, курьеры и т.п.), могут эффективно использовать «организатор», ТМ, ЭЗК или КПК. 7.4. Делегирование полномочий Делегирование можно считать одной из самых важных проблем в управлении и вместе с тем одной из самых сложных и актуальных. Это способ распределения среди работников организации задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей организации. В небольших организациях, относящихся к сфере малого бизнеса, предприниматель может руководить сам, выполняя практически все основные функции управления и принимая необходимые решения. Однако по мере расширения деятельности и роста масштабов организации руководитель вынужден часть своих задач передавать подчиненным, так как время, знания и опыт любого руководителя ограничены и единоличное руководство становится невозможным или крайне неэффективным. Именно умение добиваться выполнения работы другими составляет смысл управления, а возможность делегирования превращает человека в менеджера. Если какому-либо работнику руководитель делегирует выполнение определенных задач, он должен представить ему и необходимые для этого ресурсы, поэтому вместе с задачами руководитель вынужден делегировать и соответствующий объем полномочий. Полномочия — это право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации. Делегирование предполагает передачу задач и полномочий от высших уровней управления к низшим. На практике процесс делегирования двусторонний: он предполагает как передачу, так и принятие полномочий, что требует учитывать не только волю и желание руководителя, но и возможность и согласие подчиненного, поскольку, если подчиненный не принимает полномочий от руководителя, то делегирование не происходит. Чтобы добиться эффективной организации взаимодействия, руководитель должен делегировать работнику полномочия, достаточные для выполнения всех задач, связанных с занимаемой им должностью. Это простое правило, называемое в менеджменте принципом соответствия, на практике, к сожалению часто нарушается, и на работника возлагают задачи, выполнить которые он оказывается не в состоянии, так как соответствующие полномочия ему забыли делегировать. Одновременно с рабочей задачей должны также делегироваться необходимая компетенция и функциональная ответственность. Современные научные концепции разделяют делегирование ответственности и делегирование власти, прав. Ответственность — это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Власть — реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать или то, что человек действительно может делать. По характеру полномочий принято различать два основных типа организационных полномочий: линейные и аппаратные. Линейные полномочия — основной вид полномочий, появившийся одновременно с возникновением иерархических организаций. Они означают право непосредственного единоличного командования, отдачи приказов и распоряжений, принятия решений по всем вопросам, возникающим в подчиненном руководителю коллективе. Линейные полномочии лежат в основе формирования организационной структуры. Возникновение аппаратных полномочий вызвано усложнением организаций и управленческого труда, его разделением и специализацией руководства. В результате такой специализации сформировался управленческий аппарат, главное назначение которого — помощь линейным руководителям в принятии и реализации решений. Технология делегирования включает следующее: выбор сотрудника, инструктаж, стимулирование работы, наблюдение и предупреждение ошибок, помощь в случае необходимости, контроль, совместная оценка хода реализации цели и полученного результата, получение информации для постоянного совершенствования рабочего процесса. Делегирование целесообразно в в следующих ситуациях: 1. Подчиненный может эту работу выполнить лучше руководителя. 2. Большая загруженность не позволяет самому заняться данной проблемой. 3. Делегирование в качестве метода подготовки перспективных сотрудников в кадровый резерв. 4. Необходимо освободить время для более важных проблем. 5. Изучение коллектива путем выявления деловых качеств, поручая решение тех или иных задач. 6. Необходимость покинуть рабочее место на продолжительное время. В любой из перечисленных ситуаций делегирование должно осуществляться с учетом особенностей конкретного случая. Перечислим основные правила, которые помогут эффективному исполнению поручений руководителя: 1. Любое поручение должно быть объективно необходимым. 2. Не следует давать поручения, если нет уверенности, что оно реально и его можно выполнить. 3. Перед тем как дать серьезное поручение, обязательно поговорите, посоветуйтесь с подчиненным. 4. Обеспечьте подчиненным условия, необходимые для выполнения работы. 5. Давая поручение, учитывайте индивидуальные особенности подчиненного. 6. Поручение должно воспитывать и развивать у подчиненных самостоятельность и инициативу. 7. Поручение лучше давать в форме просьбы, а не приказа. 8. Поручение давайте спокойным, доброжелательным, твердым и уверенным тоном. 9. При любых обстоятельствах помните о необходимости вежливости, культуре своего поведения и чувстве собственного достоинства подчиненного. 10. Больше учите, чем приказывайте. Найдите время для обучения подчиненного. 11. Заинтересуй» подчиненного общественной значимостью задания, непосредственной практической пользой для коллектива и лично для него. 12. Вызывайте состязательность, желание отличиться, проявить свои способности, подчеркните особую роль исполнителя, важность его усилий. 13. Не давайте исполнителю одновременно несколько поручений. 14. Убедитесь, что подчиненный отчетливо представляет себе суть поручений и свои задачи. 15. Укажите точный срок завершения работы и форму ее представления. 16. Требуйте от подчиненного выполнения порученной ему работы. 17. Не допускайте, чтобы подчиненный перекладывал свое задание на вас. 18. Не допускайте несанкционированных заданий. В любой из перечисленных ситуаций делегирование должно осуществляться с учетом особенностей конкретного случая. Наиболее типичные ошибки руководителей при делегировании: плохое объяснение поручения; неумение проверить выполнение работы; боязнь уронить свой авторитет; недоверие к исполнению поручения; ворчливость; умаление роли подчиненного. Контрольные вопросы:
|
Похожие:
 | Рекомендовано к изданию редакционно-издательским советом Восточно-Сибирского государственного технологического университета | | Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве методических указаний |
| Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве методических указаний | | Рекомендованы к изданию Научно – методическим советом гоу спо «Беловский педагогический колледж» |
 | Приводятся также материалы судебной практики, изучение которых поможет студентам в решении казусов и ответах на вопросы | | Рецензент: Муратова Н. Г. – д ю н., профессор Казанского (Приволжского) федерального государственного университета, заслуженный юрист... |
| Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического... | | Материал одобрен и рекомендован в печать редакционно-издательским советом гнпб им. К. Д. Ушинского рао |
| Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия для студентов направления 230100... | | Л 54 Менеджмент: Методические указания по написанию магистерской диссертации/ Авт сост.: А. Ф. Лещинская, О. А. Груздева./ Под ред.... |