14.3.4 Формирование сводных заявок на закупку
Г РБС создает заголовок сводной заявки, сообщая Вам номер документа.
Формирование сводной заявки со стороны ПБС заключается в создание обычной заявки на закупку, где отличительным признаком служит текстовое поле «Примечание». В нем необходимо указать, что заявка будет включена в сводную и номер документа сводной заявки. Пример: сводная №4. К заявке прикрепляется документация по сводным торгам. Далее документ согласуют по абсолютно такой же цепочке, как и обычную заявку на закупку. После утверждения документа, ГРБС включает заявку в сводную. Для заявок на закупку, на основании которых формировалась сводная заявка, выполняется автоматический переход «Утверждён» - «Включена в сводную». ГРБС переводит сводную заявку на рассмотрение в Управление организации торгов.
Т.е. сводная заявка наполняется за счет утвержденных заявок на закупку.
14.3.5. Создание копии Заявки
Для создания копии заявки нажать на кнопку «Операции», в высветившемся меню выбрать пункт «Создать копию».
Заполнить появившуюся форму следующими значениями:
Поле «№ исходного документа» - заполняется автоматически текущей записью, иначе – выбор из заголовка интерфейса "Заявки на закупку. Редактируемые", "Заявки на закупку. Действующие". Отображается поле "№ документа".
Поле «Дата нового документа» - дата нового документа. Ввод с клавиатуры или выбор из календаря
Номер уточнению будет присвоен автоматически согласно алгоритму уполномоченного органа.
При выполнении данной операции создается полная копия Заявки на закупку в состоянии "Редактируется". Происходит наполнение заголовка и всех детализаций данными из первоначального документа (за исключением поля "Регистрация" - поле остается пустым). Поле "Тип документа" заголовка интерфейса "Заявки на закупку" заполняется значением "Заявка на закупку" и после выполнения операции закрыто для редактирования.
14.4. ПРОВЕРКА ВВЕДЁННЫХ ДАННЫХ И ОТПРАВКА ДОКУМЕНТА НА СОГЛАСОВАНИЕ
Перед отправкой проверить правильность внесённых данных. При необходимости отредактировать данные.
14.4.1. Переходы состояний Заявок на закупку (ЗНЗ) ПБС
После того как ЗНЗ сформирована, она переводится в состояние «На согласовании ГРБС». Далее ЗНЗ контролирует ГРБС, и, если все заполнено правильно, то ГРБС переводит ЗНЗ в состояние «На согласовании ФО». Если ЗНЗ заполнена неверно, то ГРБС отклоняет её.
ЗНЗ, находящаяся в состоянии «На согласовании ФО», контролируется финансовым органом.
Финансовый орган контролирует ЗНЗ на наличие средств по росписи.
Финансовый орган после проверки и контроля ЗНЗ может:
- перевести ЗНЗ в состояние «На согласовании УО», при этом будут зарезервированы средства по росписи;.
- вернуть её «На доработку от ФО» (в этом случае ПБС редактирует Заявку с учетом замечаний ФО и снова отправляет «На согласование ГРБС» либо удаляет её (по своему усмотрению))
ЗНЗ, находящаяся в состоянии «На согласовании УО», контролируется Уполномоченным органом.
Уполномоченный орган после проверки ЗНЗ:
- переводит ЗНЗ в состояние «Утвержден» (если всё заполнено верно);
- отправляет ЗНЗ в состояние «На подтверждение ФО (для отклонения)». В этом случае при снятии резерва финансовым органом заявка отклоняется;
- отправляет ЗНЗ в состояние «На подтверждение ФО (для доработки)». В этом случае при снятии резерва финансовым органом заявка переводится в состояние «На доработке от ФО».
Если ЗНЗ переведена в состояние «На доработке от ФО», необходимо перевести ее в состояние «Редактируется», выполнить необходимые изменения и сохранить их. После чего должна пройти вся процедура согласования ЗНЗ заново.
14.4.2. Переходы состояний Заявок на закупку (ЗНЗ) ГРБС
После того как ЗНЗ сформирована, она переводится в состояние «На согласовании ФО».
ЗНЗ, находящаяся в состоянии «На согласовании ФО» контролируется финансовым органом.
Финансовый орган контролирует ЗНЗ на наличие средств по росписи.
Финансовый орган после проверки и контроля ЗНЗ может:
- перевести ЗНЗ в состояние «На согласовании УО», при этом будут зарезервированы средства по росписи;.
- вернуть её «На доработку от ФО» (в этом случае ГРБС редактирует Заявку с учетом замечаний ФО и снова отправляет «На согласование ФО» либо удаляет её (по своему усмотрению))
ЗНЗ, находящаяся в состоянии «На согласовании УО» контролируется Уполномоченным органом.
Уполномоченный орган после проверки ЗНЗ:
- переводит ЗНЗ в состояние «Утвержден» (если всё заполнено верно);
- отправляет ЗНЗ в состояние «На подтверждение ФО (для отклонения)». В этом случае при снятии резерва финансовым органом заявка отклоняется;
- отправляет ЗНЗ в состояние «На подтверждение ФО (для доработки)». В этом случае при снятии резерва финансовым органом заявка переводится в состояние «На доработке от ФО».
Если ЗНЗ переведена в состояние «На доработке от ФО», необходимо перевести ее в состояние «Редактируется», выполнить необходимые изменения и сохранить их. После чего должна пройти вся процедура согласования ЗНЗ заново.
ВНИМАНИЕ! При попытке отправить заявку на согласование могут сработать логические контроли, проверяющие корректность ввода данных. В таком случае требуется отредактировать данные, сохранить изменения. После этого перевести заявку в состояние «На согласовании», сохранить.
14.4.3.Смена состояний документа
Для смены состояния документа нужно выполнить следующие действия:
Выбрать документ, состояние которого предстоит изменить
Нажать кнопку  - «Редактировать».
В режиме редактирования перейти на вкладку «Перевод состояний».
Выбрать из выпадающего списка нужное состояние (в зависимости от выполняемых действий это может быть «На согласовании», «На согласовании ГРБС», «На согласовании ФО», «Редактируется», «На доработку от ФО» и т.д.). После выбора состояния нажать кнопку «Переход».
Затем для подписания документа ЭЦП в появившемся окне выбираем нужный сертификат и нажимаем кнопку «Выбрать».
На экране появится окно, в котором при нажатии на кнопку «Отправить» подписанный ЭЦП пакет будет отправлен, а при нажатии на кнопку «Отмена» отправка пакета будет отменена.
Если в течении 30 сек. не будет нажата ни одна из кнопок, то отправка пакета осуществится автоматически!!!
Если отправка подписанного ЭЦП пакета прошла успешно, появится вот такое сообщение.
Необходимо нажать кнопку «ОК», после чего обновится документ и его состояние.
14.4.4. Переходы состояний документа «Заявка на закупку»/ «Уточнение заявки на закупку»
«ПБС» - «ГРБС» - «ФО» - «УО»
(редактируется) (на согласовании) (на согласовании ФО) (на согласовании УО) (утверждён)
«ГРБС», «ФО», «УО» могут отклонить документ или отправить на доработку, с указанием причины, каждый на стадии своей проверки.
Отклонение заявки. Если заявка не соответствует требованиям и не может быть переработана, то ее переводят в состояние «Отклонен», обязательно указывая при этом причину ее отклонения в поле «Причина отклонения».
Доработка заявки. Перевод заявки из состояния «На согласование» в состояние «На доработку» осуществляется, если необходимо отправить документ заказчику на доработку с целью устранения замечаний. При этом замечания по документу можно указать в поле «Причина отправки на доработку» заголовка заявки.
Редактирование заявки. Перевод заявки из состояния «На согласование» в «Редактируется» осуществляется, если необходимо внести необходимые изменения, не отправляя документ заказчику на доработку с целью экономии времени на устранение замечаний.
После отправки заявки «На согласовании ФО» Финансовый орган проверяет её и отправляет в состояние «На согласовании УО» для проверки Уполномоченным органом. Если заявка сформирована правильно, то после проверки она переводится в состояние «Утверждён». После этого заявка готова к проведению по ней процедур выявления победителя.
Для обновления данных используется кнопка «Получить данные»  . Утвержденная или отклоненная заявка попадает в интерфейс «Заявки на закупку/Действующие».
14.4.5. Формирование Уточнения к заявке на закупку
Иногда возникает ситуация, когда в утверждённую Заявку на закупку требуется внести некоторые изменения. В этом случае необходимо создать Уточнение Заявки на закупку. Для этого открыть секцию «Заказчики» → выбрать интерфейс «Заявки на закупку» → среди появившихся в рабочей области вкладок выбрать «Действующие», нажать на кнопку  для просмотра утверждённых заявок на закупку. Для быстрого поиска нужной Заявки на закупку можно воспользоваться кнопкой  «Фильтрация данных».
Выделите строчку уточняемой Заявки на закупку и нажмите кнопку  «Операции». На экране появится перечень возможных действий:
  
Выберите пункт «Формирование уточнения к заявке на закупку».
На экране появится окно «Аргументы операции «Формирование уточнения к заявке на закупку»»:
Поле «* Исходная заявка». Обязательное для заполнения поле. Заполнено автоматически номером уточняемой Заявки на закупку. Данное поле доступно для редактирования. Имеется возможность выбрать Заявку на закупку, которую необходимо уточнить, нажав на кнопку  «Вызов справочника».
Поле «Дата уточнения к заявке». Заполняется вводом с клавиатуры или выбором из календаря  .
После заполнения указанных полей нажмите  «Продолжить…».
Если вы всё проделали верно, то Уточнение заявки на закупку появится во вкладке «Заявки на закупку» → «Редактируемые».
Внесите в созданное Уточнение необходимые изменения (отредактируйте Заголовок и Детализацию документа). Не забывайте сохранять внесённые изменения.
Для отправки документа на согласование см. пункт 14.4.3. настоящей инструкции. Отслеживайте смену состояний отправленного документа (см. пункт 14.4.4 настоящей инструкции).
ВНИМАНИЕ! Нельзя создать уточнение к документу:
- Если по продукции, входящей в заявку на закупку, существуют итоги закупок. Если по продукции уже есть итоги, то будет выдано сообщение о том, что: "по продукции, входящей в заявку на закупку, существуют итоги закупок";
- Если уже создано уточнение к документу, которое не находится в состоянии "Утвержден", "Аннулирован" или "Аннулирован*". В случае, если все же существует документ в состоянии отличном от "Утвержден", "Аннулирован" или "Аннулирован*", то будет выдано сообщение: "Нельзя создать уточнение к документу, если уже создано уточнение к документу, которое не находится в утвержденном или аннулированном состоянии".
Часто задаваемые вопросы
Вопрос:
Ответ:
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
№ версии док-та
|
Дата изменения
|
Изменения
|
14.0
|
23.01.2012
|
Начальная версия.
|
14.1
|
14.02.2012
|
Добавлен пункт 14.2.4. Ввод новой продукции в справочник «Каталог продукции»
|
14.2
|
29.02.2012
|
Добавлен пункт 14.4.5. Формирование Уточнения к заявке на закупку
|
14.3
|
29.03.2012
|
Добавлено замечание о лицевых счетах в пункт 14.3.3.7. Формирование данных по финансированию Заявки.
|
   
Руководство пользователя № 14.
АИС «Государственный и муниципальный заказ».
Заявка на закупку.
|
Редакция 14.3
|
стр. из
| |
