Методические рекомендации
по календарному планированию и контролю перехода
органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных учреждений
к предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронном виде
Общие положения
Настоящие Методические рекомендации предназначены для определения правил формирования субъектами РФ (далее в том числе – регионы) календарных планов перехода к предоставлению государственных и муниципальных услуг (далее – услуги) в электронном виде, а также правил формирования отчетности и контроля исполнения данных календарных планов.
Настоящие Методические рекомендации должны применяться совместно со следующими документами:
Методические рекомендации по организации перехода органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (далее в том числе – РОИВ), органов местного самоуправления, а также учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных учреждений к предоставлению государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде (далее - Рекомендации по переводу услуг в субъектах РФ);
Методические рекомендации по организации нормативного правового обеспечения перехода на предоставление органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услуг, а также учреждениями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями в электронном виде (далее – Рекомендации по правовому обеспечению электронных услуг).
Настоящие Методические рекомендации разработаны в соответствии со следующими нормативными документами:
Перечень поручений Председателя Правительства Российской Федерации по итогам заседания Правительственной комиссии по вопросам регионального развития по вопросу "О развитии информационных технологии в субъектах Российской Федерации" 8 февраля 2010 года в г. Уфе;
Протокол совещания у Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации – Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации С.С.Собянина от 5 декабря 2009 г. № СС-П10-31пр;
Протокол заседания Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления от 13 апреля 2010 г. № СС-П10-//пр;
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 октября 2009 г. № 1555-р;
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 г. № 1993-р;
Протокол заседания Совета по региональной информатизации от 1 июня 2010 г. № 1-РИ.
Понятия и определения
Для целей настоящих методических рекомендаций используются следующие понятия:
1) предоставление услуг в электронном виде – предоставление услуг с использованием информационно-коммуникационных технологий, включая осуществление электронного взаимодействия между органами государственной власти, органами местного самоуправления, иными органами и организациями, заявителями, в том числе при исполнении административных процедур;
2) координационный орган субъекта РФ по переходу государственных органов и органов местного самоуправления на оказание услуг в электронном виде (далее – Координационный орган субъекта РФ) – коллегиальный орган, включающий представителей органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченных по вопросам информатизации и реализации административной реформы в данном субъекте Российской Федерации, а также представителей местных администраций. Рекомендуется, в качестве председателя названного координационного органа назначать должностное лицо, ответственное в целом за организацию процесса перехода к предоставлению услуг в электронном виде. Как правило, достаточными полномочиями обладает заместитель высшего должностного лица субъекта Российской Федерации, в чьи должностные обязанности входит координация деятельности в области административной реформы или информатизации региона;
3) рабочая группа по переводу услуг в электронный вид в составе отдельного органа исполнительной власти субъекта РФ, предоставляющего услуги, – рабочая группа, включающая должностных лиц, ответственных за:
внесение необходимых сведений в Сводный реестр;
анализ и доработку нормативных и правовых актов, регулирующих вопросы предоставления услуг, в целях обеспечения их предоставления в электронном виде;
сбор сведений и подготовку детального календарного плана работ по переходу на предоставление услуг в электронном виде;
модернизацию используемых информационных систем и обеспечение аппаратными средствами и коммуникациями.
Возглавлять рабочую группу должен, как правило, руководитель или заместитель руководителя этого органа власти.
4) план перехода на предоставление в электронном виде услуг в субъекте РФ (далее - План перехода субъекта РФ) – план, определяющий перечень услуг, предоставление которых будет осуществляться в электронном виде, а также поэтапное описание перехода на предоставление в электронном виде услуг в субъекте РФ;
5) директивная веха – событие, отражающее завершение отдельного этапа перехода по конкретной услуге;
6) сводный календарный план перехода органов исполнительной власти субъекта РФ, органов местного самоуправления, учреждений на предоставление услуг в электронном виде (далее - Сводный календарный план субъекта РФ) – план, обеспечивающий взаимодействие всех участников процесса перехода. В Сводный календарный план субъекта РФ включаются общие мероприятия, выполняемые на уровне субъекта РФ;
7) координационная веха – событие, обусловливающее взаимодействие и координацию деятельности отдельных участников процесса перевода услуг в электронный вид. Как правило, это точки перехода ответственности от одного участника к другому. Координационные вехи (по содержанию) – это, прежде всего, результаты мероприятий по созданию (изменению) нормативно-правовой базы и созданию (развитию) инфраструктуры;
8) рабочие планы РОИВ и органов местного самоуправления (далее - Рабочие планы органов власти) – планы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, содержащие детализированное описание работ (мероприятий), планируемых к осуществлению в рамках организации перехода к предоставлению в электронном виде каждой из услуг в рамках компетенции отдельных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Состав мероприятий определяется в соответствии с Рекомендациями по переводу услуг в субъектах РФ;
9) контрольные точки – события, запланированные в рабочих планах органов власти, по которым руководством субъекта (координационным органом субъекта РФ) принято решение о необходимости их контроля (в том числе исходя из того, что выполнение контрольных точек влияет на достижение координационных вех). Контрольные точки – это, как правило, результаты выполнения работ 4-го уровня в соответствии с принятым шаблоном рабочего плана органа власти (Приложение 3);
10) мероприятие (работа) - элемент календарного плана, отражающий законченное действие, являющееся составной частью комплекса действий, направленных на достижение конкретного результата. Работа календарного плана характеризуется ожидаемой (плановой) продолжительностью (длительностью) и конкретным результатом;
11) подтверждающий документ - документ, подтверждающий факт выполнения соответствующего мероприятия (вехи) календарного плана (акты, распоряжения, протоколы и т.д.).
Рекомендации по осуществлению планирования перехода на предоставление услуг в электронном виде в субъекте РФ
Рекомендуемый состав планов перехода к предоставлению услуг в электронном виде в субъекте РФ:
План перехода субъекта РФ;
Сводный календарный план субъекта РФ;
Рабочие планы органов власти.
План перехода и Сводный календарный план представляются субъектом РФ Заказчику-координатору для организации мониторинга и координации хода реализации проекта. Формирование рабочих планов органами исполнительной власти рекомендуется для организации исполнения проекта в субъекте РФ.
Рекомендации по формированию Плана перехода субъекта РФ1
План перехода разрабатывается в виде таблицы (в формате Microsoft Excel) в соответствии с формой, приведенной в Приложении №2.
Изменение структуры Плана перехода (отклонение от шаблона) не рекомендуется.
Перечень услуг для включения в План перехода субъекта РФ необходимо формировать на основании Сводного перечня государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также перечня услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов Российской Федерации и муниципальными учреждениями, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 г. № 1993-р.
При этом целесообразно включать в План перехода субъекта РФ все услуги, предоставляемые на территории субъекта РФ, относящиеся к основным услугам, указанным в перечне, утвержденном распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 г. № 1993-р.
Помимо указанных в Сводном перечне услуг, в План перехода субъекта РФ могут быть включены иные услуги, которые необходимо предоставлять в электронном виде в субъекте РФ.
Рекомендации по формированию Сводного календарного плана субъекта РФ
Сводный календарный план разрабатывается в формате Microsoft Project в соответствии с формой, приведенной в Приложении №3.
Изменение структуры Сводного плана (отклонение от шаблона) не рекомендуется.
В Сводный календарный план включаются общие мероприятия, выполняемые на уровне субъекта РФ. В структуре Сводного календарного плана субъекта РФ рекомендуется выделять разделы по мероприятиям, выполняемым для обеспечения реализации отдельных этапов перехода:
1-го этапа;
2-го этапа;
3-го этапа;
4-го этапа;
5-го этапа.
Внутри указанных разделов рекомендуется группировать мероприятия по следующим типам:
организационные мероприятия;
мероприятия по изменению нормативно-правовых актов;
технологические мероприятия.
В Сводный календарный план могут включаться координационные вехи, которые определены в рабочих планах органами исполнительной власти. В случае, когда в нескольких рабочих планах определены координационные вехи, идентичные по содержанию, но с отличающимися параметрами (плановыми сроками, ответственными), данные параметры необходимо согласовать с причастными участниками проекта и включить в Сводный план как одну веху.
Сводные календарные планы субъектов РФ направляются в Минкомсвязь России с целью согласования их с соответствующими вехами Координационного плана федерального уровня.
Рекомендации по формированию рабочих планов органов власти
Рабочий план органа власти разрабатывается в формате Microsoft Project в соответствии с формой, приведенной в Приложении №1.
Изменение структуры рабочего плана органа власти (отклонение от шаблона) не рекомендуется.
В случае необходимости, по отдельному запросу Минкомсвязь России готово оказать консультационную поддержку в части работы с приложением Microsoft Project, а также помочь в организации обучения по работе с данным программным продуктом.
Рекомендации по структуризации рабочих планов органов власти:
Рабочий план включает в себя два основных раздела:
координационные вехи;
мероприятия по переходу на предоставление услуг органом власти в электронном виде.
В раздел плана «Координационные вехи» рекомендуется включать координационные вехи (выполняемые другими участниками или на уровне субъекта в целом), от которых зависит выполнение органом власти мероприятий по переходу на предоставление услуг в электронном виде. Примерный перечень таких вех приводится в указанном шаблоне. При составлении рабочего плана необходимо включить только те вехи, которые значимы для выполнения мероприятий данным органом власти. В рабочем плане необходимо связать соответствующие координационные вехи и мероприятия по переходу.
Раздел плана «Мероприятия по переходу на предоставление услуг органом власти в электронном виде» включает в себя следующие уровни детализации работ (см. шаблон рабочего плана - Приложение №1):
Уровень 2. Услуги, подлежащие переводу в электронный вид, которые оказывает данный орган власти.
Уровень 3. Этапы перевода услуг в электронный вид (5 основных этапов, приведенных в Рекомендациях по переводу услуг в субъектах РФ).
Содержание уровней 2 и 3 определяется в соответствии с Планом перехода субъекта РФ в части услуг, предоставляемых конкретным органом власти.
Уровень 4. Группы работ/мероприятий по реализации соответствующего этапа перехода на оказание услуг в электронном виде. Включает следующие группы:
организационные мероприятия;
мероприятия по изменению нормативно-правовых актов;
технологические мероприятия.
Уровень 5. Ключевые работы внутри групп. Ключевые работы указаны в шаблоне рабочего плана (Приложение №1) в соответствии с Рекомендациями по переводу услуг в субъектах РФ.
Рекомендации по алгоритму формирования раздела рабочего плана органа власти. При его формировании рекомендуется придерживаться следующей последовательности:
корректировка состава ключевых работ1 (уровень 4 шаблона календарного плана);
установление связей между ключевыми работами2;
определение атрибутов ключевых работ3;
Корректировка состава ключевых работ:
В шаблоне рабочего плана органа власти задана общая структура работ, необходимая для перевода в электронный вид одной услуги. Необходимо включить в план все услуги, запланированные к переводу, относящиеся к компетенции соответствующего органа власти. Включение осуществляется копированием соответствующих разделов шаблона («Наименование услуги 1»).
Откорректировать названия работ Уровней 2-4, для чего вписать в название работ правильные наименования услуг и наименование РОИВ, органов местного самоуправления и/или учреждений субъекта РФ.
Провести уточнение состава ключевых работ (Уровень 5), для каждой из услуг. Удаление ключевых работ из плана запрещено. Возможно уточнение формулировки наименования, при котором не меняется смысл выполняемых работ.
В случае если ключевая работа не требуется (например, на одном из этапов может не требоваться изменение административного регламента предоставления услуги), то данная работа не удаляется, а в поле «Примечание» делается отметка «не требуется». В случае если работа уже выполнена, то она не удаляется, а делается отметка о выполнении (поле Фактическая дата завершения).
Допускается вводить новые ключевые работы в план. Если работы не детализируют, а дополняют работы плана, они вводятся на том же уровне вложенности (уровень 5).
Установление связей между ключевыми работами
Работы должны быть взаимосвязаны между собой с учетом последовательности их исполнения (например, работа «Разработка нормативного документа» должна быть предшественницей работы «Согласование нормативного документа»).
Определение атрибутов ключевых работ
При описании работы в рабочем плане органа власти должны быть определены следующие атрибуты:
наименование работы (мероприятия);
плановая дата начала работы;
длительность работы;
плановая дата завершения работы (рассчитывается автоматически);
ответственный региональный орган исполнительной власти, орган местного самоуправления или учреждения субъекта РФ1;
ответственный (ФИО) от регионального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления или учреждения субъекта РФ;
подтверждающий документ;
примечание.
Рекомендуется в начале планирования задать длительности всех работ и плановые даты начала выполнения работ, которым не предшествуют другие работы (с учетом связей). Тогда плановые даты начала и завершения всех работ рассчитаются автоматически.
При необходимости привести плановые даты завершения работ к желаемым срокам, рекомендуется корректировать длительность работ, связи между ними и, в крайнем случае, плановые даты начала работ. Плановые даты завершения работ вводить вручную не рекомендуется.
Рекомендации к организационному обеспечению формирования и контроля исполнения календарного плана услуг субъекта РФ
Для взаимодействия с Минкомсвязью России по вопросам формирования планов субъекта РФ и предоставления отчетности по их выполнению от исполнительного органа субъекта РФ назначается ответственное должностное лицо, а также его заместитель. Данные по ответственному должностному лицу и его заместителю передаются в Минкомсвязь России (в том числе, должность, ФИО, контактные телефоны и адрес электронной почты).
Задачи ответственного должностного лица:
организация разработки планов субъекта РФ и своевременное представление Плана перехода и Сводного календарного плана субъекта РФ в Минкомсвязь России;
взаимодействие с Минкомсвязью России и заинтересованными органами власти и учреждениями по составу и срокам выполнения работ в рамках согласования Сводного календарного плана субъекта РФ;
организация выполнения Сводного календарного плана субъекта РФ;
обеспечение своевременной отчетности по выполнению Плана перехода субъекта РФ;
прогнозирование отклонений в реализации Плана перехода субъекта РФ и своевременное уведомление Минкомсвязи России о возможных отклонениях и мерах, необходимых для предотвращения или компенсации последствий негативных отклонений;
актуализация Сводного календарного плана субъекта РФ и управление его изменениями.
При назначении ответственного должностного лица рекомендуется предусмотреть достаточный уровень его полномочий, необходимый для организации работ и оперативного решения вопросов при межведомственном взаимодействии по вопросам формирования Сводного календарного плана субъекта РФ.
Рекомендации по представлению планов и отчетности субъектом РФ
Порядок представления субъектами РФ планов и отчетов об их исполнении определяется в Регламенте представления органами государственной власти Российской Федерации планов и отчетности по проектам формирования электронного правительства.
Справочно основные положения указанного Регламента в части представления планов и отчетов субъектами РФ приведены в Приложении 4 к настоящим рекомендациям.
Форма отчета о выполнении планов субъектом РФ приводится в Приложении 5.
Приложение 4
Порядок представления субъектами РФ планов и отчетов об их исполнении.
Порядок представления календарных планов (по проекту Госуслуги)
Таблица 1.
№
|
Виды планов
|
Сроки представления планов
|
Сроки корректировки планов
|
Сроки уведомления о принятых решениях по корректировке планов
|
1
|
План перехода субъекта РФ
|
Ежегодно актуализируются. Актуализированные планы представляются в срок не позднее окончания 1-го месяца планируемого года
|
По необходимости, в соответствии с установленным в субъекте РФ порядком
|
Направляется в Аппарат Правительства и Заказчику-координатору в срок до 10 дней после утверждения
|
2
|
Сводный календарный план субъекта РФ
|
Ежегодно, в срок не позднее окончания 2-го месяца планируемого года
|
По необходимости, в соответствии с установленным в субъекте РФ порядком
|
Направляется Заказчику-координатору в срок до 10 дней после утверждения
|
Порядок представления отчетов о выполнении планов (по проекту Госуслуги)
Таблица 2.
Форма документа
|
Наименование документа
|
Уровень
|
Проекты
|
Ответственные
|
Срок
|
Периодичность
|
Получатель
|
Форма
ЭП-4
|
Отчет о выполнении Плана перехода и Сводного календарного плана субъекта РФ
|
Региональ-ный уровень
|
Проект Госуслуги
|
Субъекты РФ
|
До 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом
|
Ежеквартально
|
Заказчик-координатор
|
Приложение 5
Форма ЭП-4
Отчет о выполнении календарного плана1 по проекту
Отчетный период
|
|
Поставщик информации
|
|
Ответственное лицо
|
ФИО исполнителя, формирующего документ, e-mail, телефон
|
Дата представления отчета
|
|
Номер в структуре плана
|
Наименование директивной/ координацион-ной вехи/ контрольной точки
|
Ответственный исполнитель
|
Ответствен-ный сотрудник
(ФИО)
|
Срок исполнения
|
Реестровый номер
в Сводном реестре
|
Подтверждающие выполнение документы (наименование)/
Комментарии*
|
Причины невыполнения*
|
Предложения (проект решения)*
|
Плановый
|
Прогнозный
(по оценке исполнителя)
|
Фактический
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Правила заполнения полей отчетной формы
Столбцы 1-5 – поля заполняются сотрудниками Проектного офиса Минкомсвязи путем выгрузки данных из календарного плана в шаблон отчета. Данные шаблоны отчетов (с заполненными столбцами 1-5) направляются в соответствующие ФОИВ или субъект РФ для заполнения столбцов 6-11.
Столбец 6 «Прогнозный срок исполнения» - поле заполняется в случае, если существует вероятность запаздывания выполнения (не заполнен столбец 7).
Столбец 7 «Фактический срок исполнения» - в поле заносится фактический срок исполнения работы (вехи) при условии ее выполнения на 100%.
Столбец 8 «Реестровый номер в Сводном реестре» - в поле заносится реестровый номер государственной или муниципальной услуги (функции), автоматически присваиваемый при внесении услуги в Сводный реестр.
Реестровый номер состоит из 19 разрядов:
-
19
|
18
|
17
|
16
|
15
|
14
|
13
|
12
|
11
|
10
|
9
|
8
|
7
|
6
|
5
|
4
|
3
|
2
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
в которых указываются:
признак, идентифицирующий субъект Российской Федерации, если услуга (функция) является региональной или муниципальной (разряды 19-18);
признак, идентифицирующий муниципальное образование, если услуга (функция) является муниципальной (разряды 17-15);
признак, идентифицирующий используемые системы учета услуг (функций) (разряды 14-11);
порядковый номер записи об объекте учета в Сводном реестре (разряды 10 1).
В случае выполнения работы (вехи) к данной форме отчета прилагается скан-копия подтверждающего документа.
* - данные поля заполняются в случае, если прогнозируется/наступило отклонение сроков реализации.
По работам, выполняемым с запаздыванием или по которым прогнозируется запаздывание, указать:
- «Причины невыполнения» - указываются причины невыполнения работы (вехи) в срок, в том числе и просроченные предшествующие работы;
- «Предложения» - какие действия принимаются или должны быть предприняты для предотвращения отклонений.
|
