4.1.1Заполнение форм сбора на примере сборов, администрируемых комитетом Ставропольского края по делам архивов
Комитетом Ставропольского края по делам архивов администрируются сбор Архив.
Данные формы отобразятся при выборе на вкладке с участниками сборов участника 032800 (Архив) (Рисунок 6).
Рисунок 6 Форма сбора показателей по комитету Ставропольского края по делам архивов по муниципальному образованию
Для открытия формы необходимо нажать на иконку . Она будет иметь вид:
Рисунок 7 Вид формы сбора показателей по комитету Ставропольского края по делам архивов по муниципальному образованию
Т.о. на форме собираются значения по следующим показателям:
Рисунок 8 Показатели формы сбора показателей по комитету Ставропольского края по делам архивов по муниципальному образованию
На данной форме с городских округов собирается значение по показателю «Количеству единиц хранения документов Архивного фонда Ставропольского края, находящихся на хранении в муниципальном архиве органа местного самоуправления муниципального образования Ставропольского края».
Форма содержат графу с наименованием показателя, датой, единицей измерения, источником данных, значением Министерства финансов СК, значением муниципальных образований, отклонением, обоснованием, принятым решением, предыдущим значением муниципального образования.
На скриншоте показано, что графа «Значение министерства финансов СК» на форме заполнена. Графа «Значение министерства финансов СК» наполняется значениями, которые были введены ГРБС Ставропольского края на предыдущем этапе сбора, в ряде случаев проверены отраслевыми отделами, и утверждены отделом межбюджетных отношений. При первичном заходе на форму данная графа будет пустой, для наполнения ее значениями из базы, специалисты от городского округа, осуществляющие ввод значений на форму, должны нажать на кнопку «Вычислить соотношения» - «Свод». Данная кнопка находится на панели над формой сбора.
Рисунок 9 Кнопка "Вычислить соотношения" - "Свод"
При первом заполнении формы по нажатию на эту кнопку будет выдаваться окно с результатами проверки формы следующего вида:
Рисунок 10 Окно по результатам наполнения формы данными из базы и проверки корректности заполнения формы
Важно обращать внимание на результаты проверки: все, что содержит слово «предупреждение» носит рекомендательный для исправления характер; все, что содержит слово «ошибка» обязательно для исправления. Ошибки не позволяют передавать заполненную форму на проверку ГРБС, отраслевому отделу или отделу межбюджетных отношений.
В данном случае, результаты проверки говорят о следующем:
на форме обязательно должны быть заполнены все ячейки (а еще точнее, те ячейки, которые должен заполнять городской округ – это графа «Значение муниципального образования»);
на форме обязательно должны быть заполнены обоснования;
на форме могут быть не равные нулю отклонения;
форма, в том виде, в котором она есть, не может быть отправлена на утверждение отделу межбюджетных отношений, минуя этапы ее проверки ГРБС и отраслевым отделом.
Рассмотрим форму подробнее, определим, почему возникают данные ошибки и предупреждения.
Значения в графу «Значение министерства финансов СК» выводятся из базы. Графа «Значение муниципального образования» заполняется специалистами городских образований. При этом наличие пустых ячеек не допускается, ячейки обязательно должны быть заполнены нулями. При выполнении данного условия уберется первая ошибка «Заполните все ячейки!».
Значения в графе «Отклонение» пересчитываются автоматически по мере заполнения графы «Значение муниципального образования». Отклонение получается как разность граф «Значение муниципального образования» и «Значение министерства финансов СК». Если «Отклонение» = 0, то автоматически проставляется значение в графе «Принятое решение». В случаях, когда «Отклонение» ненулевое, специалисту городского округа необходимо подготовить пояснение, почему значение муниципального образования расходятся со значением ГРБС. Заполнение обоснований по строкам, где в наличии ненулевое отклонение, позволит избавиться от ошибки «Заполните обоснование!».
По завершению заполнения значениями граф «Значение муниципального образования» и «Обоснование» сотрудник, ответственный за ввод значений показателей, должен сохранить введенные значения – кнопка  на верхней панели (Рисунок 11).
Рисунок 11 Кнопка "Сохранить"
После чего нажать на кнопку «Вычислить соотношения»-«Свод» для проверки корректности заполнения формы. Возможные результаты проверки показаны на Рисунок 12 и Рисунок 13.
Рисунок 12 Окно с результатами вычисления при ненулевом отклонении
Если суммы, введенные сотрудниками городских округов в графу «Значение муниципального образования» формы будут полностью совпадать со значениями в графе «Значение министерства финансов СК», то возможна передача формы сбора на утверждение отделу межбюджетных отношений, минуя этапы проверки формы ГРБС и (или) отраслевыми отделами. При соблюдении данного условия в окне, возникающем по результатам проверки корректности заполнения формы сбора, будет отсутствовать следующее сообщение о нарушении: «Принятое решение по всем строкам не сформировано. Переход на состояние «На утверждение» не возможен» (Рисунок 13).
Рисунок 13 Окно с результатами проверки при нулевом отклонении
Для передачи формы сбора с данными на согласование вышестоящему субъекту необходимо нажать на кнопку  , расположенную на верхней панели. 
Рисунок 14 Кнопка "Открыть задачу"
В верхней части открывшегося окна следует нажать на кнопку перехода:
 - для передачи формы на согласование ГРБС;
 - для передачи формы на утверждение отделу межбюджетных отношений.
Данные переходы возможны только при отсутствии на форме ошибок (предупреждения могут быть - Рисунок 12). При наличии нарушений, как на Рисунок 12, при попытке передать форму на утверждение отделу межбюджетных отношений пользователю выдастся ошибка:
Рисунок 15 Невозможность передачи формы на утверждение отделу межбюджетных отношений при отсутствии принятого решения по всем строкам формы
Передача формы на рассмотрение вышестоящему субъекту (изменение статуса формы) фиксируется в протоколе изменений:
Рисунок 16 Протоколирование изменения статуса формы
После передачи формы на рассмотрение вышестоящему субъекту форма сбора становится недоступной для изменения. После нажатия на кнопку  и возврата на форму увидим, что доступные ранее на панели кнопки, с помощью которых осуществлялись изменения на форме и сохранение всех сделанных изменений, исчезли.
Рисунок 17 Кнопки после передачи формы сбора на согласование вышестоящему субъекту
На Рисунок 14 видно, что на момент редактирования формы на панели были доступны кнопки:
открыть задачу;
обновить;
сохранить;
вычислить соотношения;
экспорт отчета;
импорт отчета;
очистить.
Описание первых четырех кнопок было дано в тексте выше. Кнопкой  можно воспользоваться для сохранения отчета, выполненного по форме сбора, на компьютер специалиста, осуществляющего ввод данных, как для создания копии введенных данных, так и с целью редактирования данных в отчете и последующей подгрузки отчета в Систему. Отчеты выгружаются в xls-формате, полностью повторяют вид формы сбора, в них также реализован автоматический расчет значений в графе «Отклонение» и заполнение графы «Принятое решение». Выполнив изменение отчета пользователь может нажать на кнопку  и в открывшемся окне указать путь до файла-отчета:
Рисунок 18 Загрузка отчета
Для загрузки отчета требуется нажать на кнопку  , после чего на экране появится информационное сообщение о прохождении импорта:
Рисунок 19 Импорт выполнен успешно
После прохождения импорта отчета необходимо нажать на кнопку  . Красный цвет подсветки кнопки говорит об обязательности выполнения данной операции.
Кнопка  используется для полной очистки формы, в том числе удаления строк формы. После использования данной кнопки пользователям потребуется создать строки заново. Генерация строк на форме осуществляется по нажатию на кнопку «Вычислить соотношения»-«Свод».
|
