Базами данных access 2002 Вопросы: Начальные сведения о системе управления базами данных Access 2002
Скачать 424.68 Kb.
|
2.6. Создание и выполнение запросов на изменение Существуют еще четыре дополнительных типа запросов, которые называются запросами на изменение. Это запросы Создание таблицы, Обновление, Добавление и Удаление, которые могут изменять данные в базе. Запрос на удаление позволяет автоматически удалить определенные записи в таблице. Для этого составьте запрос, который позволяет найти записи, удовлетворяющие определенным критериям, и отобразите их в режиме таблицы. Если присутствующие в запросе записи подлежат удалению, то преобразуйте этот запрос в запрос удаления. Для этого выберите команду Удаление из меню Запрос. Процесс удаления запускается выбором пиктограммы Запуск, имеющей форму красного восклицательного знака. В том случае, если вместо удаления записей требуется их замена, воспользуйтесь запросом замены, который автоматически выполняет изменение данных. Для этого сначала создайте запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Если результат запроса отвечает заданным требованиям – преобразуйте его в запрос замены. Для этого выберите команду Обновление из меню Запрос. При этом включается новая строка Обновление. В эту строку следует ввести новые выражения для заменяемых записей каждого поля. При этом типы данных этих выражений должны совпадать с типами данных полей исходной таблицы. Запрос на создание таблицы приводит к появлению новой таблицы, построенной на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Новая таблица может быть частью текущей базы данных, но может и принадлежать другой базе. Запрос на добавление записей приводит к появлению группы записей из одной или нескольких таблиц в конце одной или нескольких таблиц. Этот запрос часто используется для того, чтобы добавить новую группу записей в существующую таблицу. Для создания запроса на создание таблицы или на добавление записей выберите в меню Запрос нужный вам вариант: Создание таблицы или Обновление. В результате появляются диалоговые окна для ввода дополнительной информации. Заполните необходимые поля и выберите команду Запуск меню Запрос или нажмите кнопку Запуск панели инструментов. 3. Формы Если данные в таблице изменяются редко (или в нее редко добавляются записи), то для ввода, изменения и отображения данных следует использовать таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать также тогда, когда необходимо получить полный обзор данных и одним взглядом охватить максимум информации. Если данные изменяются часто или база данных постоянно пополняется новыми записями, следует пользоваться формой. Используя формы, Вы можете отображать данные из таблиц любым желаемым способом. Вы можете просматривать именно то, что Вы хотите, и именно тем способом, который Вам нужен. Форма может служить гарантией сохранности данных от неквалифицированных пользователей. Кроме того, она может послужить и ширмой, закрывающей от посторонних глаз хранящуюся в базе данных конфиденциальную информацию. Access-форма может строиться на базе таблицы или запроса. При этом для одной формы можно создать несколько форм, ориентированных на разные категории пользователей. Вся информация формы содержится в управляющих элементах (полях), связанных с полями базовой таблицы. В этих элементах можно показать содержимое соответствующих полей и внести в них изменения. Другие элементы формы служат оформительским целям и позволяют структурировать форму и выделить группы данных (надписи, линии, прямоугольники и т.д.). Для создания новой формы необходимо:
Access позволяет использовать различные варианты создания форм. Для самостоятельного создания формы в режиме конструктора выберите вариант Конструктор. Чтобы Access автоматически создавал форму с заданными параметрами, используйте вариант Мастер форм. В этом случае можно выбрать для формы поля, принадлежащие одной или нескольким таблицам или запросам. Чтобы быстро создать форму определенной конфигурации (В столбец, Ленточная, Табличная, Сводная таблица, Сводная диаграмма), выберите один из пяти вариантов автоформы. В этом случае необходимо дополнительно указать определенную таблицу или запросы, которые будут использоваться в качестве источников записей. Программа немедленно предоставит форму, созданную на основе указанного источника записей, и заданное по умолчанию форматирование. Для использования мастера создания диаграмм, использующего приложение Microsoft Graf, выберите вариант Диаграмма. Мастер представит в виде графиков данные из указанного вами источника. Чтобы на основе информации из одной или нескольких таблиц или запросов создать форму, содержащую сводную таблицу приложения Microsoft Excel, выберите вариант Сводная таблица. Рассмотрим процедуру создания новой формы с помощью мастера форм. В этом случае после выбора варианта Мастер форм в диалоговом окне Новая форма, а также источника, на базе которого будет разрабатываться форма и нажатии кнопки ОК, в следующем диалоговом окне Создание форм (рис. 10) необходимо определить какие поля таблицы должны быть отображены в форме. Невыбранные поля в форме не используются. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список Выбранные поля нажатием кнопки >. При нажатии кнопки >> мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность. Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку Далее, в результате чего Мастер форм открывает следующее окно, предназначенное для определения внешнего вида формы. В левой части этого диалогового окна изображен соответствующий образец. Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее. В следующем диалоговом окне Мастер форм предлагает выбрать стиль оформления формы, т.е. фон, шрифты, вид управляющих элементов и другие элементы. Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее. В последнем диалоговом окне Мастер форм предлагает определить имя формы. При этом по умолчанию предлагается имя таблицы (или запроса), на которой основана форма. Разумеется, Вы можете ввести и другое имя. В заключении нажмите кнопку Готово, после чего Access отображает созданную форму на экране. Перед выполнением последующих действий необходимо сохранить форму. Для этого используется команда Сохранить, Сохранить как… или Экспорт… из меню Файл. Работая с формой, Вы можете просматривать и редактировать значения полей данных, вводить новые записи в базовую таблицу и удалять из нее ненужные Вам записи. Диаграмма позволяет наглядно представить табличные данные. При этом значения из полей базовой таблицы отображаются в виде линий, столбцов, строк, секторов и т.д. При создании диаграмм в Access необходимо выполнить несколько этапов. 1. Загрузите базу данных и щелкните на вкладке Формы. 2. В диалоговом окне Новая форма выберите тип Диаграмма и таблицу или запрос в качестве источника данных для построения диаграммы и подтвердите свой выбор нажатием кнопки ОК. 3. В следующем диалоговом окне (рис. 11) выберите поля с данными, которые необходимо отобразить в диаграмме и нажмите кнопку Далее. 4. В следующих диалоговых окнах выбирается тип диаграммы и тип отображения данных на диаграмме. 5. В последнем диалоговом окне Access спросит вас о названии диаграммы, желаете ли вы показать условные обозначения, дальнейших действиях после создания диаграммы и необходимости вывода справки по работе с диаграммой. После ответа на эти вопросы щелкните на кнопке Готово и в результате вам будет выдана диаграмма с учетом ваших запросов. В режиме конструктора (рис. 12) Вы можете менять взаимное расположение полей, изменять типы и размеры шрифтов, вводить новые заголовки, рисунки, диаграммы, элементы оформления и т.д. Для работы в данном режиме можно использовать кнопки и раскрывающиеся списки на Панели элементов. Например, с их помощью можно выбрать нужный тип и кегль шрифта, рамки объектов и т.д. Вы можете добавлять, изменять и просматривать данные в таблице, для которой изготовлена форма. Вы также можете пользоваться фильтрами для отбора записей, удовлетворяющих заданным критериям. Для изготовления фильтра используется кнопка Изменить фильтр на панели инструментов. (В отличие от запросов использование фильтров не позволяет запретить вывод отдельных полей таблицы и выполнять вычисления). Для запуска фильтрации используется кнопка Применить фильтр на панели инструментов. 4. Вывод данных на печать В заключении рассмотрим вопрос вывода данных на печать. Данные на печать в Access 2002 могут быть выведены в виде таблицы, запроса (динамической результирующей таблицы), формы, отчета, этикетки. Для создания опций печати необходимо запустить команду Параметры страницы из меню Файл. Используя опции окна Параметры страницы, можно изменить ориентацию листа бумаги, установить размер листа и размеры полей, выбрать тип принтера и т.д. После того как параметры страницы установлены, Вы можете включить режим предварительного просмотра выводимого на печать объекта. Для вывода объекта на печать достаточно выделить его в окне базы данных и кликнуть кнопку Печать на панели инструментов. Используя опции окна Печать, вызываемого командой Печать… из меню Файл, можно указать, какие страницы необходимо распечатать и сколько копий Вы желаете получить. Запуск режима печати обеспечивается кликом мышью на кнопке ОК. Естественно, что прежде чем вывести данные на печать их надо создать. Вопросы создания таблиц, запросов и форм были рассмотрены выше. Здесь мы остановимся на вопросе формирования отчетов. Отчетами в Access считают документы, предназначенные для печати. В отчете Вы не можете осуществлять ввод данных или их редактирование. Вы можете только просматривать данные и располагать их в желаемом порядке. По структуре и оформлению отчет подобен форме. Однако по сравнению с формой отчет обладает большей гибкостью в представлении данных. Он позволяет группировать данные, что значительно улучшает структуру документа. Для создания отчета выберите вкладку Отчеты в окне загруженной базы данных, затем нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет (рис. 13). Для самостоятельного создания отчета выберите вариант Конструктор. Чтобы создать отчет с помощью мастера, выберите вариант Мастер отчетов. Быстро создать отчет, используя заданные по умолчанию настройки, можно с помощью любого из вариантов, начинающегося со слова Автоотчет. Любой из отчетов в данном случае будет содержать все поля таблицы или запроса, который будет указан в раскрывающемся списке, расположенном в нижней части диалогового окна Новый отчет, в качестве источника записи. Выбор варианта Мастер диаграмм приводит к созданию отчета, содержащего диаграмму Microsoft Graph. Диаграмма будет построена на основе источника записей, выбранного в раскрывающемся списке. Для создания ярлыков различного типа выберите вариант Почтовые наклейки. Ярлыки будут содержать информацию из указанного вами источника записей. Рассмотрим процедуру создания отчета с помощью мастера. Для этого необходимо: 1. Выбрать вариант Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет. 2. Выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос, на основании которых будет формироваться отчет. 3. Кликнуть кнопку ОК. 4. В диалоговых окнах, которые в последующем появятся, выбрать поля, которые будут представлены в отчете, а также способы их сортировки или группировки, макет отчета (ступенчатый, блок, структура 1, структура 2, по левому краю 1, по левому краю 2) и его ориентацию (книжную или альбомную), стиль оформления (деловой, обычный, полужирный, сжатый, спокойный, строгий), задать имя отчета и дальнейшие действия (просмотр отчета или изменение структуры отчета); 5. Нажать на кнопку Готово. В режиме конструктора можно оформить новый отчет, изменить макет отчета, созданного с помощью мастера, или отредактировать существующий отчет любого типа. В этом режиме добавляются, удаляются или изменяются элементы управления области отчета, а также сам отчет в целом. Общий вид отчета в режиме конструктора показан на рис. 14. Каждый отчет разделен на области, которые обладают вполне самостоятельными функциями. Выделяют следующие типы областей отчетов: заголовок отчета; верхний колонтитул; заголовок группы; область данных; примечание группы; нижний колонтитул; примечание отчета. Запуск режима редактирования отчета осуществляется кликом кнопки Конструктор на вкладке Отчеты. Используя мышь и инструменты редактирования, Вы можете изменять размеры областей отчета, менять размеры полей, шрифты, вводить элементы оформления и т.д. Для распечатки отчета нужно либо щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов, либо открыть меню Файл и выбрать команду Печать… . Контрольные вопросы
|
Похожие:
 | Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных,... | | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... |
 | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... | | Что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (субд)? В этом направлении информационных технологий не существует... |
| Студент должен знать: понятия «информационные системы», «базы данных», «ms access», схему работы с ms access, определение основных... | | В результате стали появляться и совершенствоваться системы управления базами данных. Одна из самых удобных, до недавнего времени,... |
| Обучающая: создать условия для усвоения содержания теоретического материала по данной теме на уровне закрепления, научить учащихся... | | Проектирование системы управления базами данных-независимого концептуального представления данных 7 |
| Научиться создавать новый файл базы данных Access, создавать таблицы в этом файле с помощью средств пользовательского интерфейса... | | И. Д. Камскова. Основы работы с базами данных. Таблицы и запросы Практикум. Нижний Новгород: Нижегородский государственный университет... |