Базами данных access 2002 Вопросы: Начальные сведения о системе управления базами данных Access 2002
Скачать 424.68 Kb.
|
| Тема № 2 ПОИСК ДАННЫХ И МАНИПУЛИРОВАНИЕ ИМИ Вопросы: 1. Поиск, сортировка и фильтрация данных. 2. Запросы. 3. Формы. 4. Вывод данных на печать. 1. Поиск, сортировка и фильтрация данных Если Access должен провести поиск в определенном поле данных, то перед вызовом диалогового окна Поиск и замена необходимо перейти в это поле данных. Для этого нужно просто нажать мышью любую строку соответствующего столбца таблицы. Вызов диалогового окна Поиск и замена (рис. 6) осуществляется командой Найти… из меню Правка, а также при помощи кнопки поиска на панели инструментов или же нажатием комбинации клавиш Ctrl+F. В поле Образец следует ввести искомое значение. В поле Совпадение Вы можете установить значение Поля целиком. Поиск с этим критерием осуществляется очень быстро, однако имеет наименьшие шансы на успех. Access находит запись только в том случае, если искомое значение полностью совпадает со значением поля. Можно также провести поиск, выбрав значение С начала поля или С любой частью поля из списка Совпадение. Проведенный последним критерий поиска является самым медленным, но одновременно и самым надежным. С помощью флажков Вы определяете, должен ли Access проводить поиск С учетом регистра или С учетом формата полей. Процесс поиска запускается нажатием кнопки Найти далее. После этого Access выделяет первый найденный текст в исходной таблице. Если необходимо найти следующие вхождения искомого значения в таблице, следует нажимать кнопку Найти далее. Удобнее всего сортировать записи в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши на заголовке столбца, по значениям которого она будет осуществляться, и выбрав в появившемся контекстном меню команду Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В первом случае поля типа Числовой сортируются от меньших цифр к большим, поля типа Дата/Время – от более ранней даты к более поздней, а поля типа Текстовый – в алфавитном порядке. Сортировка по убыванию приводит к обратному расположению записей. Также существует возможность отфильтровать записи в таблице, чтобы показывать только записи, отвечающие указанному вами критерию. Удобнее всего отфильтровать записи путем поиска полей, содержащих информацию, которую вы хотите использовать в качестве критерия поиска. Для начала нужно выделить поле, содержащее нужную информацию. Затем выберите команду Фильтр меню Записи и в появившемся подменю – команду Фильтр по выделенному. Тот же результат можно получить, нажав кнопку Фильтр по выделенному панели инструментов. Для показа всех значений, за исключением выделенных, выберите команду Фильтр меню Записи и в появившемся подменю – команду Исключить выделенное. После применения фильтра в нижней части таблицы появляется надпись Фильтр, а в строке состояния – надпись ФЛТР, чтобы дать вам понять, что в данный момент показаны не все записи. Чтобы снова сделать видимыми все записи таблицы, выберите команду Удалить фильтр меню Записи или нажмите кнопку Удалить фильтр панели инструментов. При выделении части записи перед применением команды Фильтр по выделенному в качестве критерия фильтрации будет использоваться только выделенный текст. Кроме того, если выделить первую букву записи, будут показаны только варианты записей, начинающихся с этой буквы. Также можно фильтровать записи по значениям нескольких полей одновременно. В этом случае будут показаны только записи, отвечающие всем выбранным критериям. Перед началом процесса фильтрации в данном случае убедитесь, что поля, по значениям которых будут выбираться записи, расположены друг с другом. Если это не так, переместите соответствующие столбцы. Затем выделите нужные критерии и воспользуйтесь командой Фильтр по выделенному. Для выделения нескольких полей поместите указатель мыши на границу между двумя полями, предназначенными для выделения, и, когда он примет вид белого плюса, перетащите его влево или вправо, не отпуская при этом кнопку мыши. Кроме того, можно выделить поля, расположенные друг под другом. В этом случае будут показаны записи, в которых встречается хотя бы одно из выделенных значений. Чтобы одновременно отфильтровать и отсортировать записи в таблице, воспользуйтесь командой Фильтр меню Записи и затем выберите в появившемся подменю команду Расширенный фильтр. Появится окно с помощью которого можно одновременно указать критерии фильтрации и сортировки. Однако в данном случае лучше всего создать запрос, позволяющий использовать для обоих процессов поля различных таблиц. О том, как создавать запросы, мы поговорим в следующем параграфе. 2. Запросы Запрос в Access – это специально подготовленный вопрос об информации в базе данных. При помощи запросов Вы можете: ввести поиск или выбор данных; производить вычисления; вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. Составляя запрос, Вы можете указать в нем интересующие Вас таблицы, поля; записи или необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций: вставка новых записей; удаление записей; изменение значений; создание новых полей. В Access используются следующие типы запросов: QBE - запросы (запросы по образцу в соответствии с которыми Access должен представить Вам результаты, удовлетворяющие выбранному Вами шаблону); SQL - запросы (структурированный язык запросов, с помощью которого можно создать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы). SQL - запросы представляют собой последовательности инструкций. DML – запросы (язык управления данными, запросы на изменение). Это запросы, в которых выполняются копирование или изменение данных. Существуют следующие типы запросов на изменение: запросы на добавление записей, на удаление записей, на создание таблицы и на обновление. Такие запросы помечаются символом восклицательного знака (!) рядом с их именем в окне базы данных. В запросах на добавление записей и на создание таблицы выполняется копирование существующих данных; запросы на удаление и на обновление приводят к изменению существующих данных. В ходе выполнения запроса выбора Access создает специальную результирующую таблицу, в которую включены выбранные из основных таблиц блоки данных, удовлетворяющих критериям запроса. Результирующая таблица - это динамический набор данных, т.е. при каждом выполнении запроса она строится вновь на основе "свежих" табличных данных. При уничтожении запроса результирующая таблица ликвидируется. Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. Для создания нового запроса выберите вкладку Запросы в списке Объекты открытой базы данных, а затем нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый запрос. Для самостоятельного создания запроса выберите вариант Конструктор. Чтобы использовать возможности программы по созданию запроса, выберите вариант Простой запрос. Это самый простой способ получить новый запрос общего назначения. Чтобы создать запрос для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ, выберите вариант Перекрестный запрос. Получение запросов особого назначения, которые используются для управления данными, осуществляется с помощью варианта Повторяющиеся записи или Запросы без подчиненных. Выбрав вариант Повторяющиеся записи вы получите запрос, результатом которого является вывод списка всех записей, содержащих дублированные значения для определенного поля. При создании связи между двумя таблицами с помощью этого запроса выясняется, имеет ли связанное поле основной таблицы дублированные значения. Выбор варианта Запросы без подчиненных приводит к созданию запроса, сравнивающего две таблицы и выводящего записи первой таблицы, не имеющие связанной записи во второй. После выбора нужного варианта запроса нажмите кнопку ОК. 2.1. Создание простого запроса Рассмотрим процедуру создания запроса общего назначения с помощью мастера. 1. В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК, чтобы запустить мастер создания запроса. 2. В первом окне мастера выберите в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы те объекты базы данных, которые включают поля, необходимые для запроса. 3. Выберите все поля, которые нужно включить в запрос. Можно выделить поля из одной или нескольких таблиц и запросов. Затем переместите все нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля, используя для этого кнопки со стрелками. Затем нажмите кнопку Далее для перехода к следующему окну. 4. Если было выбрано одно или нескольких числовых полей мастер перейдет к окну, в котором следует установить переключатель в одно из двух положений:
5. В последнем окне мастера укажите имя нового запроса. При желании можно оставить имя, заданное по умолчанию. Чтобы сразу посмотреть на созданный запрос, установите переключатель Дальнейшие действия в положение Открыть запрос для просмотра данных. Если же вы предпочитаете изменит макет запроса, установите переключатель в положение Изменить макет запроса. Нажмите кнопку Готово. 2.2. Сортировка записей таблицы с помощью запросов С помощью запросов можно упорядочить записи в таблице. Для этого откройте базу данных и выберите таблицу, которую необходимо отсортировать. После этого последовательно щелкните мышью на вкладке Запросы в окне базы данных и на кнопке Создать. При этом открывается диалоговое окно Добавление таблицы, в котором осуществляется выбор таблиц и запросов, используемых при разработке запроса. Перейдите на вкладку Таблицы и маркируйте имя таблиц, по которым будет создаваться запрос, после чего нажмите на кнопки Добавить и Закрыть. Окно конструктора запроса разделено на две части. В верхней половине находятся окна таблиц со списками полей, в начале которых расположен символ "звездочка", которая является символом - заменителем всех полей данных. Имя каждой таблицы отображается в строке заголовка такого окна. В нижней части находится бланк запроса QBE. Отбуксируйте звездочку или отдельные поля, по которым будет производиться запрос в бланк запроса QBE. Кроме того, отбуксируйте в бланк запроса то поле данных, по которому должна быть проведена сортировка. Затем для этого поля выберите способ сортировки в возрастающей или в убывающей последовательности. Выберите пиктограмму запуска в виде красного восклицательного знака или выберите команду Запуск в меню Запрос, и Access отобразит на экране результат запроса, в виде таблицы, данные в которой отсортированы требуемым образом. 2.3. Запросы с критериями поиска С помощью запроса можно также найти записи, удовлетворяющие определенным критериям, и отобразит их в режиме таблицы. Для составления запроса с критериями поиска вначале следует открыть окно базы данных, выбрать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать, затем выбрать тип запроса – Конструктор, после чего выбрать таблицы, по которым будет проводиться запрос, нажимая кнопку Добавить и в завершении нажать кнопку Закрыть. После этого Access откроет диалоговое окно запроса (рис. 7). Теперь можно выбрать одно или несколько полей и отбуксировать их в бланк запроса QBE. В результате запроса будут присутствовать только те поля, которые были отбуксированы в бланк запроса. В строке Условие отбора теперь можно ввести критерии выбора. Например, выражение "<10" в соответствующем столбце ограничивает результат теми записями, числовое значение соответствующего поля которых меньше 10. Access выводит ответ на запрос в форме мини - таблицы, составленной из строк и столбцов. Можно сохранить запрос для последующего использования. Чтобы снова запустить его, достаточно дважды нажать мышью имя запроса в окне базы данных. 2.4. Запросы с параметрами Используя параметры, можно более гибко оформить запросы. Так, например, с помощью запроса с параметрами можно отобразить на экране фамилии учащихся, имеющих отличные оценки по определенному предмету обучения. Для этого откройте окно запроса и добавьте в него таблицу. Создайте запрос, отбуксировав необходимые поля в бланк запроса QBE и задав условие выбора. Затем в качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки. При выполнении запроса Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода. Ввод параметра становится составной частью выполнения запроса. Так для нашего примера для поля определенного предмета обучения следует ввести условие: >4. В диалоговом окне Параметры запроса, вызываемого из меню Запрос командой Параметры, определяется тип данных для параметров. Здесь в столбец Параметры Вы должны ввести имена параметров, а в столбце Тип данных выбрать тип данных (для нашего примера Целое) из списка. Для завершения изменения типа данных нажмите кнопку ОК. 2.5. Вычисляемые поля в запросах и итоговые запросы С помощью вычисляемых полей Вы можете дополнить свои данные информацией, не сохраняя ее при этом в полях исходной таблицы. Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса QBE с использованием имен полей заключенных в квадратные скобки и математических знаков (например выражение вида: [Цена] * 1,5 означает, что все значения в поле Цена будут увеличены в 1,5 раза). Вы можете также составить итоговый запрос, позволяющий сгруппировать данные с одинаковыми значениями определенных полей и выполнить необходимые вычисления. Для этого, прежде всего, следует создать новый запрос для таблицы. Затем при помощи команды Групповые операции из меню Вид включить строку Групповая операция. В этой строке для каждого из выбранных полей можно установить одну из следующих функций: Sum – вычисление суммы значений полей в группе, Avg – вычисление среднего арифметического полей группы, Min – поиск наименьшего значения в группе, Max – поиск наибольшего значения в группе, Count – определение числа совпадающих значений в группе, StDev – вычисление среднеквадратического отклонения от среднего значения поля, Var – вычисление дисперсии значений поля, Fist – показ первой совпадающей записи в группе, Last – показ последней совпадающей записи в группе. Для полей типа Числовой и Денежный действительны все эти функции, если же поле принадлежит к другому типу данных, можно выбрать только функции Count, Fist и Last. Для вычисления в Access можно использовать построитель выражения. Диалоговое окно Построитель выражений (рис. 8) может быть вызвано из ячеек Поле и Условие отбора в режиме конструктора запроса. Щелкните правой кнопкой место, в которое требуется вставить выражение. В контекстном меню выберите команду Построить. Если ячейка свойства или столбца Условие, из которой запущен построитель выражений, уже содержит значение, то оно будет автоматически скопировано в поле выражения. В левом нижнем поле построителя выберите папку, содержащую нужный элемент. В нижнем среднем поле дважды щелкните элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выберите тип элементов. Если выбран тип в нижнем среднем поле, то значения будут отображаться в нижнем правом поле. Дважды щелкните значение, чтобы вставить его в поле выражения. Допускается непосредственный ввод любой части выражения в поле выражения. Вставьте необходимые операторы в выражение. Для этого поместите курсор в определенную позицию поля выражения и выберите одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя. Закончив создание выражения, нажмите кнопку OK. Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение. |
Похожие:
 | Цель проведения. В результате выполнения лабораторной работы студент должен иметь представление о понятии и технологии баз банных,... | | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... |
 | Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами... | | Что же такое база данных (БД) и система управления базами данных (субд)? В этом направлении информационных технологий не существует... |
| Студент должен знать: понятия «информационные системы», «базы данных», «ms access», схему работы с ms access, определение основных... | | В результате стали появляться и совершенствоваться системы управления базами данных. Одна из самых удобных, до недавнего времени,... |
| Обучающая: создать условия для усвоения содержания теоретического материала по данной теме на уровне закрепления, научить учащихся... | | Проектирование системы управления базами данных-независимого концептуального представления данных 7 |
| Научиться создавать новый файл базы данных Access, создавать таблицы в этом файле с помощью средств пользовательского интерфейса... | | И. Д. Камскова. Основы работы с базами данных. Таблицы и запросы Практикум. Нижний Новгород: Нижегородский государственный университет... |