Вычисляемые поля
Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.
Для этого в строке Поле бланка QBE (бланк запроса) вводится формула для вычисления, причем имена полей, которые участвуют в вычислениях заключаются в квадратные скобки.
Например:
=[ Оклад]*0.15.
При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке запроса, а затем по кнопке панели инструментов Построить, откроется окно Построитель выражений.
Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий имя поля и имя таблицы.
Выражение создается в верхней части окна. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.
Составление отчетов
Анализ данных в MS Access, может быть выполнен с помощью отчетов.
Основным предназначением отчетов, является представление данных для их просмотра как в электронной, так и в печатной форме. Возможность использовать отчеты для анализа данных обусловлена тем, что в них можно не только включать необходимые данные других объектов БД (таблиц, запросов и форм), но и использовать для их обработки формулы и выражения.
Существует два режима отображения отчетов. В режиме предварительного просмотра отчет отображается так, как он будет выглядеть при печати. Режим конструктора предоставляет пользователю доступ к макету отчета. При этом можно придать отчету необходимые свойства, а также изменить состав и свойства объектов отчета. В этом режиме можно создавать отчет. Однако обычному пользователю целесообразно для этого использовать мастер создания отчетов.
Сортировка записей
Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.
Для фильтрации данных в таблицах БД можно использовать два типа фильтров: фильтр «по выделенному» или расширенный фильтр. С этой целью используется команда Записи/Фильтр... (для того чтобы эта команда стала доступной пользователю, необходимо открыть таблицу). Затем пользователь выбирает тип фильтра.
При применении фильтра «по выделенному» программа оставляет доступными для просмотра только записи, содержащие признак, совпадающий с тем, который выбрал пользователь. Такой фильтр можно установить, выделив в таблице часть поля, одну или несколько смежных ячеек, содержащих данные, которые должны быть в соответствующих полях результирующего набора. MS Access отобразит записи, совпадающие с выделенным образцом.
Особую разновидность фильтра «по выделенному» представляет собой результат выполнения команды Записи/ Фильтр/Исключить выделенное. В этом случае отбираются записи, не содержащие выделенных данных.
В случае использования расширенного фильтра СУБД открывает диалоговое окно с макетом фильтра.
В верхней части макета размещается окно с перечнем полей таблицы, а в нижней – бланк для записи условий фильтрации.
С дополнительным материалом по теме можно ознакомиться в литературе [1, 3, 4, 7].
Упражнение 1.
Создать базу данных с названием "Студенты-Экзамены".
Решение.
В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).
Рис. 5. Создание новой базы данных «Студенты-Экзамены»
Упражнение 2.
Создать новую таблицу с названием «Студенты», включающую поля:
1) ФИО;
2) номер зачетки;
3) дата рождения;
4) группа;
5) адрес;
6) стипендия;
7) телефон.
Поле Номер зачетки установить ключевым полем.
Решение.
1. Закрыть появившуюся автоматически Таблицу1 (нажать правой кнопкой мыши на вкладке «Таблица1» под лентой).
2. Выбрать на ленте вкладку Создание, в разделе Таблицы выбрать Конструктор таблиц.
3. Задать необходимые имена полей согласно заданию.
4. Определить и установить соответствующий тип каждого поля (текстовый, числовой, дата/время, денежный) (рис. 6).
Рис. 6. Заполнение структуры таблицы
5. Для поля Группа в нижней части окна в разделе Свойства поля задать значение Размер поля 10.
6. Задать ключевое поле Номер зачетки (Выделить поле Номер_зачетки и нажать кнопку Ключевое поле или задать с помощью контекстного меню) (рис. 7).
Рис. 7. Создание ключевого поля
7. Сохранить таблицу с именем Студенты.
Упражнение 3.
В режиме Таблица ввести 2 записи в таблицу Студенты.
Решение.
Перейти в режим Таблицы с помощью ленты, выбрать вкладку Конструктор, кнопку Режим.
Ввести 2 записи (рис. 8).
Рис. 8. Ввод двух записей в таблицу
Ввод данных в таблицу можно выполнить с помощью форм.
Access предлагает следующие способы создания форм:
Конструктор форм – позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.
Мастер форм – позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.
Автоформа: в столбец, ленточная, табличная.
Диаграмма – позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.
По сравнению с простыми автоформами, формы, созданные с помощью Мастера более разнообразны по стилю оформления, могут содержать выбранные поля, в т. ч. и из нескольких связанных таблиц.
Для запуска Мастера форм нужно на ленте во вкладке Создание выбрать раскрывающийся список Другие формы – Мастер форм.
На 1 шаге Мастера форм необходимо определить поля будущей формы. После указания имени таблицы/запроса в списке Доступные поля появляется перечень всех полей данной таблицы.
Необходимо из этого перечня перенести все необходимые поля в список Выбранные поля.
На 2 шаге предлагается задать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный.
На 3 шаге выбирается стиль формы из списка вариантов стилей.
На 4 шаге открывается последнее окно Мастера форм, где нужно ввести имя создаваемой формы (по умолчанию ей дается имя базовой таблицы/запроса) и вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра, изменение макета формы).
Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только Конструктор форм. Также в режиме Конструктора можно отредактировать формы, созданные Мастером, или автоформы.
Для создания формы в режиме Конструктора перейти в ленте на вкладку Создание и выбрать Конструктор форм. На экране откроется окно Конструктора форм.
В окне конструктора форм элементы, расположенные в разделах заголовка и примечания формы, отображаются только в заголовке и примечании формы. Элементы, расположенные в области данных, отображаются для каждой записи базовой таблицы/запроса.
Упражнение 4.
С помощью мастера форм создать форму для заполнения таблицы Студенты и ввести 2 записи в форму.
Решение.
1. Выбрать на ленте вкладку Создание, в разделе Формы выбрать Другие формы – Мастер форм.
2. Следовать указаниям мастера форм (выбрать поля из таблицы Студенты (рис. 9).
Рис. 9. Мастер форм
3. Перейти с помощью формы до 3 записи с помощью указателей-стрелок или нажать на кнопку Новая (пустая) запись внизу окна формы.
4. Ввести 2 новые записи (рис. 10).
Рис. 10. Созданная форма с 4 записями
Упражнение 5.
Создать в режиме конструктора новую таблицу с названием «Экзамены» с полями: Номер зачетки, Экзамен1, Экзамен2, Экзамен3. Ключевое поле не создавать, поля Номер зачетки, Экзамен1, Экзамен2 и Экзамен3 задать числовыми.
Упражнение 6.
Установить тип поля Номер зачетки в таблице с помощью мастера подстановок, используя данные из таблицы Студенты.
Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных, так как поле Номер зачетки является общим для обеих таблиц.
Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на основе данных связанной таблицы Студенты.
Решение.
1. Войти в режим конструктора таблицы Экзамены.
2. Перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки.
3. Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок (рис. 11).
Рис. 11. Выбор Мастера подстановок из списка Тип данных
Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка: на основе данных таблицы/запроса или фиксированного набора значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант (рис. 12).
Рис. 12. Окно «Создание подстановки». Шаг 1
В следующем окне из приведенного списка таблиц/запросов следует выбрать таблицу/запрос, являющуюся источником данных для списка. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты, так как она служит источником данных для списка номеров зачеток (рис. 13).
Рис. 13. Окно «Создание подстановки». Шаг 2
В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых используются в списке. В данном случае можно выбрать поле ФИО, которое сделает список более информативным (рис. 14).
Рис. 14. Окно «Создание подстановки». Шаг 3
Выбрать сортировку списка «ФИО» по возрастанию (рис. 15).
Рис. 15. Окно «Создание подстановки». Шаг 4
Задать ширину столбцов, которые содержат столбец подстановки.
Нажать кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка.
4. Сохранить таблицу Экзамены.
5. В режиме Таблица ввести 2 записи в таблицу Экзамены.
Упражнение 7.
С помощью мастера форм создать форму для заполнения таблицы Экзамены и ввести 2 записи в форму.
Решение.
Выбрать на ленте вкладку Создание, в разделе Формы выбрать Другие формы – Мастер форм.
Следовать указаниям мастера форм (выбрать поля из таблицы Экзамены).
Перейти с помощью формы до 3 записи с помощью указателей-стрелок или нажать на кнопку Новая (пустая) запись внизу окна формы.
Ввести 2 новые записи.
Упражнение 8.
Установить связь один-ко-многим между таблицами.
Решение.
Для установления (изменения) связей между таблицами необходимо закрыть все открытые таблицы, формы, отчеты и запросы. На Ленте выбрать вкладку Работа с базами данных. Нажать кнопку Схема данных. Появляется Схема данных, включающая 2 таблицы и связи между ними. Связь между таблицами Студенты и Экзамены мы создали при установке мастера подстановок (рис. 16).
Рис. 16. Схема данных
Перед созданием новой связи необходимо удалить старую. Для этого на линии между таблицами щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать Удалить. После этого нажать правой кнопкой мыши по названию каждой из таблиц и нажать Скрыть. Закрыть Схему данных, сохранив изменения.
Вновь открыть Схему данных. Для добавления в схему данных таблиц нажать кнопку Отобразить таблицу на Ленте или с помощью контекстного меню выбрать Добавить таблицу.
В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно закрыть. В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей (рис. 17).
Рис. 17. Окно «Добавление таблицы» в Схеме данных
Добавить таблицу Экзамены и закрыть окно «Добавление таблицы».
Для связи нужных полей (в нашем случае Номер зачетки) нужно выделить ключевое поле Номер зачетки ключевой таблицы Студенты, нажать левую кнопку мыши, перетащить ее курсором на аналогичное поле в связываемой таблице Экзамены, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи. В этом окне Access заполнит первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных. После этого Access сделает невозможным запись в не ключевую таблицу такого значения общего поля, которого нет в ключевой таблице. После установления целостности данных Access включает две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей (рис. 18).
Рис. 18. Окно «Изменение связей»
Если выбрать первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из студентов изменился номер зачетки в таблице Студенты, то он автоматически должен измениться и в таблице Экзамены.
Выбор второй опции при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Студенты удалить запись об одном из студентов, то записи о результатах сданных им экзаменов будут удалены автоматически. Включим опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи Один-ко-многим между ними. На конце линии у таблице со стороны "один" будет стоять цифра 1, а на другом конце, у таблицы со стороны "много" – символ бесконечности ∞ . После закрытия этого окна все установленные связи будут сохранены (рис. 19).
Рис. 19. Созданная связь «один-ко-многим» между таблицами
Упражнение 9.
Создать форму для заполнения сразу обеих таблиц с помощью мастера форм и ввести поля: из первой таблицы Студенты: ФИО, Номер_зачетки, Дата_рождения, Группа, Адрес, Телефон, Стипендия; из второй таблицы Экзамены: Экзамен1, Экзамен2, Экзамен.
Ввести дополнительно 3 записи с помощью созданной формы.
Решение.
Выбрать на ленте вкладку Создание, в разделе Формы выбрать Другие формы – Мастер форм.
Следуя указаниям мастера форм выбрать необходимые поля из таблиц Студенты и Экзамены.
На втором шаге выбрать вид представления данных «Подчиненные формы».
Далее выбрать внешний вид подчиненной формы «Табличный».
Стиль выбрать по желанию.
На следующем шаге имена форм оставить установленными по умолчанию.
Открыть созданную форму, перейти с помощью формы до 5 записи с помощью указателей-стрелок или нажать на кнопку Новая (пустая) запись внизу окна формы.
Ввести 3 новые записи.
Упражнение 10.
Создать запрос в режиме конструктора с сортировкой по возрастанию по дате рождения и группе и вывести на экран только хорошистов (тех, у кого все оценки за экзамены не ниже 4), с указанием поля ФИО и номера зачетки студентов.
Решение.
1. Перейти на вкладку Создание и нажать Конструктор запросов. Появится окно для построения запроса (рис. 20).
Рис. 20. Окно «Добавление таблицы» в конструкторе запросов
2. В окне Добавление таблицы выбрать нужные таблицы.
3. В Поле указать нужные поля из таблиц, перечисленных в задании (ФИО, номер зачетки, дата рождения, группа, Экзамен1, Экзамен2, Экзамен3).
4. Установить сортировку по возрастанию для Даты_рождения и Группы.
5. В Условие отбора в столбце Экзамен1, Экзамен2, Экзамен3 установить >3, что означает оценки которые больше 3. Второй вариант: установить 4 or 5.
6. Установка в одной строке Условия отбора означает, логическую операцию И Экзамен1 >3, И Экзамен2>3, И Экзамен3 >3. То есть все три условия должны выполняться одновременно (рис. 21).
Рис. 21. Созданный запрос
7. Перейти в режим таблицы или нажать кнопку Выполнить для просмотра результата запроса (рис. 22).
Рис. 22. Результат выполнения запроса
Упражнение 11.
Создать запросы в режиме конструктора с использованием союзов И, ИЛИ:
вывести студентов, ФИО которых начинается на букву П и оценка за Экзамен1 «Не 3»;
вывести студентов, родившихся между 01.01.1990 и 01.10.1992 или у кого стипендия не меньше 1000 руб.
Решение.
Для вывода ФИО, которые начинаются на определенную букву задать условие: Like “П*”.
Для обозначения отрицания НЕ используется оператор Not (рис. 23).
Рис. 23. Созданный запрос
Для обозначения МЕЖДУ используется оператор Between. Например, для задания даты рождения в определенном интервале: может быть задан шаблон Between #дата1# and #дата2#.
При необходимости использования союза ИЛИ в запросе, условия размещаются в следующих строках (или), расположенных ниже строки Условие отбора (рис. 24).
Рис. 24. Созданный запрос
Упражнение 12.
По созданному запросу1 составить отчет в режиме мастер отчетов. В режиме конструктора заменить название отчета на Список студентов.
Решение.
Перейти на вкладку Создание и выбрать Мастер отчетов. Для отчета использовать Запрос1 и следовать указаниям мастера отчетов. Для изменения имени отчета выбрать Конструктор отчетов и в поле названия отчета сделать изменения (рис. 25).
Рис. 25. Созданный отчет
Упражнение 13.
Добавить в таблицу Студенты новое поле Пол. В форму Студенты добавить группу переключателей с названием «Пол». Ввести значения с помощью формы.
Решение.
1. Добавить в таблицу Студенты новое поле Пол после поля ФИО в режиме Конструктор. Тип данных поля – текстовый. В описании поля (третий столбец в режиме конструктора) введите «1-мужской, 2-женский». Описание будет выводиться в левой части строки состояния (расположена в нижней части окна).
2. Таблицу Студенты сохранить и закрыть.
3. Открыть форму Студенты в режиме конструктора.
4. Увеличить свободное пространство формы (белая область с сеткой) путем перемещения нижней строки Примечание формы.
5. При выборе режима Конструктора на Ленте включается вкладка Инструменты конструктора форм, которые позволяют вставлять объекты в форму.
6. На Ленте во вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Группа переключателей.
7. Щелкнуть на свободном пространстве формы. Ввести в окне Мастера по созданию Группы значения: мужской; женский (рис. 26).
Рис. 26. Создание группы переключателей. Шаг 1
8. В следующем диалоговом окне не задавать переключатель, используемый по умолчанию.
9. В третьем диалоговом окне оставить значения, установленные автоматически.
10. В четвертом диалоговом окне установить переключатель в пункт «Сохранить значение в поле» и выбрать из списка необходимое поле Пол.
11. На следующем шаге оставить все настройки без изменений.
12. На последнем шаге задать подпись для группы переключателей – Пол. Нажать кнопку Готово (рис. 27).
Рис. 27. Размещенная группа переключателей на форме
Упражнение 14.
Задать значение поля Пол для каждой записи таблицы Студенты.
Решение.
Перейти в режим Формы (Двойной щелчок на имени Формы) и пролистать все записи и для каждой установить переключатель в нужное положение.
Закрыть форму и открыть таблицу и просмотреть поле Пол.
Упражнение 15.
С помощью фильтра вывести из таблицы Студенты на экран студентов одной группы.
Решение.
Открыть таблицу Студенты в режиме таблицы.
Установить курсор в поле Группа.
На вкладке Главная нажать кнопку Фильтр.
Установить галочку на номере одной нужной группы. Нажать ОК. Произойдет автоматическое включение фильтра. Данные будут отфильтрованы по установленному параметру.
Кнопка Применить фильтр позволяет включать и выключать установленный фильтр.
Содержание отчета
Отчетом является файл СУБД_ФИО_студента.accdb, созданный в результате выполнения задания.
Технология выполнения работы
В данной работе должна быть создана база данных из трех таблиц, определены условия отбора информации и создание форм, запросов и отчета.
Вопросы для защиты работы
Что включает понятие структура базы данных?
Что такое ключевое поле?
Зачем создаются связи между таблицами?
Какие объекты СУБД вы знаете?
Для какой цели используются формы в MS ACCESS?
Какие запросы вы знаете?
В каком режиме создается запрос на выборку?
Практическая работа № 6
Тема: Применение ИС для проведения анализа финансового состояния предприятия Audit Expert
2.1. Установка и начало работы
Инсталляция Audit Expert происходит по правилам, общим для обычных Windows-приложений. Необходимо вставить в дисковод первую из инсталляционных дискет программы и запустить команду "выполнить" (Run). Программа инсталляции предложит директорию установки, а затем затребует следующие дискеты.
Вы можете установить Audit Expert на любое количество компьютеров (например, на стационарный PC и Notebook), однако программа запустится только на той машине, в параллельный порт которой вставлен электронный ключ защиты HASP. Ключ прозрачен для других устройств (принтер, сканер и т.д.) и для ключей от других программ.
Программа инсталляции создает в Windows группу "Audit Expert". Отсюда Вы можете не только запустить саму программу, но и напрямую загрузить пример файла Audit Expert (для этого надо "кликнуть" на пиктограмме "Пример").
Если Вы запускаете "пустую" программу Audit Expert, то для начала работы Вам будет необходимо либо создать новый, либо открыть существующий файл Аудита (рис. 2.1).
Рис.2.1.Меню программы Audit Expert.
После открытия файла Аудита появляется и основное меню программы. Основное меню состоит из нескольких частей, во многом дублирующих друг друга. Удобнее всего пользоваться командами центрального меню с закладками, а также вызывать контекстное меню (т.е. меню, предлагающее определенный набор действий в зависимости от того, в какой таблице вы находитесь) при помощи правой кнопки мыши.
2.2. Общие принципы работы
Audit Expert - инструмент комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятия.
Основные функции программы Audit Expert:
Приведение финансовой отчетности к международному стандарту:
в аналитические таблицы, соответствующие требованиям Международных Стандартов Бухгалтерского Учета (IAS). Такой подход делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов. Отчеты формируются на русском и английском языках.
В стандартной конфигурации программа может обрабатывать российскую финансовую отчетность за период с 1994 по 2000 год, а также украинскую отчетность за 1997 год.
Благодаря имеющимся в программе функциям настройки пользователь может легко расширить эти возможности: создать собственный сценарий для обработки финансовых отчетов или отредактировать существующий.
Анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия
Стандартизованные аналитические таблицы, полученные при помощи Audit Expert, позволяют провести детальный анализ предыдущей деятельности и текущего состояния предприятия:
рассчитать наиболее часто используемые показатели ликвидности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия;
проанализировать динамику изменения структуры баланса с различным шагом как в абсолютных величинах, так и в процентах;
оценить структуру баланса по методике Федерального управления по делам о несостоятельности (банкротстве) предприятий. В общей сложности более 70 рассчитываемых параметров помогут оценить все стороны финансового состояния предприятия.
Переоценка баланса
Audit Expert - единственная система, которая может не только анализировать представленную бухгалтерскую отчетность, но и провести предварительную переоценку баланса по данным детального описания структуры активов и пассивов компании. Это значительно повышает достоверность результатов, а в некоторых случаях вообще является единственным приемлемым подходом к анализу финансовых отчетов.
2.3. Финансовый анализ предприятия
Программа Audit Expert предоставляет широкие возможности анализа прошлой деятельности и текущего состояния предприятия на основе преобразованных в международный формат таблиц Баланса и Отчета о прибылях и убытках.
Итоговые таблицы - Баланс, Отчет о прибылях и убытках вызываются в двух вариантах:
за весь период: с помощью кнопок верхнего меню (текстовые команды или пиктограммы);
за конкретный квартал: с помощью команды "открыть" в закладке "Результаты" центрального меню.
Анализ Баланса и Отчета о Прибылях и убытках
Анализ структуры баланса и Отчета о Прибылях и убытках, динамики изменения финансовых показателей проводится в программе Audit Expert, не выходя из самих таблиц. С помощью контекстного меню, вызываемогоправой кнопкой мыши, можно буквально "одним щелчком" преобразовать форму представления данных, получив необходимые аналитические отчеты.
Важной особенностью таблиц финансовых показателей является возможность настройки цветовой интерпретации значений. Выбрав в контекстном меню (вызывается нажатием правой кнопки мыши) команду "настройка", пользователь может задать для различных диапазонов значений каждого коэффициента определенный цвет. К примеру, если значение коэффициента абсолютной ликвидности больше 0,30 - можно считать его нормальным (зеленый цвет), а в диапазоне от 0,15 до 0,30 - удовлетворительным (желтый цвет). Настроив таким образом цветовую интерпретацию, пользователь получает возможность, анализируя финансовые отчеты, "одним взглядом" оценивать финансовое состояние предприятия, распознавать динамику улучшения или ухудшения показателей.
Финансовые коэффициенты
Помимо анализа баланса и отчета о прибылях и убытках, программа Audit Expert автоматически рассчитывает стандартные финансовые показатели, характеризующие различные стороны деятельности предприятия, и позволяет оценить состояние предприятия по методике комитета по банкротству.
Формулы, по которым вычисляются коэффициенты, можно увидеть, поднеся курсор мыши к названию строки, или также по команде "настройка". Буквенные обозначения в формулах указывают, из какого отчета взяты данные: "В"- Баланс, "I"- Отчет о прибылях и убытках, цифры - номер строки соответствующего отчета.
В "приложении" дано краткое описание экономического смысла используемых в Audit Expert показателей.
Программа Audit Expert не позволяет изменять формулы автоматически рассчитываемых таблиц. Однако пользователь может самостоятельно построить собственные таблицы финансовых коэффициентов.
Переоценка
В отдельных случаях даже приведенная к единому формату и выраженная в стабильной валюте финансовая отчетность все равно не дает реальной картины динамики развития и текущего состоянии предприятия. Связано это со спецификой обработки данных при подготовке бухгалтерских отчетов, которые прежде всего ориентированы на внешние инстанции (налоговых органы). Для получения реальной картины требуется обратиться к документам, подвергшимся меньшей обработке, и на их основе уточнить значение тех или иных показателей баланса и отчета о прибылях и убытках.
2.4. Графики и диаграммы
Графическое представление данных
В Audit Expert существует два способа построения графиков и диаграмм.
Контекстные графики - выделив строки, которые необходимо представить в графическом виде, надо щелкнуть правой кнопкой Таблицы финансовых показателей и методики комитета по банкротству вызываются из верхнего меню "Результаты" (данные за все периоды) или из центрального меню, закладка "Результаты" (данные за выбранный период) мыши и выбрать необходимый пункт ниспадающего меню ("График" или "Диаграмма"). Данные графики можно распечатать, но они не сохраняются.
Сохраняемые графики. Если Вам необходимо использовать график постоянно, можно описать его с помощью команды "Настройка" верхнего меню, пункты "Графики" и "Диаграммы" соответственно.
Созданный график можно будет использовать в данном файле в любой момент, независимо от пересчета конкретных значений. Если же файл проекта сохранить в виде шаблона, то Ваши "любимые" графики будут автоматически создаваться и в любых новых проектах.
Audit Expert обладает современным средствами редактирования графиков (цвета, шрифт, объем и т.д.), позволяя создавать хорошие качественные документы не прибегая к помощи других программ.
è Формирование и печать отчетов
Для формирования отчетов необходимо выбрать соответствующую команду в верхнем меню, при этом появится диалог "Список отчетов" (пустой, если Вы только начинаете работать с программой). Надо нажать кнопку "Добавить" и в появившемся окне вписать название, выбрать язык отчета (программа позволяет автоматически формировать отчеты на английском языке), а также указать, что Вы собираетесь сделать: напечатать отчет или передать его в MS Word.
После нажатия кнопки "OK" перед Вами откроется еще одно пустое окно, в котором собственно и конструируется отчет (рис.2.8). В контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, по команде "Добавить объект" Вы выбираете те блоки (финансовые таблицы, графики и т.д.), которые хотите включить в отчет.
Каждый объект отображается в виде пиктограммы. Можно с помощью мыши менять их местами, форматировать.
В окончательном виде документ можно увидеть, нажав кнопку "Просмотр".
Команда "Печать" отправляет документ на принтер или (если предварительно была выбрана опция "Microsoft Word") запускает на Вашем компьютере редактор MS Word и передает туда отчет для дальнейшего форматирования.
Экспорт данных
Помимо передачи итоговых отчетов в MS Word, Audit Expert позволяет формировать итоговые данные в текстовом формате (".txt) и экспортировать их в другие приложения.
Финансовые таблицы программы легко копируются и через буфер обмена Windows. Выполнив, находясь в любой из таблиц, последовательность команд "Выделить Все", "Копировать Все" (из верхнего меню "Редактор"), Вы можете затем командой вставки получить данные таблицы в программе MS Excel и др.
Связь с Project Expert 5
Audit Expert является одним из элементов комплексной системы финансового анализа и планирования, разрабатываемой компанией “Про-Инвест Консалтинг”. Данные, полученные в Audit Expert, могут затем быть переданы в программу инвестиционного планирования Project Expert для описания стартового состояния предприятия.
Импорт баланса из программы Audit Expert осуществляется с помощью специального модуля программы Project Expert (пункт Audit Expert верхнего меню "Обмен").
2.5 Отчет аудитора
Чтобы вызвать окно Отчеты выберите соответствующий пункт из выпадающего меню, появляющегося при выборе пункта Результаты главного меню (рис. 2.13).
Окно редактирования отчета предоставляет пользователю следующие возможности:
- добавление в отчет объектов ( итоговых таблиц, исходных таблиц, данных о детализации, графиков, диаграмм ),
- добавление и редактирование произвольной текстовой информации,
- изменение взаимного расположения объектов в отчете,
- настройка общих параметров отчета,
- настройка параметров каждого объекта, распечатка отчета на принтер или экспорт его в Microsoft Word.
Рис. 2.13. Окно “Список отчетов”
Масштаб отображения отчета в окне можно изменить путем выбора нужного масштаба из выпадающего списка панели инструментов окна.
Добавление объектов
Добавление в отчет объектов осуществляется путем выбора пункта “Отчет/Добавить объект” меню главного окна или пункта “Добавить объект” меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на окне редактирования отчета. При этом раскрывается подменю со следующими пунктами (рис. 2.14):
Заголовок ( добавление в отчет заголовка файла аудита ),
Данные ( добавление в отчет исходных таблиц ).
Переоценка ( добавление в отчет данных о детализации ).
Результаты ( добавление в отчет итоговых таблиц ).
График ( добавление в отчет графиков ).
Диаграмма ( добавление в отчет диаграмм ).
Разделитель ( добавление в отчет символа – разделителя страниц ).
Текст ( переход в режим редактирования текста ).
Текст из файла ( добавление в отчет информации из текстового файла ).
При выборе пункта "Данные" появится диалог "Настройка исходных данных".
При выборе пункта "Переоценка" появится диалог "Настройка таблиц детализации".
При выборе пункта "Результаты" появится диалог "Настройка результатов".
Рис. 2.14. Работа с окном отчета
При выборе пункта "График" появляется диалог "Настройка графиков".
При выборе пункта "Диаграммы" появляется диалог "Настройка диаграмм".
Добавление и редактирование текстовой информации.
Если выбрать пункт "Текст" меню "Добавить объект" или установить курсор на уже существующий текстовый объект, то окно редактирования отчетов переходит в режим редактирования текста.
При вводе и редактировании текста доступны следующие возможности:
Выделение части текста. Производится путем перемещения текстового курсора с клавишей "Shift" либо перемещением мыши по тексту с нажатой левой кнопкой.
Изменение шрифта выделенного или вновь вводимого текста. Достигается путем установки параметров шрифта в соответствующих опциях панели инструментов окна редактирования отчета (список названий шрифтов, список размеров шрифта, кнопки настройки стиля шрифта). Другим способом изменить шрифт выделенного или вновь вводимого текста является настройка параметров шрифта в диалоге "Шрифт", который появляется при выборе пункта "Отчет/Шрифт" меню главного окна или пункта "Шрифт" меню правой кнопки мыши.
Изменение настроек параграфа (выравнивание, отступы, интервалы) выделенного или вновь вводимого текста. Достигается путем установки параметров параграфа в соответствующих опциях панели инструментов окна редактирования отчета (типы выравнивания ). Другим способом изменить параграф выделенного или вновь вводимого текста является настройка параметров параграфа в диалоге "Параграф", который появляется при выборе пункта "Отчет/Параграф" меню главного окна или пункта "Параграф" меню правой кнопки мыши.
Вставка выделенного текста из ClipBoard. Осуществляется при помощи пункта "Редактор/Вставить" меню главного окна или клавиш "Ctrl+V".
Вырезание выделенного текста и вставка его в ClipBoard. Осуществляется при помощи пункта "Редактор/Вырезать" меню главного окна или клавиш "Ctrl+X".
Копирование выделенного текста в ClipBoard. Осуществляется при помощи пункта "Редактор/Копировать" меню главного окна или клавиш "Ctrl+C".
Удаление выделенного текста. Осуществляется при помощи пункта "Редактор/Удалить" меню главного окна или клавиши "Del".
Чтобы импортировать в отчет информацию из текстового файла, необходимо выбрать пункт "Текст Из Файла" меню "Добавить объект", что приведет к появлению диалога выбора файла, в котором необходимо указать требуемый текстовый файл.
è Изменение взаимного расположения объектов в отчете
Перед перемещением объектов по отчету необходимо выбрать один или несколько объектов. Для выделения одного объекта отчета необходимо указать на него мышью либо переместить на него выделение с помощью клавиатуры. Выделить несколько объектов можно путем нажатия на клавиши управления курсором с клавишей "Shift", либо перемещением мыши с нажатой левой кнопкой в крайнем левом поле окна редактирования отчета (в этом поле стрелка курсора мыши поворачивается вправо ). Выделить все объекты отчета можно с помощью пункта "Редактор/Выделить Все" меню главного окна.
Переместить выделенные объекты можно путем нажатия на клавиши управления курсором с клавишей "Alt" либо перетаскивая их мышью с нажатой левой кнопкой.
Для удаления выбранных объектов из отчета необходимо нажать клавиши "Alt+Del", либо выбрать пункт "Удалить объекты" меню "Отчет" главного окна либо меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на окне редактирования отчета. Удалить все объекты отчета можно с помощью пункта "Редактор/Удалить Все" меню главного окна.
è Настройка общих параметров отчета
Для настройки общих параметров отчета необходимо выбрать пункт "Общие настройки" меню "Отчет" главного окна либо меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на окне редактирования отчета (рис. 2.15). После этого появится диалог "Настройка отчета".
Рис.2.15. Подменю “Отчёт”
Настройка параметров объекта.
Для настройки параметров любого объекта отчета необходимо выделить его мышью ( либо переместить на него выделение с помощью клавиатуры ) и выбрать пункт "Настройка объекта" меню "Отчет" главного окна либо меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на окне редактирования отчета. Аналогичный результат достигается путем нажатия на клавиши "Alt+Enter" на выделенном объекте. При этом появляется тот же диалог, что и при добавлении данного объекта в отчет. В нем можно изменить параметры выбранного объекта.
Распечатка отчета на принтер или экспорт его в Microsoft Word
Для вывода отчета на принтер необходимо:
1.В диалоге "Общие настройки отчета" указать направление передачи отчета "Принтер". Аналогичный результат достигается путем нажатия на соответствующую кнопку панели инструментов окна редактирования отчета.
2.Выбрать пункт меню главного окна "Файл/Печать" или нажать мышью на соответствующую кнопку панели инструментов. Аналогичного результата можно добиться, нажав клавиши "Ctrl+P". При этом открывается диалог печати и предварительного просмотра.
Для экспорта отчета в Microsoft Word необходимо:
1.В диалоге "Общие настройки отчета" указать направление передачи отчета "Microsoft Word". Аналогичный результат достигается путем нажатия на соответствующую кнопку панели инструментов окна редактирования отчета.
2. Выбрать пункт меню главного окна "Файл/Печать" или нажать мышью на соответствующую кнопку панели инструментов. Аналогичного результата можно добиться, нажав клавиши "Ctrl+P".
Лабораторная работа № 1
Тема: Использование средств Microsoft Excel для решения экономических задач. Финансовые функции.
|
