Этап 4. Определение целевых значений показателей
Для каждого КПР необходимо определить текущее и целевое значения, значение предшествующее внедрению КИС, а также источники сбора информации и процедуры расчета.
Источником сбора текущих значений для количественных показателей являются бухгалтерский баланс и различные отчетные документы. Значения качественных показателей определяются экспертным путем.
Целевые значения показателей, на которые предприятие должно выйти к определенному времени, определяются руководством. Принципиальная сложность определения целевого значения того или иного показателя состоит в том, чтобы найти реально достижимый уровень.
Этап 5. Контроль выполнения стратегии
Для оценки эффективности работы внедренной КИС по истечении стабилизационного периода необходимо провести анализ показателей.
Оценка показателей необходима для сравнения предшествующих результатов с достигнутыми по значениям выработанных показателей с выяснением причин отклонений [8].
Причины отклонений можно определить путем выявления конкретных областей влияния различных модулей информационной системы.
Для этого, все модули, входящие в состав различных управленческих систем, которые, несмотря на то, что готовых ERP-решений на рынке существует более 200, имеют больше сходств, чем различий, можно разделить на пять категорий, в соответствии с их функциональностью:
стратегическое планирование, бюджетирование, финансы и учет (1);
маркетинг и дистрибуция (2);
разработка новой продукции (3);
планирование и управление производством и материальными потоками (4);
оперативное управление производственными операциями (5) [11].
Влияние перечисленных модулей на стратегические цели предприятия, достижение которых обеспечивается внедрением КИС, проиллюстрировано в таблице 1.2.
Таблица 1.2 - Взаимосвязь модулей информационной системы и целевых установок
№
|
Целевые установки
|
Типы систем (модулей)
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
1
|
Снизить себестоимость проданных товаров
|
+
|
|
|
+
|
+
|
2
|
Повысить производительность активов
|
+
|
|
|
+
|
+
|
3
|
Увеличить возможности получения доходов
|
+
|
+
|
+
|
|
|
4
|
Повысить ценность для существующих клиентов
|
|
+
|
+
|
|
|
5
|
Своевременно поставлять продукцию
|
|
+
|
|
+
|
|
6
|
Повысить лояльность клиента
|
|
+
|
|
|
|
7
|
Расширить клиентскую базу
|
+
|
+
|
+
|
|
|
8
|
Снизить издержки производства продуктов/услуг
|
|
|
|
+
|
+
|
9
|
Повысить гибкость производственных процессов
|
|
|
|
+
|
+
|
10
|
Повысить эффективность использования оборотного капитала
|
+
|
|
|
+
|
|
11
|
Повысить функциональные характеристики и качество выпускаемой продукции
|
|
|
+
|
|
+
|
12
|
Снизить уровень запасов
|
|
|
|
+
|
|
13
|
Превентивно и гибко управлять рисками
|
+
|
|
|
|
+
|
14
|
Развивать новые продукты и услуги
|
+
|
|
+
|
|
|
15
|
Снизить стоимость материалов
|
|
+
|
|
+
|
|
16
|
Своевременно доставлять материалы
поставщиками
|
|
+
|
|
+
|
|
17
|
Обеспечить наличие необходимых для работы в новых условиях компетенций сотрудников
|
+
|
|
|
|
|
18
|
Повысить продуктивность труда
|
+
|
|
|
|
|
19
|
Создать и использовать глобальную инфраструктуру и обмен данными
|
+
|
|
|
+
|
|
20
|
Создать корпоративную культуру
|
+
|
|
|
|
|
Таким образом, опираясь на взаимосвязь стратегических целей и модулей КИС, можно определить, работа какого компонента информационной системы нуждается в корректировке в случае, если показатель достижимости целевой установки не улучшил, или даже ухудшил, свое значение в сравнении со значением периода, предшествующего внедрению КИС.
Данный анализ должен сопровождаться разработкой корректирующих мероприятий, направленных на улучшение показателей.
1.5 Реализация методики ССП в программном обеспечении
Сбалансированная система показателей, как и любой другой инструмент управления, должна корректироваться по мере развития компании и изменения внешнего окружения. Среда, в которой действует предприятие, как правило, очень динамична, что приводит к корректировке стратегических целей. А это в свою очередь требует постоянной актуализации показателей достижения данных целей. Необходимо иметь возможность отреагировать на перемены и внести изменения в систему, по возможности максимально оперативно.
В связи с этим внедрение методологии реализации стратегии сегодня непрерывно связано с автоматизацией. Основным преимуществом использования программного обеспечения, предназначенного для автоматизации работы с ССП, является экономия времени.
70% всех компаний, применяющих методику ССП, используют тот или иной программный продукт для автоматизации данного процесса. Практически треть этих компаний (31%) использует готовые программные продукты, 43% компаний — программы собственной разработки (например, электронные таблицы или приложения на основе баз данных).
Гибкость в проектировании отчетов, простота использования и доступностью программного обеспечения, являются причинами возможности использования электронных таблиц в качестве средства построения ССП. Но гибкость не обеспечивает надежную защиту данных и затрудняет сравнение фактических показателей эффективности с отраслевыми показателями.
Безопасность данных — одно из существенных преимуществ пакетных программных продуктов, реализующих ССП, по сравнению с электронными таблицами. Кроме того, пакетные программные продукты — гораздо более специализированный инструмент и, поэтому, они отображают фактическую ситуацию касательно задач и стратегии компании, хотя и являются менее гибким средством [12].
В настоящее время в распоряжении разработчиков ССП имеются следующие программные продукты: Cognos Metrics Manager, Geac Performance Management, IBM WebSphere Business Modeler, ARIS 7.0, Business Studio 2.0.
Cognos Metrics Manager (CMM) относится к классу управленческих информационных систем. Программный продукт обладает следующими функциональными возможностями:
Упрощенное, гибкое создание показателей. Для формирования показателей можно использовать разнообразные источники данных: от файлов Excel до систем ERP и от OLAP – кубов до хранилищ данных.
Упрощенный доступ к данным.
Создание HTML-диаграмм для отображения связей между показателями, создание PDF-файлов с отображением всех диаграмм, показателей, отчетов или детальных описаний ССП.
Возможность создания динамических диаграмм.
Возможность контроля работы самой системы.
Уведомления пользователя по электронной почте или на «карманный компьютер» при изменении какого-либо показателя.
Возможность настройки вида ССП каждым конечным пользователем.
Пятиступенчатая градация индикаторов показателей.
Возможность анализа факторов, стоящих за проблемными ситуациями [13].
Стоимость лицензии на 10 рабочих мест — $44 000.
Geac Performance Management — это интегрированный программный продукт для автоматизации процессов стратегического управления, планирования, бюджетирования, прогнозирования, составления отчетов и анализа. Одной из функций данного программного обеспечения является Strategy Management, реализующая Сбалансированную систему показателей и обладающий следующими функциональными возможностями:
Стратегия оценивается по крайней мере по 4 различным перспективам. Возможность создания и определения дополнительных перспектив при необходимости.
Позволяет определять стратегические задачи по крайней мере для одной перспективы и явно связывать показатели по крайней мере с одной стратегической задачей.
Позволяет определять количественные задачи с лимитом времени для показателей.
Позволяет связывать и графически представлять стратегические задачи в виде набора причинно-следственных отношений, который при необходимости можно быстро изменять и редактировать.
Позволяет создавать описательную документацию для каждого элемента ССП.
Явно определяет связь между проектами, необходимыми для выполнения стратегических задач, и соответствующими стратегическими задачами [13].
IBM WebSphere Business Modeler (IBM) является программным средством, нацеленным на моделирование, имитацию и анализ бизнес-процессов. Помимо этого позволяет сформировать перечень показателей КПР, привязать их к элементам бизнес-процесса и путем имитации модели спрогнозировать их значения. Таким образом, отслеживается достижение стратегических и тактических целей компании.
Программный продукт позволяет описывать бизнес-процессы при помощи диаграмм стандарта BPMN. Информация об организации может накапливаться в виде структурированных справочников, между справочниками могут устанавливаться взаимосвязи.
В системе могут создаваться любые виды отчетности по объектам модели и регламентной отчетности, которые могут быть выгружены в Word, Excel, pdf и прочие форматы.
Возможности сбора и контроля значений показателей позволяют использовать систему не только как систему проектирования, но и как систему исполнения.
Стоимость одной лицензии на программный продукт IBM WebSphere Business Modeler версии Basic составляет порядка 1 500,00 долларов США, версии Advanced — порядка 11 500,00 долларов США. В стоимость лицензии включена стоимость годовой технической поддержки [13].
Aris BSC - это управленческая система, предназначенная для быстрого моделирования стратегической системы управления деятельностью компании. Программный продукт обладает следующими функциональными возможностями:
возможность создания прототипов корпоративной ССП;
совместимая архитектура ССП, целей, ключевых показателей эффективности и источников данных на всех корпоративных уровнях;
возможность определения измерений и структуры ССП;
возможность анализа причинно-следственных связей и определения оптимального уровня отдельных показателей и процессов;
запись и анализ фактических данных и плановых показателей для ключевых показателей эффективности ССП;
составление отчетов и проведение анализа для консолидации информации и осуществления контроля за эффективной деятельностью компании;
использование интерфейса Excel при работе с приложениями (например, Хранилищами данных);
библиотека готовых шаблонов Aris [13].
Стоимость одной лицензии на программный продукт составляет 2600€. Техническое сопровождение оплачивается дополнительно и составляет 22% от стоимости продукта.
SAP Strategic Enterprise Management состоит из пяти компонентов, интегрированных друг с другом с помощью метаданных и прикладных данных. Сбалансированную систему показателей реализует программный продукт SEM-CPM, который обладает следующими функциональными возможностями:
поддержка поиска, анализа, предоставления и правильного использования внешней неструктурированной информации в процессе стратегического планирования;
моделирование стратегических сценариев, а также определение количественных данных и оценка этих сценариев как базы для стратегического управления предприятием;
функциональность для отображения и определения количественных данных корпоративной стратегии, а также для перевода стратегических целей в плановые значения;
осуществление контроля за деятельностью предприятия с помощью ключевых показателей эффективности ССП;
поддержка OLAР-технологий в Хранилище данных (SAP BW) [14].
Oracle Balanced Scorecard предназначен для отображения стратегии организации в сбалансированном наборе показателей деятельности и обладает следующими функциональными возможностями:
доступ и навигация через интернет как для конечного пользователя, так и для разработчика;
стандартизованный пользовательский интерфейс;
навигация по наборам сбалансированных карт;
представление КПР в классической форме сбалансированных карт показателей деятельности;
мастер ключевых показателей эффективности, конечный пользователь может настраивать отображение показателей в удобном для себя виде;
удобный интерфейс для моделирования любых сбалансированных систем показателей;
отображение связей и причинно-следственных отношений между показателями или стратегическими целями;
деревья моделирования для сценарного анализа «что, если...» (позволяет оценивать влияние изменения значений исходных данных на значение показателя);
средства разграничения доступа к информации;
многоязыковая поддержка [14].
Hyperion Performance Scorecard — специализированная система, обеспечивающая повышение качества управления за счет объединения стратегии компании с её текущими бизнес-процессами. Приложение обладает следующими функциональными возможностями:
возможности отображения стратегических задач, отображения причинно-следственных отношений, отслеживания стратегических проектов, системы оповещений и составления отчетов;
возможность отслеживания результатов работы, выполненной сотрудниками, с помощью карт отчетности;
интегрированная система передачи информации (интеграция с почтовыми системами);
каскадная структура ССП на основе веб-технологии;
возможности визуализации и анализа данных и составления отчетов [14].
Максимальная стоимость одной лицензии для одного пользователя — 700 $. Стоимость технического сопровождения — 154 $.
Business Studio. Данная система бизнес-моделирования разработана для поддержки полного цикла создания эффективной системы управления компанией. Процесс формализации стратегии и контроля ее достижения реализуется в рамках сбалансированной системы показателей.
Business Studio позволяет:
быстро провести формализацию своей стратегии;
выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании;
разработать показатели достижения этих целей, для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения.
Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами:
Сбор значений через файлы Microsoft Excel
Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой.
Контроль значений КПР также реализован двумя способами. HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты, позволяет периодически просматривать эти значения, а Cockpit предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей в реальном времени. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние, после чего приступать к выработке управляющего воздействия. Графики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры [15].
Стоимость одной лицензии для конечных пользователей составляет в зависимости от версии от 44 до 63 тыс. руб. + Cockpit - 9800 руб.(10 лицензий).
Все рассмотренные программные продукты решают главную задачу автоматизации построения сбалансированной системы показателей для оценки эффективности внедрения КИС, т.е. позволяют экономить время при обновлении данных и подготовки отчетов.
Однако с их помощью не всегда можно однозначно сделать вывод относительно эффективности внедряемой системы.
Если достигнуты все целевые значения независимых показателей, определенных в рамках методологии ССП, то результаты оценки понятны. Однако если одна или несколько целей не достигнуты, то возникает некоторый вопрос относительно результатов оценки. Например, означает ли, что если одни показатель ниже нормы, то внедрение не было успешным.
Данную проблему можно решить путем расчета на основе полученных значений показателей интегрированной оценки по каждой целевой установке стратегической карты.
|
