N п/п
|
Индекс документа
|
Дата документа
|
Заголовок документа
|
Номера листов ед. хр.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
Итого ____________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу)
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа
исполнительной власти Ленинградской области
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N _______ Опись N _______ Дело N ________
Заголовок дела
Дата использования
|
Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)
|
Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)
|
N использованных листов
|
Подпись лица, использовавшего дело
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области
ФОНД N ________
ОПИСЬ N _______
ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
за ______ год
Название раздела (структурного подразделения)
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Количество листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________ по N _________, в том числе:
литерные номера _____________________________________________________
пропущенные номера __________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭПМК Протокол ЭК
уполномоченного органа органа исполнительной власти
исполнительной власти Ленинградской области
Ленинградской области
в области архивного дела
от ___________ N ________ от ___________ N ___________
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области
ФОНД N __________
ОПИСЬ N ______________
ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
ЗА __________ ГОД
Название раздела (структурного подразделения)
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Срок хранения
|
Количество листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________ по N ________, в том числе:
литерные номера _____________________________________________________
пропущенные номера __________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
органа исполнительной власти
Ленинградской области
от ___________ N __________
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области
ФОНД N _________
ОПИСЬ N ___________
ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ЗА _______ ГОД
Название раздела
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Количество листов
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _____________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ________ по N __________, в том числе:
литерные номера _____________________________________________________
пропущенные номера __________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
работника службы кадров Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
органа исполнительной власти уполномоченного органа
Ленинградской области исполнительной власти
Ленинградской области
в области архивного дела
от ___________ N _________ от ___________ N _________
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
_________________________________________________________________
(наименование архива Ленинградской области)
_________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти Ленинградской области)
ФОНД N _________
ОПИСЬ N ________
_________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты _________________
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа
исполнительной власти
Ленинградской области
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело ________________________________________________________________
(N и название)
Опись _______________________________________________________________
(N и название)
Фонд ________________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
N п/п
|
Фамилия, инициалы пользователя
|
Дата выдачи
|
Дата возврата
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
(Форма)
Наименование органа Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области
АКТ
___________ N ___________
_________________________
(место составления)
О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
_____________________________________
(наименование организации, адрес,
почтовый индекс)
Основание _______________________________________________________
_____________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _______________________________
(название фонда)
N п/п
|
Опись N
|
Ед. хр. N
|
Заголовок ед. хр.
|
Крайние даты
|
Количество листов (время звучания, метраж)
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего выдается _______________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
Срок возвращения ____________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, посторонним лицам, не выдавать копий, выписок
и справок, не публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте
срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя
выдающего дела организации-получателя
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства __________________________
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства __________________________
(наименование организации)
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области
ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(Принят и введен в действие с 1 января 1999 года
|
