6. Учет поступления документов в библиотечный фонд
6.1. Документы, поступающие в фонд библиотеки, принимаются по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).
В случае отсутствия сопроводительного документа составляется Акт приема документов в библиотеку (Приложения 7, 8).
Документы, полученные библиотекой в качестве пожертвования (книги, альбомы, другие издания), включаются в фонд библиотеки на основании Акта пожертвования о безвозмездной передаче (Приложение 9).
Допускается оформление Акта по упрощенной форме, в случае, если личное присутствие дарителя (жертвователя) недоступно.
При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа, не соответствующих профилю комплектования библиотеки или дефектных экземпляров, организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений, если иные условия не определены договором о поставке (Приложение 10).
6.2. Документы, подготовленные к приему, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного (в том числе длительного) и временного хранения.
Документам постоянного хранения (обязательным экземплярам, архивным документам, книжным памятникам, изданиям краеведческой литературы), а также документам длительного хранения (предназначенным для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса) присваиваются инвентарные номера.
Инвентарные номера присваиваются каждому экземпляру издания. Инвентарные номера проставляются непосредственно на документах в установленном правилами библиотеки месте и отражаются в принятой для данной категории документов форме индивидуального учета.
Документы временного хранения, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени (от 1 года до 3 лет, если другие сроки не предусмотрены), регистрируются в принятых библиотекой формах индивидуального учета без инвентарных номеров.
6.3. Оценка стоимости документов, поступивших в библиотеку без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра, книгообмена, в качестве дара, пожертвования, безвозмездно) и принятых к учету, осуществляется библиотекой по их реальной рыночной стоимости на момент приема. К оценке стоимости книжных памятников и особо ценных пожертвований могут привлекаться букинисты и другие эксперты.
6.4. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета, принятой в библиотеке, под очередным порядковым номером. Порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1. Фиксируются дата и № записи, источник поступления, № и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, языкам и др.), стоимость поступивших документов. Стоимость указывается только для документов, которым присваивается инвентарный номер и подлежащих постановке на бухгалтерский учет. Введение дополнительных показателей и их дробность определяется конкретной библиотекой.
Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является Акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года, если не предусмотрен иной порядок учета периодических изданий (Приложение 8).
6.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
Электронные документы на съемных носителях подлежат маркировке мягкими фломастерами: данные заносятся на верхнюю (не рабочую) поверхность диска.
Электронные документы локального доступа идентифицируются специальными компьютерными программами, при этом обозначение принадлежности может быть оформлено как самостоятельным файлом в составе общей директории, так и включено в «тело» самого электронного документа.
6.6. После приема партии документов, записи ее в «Книге суммарного учета» и инвентаризации на сопроводительном документе или Акте приема документов производится запись, подтверждающая, что поступившие документы в количестве _____ экз. приняты и зарегистрированы в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» под № _____ и в «Инвентарной книге» с № ____ по №____ инвентарный номер, на сумму ____ рублей. Кроме того, получено ____ экз. документов временного хранения на сумму ____ рублей ____, не подлежащие принятию на бухгалтерский учет.
Сопроводительные документы передаются в бухгалтерию для постановки полученной партии на бухгалтерский учет.
|
