3. Виды учета библиотечного фонда
Организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета документов, дифференцированных в соответствии с их назначением, составляет систему учета документов библиотечного фонда.
По функциям и назначению различаются следующие виды учета: библиотечный, бухгалтерский, статистический, особый (специализированный).
3.1. Библиотечный учет – учет документов всех подразделений библиотечного фонда, включая обменные, резервные, страховые, иные. Библиотечный учет ведется в индивидуальной и суммарной формах.
3.1.1. Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого нового названия документа осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
3.1.2. Индивидуальный учет, с присвоением каждому документу инвентарного номера, обязателен для документов длительного и постоянного хранения. Необходимость индивидуального учета для документов временного хранения и порядок его ведения определяются непосредственно библиотекой.
3.1.3. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных, других видов документов), листовая (лист актового учета), допускается сочетание этих форм учета (Приложения 1, 2, 3).
Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена, отметка о проверке, номер акта исключения.
В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему.
При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.
3.1.4. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и \ или драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальной инвентарной книге (описи), в которой кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления каждого документа. Каждый лист инвентарной книги сопровождается итоговой записью с указанием даты её составления.
3.1.5. Индивидуальный учет баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения: дата поступления; название базы данных; наименование создателя (юридическое или физическое лицо); дата создания ресурса; цена приобретения; носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета); периодичность обновления.
3.1.6. Индивидуальный учет сетевых документов удаленного доступа осуществляется путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера (Приложение 4).
Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе и платформе и тип пакета. Факультативно можно отражать в этой форме данные о количестве документов, входящих в пакет.
Платформа понимается как совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для навигации и поиска документов, а также предлагающих особые сервисы для работы с ними.
3.1.7. Суммарный учет всех поступающих в фонд и выбывающих из него документов ведется в Книге суммарного учета библиотечного фонда или в другой форме, предназначенной для суммарного учета (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику библиотеки или системы библиотек определенного типа.
Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:
часть 1 – «Поступление в фонд» (Приложение 5А);
часть 2 – «Выбытие из фонда» (Приложение 5Б);
часть 3 – «Итоги движения фонда» (Приложение 5В).
Обобщенные статистические данные отражаются в каждой части Книги суммарного учета, для части 1 и части 2 в показателях «перенос к переносу», для части 3 в показателях «состоит на начало______года, поступило в течение_____года, выбыло в течение _____года, состоит на конец________года».
3.1.8. Суммарный учет сетевых документов удаленного доступа ведется в предназначенной для этих целей книге, в которую включаются три формы: форма учета поступления документов в фонд (Приложение 6А); форма учета выбытия документов из фонда (Приложение 6Б); форма учета движения фонда сетевых документов удаленного доступа (Приложение 6В). В форме учета поступления в фонд регистрируются основные параметры документов (договоров, контрактов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ для библиотеки определенных пакетов сетевых документов, а также количество пакетов. Суммарному учету подлежат пакеты электронных документов, к которым библиотека имеет устойчивый доступ согласно лицензионным соглашениям.
3.1.9. В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС)» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.
3.2. Бухгалтерский учет – учет балансовой стоимости документов библиотечного фонда, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов.
3.2.1. Библиотеки производят оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги – прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг.
3.3. Статистический учет – учет количества документов в фонде по формам государственного наблюдения, утвержденным Федеральной службой государственной статистики (Росстатом). При отчетности по форме государственной статистической отчетности №6 -НК сведения о резервных и обменных фондах не представляются.
3.4. Особый (специализированный) государственный учет – учет отдельных категорий документов: книжных памятников, архивных документов, музейных предметов и коллекций, иных специальных собраний документов. Учет данных фондов регулируется соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации:
3.4.1. Книжные памятники подлежат обязательной государственной регистрации и отражению в общероссийском и (или) региональном сводах книжных памятников, формируемых федеральным и региональными центрами по работе с книжными памятниками в соответствии с Положением о книжных памятниках Российской Федерации.
3.4.2. Архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в библиотеках, учитываются в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивах и архивном деле в Российской Федерации, нормативными правовыми актами об учете архивных документов и настоящей Инструкцией.
Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
3.4.3. Музейные предметы и музейные коллекции, хранящиеся в библиотеках, учитываются в соответствии с законодательством Российской Федерации о музеях и Музейном фонде Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации регистрируются в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.
3.4.4. Документы, отнесенные к категории сейфового хранения, подлежат специальному учету в соответствии с «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях СССР», утвержденной Приказом Министерства культуры СССР от 15. 12. 1987г. №513.
Музеи, библиотеки, хранящие в своих фондах документы, в оформлении которых имеются драгоценные металлы и \ или драгоценные камни обязаны зарегистрироваться в государственных органах пробирного надзора.
3.4.5. Страховые копии микроформ учитываются в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами в библиотеках, где хранятся оригиналы документов, и в хранилищах страхового фонда.
Информация о наличии в библиотеке страховых документов (микрофильмов) отражается в Российском регистре страховых микроформ.
3.4.6. Базы данных учитываются по правилам ведения государственного учета и регистрации в соответствии с законодательством, а также по правилам ведения учета библиотечных фондов, установленных настоящей Инструкцией.
Государственный учет и регистрация баз данных осуществляется в Государственном регистре баз данных.
|
