10. Проверка библиотечного фонда
10.1. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации « О бухгалтерском учете» обязательная проверка фонда производится:
при смене материально ответственного лица;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки;
в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
10.2. Проверка библиотечного фонда осуществляется в следующие сроки:
документы, находящиеся на сейфовом хранении – ежегодно;
фонд редких и ценных книг – один раз в 5-10 лет (в зависимости от объема);
фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 7–10 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 10–15 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц поэтапно в течение 15–20 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 20–25 лет.
Сроки и виды проведения проверки определяются по согласованию с учредителем и предусматриваются Порядком (инструкцией) учета библиотечного фонда библиотеки.
Поэтапная проверка фонда библиотеки осуществляется в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части с определением сроков и количества планируемого объема работы.
10.3. Для проведения финансовых проверок назначается комиссия во главе с председателем, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
10.4. При смене руководителя библиотеки передача библиотечного фонда и учетной документации оформляется Актом сдачи-приемки. В случае несогласия одной из сторон производится проверка фонда или его части. Проверка фонда при смене руководителя приравнивается к срокам очередной проверки, предусмотренной графиком.
10.5. В случае ликвидации библиотеки проводится обязательная проверка фонда и учетной документации. Порядок проведения ликвидации определяется действующим законодательством. В состав ликвидационной комиссии в обязательном порядке входит руководитель (представитель) библиотеки. Преимущественным правом приобретения фондов ликвидируемых библиотек обладают органы государственной власти, органы местного самоуправления, библиотеки соответствующего профиля. Передача библиотечного фонда и учетной документации, в том числе каталогов, оформляется Актом сдачи – приема. В акте указывается общее количество документов передаваемого фонда, зафиксированного в учетной документации, перечень документов учета, сведения о стоимости фонда, соответствующие данным бухгалтерского учета, перечень каталогов.
10.6. Методика проведения проверки фондов регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией, разработанной библиотекой, а также нормативными документами вышестоящих организаций, определяющих общие требования к проведению проверки.
Для электронных документов на съёмных носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения при этом проверяется также сохранность информации в электронных документах. Для большинства CD-ROM применяется ручной просмотр, возможна проверка и по контрольным суммам.
Проверка электронных документов локального доступа, осуществляется по количественным показателям (количество файлов), а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию.
10.7. Проверка всего фонда или его части (в соответствии с приказом о проверке документов) завершается составлением Акта и списком отсутствующих изданий (Приложение 17).
На каждую проверенную часть фонда в библиотеках, где проводится поэтапная проверка всего фонда, составляется промежуточный Акт проверки или иной документ, в котором указываются сведения о количестве проверенных документ. Акт или иной документ о промежуточной проверке фонда подписывается всеми членами комиссии и председателем или руководителем подразделения.
10.8. Результаты проверки, зафиксированные в Акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт передается на утверждение.
10.9. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях Акт передается учредителю.
Если виновные лица не установлены или суд отказал по взыскании убытков с них, то убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
|
