МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по заполнению паспорта архива организации источника комплектования МКУ «Архив муниципального образования «Город Киров»
1. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок заполнения паспорта архива организаций, источником комплектования МКУ «Архив муниципального образования «Город Киров» (далее – Организации).
1.2. Методические рекомендации разработаны в целях учета архивных документов, находящихся на хранении в архиве Организации.
1.3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов.
1.4. Паспорт архива составляется каждой Организацией ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 1 декабря отчетного года, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 декабря отчетного года (Приложения N 1, N 2 к Методическим рекомендациям).
1.5. Один экземпляр паспорта архива Организации представляют в МКУ «Архив муниципального образования «Город Киров» до 01 декабря отчетного года.
2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива
2.1. В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке "Кем представляется" указывается полное наименование Организации.
2.2. В строке "форма собственности отчитывающейся организации" указывается форма собственности организации в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ - "муниципальная собственность".
2.3. Паспорт архива утверждается начальником (руководителем) Организации и заверяется оттиском печати.
3. Заполнение раздела 1 "Общие сведения"
3.1. В строке 101 в графе 1 "Количество фондов" указывается количество фондов, хранящихся в архиве Организации.
Если хранятся документы только одного фонда, то указывается цифра 1.
3.2. В графе 2 "Площадь архивохранилища" (кв. м) указывается площадь архивохранилища Организации в квадратных метрах.
Если помещений архивохранилища несколько, то указывается площадь каждого помещения.
При отсутствии специального помещения ставится прочерк и делается запись о месте нахождения архивных документов у структурного подразделения (например, в шкафах у специалистов).
3.3. В графе 3 "Загруженность архивохранилища в (%)" указывается загруженность архивохранилища в процентах.
Данная графа заполняется при наличии архивохранилища.
Процентный показатель определяется следующим образом: при наличии архивохранилища, оборудованного стеллажами, измеряется длина стеллажной полки и умножается на 60 (среднее количество дел, размещаемое в 2 ряда на одном погонном метре).
Полученная цифра - показатель вместимости архивохранилища.
Для определения его фактической загруженности в процентах количество дел, находящихся в хранилище, делится на показатель вместимости и умножается на 100.
Кол-во дел x 100
--------------------- = Загруженность архивохранилища в %.
Вместимость хранилища
4. Заполнение раздела 2 "Сведения о документах"
В раздел 2 "Сведения о документах" вносятся сведения о документах постоянного хранения и данные о документах по личному составу.
4.1. Графа 1 "Всего" строк 201, 202.
В этих графах указывается количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве, внесенных и не внесенных в описи.
4.2. Графа 2 "Начальная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
В этих графах указываются самые ранние годы тех документов, которые хранятся в архиве.
4.3. Графа 3 "Конечная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
В данных графах указываются самые поздние годы тех документов, которые хранятся в архиве.
4.4. Графа 4 строк 201, 202.
В этой графе указывается общее количество дел, описи на которые утверждены (согласованы) ЭПК архивного учреждения.
4.5. Графа 5 "Начальная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК архивного учреждения.
4.6. Графа 6 "Конечная (крайняя) дата" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПК.
4.7. Графа 7 "Хранятся сверх установленного срока" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
Заполняется в том случае, если в архиве Организации имеются дела постоянного хранения и дела по личному составу, хранящиеся после истечения срока их депозитарного хранения.
4.8. Графа 8 "Образуется в год дел" строки 201 "Постоянного хранения" и строки 202 "По личному составу".
Заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел в соответствии с номенклатурой Организации.
5. Заполнение раздела 3 "Кадры"
В разделе 3 "Кадры" в строке 301 указывается количество штатных работников архива Организации.
Если нет штатного работника, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.
В правом нижнем углу паспорта архива расположены данные об условиях хранения документов в Организации.
Они заполняются, если имеется архивохранилище.
В случае, когда документы хранятся в структурных подразделениях Организации, следует подчеркнуть: хранилище - нет.
Приложение № 1
к Методическим рекомендациям
Кому представляется _______________________________________
наименование и адрес
___________________________________________________________
получателя
Кем представляется ________________________________________
наименование и адрес
___________________________________________________________
отчитывающейся организации
___________________________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации
ПАСПОРТ
архива на 1 декабря 20__ г.
1. Общие сведения
Код строки
|
Количество фондов
|
Площадь архивохранилища
в кв. метрах
|
Загруженность
архивохранилища в %
|
А
|
1
|
2
|
3
|
101
|
|
|
|
2. Сведения о документах
Показатели
|
Код
строки
|
Количество единиц хранения
|
Все-
го
|
Крайние даты
|
Из них внесено в
описи, утвержденные
(согласованные)
ЭПК архивного
учреждения
|
Хра-
нятся
сверх
уста-
новлен-
ного
срока
|
Обра-
зуется
в год
дел
|
Началь-
ная
|
Конеч-
ная
|
Все-
го
|
Крайние даты
|
Началь-
ная
|
Конеч-
ная
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
Постоянного
хранения
|
201
|
|
|
|
|
|
|
|
|
По личному
составу
|
202
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Кадры
┌──────┬──────────┐
│ Код │Количество│ Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
│строки│ штатных │ Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
│ │работников│ Отопление: центральное, печное; отсутствует.
├──────┼──────────┤ Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные;
│301 │ │ нет.
│ │ │ Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.
│ │ │ Сигнализация: пожарная: есть, нет;
│ │ │ охранная: есть, нет.
│ │ │ Читальный зал: есть, нет.
│ │ │ Температурно-влажностный режим: соблюдается,
└──────┴──────────┘ не соблюдается.
Начальник (руководитель) территориального органа ФМС России
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
Фамилия и телефон исполнителя |
