Руководство администратора На листах Аннотация Документ «Руководство пользователя»

Скачать 0.7 Mb.

Название	Руководство администратора На листах Аннотация Документ «Руководство пользователя»
страница	10/16
Тип	Руководство

filling-form.ru > Договоры > Руководство

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 ... 16

4.12Участники

Данная часть руководства включает описание процессов:

формирования базы данных участников АИС «Дневник-ПОО» в ПОО;
работы с данными участников;
регистрации участников в АИС «Дневник-ПОО».

4.12.1База данных участников АИС «Дневник-ПОО»

4.12.1.1Участники АИС «Дневник-ПОО», персоны и пользователи

Участниками АИС «Дневник-ПОО» становятся субъекты образовательного процесса в ПОО: сотрудники, обучающиеся, законные представители обучающихся (родители, усыновители или опекуны и т. д.). Роль участника в образовательном процессе определяет уровень доступа к информации в ПОО.

Для регистрации в сети каждый из участников получает логин и временный пароль, которые генерируются в АИС «Дневник-ПОО» при вводе данных пользователя.

Персонами называются участники АИС «Дневник-ПОО», данные которых уже внесены в АИС «Дневник-ПОО», но этап регистрации с использованием временных логина и пароля не был пройден.

Пользователем является участник, прошедший регистрацию.

Каждый пользователь АИС «Дневник-ПОО» имеет личную страницу, на которой отображена основная информация, вносимая владельцем страницы.

Ввод данных участников в АИС «Дневник-ПОО» осуществляется следующими способами:

импорт файлов формата xls, xslx со списком участников ПОО;
создание персоны;
добавление пользователя из списка участников АИС «Дневник-ПОО» другой ОО.

4.12.1.2Список участников

Для перехода к списку участников ПОО необходимо:

нажать на пункт «Школа» главного меню на навигационной полосе;
перейти на вкладку «Люди». На открывшейся странице будет представлен общий список участников и инструменты для работы с ними.

В общем списке участников ФИО персон отмечены серым цветом, а ФИО пользователей – зеленым (строка является ссылкой на личную страницу) ().

Рисунок – Перечень персон (пользователей)

4.12.1.3Список участников в разделе «Администрирование»

Для перехода к списку участников в разделе «Администрирование» необходимо зайти в меню раздела и необходимо нажать на ссылку «Список людей» в блоке «Люди». Откроется страница «Поиск людей» на вкладке «Сейчас в ОУ».

Пользователи в списке отмечены логотипом АИС «Дневник-ПОО» слева от ФИО. Нажатие на иконку логотипа позволит перейти на личную страницу участника. Строка ФИО является ссылкой для перехода в режим редактирования данных профиля, так же, как иконка «карандаш» справа от ФИО ().

Рисунок – Перечень пользователей

Для перехода к списку персон и пользователей, исключенных из общего списка участников в связи с окончанием обучения или рабочей деятельности в ПОО, необходимо открыть вкладку «Архив».

Пользователи, перенесенные в архив, не имеют доступа к данным ПОО, но сохраняют возможность использовать социальную часть АИС «Дневник-ПОО» и Центр приложений. При необходимости можно провести восстановление персоны или пользователя (операция «Восстановление персоны»).

4.12.2Импорт данных участников

4.12.2.1Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007) с данными сотрудников, обучающихся и родителей.

Файл для импорта участников должен содержать следующую информацию: ФИО, пол, дата рождения (Рисунок ).

$c:\users\amilovanova\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.word\новый рисунок (1).bmp$

Рисунок – Файл для импорта персон

В том случае, если в списке данных участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно.

4.12.2.2Импорт

Начинать заполнение профиля ПОО следует с импорта данных сотрудников, далее импортируются данные обучающихся и родителей, так как импорт данных родителей возможен только после ввода данных обучающихся.

Необходимо зайти в раздел «Администрирование» / блок «Люди» / «Импорт».

Шаг 1. Источник данных

Необходимо нажать на кнопку «Обзор» и выбрать ранее подготовленный файл. Также необходимо указать, что содержится в первой строке файла: данные или названия столбцов, а затем нажать на кнопку «Далее».

Рисунок – Импорт персон

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль в ПОО, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, обучающиеся или родители.

При импорте данных обучающихся или родителей необходимо также указать код группы, в которой обучаются дети.

В блоке «Соответствие столбцов» необходимо указать, какому типу из предложенных в выпадающем списке вариантов (фамилия, имя, отчество, ФИО целиком, пол или дата рождения) соответствуют данные, приведенные в столбцах файла.

Для удобства импорта однотипных файлов выбранные настройки соответствия данных в столбцах определенному типу данных в АИС «Дневник-ПОО» будут отражены и при следующем проведении операции. Сохранение настроек происходит каждый раз после их изменения.

Затем необходимо нажать на кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, полноценны ли сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

При импорте данных родителей на этом этапе необходимо будет установить связи «родитель» - «обучающийся»: в столбце «Ребенок» в выпадающем списке обучающихся группы напротив ФИО родителя необходимо выбрать ФИО ребенка.

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала.

Шаг 4. Импорт

АИС «Дневник-ПОО» откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать еще один файл необходимо нажать на кнопку «Начать новый импорт».

Избегайте импорта данных родителя из файла в том случае, если:

он является сотрудником ПОО, и его данные были внесены ранее;
он уже зарегистрирован в АИС «Дневник-ПОО» как сотрудник другой ОО;
у него несколько детей, обучающихся в одном или разных учебных заведениях;
вместо данных родителей в базу АИС «Дневник-ПОО» вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей).

Во всех этих случаях добавление данных родственника и установление в АИС «Дневник-ПОО» связей между участниками проводится при редактировании данных обучающегося.

4.12.3Добавление участника

На этапе создания базы данных участников сети в ПОО в основном применяется функция «Импорт данных участников». Расширить созданный таким образом список участников можно, применяя следующие операции:

создание новой персоны;
добавление пользователя, зарегистрированного в другой ОО.

4.12.3.1Создание новой персоны

Создание персоны необходимо, например, в случае появления в ПОО нового участника образовательного процесса (сотрудника, обучающегося, родителя) в течение учебного года.

Примечание: единовременный массовый ввод данных участников осуществляется при помощи функции «Импорт данных участников» на этапе заполнения базы ПОО в АИС «Дневник-ПОО».

Для создания персоны необходимо:

Зайти в раздел «Администрирование» / блок «Люди» / «Новый человек». Можно также перейти к этой операции, нажав на пункт «Список людей» и на ссылку «Добавить участника» в правом верхнем углу страницы.
Выбрать способ добавления участника: «Новая персона».
На открывшейся странице ввода данных указать:

роль персоны в образовательном процессе;
личные данные новой персоны, заполнив последовательно все поля;
контактные данные (не обязательно) ().

Для завершения ввода и сохранения данных нажать на кнопку «Далее».

Рисунок – Создание новой персоны

4.12.3.2Добавление пользователя из другой ОО

Если сотрудник или обучающийся уже является зарегистрированным пользователем в другой ОО в АИС «Дневник-ПОО», нет необходимости создавать новую персону в списке участников АИС «Дневник-ПОО» в ПОО. Достаточно провести поиск этого пользователя и присвоить ему роль в ПОО:

Зайти в раздел «Администрирование» / блок «Люди» / «Новый человек». Можно также перейти к этой операции, нажав на пункт «Список людей» и на ссылку «Добавить участника» в правом верхнем углу страницы.
Выбрать способ добавления участника: «Существующий пользователь в системе».
На открывшейся странице указать:

роль персоны в образовательном процессе;
дату прибытия в ПОО;
личные данные: фамилию, имя и логин, позволяющие осуществить поиск пользователя в АИС «Дневник-ПОО».

Примечание: добавление к списку участников родителя, являющегося пользователем, зарегистрированным в другом ОО, проводится при установлении связи «родственник» - «обучающийся».

4.12.4Редактирование персональных данных (общие настройки)

4.12.4.1Режим редактирования персональных данных

Для входа в режим редактирования персональных данных пользователя Администратору необходимо:

Зайти в раздел «Администрирование школы», нажать на пункт «Список людей» в блоке «Люди».

Для поиска персоны в списке воспользоваться строкой поиска.

Оптимизировать процесс поиска помогают также фильтры в блоке слева, позволяющие открыть список персон согласно их роли в АИС «Дневник-ПОО».

Для перехода в режим редактирования нажать на иконку «карандаш» напротив ФИО персоны или на строку ФИО. Откроется вкладка «Личные данные».

Для перехода между страницами персон при редактировании следует использовать кнопки и в левом верхнем углу окна.

4.12.4.2Редактирование личных данных

Для редактирования персональных данных пользователя Администратору необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных, открыть вкладку «Личные данные».
При необходимости внести изменения в данные ФИО, пола и даты рождения. Дополнить или отредактировать информацию в блоке «Контакты». Нажать на кнопку [Сохранить].

4.12.4.3Исключение из ПОО

Операция исключения предусмотрена для перемещения данных участника из списка «Сейчас в ОУ» в список «Архив» и применяется в случае, если:

сотрудник прекратил рабочую деятельность в ПОО;
обучающийся закончил обучение или перешел в другую ОО.

Операция исключения применяется только для персон и пользователей с ролью «Обучающийся» и «Сотрудник». Данные родителей автоматически удаляются из списка «Сейчас в ОУ» при перемещении данных обучающегося в список «Архив».

Для исключения персоны или пользователя из ПОО необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных, открыть вкладку «Обзор».
Нажать ссылку «Исключить из школы». Подтвердить исключение, нажав на кнопку [Да, исключить!] на открывшейся странице.

Для исключенного пользователя остается возможность доступа к ряду сервисов разделов «Общение», «Конкурсы», а также использования материалов Центра приложений. Однако информация по учебному заведению, за исключением общедоступной, будет для него закрыта.

4.12.4.4Восстановление персоны / пользователя

Если участник АИС «Дневник-ПОО» снова становится участником образовательного процесса в ПОО, то его профиль можно восстановить из архива. Для осуществления процедуры необходимо:

Зайти в раздел «Администрирование ОУ», нажать на пункт «Список людей» в блоке «Люди».
На открывшейся странице «Поиск людей» открыть вкладку «Архив». Найти персону, которую нужно восстановить, используя окно поиска по заданным параметрам.
Нажать на иконку «карандаш» напротив ФИО персоны для перехода в режим редактирования. Открыть вкладку «Обзор». Нажать команду «Восстановить» в правой колонке команд (для сотрудника также необходимо указать роль в ПОО, а для обучающегося - учебный год и группу);
Нажать [Далее >].
Проверить данные и нажать на кнопку [Восстановить!].

При восстановлении персоны ученика одновременно восстанавливаются персоны родителей (официальных представителей).

4.12.5Редактирование данных обучающегося

4.12.5.1Перевод в другую группу

Для перевода обучающегося в другой класс Администратору необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных обучающегося и открыть вкладку «Обзор». Нажать ссылку «Перевести в другой класс».
Выбрать учебный год и новую группу (Рисунок ).

Рисунок – Перевод студента в другую группу

Нажать на кнопку [Далее >].
На открывшейся странице подтверждения проверить данные о переводе обучающегося и нажать кнопку [Перевести].

Массовый перевод обучающихся из одного класса в другой осуществляется при проведении операций: перевод класса в новый учебный год, перевод обучающихся выборочно.

4.12.5.2Установление связи «родственник» - «обучающийся»

Связь «родственник» - «обучающийся» в АИС «Дневник-ПОО» устанавливается при импорте данных родителей на этапе проверки данных.

Специальная настройка связи «родственник» - «обучающийся» необходима, если:

родитель ребенка является сотрудником ПОО, и его данные были внесены ранее;
официальным представителем ребенка является не родитель: опекун, мачеха/отчим, бабушка/дедушка;
официальный представитель уже зарегистрирован в другой ОО (как сотрудник или родитель другого ребенка);
официальный представитель ребенка имеет несколько детей в одной ОО и уже зарегистрирован в АИС «Дневник-ПОО» с установлением связи с одним из них.

Во всех этих случаях установление связи «родственник» - «обучающийся» производится на странице ребенка в режиме редактирования его данных.

Для установления связи «родственник» - «обучающийся» необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных обучающегося и необходимо открыть вкладку «Родственники». В открывшемся окне необходимо нажать на ссылку «Добавить родственника».
Указать способ добавления родственника:

«Новый пользователь»;
«Из вашего образовательного учреждения»;
«Из другого ОУ».

В зависимости от выбранного способа добавления родственника требуется осуществить следующие действия:

«Новый пользователь»: в блоке «Личные данные» ввести фамилию, имя, дату рождения и пол (ввод всех указанных данных обязателен) новой персоны. В блоке «Контакты» ввести электронную почту и телефоны (необязательно).
«Из вашего образовательного учреждения»: в фильтре, расположенном слева от списка пользователей, указать категорию пользователей, к которой принадлежит добавляемый родственник. В открывшемся списке для выбора пользователя, являющегося родственником обучающегося, щелкните мышью по строке с его ФИО.
«Из другого ОУ»: ввести фамилию, имя и логин для поиска пользователя среди участников АИС «Дневник-ПОО».

Если пользователь не будет найден, появится соответствующее уведомление.

Обязательно внимательная проверка данных пользователей, между которыми будут установлена родственная связь. В блоке данных родственника в строке «Вид родства» при помощи выпадающего списка необходимо отметить, кем является указанный пользователь для обучающегося: мать/отец; бабушка/дедушка; отчим/мачеха; опекун. Для подтверждения операции требуется нажать на кнопку «Связать».

4.12.6Редактирование данных сотрудника

4.12.6.1Выбор преподаваемых учебных дисциплин

Для выбора преподаваемых учебных дисциплин необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных сотрудника и открыть вкладку «Предметы».
Используя кнопки «В список» и «Из списка» отметить, какие учебные дисциплины преподаются сотрудником в настоящий момент (Рисунок ).

Рисунок – Редактирование учебных дисциплин преподавателя

4.12.6.2Присвоение членства в группе

Членство в группе дает сотруднику дополнительные возможности для работы с информацией о группе. Для присвоения сотруднику ПОО членства в группе необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных сотрудника и открыть вкладку «Группы»;
Нажать на ссылку «Новое членство»;
Выбрать группу, указать должность сотрудника в ней (куратор, мастер производственного обучения, психолог) и дату назначения на указанную должность;
Нажать на кнопку «Создать» (Рисунок ). После проведения операции на странице профиля группы в блоке «Сотрудники» появятся ФИО психолога, куратора и мастера производственного обучения, являющиеся ссылками на их страницы.

Рисунок – Новое членство преподавателя в группе

4.12.7Редактирование данных родственника

4.12.7.1Удаление связи «родственник» - «обучающийся»

Для удаления родственной связи необходимо перейти в режим редактирования персональных данных родственника и открыть вкладку «Дети». В открывшемся окне напротив ФИО обучающегося необходимо нажать на иконку «крестик».

Примечание: удаление связи приводит к удалению данных родственника из базы ПОО. В общей базе АИС «Дневник-ПОО» профиль родственника сохраняется.

4.12.8Удаление персоны

Для удаления персоны необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных и открыть вкладку «Обзор».
Нажать ссылку «Удалить персону».
Примечание: ссылка «Удалить персону» видна администраторам в течение 48 часов после создания персоны для возможности удаления ошибочно внесенных данных. По истечении этого времени персону можно будет только поместить в архив, но не удалить.

4.12.9Выдача логина и пароля для первого входа

После ввода данных участника в АИС «Дневник-ПОО» автоматически генерируется уникальный логин и пароль для регистрации. Варианты передачи логина и пароля для первого входа следующие:

печать и персональная выдача его участнику (рекомендуется);
отправка на электронную почту (проводится в случае, если персональная передача невозможна).

4.12.9.1Печать логина и пароля для первого входа

Для печати логина и пароля для регистрации необходимо:

Зайти в раздел «Администрирование» / блок «Люди» / «Приглашения». Откроется страница со списком персон.
Отметить галочкой персону или персоны, которым необходимо выдать логин и пароль для первого входа. С помощью фильтра можно выбрать обучающихся определенной группы.
Нажать на кнопку «Печать». Откроется окно с версией файла для печати приглашений.

4.12.9.2Отправка логина и пароля для первого входа на email

Для отправки данных на email необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных персоны и открыть вкладку «Обзор».
Нажать на кнопку «Выслать приглашение» в блоке «На сайте».
Внести email участника в открывшееся поле и необходимо нажать на кнопку «Пригласить».

4.12.10Редактирование данных пользователя

При редактировании данных пользователя доступны все операции, которые доступны при редактировании данных персоны.

Дополнительные возможности:

смена пароля;
загрузка фото для сотрудников.

Примечание: удаление данных пользователя из базы АИС «Дневник-ПОО» доступно только системному администратору и проводится по специальному запросу. Для ограничения доступа пользователя к информации по ПОО применяйте операцию «Исключить из ОУ».

4.12.10.1Смена пароля

Для восстановления пользователю доступа на сайт необходимо:

Перейти в режим редактирования персональных данных пользователя и открыть вкладку «Логин и пароль».
Нажать на кнопку «Сбросить текущий пароль». Сообщите пользователю временный пароль, который сгенерирует АИС «Дневник-ПОО». После входа с временным паролем АИС «Дневник-ПОО» автоматически предложит поменять его на постоянный пароль.

Подробнее о требованиях к созданию/смене пароля читайте на портале службы поддержки в разделе «Безопасность данных».

4.12.10.2Загрузка фото сотрудника

Фотография профиля пользователя отображается на его личной странице и везде, где он оставляет свои комментарии. При наличии базы фотографий сотрудников администратор или редактор, обладающий полным доступом к блоку «Люди», может самостоятельно загрузить эти фотографии на страницы сотрудников. Для выполнения процедуры необходимо:

перейти в режим редактирования персональных данных сотрудника;
в блоке «Фотография» нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать подходящее фото сотрудника, следуя рекомендациям по формату загружаемого файла;
нажать на кнопку «Загрузить»;
при необходимости замены фото необходимо повторить операцию.