4. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Обработка персональных данных – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных физического лица. Обработка персональных данных сотрудника осуществляется для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними документами администрации.
4.2. Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации администрация вправе получать и обрабатывать персональные данные сотрудника только с его письменного согласия (приложение 1). Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные сотрудника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. При принятии решений, затрагивающих интересы сотрудника, администрация не имеет права основываться на персональных данных сотрудника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
4.3. На основании статьи 9 Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных в администрации осуществляется без письменного согласия сотрудника и субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.4. Получение персональных данных:
4.4.1. Сотрудник и субъект обязаны предоставлять администрации достоверные сведения о себе и своевременно сообщать ему об изменении своих персональных данных. Специалисты администрации проверяют достоверность предоставленных сведений, сверяя предоставленные данные с имеющимися документами.
4.4.2. В случаях, когда администрация может получить необходимые персональные данные только у третьей стороны, администрация должна уведомить об этом сотрудника или субъекта и получить от него письменное согласие по установленной форме (приложение 1). Администрация обязана сообщить о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и возможных последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.
4.5. Хранение персональных данных:
4.5.1. Персональные данные сотрудников хранятся в отделе муниципальной службы администрации в сейфах (опечатываемых хранилищах). Личные дела сотрудников хранятся как в электронном, так и бумажном виде. Персональные данные субъектов хранятся в структурных подразделениях администрации в соответствии с условиями, обеспечивающими их надежную сохранность.
4.5.2. Сотрудники администрации, имеющие доступ к персональным данным в связи с исполнением трудовых обязанностей:
обеспечивают хранение информации, содержащей персональные данные, исключающее доступ к ним третьих лиц;
при уходе в отпуск, служебной командировке и иных случаях длительного отсутствия на своем рабочем месте, сотрудник обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные лицу, на которое будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.
4.5.3. При увольнении сотрудника, имеющего доступ к персональным данным, документы и иные носители, содержащие персональные данные, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным по указанию руководителя структурного подразделения.
4.5.4. Хранение персональных данных осуществляется как в электронном, так и бумажном виде в сейфах (опечатываемых хранилищах) структурных подразделений администрации, непосредственно производящих их обработку.
4.5.5. Помещения, в которых хранятся персональные данные, по окончании рабочего дня опечатываются и сдаются под охрану.
4.6. Использование персональных данных:
4.6.1. Доступ к персональным данным имеют сотрудники администрации, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным, утверждается распоряжением администрации.
4.6.2. В целях выполнения порученного задания и на основании служебной записки с положительной резолюцией главы администрации, доступ к персональным данным может быть предоставлен иному сотруднику, который не включен в распоряжение о назначении ответственных сотрудников для доступа к персональным данным, и которым они необходимы в связи с исполнением трудовых обязанностей.
4.6.3. В случае если администрация пользуется услугами юридических и физических лиц на основании заключенных договоров (либо иных оснований) и в силу данных договоров они должны иметь доступ к персональным данным, то соответствующие данные предоставляются только после подписания с ними обязательства о неразглашении сведений, содержащих персональные данные (приложение 3).
4.6.4. В отдельных случаях, исходя из договорных отношений с контрагентом, такие отношения могут регулироваться отдельным разделом в договоре (приложение 4), в том числе предусматривающих защиту персональных данных такие отношения могут регулироваться отдельным разделом в договоре.
4.6.5. Процедура оформления доступа сотрудника к персональным данным включает в себя:
ознакомление сотрудника под роспись с настоящим ПОЛОЖЕНИЕМ, распоряжениями, приказами, актами и другими документами, регламентирующими работу с персональными данными в администрации;
принятие сотрудником обязательств о неразглашении сведений конфиденциального характера и соблюдении режима конфиденциальности (приложение 2).
4.6.6. Сотрудники администрации, имеющие доступ к персональным данным, имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения конкретных трудовых обязанностей.
4.6.7. Допуск к персональным данным сотрудникам администрации, не имеющим надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
4.6.8. Структурные подразделения администрации вправе передавать персональные данные в иные структурные подразделения администрации в случае необходимости исполнения сотрудниками, соответствующих структурных подразделений, своих трудовых обязанностей.
4.6.9. При передаче персональных данных, лица, получающие данную информацию, предупреждаются о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с них требуется обязательство о неразглашении сведений, содержащих персональные данные (приложение 6).
4.6.10. Передача (обмен и т.д.) персональных данных между структурными подразделениями администрации осуществляется только между сотрудниками, имеющими доступ к соответствующим персональным данным.
4.7. Доступ к персональным данным третьих лиц (физических и юридических):
4.7.1. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только с письменного согласия (приложение 1)
4.7.2. Не допускается передача персональных данных в коммерческих целях без письменного согласия.
4.7.3. Передача сведений содержащих персональные данные контрагентам в рамках установленных договорных отношений осуществляется посредством подписания сторонами Акта приема-передачи (приложение 6). Со стороны администрации указанный Акт подписывается должностным лицом, не ниже руководителя структурного подразделения или лицом его замещающим. Акт должен содержать следующие условия:
уведомление лица, получающего данные документы, об обязанности использования полученной конфиденциальной информации лишь в целях, для которых она сообщена;
предупреждение об ответственности за незаконное использование данной конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.7.4. Передача документов (иных материальных носителей), содержащих персональные данные, осуществляется при наличии у лица, уполномоченного на их получение:
договора на оказание услуг;
обязательства о неразглашении конфиденциальной информации (приложение 3), либо наличие в договоре с третьим лицом раздела договора о сохранности сведений содержащих персональные данные (приложение 4);
письма-запроса от третьего лица, которое должно включать в себя указание на основании получения доступа к запрашиваемой информации, содержащей персональные данные, её перечень, цель использования, Ф.И.О. и должность лица, которому поручается получить данную информацию.
4.7.5. Ответственность за соблюдение вышеуказанного порядка предоставления персональных данных несет руководитель структурного подразделения, осуществляющего передачу персональных данных третьим лицам.
4.7.6. Представителю персональные данные передаются в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим Положением.
4.7.7. Информация передается при наличии одного из документов:
нотариально удостоверенной доверенности представителя;
письменного заявления, написанного в присутствии сотрудника администрации (если заявление написано не в присутствии сотрудника администрации, то оно должно быть нотариально заверено).
4.7.8. Предоставление персональных данных государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства и настоящим ПОЛОЖЕНИЕМ.
4.7.9. Персональные данные могут быть предоставлены родственникам или членам семьи только с письменного разрешения (приложение 1), за исключением случаев, когда передача персональных данных без согласия допускается действующим законодательством Российской Федерации.
4.7.10. Документы, содержащие персональные данные, могут быть отправлены через организацию Федеральной почтовой связи. При этом должна быть обеспечена их конфиденциальность. Документы, содержащие персональные данные, вкладываются в конверт, к нему прилагается сопроводительное письмо. На конверте делается надпись о том, что содержимое конверта является конфиденциальной информацией, и за незаконное ее разглашение законодательством предусмотрена ответственность. Далее конверт с сопроводительным письмом вкладывается в другой конверт, на который наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами для заказных почтовых отправлений.
4.8. Уничтожение персональных данных.
4.8.1. Персональные данные должны храниться в администрации не дольше, чем этого требуют цели их обработки, а по достижении целей обработки или утраты необходимости в их достижении персональная информация подлежит уничтожению в соответствии со ст.21 № 152-ФЗ от 27.07.2006, в течении тридцати дней, если иное не предусмотрено Законодательством Российской Федерации.
4.8.2. Номенклатурные дела временного срока хранения, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле в Российской Федерации, электронные носители информации, и другие документальные материалы, содержащие персональные данные находятся в администрации до истечения срока их хранения, после чего уничтожаются согласно актам (приложение 7).
4.8.3. При уничтожении персональных данных, лица производящие отбор данных материалов обязаны исключать возможность преждевременного их уничтожения.
|
