Иные замечания, выявленные нарушения по итогам проведения проверки правильности ведения бухгалтерского и налогового учета:
Ниже приведены замечаний и выявленные нарушения учета доходов и расходов, целевых поступлений и расходований средств.
Аудит внеоборотных активов
По данным бухгалтерского учета, в составе имущества Товарищества отсутствуют основные средства.
В настоящее время нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету не содержат специальных положений по учету у товариществ собственников жилья квартир домовладельцев, а также общего имущества многоквартирного дома, находящегося на праве общей долевой собственности домовладельцев, не переданных ТСЖ во владение, пользование и распоряжение. К общему имуществу ЖК РФ относит жилой дом, земельный участок и объекты благоустройства (оборудование детских площадок, элементы озеленения, беседки, шлагбаумы и т.п.). В бухгалтерском учете отдельные объекты учета, входящие в комплекс имущества, должны отражаться раздельно, поскольку каждый из этих объектов может быть идентифицирован отдельно от остального имущества, а также изменять свои характеристики в процессе управления.
Существует два подхода к бухгалтерскому учету общего имущества ТСЖ: 1 вариант - на балансе в составе основных средств, 2 вариант - путем отражения на забалансовом учете.
1 вариант. Общее имущество ТСЖ отвечает всем требованиям для принятия его к учету в качестве основных средств, установленным п.4 ПБУ 6/01: имущество используется при оказании жилищно-коммунальных услуг, либо для управленческих нужд ТСЖ; используется в течение длительного времени (свыше 12 месяцев); не предполагается последующая перепродажа; имущество способно приносить ТСЖ экономические выгоды.
Учет предполагается вести на балансе ТСЖ аналогично имуществу, полученному в оперативное управление или хозяйственное ведение.
Принятие к учету общего имущества отражается в бухгалтерском учете записью по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» (с последующим отражением в составе основных средств на счете 01) и кредиту счета 86 «Целевое финансирование».
Стоимость таких объектов может меняться в случае достройки, дооборудования и т.п. (например, оборудование детской площадки, ограждение территории и др.).
2 вариант. Товарищество не является собственником, а лишь управляет частью чужого имущества. В ЖК РФ не оговорено, что управление оперативное. У ТСЖ отсутствуют зарегистрированные права в отношении общего имущества, у ТСЖ нет свидетельства о регистрации права управления или хозяйственного ведения на общее имущество дома. Исходя из чего, оснований для учета имущества на балансе ТСЖ нет.
В Письме Минрегиона России от 20.12.2006 №14316-РМ/07 разъясняется, что учет многоквартирного дома, помещения в котором принадлежат двум и более различным собственникам, в реестре муниципального (государственного) имущества и/или бухгалтерский учет многоквартирного дома на балансе управляющей или иной организации следует считать неправомерным.
В Письме Минфина России от 01.02.2006 №03-06-01-04/08 также делается вывод, что доля в праве общей собственности на общее имущество, относящаяся к собственности граждан, в бухгалтерском балансе ТСЖ в составе основных средств не отражается. При формировании учетной политики в отношении отражения в бухгалтерском учете ТСЖ помещений в многоквартирном доме, принадлежащих гражданам на праве частной собственности, а также общего имущества, принадлежащего им на праве общей долевой собственности, следует исходить из допущения имущественной обособленности, предусмотренной ПБУ 1/98.
В связи с чем, в бухгалтерском учете Товарищества возможно отражение общего имущества на отдельном забалансовом счете, например, 012 «Общее имущество собственников помещений МКД». Организация забалансового учета позволит организовать контроль за наличием и сохранностью имущества собственников средствами бухгалтерского учета.
Товариществу следует выбрать вариант учета общего имущества и закрепить выбранный порядок в учетной политике.
Аудит материально-производственных запасов
В ходе проверки установлено следующее.
В качестве документов, подтверждающих расходование материалов, в Товариществе составлялись требование-накладная (форма М-11) и акты на списание материалов. Требования-накладные никем не подписаны. Акты на списание подписываются гл. инженером, гл. бухгалтером и членом правления и утверждаются председателем Правления. При этом лица, фактически получившие ТМЦ, не подписывают документы.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухучете №402-ФЗ наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, и их подписи, с указанием фамилии и инициалов, являются обязательными реквизитами первичного учетного документа.
Рекомендуем требование-накладную оформлять на лицо, фактически получившее материальные ценности. Форму акта на списание материалов следует доработать, предусмотрев в ней место для подписи, должности и ФИО лица, фактически получившего и использовавшего материальные ценности.
Из содержания большинства актов невозможно определить обоснованность расходования материальных ценностей, например, в актах имеются такие формулировки: «выдано сантехнику», «выдано электрику», «благоустройство придомовой территории», «ремонт офиса», «ремонт офиса (аренда)». При подобном оформлении первичных документов также не ясно, с каким видом деятельности (деятельность, связанная с управление общим имуществом собственников жилья или коммерческая деятельность), связано расходование материальных ценностей.
Рекомендуем факт использования материалов подтверждать актом на списание материалов, в котором необходимо подробно расшифровывать, на какие именно цели израсходованы материальные ценности, в случае, когда осуществляется ремонт помещений, следует указывать, какое именно помещение.
По результатам 2 этапа аудиторской проверки выявлено, что акты на списание материалов были дооформлены.
Выявлены случаи незаполнения обязательных реквизитов в первичных документах (товарных накладных) при поступлении материальных ценностей: нет даты получения ТМЦ, подписи и расшифровки подписи лиц, принимающих ТМЦ.
Например, товарная накладная от 20.01.2016 от ООО Комус-Сибирь не подписана со стороны Товарищества, не указана дата приемки груза; в товарных накладных от 09.03.2016 от Стройполимер, от 11.02.2016 от ООО Комус-Сибирь, от 29.02.2016 от ООО Гравировщик-НСК и др. не указана дата поступления груза.
Напоминаем, что в соответствии с п.2 ст.9 Закона о бухучете №402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.
Рекомендуем дооформить первичные документы в соответствии с требованиями законодательства.
По результатам аудиторской проверки данное нарушение было устранено, первичные документы дооформлены в соответствии с требованиями законодательства.
Все приобретённые материальные ценности списываются сразу в момент их приобретения на основании Требований-накладных и актов на списание, остатки материальных ценностей в бухгалтерском учете равны нулю.
Согласно раздела 3 Учетной политики Товарищества, материалы приобретаются в объемах, регламентируемых сметой и нормативами расхода. Складской учет материалов не предусмотрен. Вся стоимость приобретенных материалов относится на расходы по смете сразу по их приобретения.
Каких-либо заявок на приобретение материальных ценностей от лиц, получающих в распоряжение материальные ценности, а также смет и нормативов на проверку не представлено.
При такой организации учета материальных ценностей отсутствует контроль за фактическим расходованием материалов, поскольку списание на расходы производится не по фактическому расходованию материалов, а по выданным сотрудникам материальным ценностям. Подтвердить наличие неиспользованных материалов (остатков) у сотрудников не представляется возможным.
Контроль за материальными ценностями стоимостью менее 40 000 руб., срок полезного использования которых превышает 12 месяцев, переданными в эксплуатацию, ведется путем составления карточек учета каждой единицы имущества. В бухгалтерском учете такое имущество списано на расходы в момент передачи в эксплуатацию и не числится на счетах учета.
При отсутствии учета такого имущества утрачивается контроль за наличием и движением активов именно посредством бухгалтерского учета, теряет актуальность проведение инвентаризации МПЗ, ведь под инвентаризацией понимается сопоставление данных регистров бухгалтерского учета и фактического наличия активов (ч. 2 ст. 11 Закона №402-ФЗ).
В целях контроля за материальными ценностями, переданными в эксплуатацию, рекомендуем вести их учет на отдельном забалансовом счете. Такие активы подлежат инвентаризации и включаются в отдельную опись товарно-материальных ценностей (форма №ИНВ-3) с указанием соответствующего забалансового счета учета ценностей.
В ходе проведения проверки выявлены случаи, когда Товариществом выплачивались вознаграждения по договорам подряда, в которых указано, что подрядчики выполняют работу материалами заказчика. При этом документов, подтверждающих передачу материалов подрядчику, не представлено.
Обращаем внимание, что в данном случае, на передаваемые подрядчику материалы необходимо оформлять накладную на отпуск материалов на сторону, а в бухгалтерском учете такие материалы учитываются на отдельном субсчете (например, счет 10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»).
Использование подрядчиком полученных материалов для работ подтверждается путем предоставления отчета (п.1 ст.713 ГК РФ), с указанием наименований и количества использованных материалов, а также видов работ, при которых они применялись.
В отсутствие таких документов подтвердить целевое расходование материалов, а также факт выполнения работ подрядчиком, является затруднительным.
По результатам 2 этапа аудиторской проверки за 2016 год выявлено, что по заключенным договорам подряда, в которых предусмотрено выполнение работ материалами Заказчика, оформлены заявки на приобретение материалов от Подрядчика, акты передачи материалов от Заказчика Подрядчику и отчет об использовании материалов. Однако в бухгалтерском учете материалы списываются на расходы не в момент предоставления Товариществу Отчета Подрядчика об использовании материалов, а в момент передачи материалов Подрядчику для выполнения ремонтных работ. То есть, не организован аналитический учет материалов, переданных подрядчику. Отсутствие такого учета приводит к преждевременному списанию материальных запасов с бухгалтерского учета в состав расходов и затрудняет контроль расходования материалов Подрядчиком.
В учетной политике Товарищества не закреплен порядок распределения стоимости расходов на доставку МПЗ, когда по одной товарной накладной приобретаются несколько позиций МПЗ одновременно.
Проверкой установлено, что фактически, стоимость доставки включается в первоначальную стоимость приобретённых МПЗ пропорционально их стоимости по данным товарной накладной (например, по товарной накладной №42033/030 от 15.11.2016 от ООО «Леруа Мерлен Восток»).
Рекомендуем закрепить применяемый метод распределения транспортных расходов, связанных с приобретением МПЗ, в учетной политике.
Стоимость специальной одежды единовременно списывается в дебет счета 20 в момент ее передачи в эксплуатацию. Контроль за сохранностью спецодежды после передачи в эксплуатацию отсутствует.
По общему правилу, установленному п.26 Приказа Минфина РФ от 26.12.2002 №135н, списание стоимости специальной одежды производится линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 18.12.1998 №51. С целью снижения трудоемкости учетных работ допускается производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации (п.21 Приказа №135н).
В связи с необходимостью ТСЖ вести учет расходов согласно утвержденной смете, полагаем, что возможно списание стоимости специальной одежды на расходы единовременно. При этом данный порядок учета спецодежды необходимо отразить в учетной политике Товарищества.
Кроме того, для обеспечения сохранности таких активов и контроля за их наличием необходимо организовать аналитический учет спецодежды, находящихся в эксплуатации, например, с использованием забалансового счета «Специальная одежда, переданная в эксплуатацию».
Аудит денежных средств
В ходе проверки правильности учета, оформления кассовых операций аудитором установлено, что кассовая книга за 2016 год не сшита.
Сшивание кассовой книги связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Если кассовая книга ведется с применением технических средств, она распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах за этот день. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года. Затем распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год. Распечатанные листы кассовой книги следует прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.
Рекомендуем обеспечить надлежащее оформление кассовой книги.
В ходе аудиторской проверки данное замечания было устранено.
Аудит расходов
В соответствии с договором №С403/НП от 01.06.2011, заключенному с НП «Объединенная расчетная система» (далее - НП «ОРС») Товариществу оказывались услуги по обеспечению информационного и технологического взаимодействия.
Обращаем внимание на следующее.
Согласно п.3.1.1 и п.3.1.3 договора и доп.соглашения №3, Товарищество оплачивает услуги Исполнителя в размере 2% от суммы платежей и от суммы пени за несвоевременное внесение платежей, принятых за день от Абонентов в пунктах приема платежей, зарегистрированных в Платежной Системе. |
