3.4. Порядок контроля за хозяйственными операциями.
3.4.1. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
3.4.2. Работникам бухгалтерии запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия решения.
3.4.3. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.
3.4.5. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
3.5. Порядок исправления ошибок в первичных документах
3.5.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
3.5.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
3.5.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
3.5.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Центрального банка РФ.
3.6. Порядок организации документооборота
3.6.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком документооборота, являющимся приложением к настоящей Учетной политике.
3.6.2. Работники Предприятия создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности согласно графику документооборота.
3.6.3. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
3.7. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
3.7.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Допускается хранение первичных документов и учетных регистров в подшитом виде в бухгалтерии по непроверенным контролирующими органами периодам деятельности Предприятия.
3.7.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
3.7.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
3.7.4. Архивы баз данных средств автоматизации бухгалтерского учета хранится на магнитных носителях с возможностью перевода информации отдельных регистров на бумажные носители. Ответственность за обеспечение хранения таких архивов возлагается на Службу информационных технологий и вычислительной техники.
3.7.5. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
3.7.6. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть собраны в хронологическом порядке и переплетены.
3.7.7. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
3.7.8. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве Предприятия определяется согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
3.7.9. По истечении срока хранения архивные документы подлежат уничтожению в соответствии с действующим порядком.
3.7.10. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер Предприятия.
3.7.11. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива Предприятия работникам других структурных подразделений Предприятия не допускается, кроме отдельных случаев по распоряжению главного бухгалтера или уполномоченного им лица.
3.7.12. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у Предприятия может производиться только органами налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу Предприятия.
3.7.13. В случае пропажи, порчи или утраты первичных документов приказом директора назначается комиссия по расследованию причин пропажи, порчи, утраты первичных документов.
3.7.14. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
3.7.15. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается директором. Копия акта направляется всем заинтересованным лицам, организациям.
|
