Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

7. Учет и хранение копий документов, в том числе разработанных другими организациями 7.1 В архиве организации, при необходимости, могут храниться копии документов: (архивные и рабочие), разработанных силами организации и других предприятий. Архивные копии отражают содержание документации в ключевой период ее создания или применения (например, утверждения, передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления). Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 2 приложение Б. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3. Складывание копий документов в бумажной форме на формат А4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. 7.2 Рабочие копии предназначены для обслуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копий и места их хранения (выдачи–приемки) устанавливает организация. 7.3 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п. При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами. 7.4 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями подраздела 5.2. Копии документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома (альбомы) отдельно по каждому зданию, сооружению или — по каждой организации. В каждой папке (томе, альбоме), содержащей несколько документов, должно быть содержание, в котором перечисляют находящиеся документы, в последовательности их расположения. 7.5 На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте листа содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки. На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа. 7.6 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 3 приложения Б. Приложение А (рекомендуемое) Ф о р м а 1 – Лист регистрации разрешений на внесение изменений Поряд­ковый номер разре­шения Дата приема Обозначение изменяемого документа Подразде­ление, составившее разрешение Подпись о приеме разрешения и дата Примечание Примечания: 1. Листы книги регистрации выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 с вертикальным или горизонтальным расположением листа. 2. Размеры граф устанавливает разработчик документа. Приложение Б (рекомендуемое) Карточки учета документации Ф о р м а 2 - Карточка учета (лицевая сторона) Ф о р м а 2 а - Карточка учета (оборотная сторона) Ф о р м а 3 - Карточка учета Приложение В (рекомендуемое)

Похожие:

	Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Приказом Росстандарта от 25. 05. 2017 n 435-ст дата введения в действие Национального стандарта РФ гост р 97 2016 перенесена на 1...		Российской Федерации Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г
	Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Гост р 21. 1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации		Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Фз «О техническом регулировании», в редакции фз от 09. 05. 2005 №45-фз, от 01. 05. 2007 №65-фз, от 01. 12. 2007 №309-фз, правила...
	Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии общероссийский классификатор Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской...		Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии общероссийский классификатор Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской...
	Российской Федерации Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской...		Российской Федерации Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской...
	Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным... Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной...		Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным... Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной...