Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Скачать 383.11 Kb.
|
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных, рабочих или иных технических документов, имеющих разные обозначения. Примечание – К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащие учету и хранению. 3.1.5 единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе. [ГОСТ Р 51141–98, статья 118] 3.1.6 инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения [ГОСТ 28388–89, таблица 2, статья 1] 3.1.7 полный комплект проектной документации: Совокупность текстовых и графических документов, отвечающих по составу, содержанию и оформлению установленным требованиям, которые определены заданием на проектирование, законодательными и нормативными правовыми актами; градостроительными и техническими регламентами; документами, действующими в области стандартизации; правилами землепользования и застройки, техническими условиями и др. нормативными документами. 4 Общие положения4.1 В соответствии с действующим законодательством [1] организации обеспечивают учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности [1, статья 13]. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется законодательством Российской Федерации [1, статья 12]. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии с установленными [2], [3], [4] для каждого вида документации сроками хранения. 4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также отбор их на постоянное хранение, осуществляется в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами. [1, статья 14]. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящихся в их владении архивных документов, которые отнесены к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности; с правом возмещения затрат на эти цели за счет средств федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, муниципального образования, в порядке, установленном местным органом самоуправления. [1, статья 23] 4.3 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее – подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) проектной продукции. 4.4 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
4.5 В соответствии с ГОСТ 2.102, таблица 2 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии. Учет и хранение бумажных и электронных документов в организации является частью процесса управления документацией. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация. Учет и хранение подлинников, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5. 4.6 В случаях, когда в организации одновременно применяют документ в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга, при соблюдении следующих правил:
Примечание — Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей, устанавливает организация-разработчик. 4.7 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов СПДС. 5 Учет и хранение подлинников 5.1 П р и е м п о д л и н н и к о в 5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051. 5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения, проверяют: – комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), с ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники; – наличие установленных подписей и дат, в т.ч. подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации; – в) правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101; – правильность заполнения удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей. Примечание – Решение по выбору вида носителя документа, характера его использования, оформления и удостоверения подлинными подписями, электронно-цифровыми, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей принимает разработчик документации. 5.2 Р е г и с т р а ц и я и учет п о д л и н н и к о в 5.2.1 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, раздельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера в разных книгах не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации. 5.2.2 Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) в инвентарной книге. При регистрации заполняют следующие реквизиты:
П р и м е ч а н и я 1 При регистрации электронных документов в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла. 2 При регистрации документов в бумажной форме графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. 5.2.3 Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или вручную. При ручной регистрации указанные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 – в соответствии с приложением 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарные книги выполняют в электронной форме. Книгу регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 1 приложения В. 5.2.4 Каждой подлиннику документа присваивают один инвентарный номер, независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит, На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер ставят на титульном и первом листе сброшюрованного документа и на каждом листе рабочей документации, которая комплектуется по маркам полистно. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. 5.2.5 Если несколько подлинников документов, сброшюрованы в том (альбом) или уложены в папку инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение, и указывают на первом листе этого документа. Допускается каждой сброшюрованной единице хранения документации (тому альбому или папке) присваивать один номер, который указывают на обложке и титульном листе тома, папки, альбома. 5.2.6 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику присваивают новый инвентарный номер. 5.2.7 При регистрации текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и имя файла указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа. 5.2.8 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ. 5.2.9 По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, выданных заказчику). Учет подлинников документов осуществляют вручную или автоматизированным способом на карточках учета документации, выполняемых по формам 2, 2а, 3 приложения Б. Карточки учета имеют лицевую и оборотную стороны, которые заполняют в порядке, установленном 5.2.11 и 5.2.12. 5.2.10 На карточках учета документации по формам 2, 2а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений, на которых по мере поступления документов группируется полный комплект проектной или рабочей документации. На карточках учета по форме 3 регистрируют подлинники типовой или повторно применяемой рабочей документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинники документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей. 5.2.11 Если подлинник выполнен с учетом возможности изготовления с него двусторонних копий, то в инвентарной книге и карточках учета указывают количество сдвоенных листов (в числителе) и количество страниц (в знаменателе). 5.2.12 На карточках учета документации указывают: а) в графе 1 - инвентарный номер подлинника документа; б) в графе 2 - дату поступления подлинника документа на хранение; в) в графе 3 - обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов; г) в графе 4 - наименование подлинника документа; д) в графе 5 - количество листов; е) в графе 6 - отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа; ж) в графе 7 - шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения; и) в графе 8 - наименование здания или сооружения и место строительства; к) в графе 9 - условное обозначение вида документации:
л) в графе 10 – условное обозначение формы носителя информации документации:
м) в графах 11,12 - порядковые номера листов карточки учета. 5.3 Х р а н е н и е п о д л и н н и к о в 5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут выполняться и храниться как в бумажной, так и электронной форме. Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и не сброшюрованном виде (полистно) – в папках. Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение осуществляют согласно ГОСТ Р 21.1101. Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата меньше А1 хранят в развернутом виде. Подлинники формата А1 и более рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде. В соответствии с общими требованиями ГОСТ Р 7.0.2 к консервации документов на компакт-дисках, подлинники графических документов в электронной форме хранит организация-разработчик. Дубликаты графических документов могут быть изданы как заказчиком, так и разработчиком, в необходимом количестве экземпляров. 5.3.2 Допускается, хранить подлинники документов в сложенном виде (в жестких папках), в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501 на формат А4 или А3. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов. 5.3.4 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить: – в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри документа с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов. – по объектам – в порядке возрастания обозначений документов ( по основным комплектам рабочих чертежей (маркам) и прилагаемым к ним документам); – в другом, установленном организацией порядке. 5.3.5 Подлинники документов в электронной форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначений документов в пределах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование. Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация. |
Похожие:
 | Приказом Росстандарта от 25. 05. 2017 n 435-ст дата введения в действие Национального стандарта РФ гост р 97 2016 перенесена на 1... |  | Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г |
| Гост р 21. 1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации | | Фз «О техническом регулировании», в редакции фз от 09. 05. 2005 №45-фз, от 01. 05. 2007 №65-фз, от 01. 12. 2007 №309-фз, правила... |
| Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской... | | Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской... |
| Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской... | | Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской... |
| Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной... | | Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной... |