Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Скачать 383.11 Kb.
|
5.3.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов в специально отведенных папках.5.4 П о р я д о к в ы д а ч и п о д л и н н и к о в 5.4.1 Подлинники документов для использования в структурные подразделения не выдаются. 5.4.2 Подлинники выдаются – для внесения изменений или для восстановления подлинников, пришедших в негодность. При необходимости, допускается выдача подлинников для внесения изменений (при необходимости) по разрешению уполномоченного должностного лица. Выдача подлинников документов для внесения в них изменений производится на основании Разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501). Выдача подлинников для восстановления документов производится по распоряжению руководителя (или его заместителя) организации – держателя подлинника. 5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника в бумажной форме, с него выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «Архивный экземпляр». Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии. В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске). Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква «К», цифра и др.) 5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всех аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «Аннулирован, заменен ... разрешение № ... от ... .». Если аннулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают. 5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например, копия, оригинал и т.д., то этот документ хранят на правах подлинника. На первом листе такого документа должен быть поставлен штамп «Взамен подлинника». 5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.5.4.7 Образцы штампов по учету и обращению документов в бумажной форме приведены в приложении Г. 6 Восстановление подлинников6.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт (по форме 4 приложения В) о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом. 6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних изменений, внесенных в соответствии со всеми разрешениями на внесение изменений, выпущенными до момента его восстановления. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены: – размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника; – порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. 6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении. На листе с таблицей регистрации изменения (по форме 11 приложения Н ГОСТ 21.1101) восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения). 6.5 Восстановление подлинника документа производят автоматизированным способом, вручную или другими методами, обеспечивающими его полную идентичность с заменяемым подлинником. Дальнейшее оформление восстановленного подлинника документа производят в соответствии с требованиями 6.8. 6.7 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений) в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и («Дата)». 6.8 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: «Восстановлен с подлинника. Верно: (подпись, фамилия и дата)». «Восстановлен с копии. Верно: (подпись, фамилия и дата)». 6.9 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей. 6.10 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или штамп: ²Восстановленный подлинник № …" с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. 6.11 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «заменен восстановленным подлинником №...» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение. |
Похожие:
 | Приказом Росстандарта от 25. 05. 2017 n 435-ст дата введения в действие Национального стандарта РФ гост р 97 2016 перенесена на 1... |  | Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г |
| Гост р 21. 1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации | | Фз «О техническом регулировании», в редакции фз от 09. 05. 2005 №45-фз, от 01. 05. 2007 №65-фз, от 01. 12. 2007 №309-фз, правила... |
| Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской... | | Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. N 4760п-П10, и постановление Правительства Российской... |
| Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской... | | Председателя Правительства Российской Федерации А. В. Дворковичем 10 августа 2013 г. №4760п-П10, и постановление Правительства Российской... |
| Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной... | | Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии государственной... |