2. Оптимизация порядка предоставления государственных и муниципальных услуг при регламентации
Задачами оптимизации порядка предоставления государственных и муниципальных услуг при регламентации являются:
Разделение аналитических и административно-исполнительных процедур (иными словами, исследовательских функций и властных полномочий). Данное направление оптимизации обеспечивает распределение обязанностей по анализу (обследованию объекта, проведению экспертизы и др.) и принятию управленческих (властных) решений между различными исполнителями административных процедур, способствует снижению коррупционных рисков и создает необходимые предпосылки для передачи части полномочий органов власти в аутсорсинг. При применении данного способа оптимизации, как правило, не требуется внесения изменений и дополнений в нормативные правовые акты. В данном случае достаточно изменения внутреннего порядка предоставления услуги у органа власти.
Устранение избыточных, дублирующихся, неисполняемых административных процедур и административных действий предполагает исключение отельных административных действий по согласованию, визированию документов и т.д. (например, в случае дачи заключения несколькими органами власти по вопросам, отнесенным к их компетенции, нет необходимости в последующем проведении заседания комиссии с участием представителей каждого из органов власти, давших свое заключение).
Сокращение возможностей для административного усмотрения отдельным исполнителем (служащим, должностным лицом), предполагает фиксирование в административном регламенте все возможных вариантов принятия соответствующим должностным лицом того или иного решения (например, должен быть исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении услуги, приостановления предоставления услуги, возможно, в отдельных случаях, отказа в приеме документов). Формулировки для принятия решения отдельным исполнителем должны быть конкретизированы и не иметь общего характера (как например, «нарушение требований действующего законодательства»).
Упрощение административных процедур и административных действий предполагает введение электронных учетных форм принимаемых от заявителя документов, автоматическое формирование описи принятых документов и расписки в их получении, автоматический расчет размеров выплат и др.
Уменьшение сроков исполнения административных процедур и административных действий. Как правило, в нормативных актах предусмотрен максимально возможный срок предоставления услуги (например, в течение 30 дней с момента принятия заявления, в течение двух недель, не более двух месяцев и т.д.). На практике, зачастую, услуги предоставляются в гораздо меньший срок (например, получение загранпаспорта предусмотрено в течение 30 дней независимо от сроков выполнения административных процедур (действий) по факту, т.е. может быть установлено фактическое получение на 03.10.2011, однако дата выдачи в документе указана 19.09.2011, т.е. готовый документ находился в распоряжении органа власти и не предоставлялся заявителю). Подобные резервы в сроках предоставления услуг могут быть сокращены посредством проведения хронометража осуществления отдельных действий (процедур).
Распределение ролей и ответственности должностных лиц по каждой административной процедуре или действию обеспечивает четкую фиксацию и контроль сроков, качества предоставления услуги на всех ее стадиях. Например, четко фиксируется в административном регламенте, кто и в какие сроки принимает документы, кто и в какие сроки подготавливает и направляет соответствующие документы, также устанавливаются сроки для должностных лиц, уполномоченных на подписание исходящей документации и распределение по ответственным лицам входящих запросов и т.д.
Сокращение перечня документов, которые заявитель должен представить для получения услуги, в случае если соответствующие документы (сведения) могут быть получены без участия заявителя.
Синхронизация отдельных административных действий (процедур). Допускается в случае если принятие решение по отдельным административным процедурам не зависит друг от друга (например, документы могут быть направлены на согласование в различные органы власти одновременно, в случае если каждый орган принимает независимое решение).
На этапе оптимизации порядка предоставления государственной и муниципальной услуги рекомендуется выполнить следующие виды работ:
Оценка эффективности процедур и действий исследуемого административного процесса предоставления услуги;
Разработка предложений по оптимизации административного процесса;
Формирование модели административного процесса «как должно быть», с учетом предложений по оптимизации.
Оценка эффективности процедур и действий исследуемого административного процесса, производится на основании сформированной модели административного процесса («как есть») в соответствии с критериями неоптимальности процессов предоставления, услуг представленных в таблице.
Таблица 2 – Примерный перечень признаков «неоптимальности» процессов предоставления услуг
№
п/п
|
Наименование группы признаков «неоптимальности» административного процесса
|
Содержание признака «неоптимальности» административного процесса
|
Пояснение
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1.
|
Группа признаков, связанных с неоптимальными действиями получателей услуг и (или) органов (организаций) оказывающих услуги, в ходе предоставления услуг
|
Действия заявителя могут быть полностью или частично выполнены сотрудниками органов исполнительной власти
|
Например, сбор справок, необходимых для предоставления услуги, может выполнять Заявитель (физически), а может сотрудник органа исполнительной власти, посредством организации межведомственного взаимодействия
|
«Физические» действия заявителя или сотрудников органов исполнительной власти могут быть полностью или частично заменены информационным взаимодействием, в том числе с использованием сети Интернет
|
Например, получение консультации по требуемой услуге через сеть Интернет (либо с использованием Центра телефонного обслуживания), получение Заявителем информации о ходе предоставления услуги с использованием сети Интернет
|
Отсутствие четких критериев принятия решения на развилке модели административного процесса, необоснованная широта дискреционных полномочий должностных лиц в ходе предоставления услуги
|
Например, при «входе» на действие «Принятие решения» исследуемого административного процесса может быть несколько «выходов» - вариантов решения, но список вариантов выбора этих решений не является исчерпывающим, либо имеются разночтения, не каждому варианту решения может быть однозначно сопоставлена процедура и основания его принятия
|
Процедуры «повторного» занесения информации при межведомственном взаимодействии, связанные с отсутствием единой медиа –среды
|
Например, в случае межведомственного взаимодействия при предоставлении услуги, документ (информация) передается посредством каналов связи (или на электронном носителе), но формат файла стороны, передающей информацию, не совпадает с форматом принимающей стороны.
Например, «выходом» функции одного участника предоставления услуги является документ на бумажном носителе, а «входом» другого участника предоставления данной услуги документ в электронном виде (кроме случаев, связанных с предоставлением оригиналов документов)
|
2.
|
Дублирующие процедуры
|
Результаты работы дублируют результаты других работ
|
Например, многократный запрос одной и той же информации в процессе предоставления одной услуги
|
Требование сотрудниками органов исполнительной власти от заявителя предоставления дублирующей информации
|
Например, требование заполнения форм документов, содержащих одинаковые информационные поля или предоставления копий документов, содержащих одинаковую информацию
|
3.
|
Избыточные процедуры
|
Наличие операций, при которых не производится трансформация документа или информации
|
Например, механические действия при передаче документа (информации) на другой уровень, без какой-либо обработки
|
Отказ от выполнения действия не влияет на результаты процедуры в целом
|
Например, многократное визирование копий документов Заявителя или решения по предоставлению или отказу в предоставлении услуги, в рамках одного органа (организации), пре исполнительной власти
|
4.
|
Процедуры, «сопутствующие» оптимизации (экспертиза на соответствие требованиям законодательства)
|
Требование сотрудниками органов исполнительной власти от Заявителя выполнения действий, обязательность которых не закреплена нормативными актами
|
Например, предоставление копий документов, не предусмотренных порядком предоставления услуги и не требуемых логически при предоставлении услуги
|
Отсутствие в нормативных актах требований предоставления информации или выполнения действий, обязательность которых следует явно из логики процесса предоставления услуги
|
Например, отсутствие в нормативных правовых актах требований о предоставлении заявителем паспорта при обращении за получением услуги
|
Несоответствие акту большей юридической силы
|
Например, нормативный правовой акт субъекта РФ, регламентирующий предоставление услуги, имеет положения, не соответствующие федеральному законодательству
|
Следует отметить, что данный список признаков неоптимальности административного процесса предоставления услуги является универсальным, но не исчерпывающим. В ходе анализа каждого конкретного административного процесса могут возникнуть специфические критерии «неоптимальности».
Предложения по оптимизации административного процесса предоставления услуги оформляются в виде таблицы ___ и закрепляются в тексте административного регламента.
Таблица 3 – Предложения по оптимизации административного процесса предоставления услуги
№
п/п
|
Наименование элемента административного процесса, требующего оптимизации (процедуры, действия, НПА и т.д.)
|
Описание существующей проблемы, несоответствия
|
Предложения по оптимизации
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
С использованием предложений по оптимизации формируется модель административного процесса «как должно быть», которая находит свое отражение в тексте административного регламента («блок-схема предоставления услуги»).
Построение модели производится посредством графического изображения желательно в нотации специализированного программного продукта. Модель строится в виде дерева (иерархического списка), в котором описываются все процедуры и работы, входящие в состав административного процесса предоставления услуги, с указанием связи между ними и ответственными лицами или непосредственными исполнителями работ.
При построении графической модели необходимо учитывать следующие правила (Правила расположения графических элементов модели):
графические элементы процесса (последовательность событий и действий) располагаются сверху вниз;
графические элементы, обозначающие исполнителей действия (сотрудников или подразделения) располагаются справа от действия;
информационные носители, необходимые для корректного осуществления действия, располагаются слева от действия;
события или информационные носители, активизирующие действие (вход), располагаются над действием;
события или информационные носители, порождаемые действием (выход), располагаются под действием.
Правила соединения графических элементов модели:
каждая модель начинается как минимум одним стартовым инициирующим событием и завершается как минимум одним результирующим событием;
события и действия по ходу выполнения процесса чередуются (сменяют друг друга);
несколько событий инициируют действие только с помощью правила «исключающее ИЛИ»;
действия, в рамках которых принимается решение о ходе процесса, на выходе всегда соединяются с правилом «исключающее ИЛИ»;
правила показывают все возможные варианты течения процесса после функции выбора;
события, следующие после правил выбора описывают все возможные результаты выбора.
В тесте административного регламента предоставления государственной и муниципальной услуги должен быть зафиксирован оптимизированный в соответствии с описанной выше технологией порядок предоставления услуги.
3. Оптимизация в рамках проектирования межведомственного взаимодействия
Основные предложения по оптимизации в рамках проектирования межведомственного взаимодействия формируются при заполнении Листа А.2. Таблицы 1.3. «Оптимизация услуги» технологической карты межведомственного взаимодействия (далее – ТКМВ).
Данная таблица относится к числу предварительных форм при проектировании межведомственного взаимодействия (до стадии формулирования и детального описания запросов и ответов на них). Таблица 1.3. заполняется независимо от качества оптимизации, проведенной при подготовке административных регламентов предоставления государственных и муниципальных услуг. Это обусловлено тем, что по большому счету оптимизация при регламентации носила «ведомственный» характер (упрощение и совершенствование процедур достигалось без изменения законодательных актов). При проектировании межведомственного взаимодействия предусматривается внесение изменений в нормативные правовые акты всех уровней независимо от их юридической иерархии. Главная задача в данном случае – сокращение количества документов (согласований), предоставляемых заявителем.
Рассмотрим более подробно заполнение всех таблиц ТКМВ.
1. Заполнение формы А.0. Общие сведения.
|
Наименование услуги
|
Поле для введения наименования услуги
|
|
|
|
|
|
|
№
|
Наименование органа (организации)
|
Потребитель или Поставщик данных?
|
Ф.И.О. и должность ответственного лица
|
E–mail
|
Контактный телефон
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
…
|
|
|
|
|
|
№
|
|
|
|
|
|
Потребителю данных следует указать наименование услуги. Наименование услуги указывается в соответствии с редакцией, приведенной в реестре государственных услуг субъекта РФ (реестре муниципальных услуг соответствующего муниципального образования). Наименование услуги должно быть единообразно сформулировано в реестре государственных услуг субъекта РФ (реестре муниципальных услуг соответствующего муниципального образования), в наименовании административного регламента и в положении об органе власти, к полномочиям которого относится предоставление. В случае наличия расхождений необходимо запланировать внесение изменений в соответствующие правовые акты (информация отражается в Таблице А.1.1.).
Каждому участнику работы по подготовке ТКМВ следует указать наименование ведомства, роль ведомства (Потребитель или Поставщик данных), ФИО и должность, а также контактные данные.
Следует обратить внимание, что указывается наименования ведомств, а не наименования структурных подразделений.
Для федеральных органов исполнительной власти указываются наименования центрального аппарата (не территориальных органов федеральных органов исполнительной власти). Для федеральных органов исполнительной власти допускается не заполнять контактную информацию (например, Федеральная налоговая служба, Росреестр, Ростехнадзор и т.д.).
Для органов местного самоуправления следует указывать наименование органа власти и в скобках приводить наименование структурного подразделения ответственного за предоставление услуги (например, администрация №-го района (управление архитектуры)). В случае если орган местного самоуправления выступает поставщиком данных, НЕ следует приводить наименование всех местных администраций по субъекту РФ, достаточно указать лишь информацию по «пилотным» муниципальным образованиям или привести обобщающую формулировку: «администрации районов и городских округов (подразделение, ответственное за выдачу градостроительных планов)».
Источником информации для заполнения данной формы может служить административный регламент (при его наличии), а именно пункты в которых перечислены органы, участвующие в предоставлении услуги, органы и организации, в которые необходимо обратиться заявителю, или необходимо провести анализ состава документов, предоставляемых заявителем, на предмет установления источника их получения.
Пример заполнения А.0. по региональной услуге:
Табл. А.0. Общие сведения**
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование услуги
|
Назначение и выплата единовременной материальной помощи на погребение
|
|
|
|
|
|
|
№
|
Наименование органа (организации)
|
Потребитель или Поставщик данных?
|
Ф.И.О. и должность ответственного лица
|
E–mail
|
Контактный телефон
|
1
|
Министерство труда и социального развития Ульяновской области
|
Потребитель данных
|
Барабанова Светлана Олеговна, Главный консультант - эксперт
|
efremovayy@rambler.ru
|
(8422) 44-95-04
|
2.
|
Областное государственное казенное учреждение «Центр занятости населения» соответствующего муниципального образования
|
Поставщик данных
|
Ответственное лицо Областного государственного казенного учреждения «Центр занятости населения» соответствующего муниципального образования
|
|
|
Пример заполнения А.0. по муниципальной услуге:
Табл. А.0. Общие сведения**
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование услуги
|
Подготовка и выдача разрешений на установку рекламной конструкции
|
|
|
|
|
|
|
№
|
Наименование органа (организации)
|
Потребитель или Поставщик данных?
|
Ф.И.О. и должность ответственного лица
|
E–mail
|
Контактный телефон
|
1
|
Комитет архитектуры и градостроительства мэрии г. Ульяновска
|
Потребитель
|
Кирсанов Александр Сергеевич, начальник отдела информационного обеспечения Комитета архитектуры и градостроительства
|
Uaig_ul@mail.ru
|
(8422) 41-29-01
|
2
|
Управление Федеральной налоговой службы Российской Федерации по Ульяновской области (УФНС по Ульяновской области)
|
Поставщик
|
|
|
|
3
|
Управление Федерального казначейства Российской Федерации по Ульяновской области (УФК по Ульяновской области)
|
Поставщик
|
|
|
|
Ошибки при заполнении данной формы встречаются редко. К их числу можно отнести:
1. Некорректное наименование услуги (не соответствует рекомендованному перечню услуг). Здесь может быть ситуация когда в наименовании услуги используется слишком общая формулировка (например, «оказание мер социальной поддержки отдельным категориям населения», ТКМВ в данном случае будет чрезмерно перегруженной, потому что состав мер достаточно обширен и категории могут быть многочисленны). Или противоположная ситуация, когда услуги чрезмерно детализированы (например, «выдача лицензии на осуществление деятельности по розничной торговле алкоголем», при этом не рассматривается ситуация по продлению, переоформлению, получению дубликата и т.д.). Оба негативных примера приведут к сложностям при заполнении ТКМВ. В первом случае ТКМВ будет очень громоздкой, перегруженной различными видами запросов и ответов, а ввиду необходимости ее согласования со всеми поставщиками процесс рассмотрения может сильно затянуться. Во втором случае на каждую упущенную подуслугу (переоформление лицензии, выдачу дубликата лицензии и т.д.) необходимо заполнять отдельную ТКМВ, что может привести к дублированию информации и согласования одних и тех же запросов.
2. В качестве Потребителя данных указывается подведомственное учреждение, что недопустимо, поскольку проектирование межведомственного взаимодействия осуществляется в отношении государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами власти.
3. Перечисляются не все поставщики данных. Для устранения данного нарушения необходимо проверять пакет документов, предоставляемых заявителем.
2. Заполнение формы А.1. Описание услуги.
2.1. Таблица А.1.1. Описание услуги: правовая база
№
|
Правовые акты, в соответствии с которыми предоставляется услуга
|
Противоречие с нормами ФЗ №210
|
|
Укажите все акты, определяющие основания предоставления услуги и порядок предоставления (включая реквизиты)
|
Если нормы акта вступают в прямое или косвенное в противоречие с нормами ФЗ №210, укажите номер(а) статьи(ей), содержащей указанные противоречия
|
1
|
|
|
2
|
|
|
…
|
|
|
k
|
|
|
Заполнение таблицы осуществляется Потребителем данных. Даже в части указания нормативных актов, регулирующих деятельность поставщиков, данные вносит в таблицу Потребитель.
Перечислите акты всех уровней, которые определяют основания и порядок предоставления услуги, а также регулируют отдельные сценарии предоставления услуги. В перечень актов должны войти как минимум:
- федеральный закон, устанавливающий основания для предоставления услуги;
- положение о ведомстве, в котором предоставление услуги включено в число полномочий ведомства;
- ведомственные правовые акты, определяющие порядок предоставления услуги (в первую очередь – административный регламент, если такой принят).
В данной таблице должны быть приведены нормативные правовые акты, регулирующие предоставление услуги в отношении поставщиков (например, по выдаче разрешений на установку рекламных конструкций должен быть указан также приказ МВД России, устанавливающий порядок согласования размещения рекламной конструкции в пределах полосы отвода автодорог).
Укажите нормы перечисленных актов, вступающие в прямое или косвенное противоречие с Законом № 210 (если такое противоречие выявлено).
Все правовые акты, в которых выявлены противоречия 210-ФЗ, должны быть указаны также в Плане по внесению изменений в нормативно-правовые акты (форма Б1). Как правило, Потребители заполняют форму Б1. Поставщики данных также формируют свои планы по внесению изменений в нормативно-правовые акты. Для этого создают дополнительный лист Excel (форма Б2).
Источником информации для заполнения данной формы может служить административный регламент (при его наличии), а именно, пункты в которых перечислены нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми предоставляется та или иная услуга.
Пример заполнения А.1.1. по региональной услуге:
Табл. А.1.1. Описание услуги: правовая база*
|
|
|
|
|
|
|
|
№
|
Правовые акты, в соответствии с которыми предоставляется услуга
|
Противоречие с нормами ФЗ №210
|
|
Укажите все акты, определяющие основания предоставления услуги и порядок предоставления (включая реквизиты)
|
Если нормы акта вступают в прямое или косвенное в противоречие с нормами ФЗ №210, укажите номер(а) статьи(ей), содержащей указанные противоречия
|
1.
|
Федеральный закон от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»
|
Нет противоречия
|
2.
|
Постановление Правительства Ульяновской области от 04.09.2008 № 379-П «Об оказании единовременной материальной помощи на погребение»
|
Нет противоречия
|
3.
|
Административный регламент Министерства труда и социального развития Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по назначению и выплате единовременной материальной помощи на погребение, утвержденный приказом министерства труда и социального развития Ульяновской области от 07.11.2011 № 101-п
|
Нет противоречия
| |
