КАК ОФОРМИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Форма трудовой книжки и правила ее ведения (далее — правила) утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А инструкция по заполнению трудовых книжек содержится в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — инструкция).
При трудоустройстве работник должен предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства. Если гражданин до прихода в организацию нигде не работал, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Об этом сказано в статье 65 ТК РФ.
Работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней. Но только если эта работа является для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Титульный лист
О том, как оформить титульный лист трудовой книжки и внести в него изменения, говорится в разделе 2 инструкции. Здесь, как правило, трудностей не возникает.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество;
— дата рождения (число, месяц, год);
— образование;
— профессия, специальность.
После заполнения всех перечисленных данных на титульном листе необходимо поставить печать организации. Сотрудник, который оформляет трудовую книжку, и работник должны поставить свои подписи.
Как правило, заполнение строки «Профессия, специальность» вызывает трудности. Многие бухгалтеры и кадровики считают, что указывать нужно и профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно. Обратите внимание: в строке «Профессия, специальность» должность, на которую поступает работник, также не указывается.
За время трудовой деятельности у сотрудника могут поменяться анкетные данные (например, фамилия), он может получить дополнительное образование, у него может появиться новая профессия. Как отразить эти изменения в трудовой книжке?
Если нужно исправить фамилию, имя, отчество или дату рождения, алгоритм действий такой. Устаревшие данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вписываются новые сведения (п. 2.3 инструкции).
Безусловно, указанные исправления можно внести только на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и др.). Поэтому на внутренней стороне обложки обязательно должна быть ссылка на номер и дату того документа, на основании которого внесены изменения. Такая ссылка должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Основание — пункт 2.3 инструкции.
Информация о полученном новом образовании, профессии, специальности вносится путем дополнения имеющихся записей (если они есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 инструкции). Заметим, что инструкция не содержит требований о том, что на внутренней стороне обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное образование.
Пример оформления титульного листа трудовой книжки
|
|
|
Трудовая книжка
ТК № 0000000
|
Фамилия
|
Егоров
|
Имя
|
Владимир
|
Отчество
|
Сергеевич
|
Дата рождения
|
10.05.1981
|
|
(число, месяц, год)
|
Образование
|
Высшее профессиональное
|
|
Профессия, специальность
|
экономист
|
|
|
Дата заполнения
|
"
|
14
|
"
|
января
|
20
|
07
|
г.
|
|
Подпись владельца книжки
|
Егоров
|
|
|
Подпись лица,
|
|
ответственного за ведение трудовых книжек
|
|
Березина
|
М.П.
|
|
(разборчиво)
|
1
| Раздел «Сведения о работе»
Правила заполнения сведений о работе и исправления этих записей приведены в разделе 3 инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Как показывает практика, кадровики часто используют в трудовых книжках сокращения. Между тем пунктом 11 правил и пунктом 1.1 инструкции установлено, что в трудовой книжке они недопустимы. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».
Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. А вот как правильно это сделать, помнят не все. Поэтому и ошибки в разделе «Сведения о работе» встречаются чаще всего.
Основное правило таково: зачеркивать неправильную запись нельзя (п. 1.2 инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Из пункта 27 правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.
А что делать в случае, если, например, организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована? Ответ на этот вопрос дает пункт 28 правил. Исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).
И последнее. При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.
Заметим, что на заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе»
Пример заполнения сведений о работе
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
ТК № 0000000
|
№ записи
|
Дата
|
Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)
|
Наименование,
дата и номер документа,
на основании которого
внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01
|
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в
|
Военный билет
|
|
|
|
|
Вооруженных силах Российской Федерации
|
АБ № 123456, выдан
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом
|
|
|
|
|
Автономное учреждение
Тюменской области “Мария”
(АУ ТО «Мария»)
|
г. Москвы 25.10.2004
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
02
|
14
|
01
|
2007
|
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста
|
Приказ от 14.01.2007
|
|
|
|
|
|
№ 12-к
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
3
|
Пример заполнения сведений о переводе
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
ТК № 0000000
|
№ записи
|
Дата
|
Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)
|
Наименование,
дата и номер документа,
на основании которого
внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01
|
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в
|
Военный билет
|
|
|
|
|
Вооруженных Силах Российской Федерации
|
АБ № 123456, выдан
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом
|
|
|
|
|
Автономное учреждение
Тюменской области “Мария”
(АУ ТО «Мария»)
|
г. Москвы 25.10.2004
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
02
|
14
|
01
|
2007
|
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста
|
Приказ от 14.01.2007
|
|
|
|
|
|
№ 12-к
|
03
|
15
|
01
|
2008
|
Переведен в контрольно-ревизионный отдел на должность ведущего экономиста
|
Приказ от 16.10.2004
|
|
|
|
|
|
№ 118-к
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
3
|
Пример заполнения сведений о награждении
СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ
|
ТК № 0000000
|
№ записи
|
Дата
|
Сведения о награждениях (поощрениях)
|
Наименование,
дата и номер документа,
на основании которого
внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01
|
25
|
12
|
2007
|
Награжден почётной грамотой Департамента
|
Приказ
|
|
|
|
|
социального развития Тюменской области. Выплачена
|
от 25.12.2007
|
|
|
|
|
премия в сумме 5000 рублей.
|
№ 6-н
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
22
|
|
23
|
Пример заполнения сведений об увольнении
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
|
ТК № 0000000
|
№ записи
|
Дата
|
Сведения о приеме на работу, переводе
на другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)
|
Наименование,
дата и номер документа,
на основании которого
внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
1
|
2
|
3
|
4
|
01
|
|
|
|
С 22 октября 2004 по 21 ноября 2006 года служба в
|
Военный билет
|
|
|
|
|
Вооруженных Силах Российской Федерации
|
АБ № 123456, выдан
|
|
|
|
|
|
Царинским военкоматом
|
|
|
|
|
Автономное учреждение
Тюменской области “Мария”
(АУ ТО «Мария»)
|
г. Москвы 25.10.2004
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
02
|
14
|
01
|
2007
|
Принят в отдел финансового анализа и контроля на должность экономиста
|
Приказ от 14.01.2007
|
|
|
|
|
|
№ 12-к
|
03
|
15
|
01
|
2008
|
Переведен в контрольно-ревизионный отдел на должность ведущего экономиста
|
Приказ от 16.10.2004
|
|
|
|
|
|
№ 118-к
|
05
|
10
|
12
|
2008
|
Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77
|
Приказ от 10.12.2008
|
|
|
|
|
Трудового кодекса Российской Федерации
|
№ 364-к
|
|
|
|
|
Н ачальник отдела кадров Березина И.Е. Березина
|
|
|
|
|
|
Работник Егоров В.С. Егоров
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
3
| Как правильно исправить недействительные записи в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» Пункт 1.2. Инструкции устанавливает порядок внесения исправлений в трудовую книжку. Так в разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачёркивание ранее внесённых неточностей, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи; в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. В таком же порядке признаётся недействительной запись об увольнении, переводе на другую работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановлением на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (указывается новая формулировка)».В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдаётся дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульный лист) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Дубликат и копия трудовой книжки
Когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки? Правила и инструкция предусматривают три случая.
Первый случай. Работник утратил трудовую книжку. Согласно пункту 31 правил в случае утраты трудовой книжки работник должен немедленно сообщить (написать заявление) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы (п. 7.2 инструкции и п. 32 правил).
Сначала записывается суммарный общий стаж работы, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. А затем (при наличии подтверждающих документов) стаж работы расшифровывается по отдельным периодам работы. При этом нужно указывать: в графе 2 — дату приема на работу, в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят работник, в графе 4 — наименование, номер и дату соответствующего документа.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только подтвержденные данные.
Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).
Третий случай. Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата в этом случае такой же, как и в случае, когда в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной.
Когда работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки? По требованию работника. Как сказано в пункте 7 инструкции, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Копия (выписка) выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления.
|
