Оформление вкладыша в трудовую книжку
Скачать 143.25 Kb.
|
| Глава 3. ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ. ОФОРМЛЕНИЕ ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ 3.1. Порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки 3.1.1. Основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки Дубликат трудовой книжки - надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения) <1>. Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают следующие основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата (см. также рис. 19): 1) выявление в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу; 2) утрата трудовой книжки работником; 3) утрата трудовой книжки работодателем; 4) непригодность трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению. -------------------------------- <1> Дубликат, выдаваемый взамен утраченной трудовой книжки либо трудовой книжки, не пригодной к дальнейшему использованию по назначению, может в точности соответствовать оригинальному документу, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей. Перечень наиболее типичных ситуаций, влекущих за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки ┌────────────────────────────────────┐ │ Ситуации, влекущие за собой │ │ необходимость в выдаче дубликата │ │ трудовой книжки │ └─────────────────┬──────────────────┘ ┌─────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │ Выявление в трудовой │ │ │ Непригодность трудовой │ │книжке записи, признанной├───┼───┤ книжки к дальнейшему │ │ недействительной │ │ │использованию по назначению│ └─────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘ ┌─────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────────┐ │ Утрата трудовой книжки │ │ │ Утрата трудовой книжки │ │ работником ├───┴───┤ работодателем │ └─────────────────────────┘ └───────────────────────────┘ Рис. 19 Рассмотрим перечисленные ситуации подробнее. 3.1.2. Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В случае выявления такой записи работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной (см. в этой связи рис. 20). Пример письменного заявления ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Генеральному директору│ │ ОАО "Анион"│ │ П.П. Петрову│ │ │ │ Заявление │ │ │ │ В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей│ │трудовой книжке записи о (об) увольнении (переводе на другую постоянную│ │работу) от 00.00.0000 N 0 прошу Вас выдать мне дубликат трудовой книжки│ │без внесения в него записи, признанной недействительной. │ │ Документы, подтверждающие недействительность указанной записи,│ │прилагаю <1>. │ │ │ │Наименование │ │должности работника подпись А.А. Андреев│ │00.00.0000 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис. 20 -------------------------------- <1> В необходимых случаях приводится перечень таких документов. Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя - например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата, как правило, обеспечивает сотрудник кадрового органа предприятия с соответствующими полномочиями. Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем в срок не более 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Выдаче дубликата трудовой книжки предшествует его оформление, которое включает: установление (подтверждение) недействительности записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) на основании имеющихся в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных работником) документов; перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки <2>; простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки "Дубликат"; оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера <3>. -------------------------------- <2> См. в этой связи п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В необходимых случаях правильность ранее совершенных в трудовой книжке записей устанавливается на основании соответствующих документов, см. выше. <3> Данное действие производится после удостоверения правильности внесенных в дубликат трудовой книжки записей работником и сотрудником кадрового органа предприятия, см. ранее. Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу. 3.1.3. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы, одновременно обратившись к нему с просьбой о выдаче дубликата. При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника. Уточним, что общий стаж работы записывается в разделе "Сведения о работе" суммарно. Такую запись целесообразно внести в дубликат, руководствуясь общими правилами оформления записей о работе, т.е. предварительно указав в графе 3 - в виде заголовка - наименование предприятия, а ниже - включаемое в трудовой стаж работника общее количество лет, месяцев, дней работы (без уточнения предприятия, периодов работы и должностей работника) <1>. -------------------------------- <1> Если имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых в трудовую книжку ранее вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения. 3.1.4. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек - например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным - с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи, - представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия, которая создается органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на территории которого осуществляет свою деятельность соответствующее предприятие. В состав такой комиссии обычно включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также - если это необходимо - представители других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе <1>. -------------------------------- <1> Для подтверждения факта деятельности работника, не связанной непосредственно с работой на предприятии (в отрасли, ведомстве), но дающей основания для включения соответствующего периода в трудовой стаж, могут приниматься во внимание свидетельские показания других лиц, знающих работника по совместной с ним деятельности - например, по учебе, службе в рядах Вооруженных Сил и т.п. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе направлять запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти)), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник <2>. -------------------------------- <2> В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Примерная форма акта представлена на рис. 21. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований. Примерная форма акта об установлении трудового стажа ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Утверждаю │ │ Наименование должности лица, │ │ уполномоченного утвердить акт │ │ Подпись │ │ 00.00.0000 И.О. Фамилия │ │ │ │ Акт N 0 │ │ │ │00 месяца 0000 г. (наименование нас. пункта)│ │ │ │ об установлении трудового стажа │ │ работникам (наименование предприятия) │ │ │ │ Настоящий акт составлен комиссией по установлению трудового стажа│ │работников (наименование предприятия), трудовые книжки которых были│ │утрачены вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств (указать,│ │каких именно и когда). В процессе работы комиссия руководствовалась...│ │(указать наименование организационно-распорядительного документа об│ │учреждении комиссии, изданного органом власти соответствующего субъекта│ │РФ, его дату и номер). │ │ В период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссией установлено│ │следующее: │ │ 1. Утрата трудовых книжек работников (наименование предприятия)│ │произошла вследствие наступления чрезвычайных обстоятельств. Факт│ │наступления чрезвычайных обстоятельств признан решением (указать│ │наименование органа государственной власти субъекта РФ, его дату и│ │номер). │ │ 2. На основе имеющихся в распоряжении документов нижеследующим│ │работникам (наименование предприятия) устанавливается трудовой стаж│ │продолжительностью: │ │ 2.1. Работнику Фамилия И.О.: общий трудовой стаж - 00 лет, 00│ │месяцев, 00 дней, в том числе за период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000│ │на (наименование предприятия) в должности (указывается, если наименование│ │должности документально подтверждено) - 00 лет, 00 месяцев, 00 дней, за│ │период работы с 00.00.0000 по 00.00.0000 на (наименование предприятия) в│ │должности (указывается, если наименование должности документально│ │подтверждено) - 00 лет, 00 месяцев, 00 дней... (и т.д.). │ │ Основание: (указать документы, на основании которых комиссией│ │установлен трудовой стаж работника). │ │ 2.2. Работнику И.О. Фамилия: ... (и т.д.). │ │ 3. ... (и т.д.). │ │Председатель комиссии: подпись И.О. Фамилия│ │Члены комиссии: │ │ подпись И.О. Фамилия│ │ подпись И.О. Фамилия│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Рис. 21 3.1.5. Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию предусмотрена п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел, порвался, испачкался и т.п. Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному в параграфе 3.1.2. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены. Следовательно, это повлечет за собой необходимость использования в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов <1>. -------------------------------- <1> Если имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых в трудовую книжку ранее вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения. В соответствии с п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" (графа 3) прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Соответствующие записи вносятся в раздел "Сведения о работе" нижеследующим образом: в графе 1 - указывается порядковый номер записи; в графе 2 - указывается дата приема на работу; в графе 3 - указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись; в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Затем: в графе 1 - указывается порядковый номер записи; в графе 2 - указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 - указывается причина (основание) увольнения, при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные; в графе 4 - указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке (см. выше) и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы <1>. -------------------------------- <1> Это делается после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровым органом предприятия. 3.1.6. Особенности оформления отдельных видов записей в дубликате трудовой книжки Подытоживая разговор о выдаче дубликата, коротко остановимся на особенностях оформления в нем отдельных видов записей. К числу таких записей, в частности, следует отнести записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности. Согласно п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Уточним, что указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания соответствующими лицами, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел <2>. -------------------------------- <2> При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен. В случае признания записи недействительной работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, рассмотренном выше. 3.2. Порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку В рамках очередного параграфа рассмотрим порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку. Необходимость в оформлении вкладыша возникает в случае, если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа. Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки - подчеркнем это особо - вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен. Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается - от руки или простановкой штампа - отметка "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера. Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) на основании соответствующих документов. Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия). На этом мы завершим рассмотрение ситуаций, связанных с оформлением и выдачей дубликатов трудовых книжек и вкладышей в них. А в следующей главе пособия мы остановимся на выдаче трудовых книжек при увольнении. |
Похожие:
 | Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. №117н «О трудовых книжках» и устанавливает процедуры взаимодействия... |  | Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. №117н «О трудовых книжках» и устанавливает процедуры взаимодействия... |
| | Тк 1234567 и тк 2345678) и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку (вт 3456789) на русском языке, которые «16» февраля 2009 г уничтожены... | |
| Оформление записи в трудовую книжку педагога производится согласно п. 5 совместного решения Коллегии Минобразования России и Президиума... | | Трудовая книжка" и бланков документа "Вкладыш в трудовую книжку" для нужд гауз «гкб им. Н. И. Пирогова» г. Оренбурга |
| | Принята в управление налогового учета и финансового контроля на должность экономиста | |
| Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш... | | Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш... |