Общие положения
Скачать 56.99 Kb.
|
Утвержденана заседании правления от «___» _______ 200_ г. № __ ________________________ м.п. ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Существует три основных потока документации: - входящие; - исходящие; - внутренние. Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы: - предварительное рассмотрение; - регистрация; - рассмотрение; - исполнение. Предварительное рассмотрение. При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может. Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления. Регистрация. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа. Например: вх. 121/4-97, где 121 - порядковый регистрационный номер; 4 - номер дела в котором этот документ будет подшит; 97 - год поступления. Вся документация регистрируется в день поступления. После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма. Рассмотрение корреспонденции. После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе. Исполнение. Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом: - направить корреспонденту письменный ответ; - сообщить телеграммой; - сообщить телефонограммой. Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком. Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал. При приеме телефонограммы необходимо записать: - содержание телефонограммы; - откуда она поступила; - дата и время приема; - кто передал и кто принял. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ. Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером. Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ Документы, исполненные и списанные "в дело" должны быть: - проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело; - сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам; - освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок, Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.); Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Исполнительные листы; Командировочные удостоверения; Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.); Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.); Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним. Документы постоянного хранения
Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.
Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.
|
Похожие:
 | «Общие положения»; II «Должности руководителей»; III «Должности специалистов»; IV «Должности младшего медицинского персонала»; V... | | Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. №184-фз «О техническом регулировании», а объекты стандартизации и... |
 | Код дохода, состоящий из кодов вида доходов (группы, подгруппы, статьи, подстатьи, элемента), подвида доходов, кода классификации... | | С: Предприятие 8" во исполнение договора, заключенного с гуп "Мосгортрансниипроект" |
| Документация по предварительному квалификационному отбору на право участия в запросах предложений и заключения | | Общие положения и правовая основа предоставления платных дополнительных образовательных услуг |
| Предмет договора: проектирование автоматических систем порошкового пожаротушения помещений | | Об утверждении Положения о порядке и условиях выплаты подъемного пособия молодым специалистам |
| | Общие положения и правовая основа предоставления платных дополнительных образовательных услуг |