21.1Регистрация отпусков в организации
Необходимо обеспечить наличие в Системе всех процедур и документов, связанных с планированием и учетом отпусков в соответствии с ТК РФ.
В компании учитывают:
График отпусков
Основной ежегодный отпуск
Дополнительный ежегодный отпуск (виды отпусков)
Учебный отпуск
Отпуск по беременности и родам
Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет / до 3-х лет
Установить возможность ввода начальных остатков отпусков сотрудников, редактирования остатка отпуска.
Установить вариант регистрации фактических отпусков и иных отклонений Кадровыми приказами при проведении документов в подсистеме кадрового учета.
В Компании утверждена собственная форма приказа о предоставлении всех видов отпусков.
22График отпусков
Первичное формирование графика отпусков должны осуществлять руководители подразделений путем ввода данных в Систему или в файл Excel определенного формата с последующей его загрузкой в Систему кадровой службой.
При формировании графика отпусков необходимо учитывать:
остатки отпусков (ежегодный основной и дополнительный) подчиненных и руководителя на 31 декабря;
контроль распределения полного количества дней отпуска для каждого сотрудника в течение календарного года;
контроль минимальной длительности одного из периода планового отпуска (не менее 14 дней)
После первичного формирования, график отпусков согласуется отделом кадров и закрывается от изменений.
Корректировка графика отпусков производится кадровой службой, на основании согласованного заявления о переносе отпуска на бумажном носителе. При корректировке отпуска, должен осуществляться контроль минимальной продолжительности отпуска уже использованного либо планового (14 дней)
Для контроля заполнения графиков отпусков, в Системе необходимо предусмотреть соответствующий отчет с аналитикой:
Дирекция
Департамент
Управление
Отдел
Руководитель
Сотрудник
Должность
Табельный
Остаток дней отпуска
Запланировано дней отпуска
Дата начала планового отпуска
Дата окончания планового отпуска
Для контроля использования отпусков в соответствии с графиком отпусков, в Системе необходимо предусмотреть соответствующий отчет с аналитикой по использованию запланированных отпусков (период и кол-во дней отпуска), при формировании которого необходимо учитывать:
Использованный отпуск в соответствии с графиком;
Не использованные отпуска;
Проведенные отпуска, период и продолжительность которых отличается от запланированных
Поля для отчета:
Табельный номер
Сотрудник
Должность
Отдел
Управление
Департамент
Дирекция
Дата начала запланированного отпуска
Дата окончания запланированного отпуска
Кол-во дней запланированного отпуска
Дата начала фактического отпуска
Дата окончания фактического отпуска
Кол-во дней фактического отпуска
При использовании отпуска в соответствии с графиком, данные о запланированном отпуске и о фактически использованном указываются в одной строке (пример отчета указан в приложении №5). Отчет должен формироваться за определенный период.
Необходимо предусмотреть формирование печатной формы графика отпусков (своя форма), а также в форме excel.
23Основной ежегодный отпуск
Предоставление сотрудникам ежегодных отпусков осуществляется согласно ТК РФ на основании графика отпусков.
Ежемесячно 12 числа, сотрудник и его руководитель получают уведомление по электронной почте о дате начала отпуска в следующем месяце, а руководитель подразделения – бланки уведомлений по всем работникам подразделения, для ознакомления с ними работников под роспись, с возможностью вывода бланков на печать.
В течение 5 дней, после получения уведомления, сотрудник может оформить Заявление на перенос ежегодного отпуска.
Информирование сотрудников кадровой службы о предстоящем отпуске сотрудников происходит на основании не проведенных в Системе документов (приказов на отпуск) ежедневно, за 16 дней до даты начала отпуска, пока сотрудник кадров не проведет приказ на отпуск или не внесет корректировки в график отпусков, на основании подписанного заявления о переносе отпуска.
В момент оформления приказа на отпуск необходимо контролировать пересечение периода отпуска с периодом больничного листа. Оповещение работника кадровой службы о пересечении.
Формируется печатная форма приказа.
На основании проведенного приказа в Системе, проводится расчет отпускных сотрудниками расчетного отдела.
При проведении расчета отпускных, изменение приказа на отпуск не возможно.
Общая схема процесса предоставления информации по отпускам сотрудников:
Расчет и выплата отпускных осуществляется за 3 дня до его начала. В Системе необходимо предусмотреть возможность хранение ссылки на отсканированное заявление.
24Дополнительный ежегодный отпуск
Работникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Должна быть возможность описания отпусков в справочнике Виды ежегодных отпусков.
Предоставление дополнительного ежегодного отпуска присоединяется к основному.
Виды отпусков (список может дополняться по мере предоставления):
За ненормированный рабочий день (3 дня в год);
За работу в районах Крайнего Севера (24 дня в год)
За работу в приравненных к ним местностях (16 дней в год)
За работу в особых климатических условиях (8 дней в год)
Начисление отпуска производится как кол-во дней доп. отпуска / 12 в месяц.
Данные виды отпуска могут подлежать компенсации в денежном эквиваленте по заявлению сотрудника.
Замена отпуска денежной компенсацией проводится приказом. Приказ должен регистрироваться в журнале отклонений, с выводом на печать. Выплата компенсации должна в отчете отмечаться как один из видов отпуска.
Ежегодный отпуск может быть продлен или перенесен в случаях временной нетрудоспособности, исполнения гос. обязанностей и в иных случаях.
Перенесение или продление рассчитанного отпуска необходимо регистрировать в подсистеме Кадровый учет, работниками кадровой службы с выводом на печать печатной формы приказа. Приказ должен регистрироваться в журнале отклонений. Данный факт должен отражаться как отдельный вид отсутствия (перенос ежегодного отпуска) и фиксироваться в аналитическом отчете. В этом случае обязательно должны быть внесены корректировки в график отпусков.
Должна быть возможность ввода продолжительности отпусков для отдельной категории работников, например:
Для работников в возрасте од 18 лет (31 день в году);
Для инвалидов (31 день в году);
Для отбывающих наказание (18 дней в течение периода отбывания наказания).
С возможностью отмены этого права на отпуск.
Должен формироваться отчет по остаткам отпусков на определенную дату, с учетом дополнительных отпусков установленных в определенный период, выплаченной компенсацией взамен отпуска, а также продолжительности отпуск для отдельной категории работников, а также стажа, дающего право на отпуск. Остатки отпусков должны формироваться в форме отчета:
Табельный номер
Сотрудник
Должность
Отдел
Управление
Департамент
Дирекция
Кол-во неиспользованных дней отпуска
25Учебный отпуск
Право предоставление учебного отпуска и его длительность регулируются ТК РФ.
В Системе необходимо обеспечить возможность назначения сотруднику учебного отпуска с определенной даты (с начала учебного года) и с определенным количеством положенных в год дней отпуска. При оформлении приказа на учебный отпуск, необходимо обеспечить контроль использованных дней отпуска в течение года.
При оформлении приказа на отпуск установить виды отпуска:
Прохождение промежуточной аттестации (на первом и втором курсах -40 дней, на каждом из последующих – 50 дней);
Подготовка и защита выпускной и квалификационной работы и сдачи итоговых экзаменов (4 месяца);
Сдача итоговых государственных экзаменов (1 месяц).
При формировании печатной формы приказа о предоставлении учебного отпуска, должна отражаться данная информация.
26Отпуск по беременности и родам
Отпуск по беременности и родам оформляется в Системе отдельным приказом на основании листа нетрудоспособности, а также заявления о предоставлении отпуска и имеет собственный макет печатной формы.
Приказ должен регистрироваться в журнале отклонений со всеми отпусками.
Продолжительность отпуска регулируется ТК РФ. При сложных родах оформляется дополнительный отпуск по беременности и родам в кол-ве 16 дней, который оформляется отдельным приказом, зарегистрированном в журнале регистрации.
27Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет
Приказы на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или до 3-х лет, а так же приказы на их изменение должны оформляться в Системе в журнале отклонений со всеми отпусками.
В приказе на отпуск по уходу за ребенком должна храниться ссылка на отсканированное заявление работника.
Система должна позволять оформить ежегодный отпуск на сотрудника в день прекращения отпуска по уходу за ребенком.
|
