Д) Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности Инвентаризация кассы производится в соответствии с Положением Банка России от 09.10.2002 № 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ" При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и по материально ответственным лицам
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций РКЦ, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу денежных средств через инкассатора и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на корреспондентских счетах в РКЦ, в других банках-корреспондентах (в рублях и иностранной валюте), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерского учета с данными выписок РКЦ и банков-корреспондентов.
3.6.4. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации.
1.1. Сличительные ведомости составляются по основным средствам, нематериальным активам и по материальным ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Суммы излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для оформления результатов инвентаризации могут применятся единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
На ценности, не принадлежащие Банку, на числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на хранении, арендованные или приобретенные в лизинг), составляется отдельные сличительные ведомости (используется сличительная ведомость).
Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
3.6.5. Порядок регулирования инвентаризационных разниц
и оформления результатов инвентаризации.
1.1. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением 302-П в следующем порядке:
— основные средства, материальные ценности и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно в доходы Банка с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
— недостачи материальных ценностей и другого имущества относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач списываются на расходы Банка, не уменьшающие налогооблагаемую базу.
1.2. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на расходы.
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Вопросы налогообложения при списании недостач, потерь, убыли сверх норм, решаются с учетом действующего налогового законодательства.
1.3. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководству Банка.
Окончательное решение о зачете принимает руководство Банка.
1.4. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
1.5. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
Формы документов, применяемых при проведении инвентаризации, приведены в Приложении № 2.
3.7 Правила документооборота и технологии обработки информации.
В соответствии с Законом РФ « О бухгалтерском учете», своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Настоящие Правила документооборота разработаны на основе Положения ЦБ РФ № 302-П.
Настоящие Правила устанавливают порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов в Банке.
3.7.1. Общие положения.
1.1. Правила о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее - Правила) основаны на Положении Банка России "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 26.03.2007 № 302-П, "Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете" Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
1.2. Настоящие Правила устанавливают порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.
1.3. По назначению документы подразделяются на:
1.3.1. Распорядительные - предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий (приказ руководителя предприятия, платежное поручение и т.п.).
1.3.2. Оправдательные - подтверждают факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения (квитанция к приходному кассовому ордеру).
1.3.3. Комбинированные - обладают признаками как распорядительного, так и оправдательного характера (расчетно-платежная ведомость - с одной стороны, является распоряжением на выдачу средств работникам, а с другой - подтверждает факт расходования денежных средств).
1.3.4. Документы бухгалтерского оформления - предназначены только для целей бухгалтерского учета, конкретизируют или поясняют отражение отдельных операций в учете (бухгалтерская справка).
1.4. По количеству отраженных в документах операций они бывают разовые (составляются отдельно на каждую операцию) и накопительные (отражают несколько операций за отдельный учетный период).
1.5. По месту составления выделяются внутренние (составленные для использования внутри предприятия) и внешние (составленные вне предприятия, то есть другими субъектами) документы.
1.6. Документы могут быть первичными (отражают каждый факт хозяйственной операции) и сводными (отражают обобщенные сведения за ряд операций).
1.6.1. Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер).
1.6.2. Первичные и сводные учетные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации.
Общий порядок документооборота представлен в Приложении № 11.
3.7.2. Первичные документы.
1.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящих Правил.
1.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции своевременно, в момент совершения операции.
1.3. Первичные документы создаются на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами, ведомствами и, при необходимости, подразделениями Банка. Разработанные Банком формы бланков должны соответствовать требованиям, содержащимся в Законе "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 №129-ФЗ.
1.4. Учет и обработка бухгалтерской документации, составление выходных форм производятся с использованием ЭВМ. При совершении бухгалтерских операций на ЭВМ должно автоматически обеспечиваться одновременное отражение сумм по дебету и кредиту (принцип двойной записи) лицевых счетов и во всех взаимосвязанных регистрах.
При этом должны соблюдаться требования Закона Российской Федерации "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 № 129-ФЗ, Положения № 302-П, а также настоящей Учетной политики.
1.5. Первичные документы в Банке (в зависимости от назначения) для придания им юридической силы содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы), код формы;
б) дату составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
1.6. К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы прилагаются к банковским документам.
Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. Если, при необходимости, первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, то в мемориальных ордерах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки.
1.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов зафиксированы в виде кодов.
1.8. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в Архиве.
Документы, служащие основанием для проводок, контируются, т.е. имеют номера счетов по дебету и кредиту.
1.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
1.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в Банке.
1.11. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется Приказом Председателя Правления Банка.
Должностное лицо Банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции Банка.
Работники Банка, которые подписали расчетно-денежный документ, не имея на то право, отвечают за эти действия в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники Банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими полномочий.
1.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
1.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями Учетной политики Банка, нормативными актами ЦБ РФ.
1.14. В случаях, установленных законодательством РФ, Банком России, бланки форм первичных документов относятся к бланкам строгой отчетности.
1.15. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы.
1.16. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы Главному бухгалтеру Банка для принятия решения.
1.17. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
3.7.3 Учетные регистры.
1.1. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных ведомостях и карточках. Операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
1.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями по бухгалтерскому учету, руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета, Учетной политикой Банка.
1.3. Информация о хозяйственных операциях, произведенных Банком за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением № 302-П, а также инструкциями Банка России.
3.7.4. Регистры налогового учета.
1.1. Банк исчисляет налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ.
1.2. Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК.
1.3. Ведение регистров аналитического налогового учета осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных Банком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.
4.3. Система регистров аналитического налогового учета организуется Банком исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому.
Формы, порядок формирования и заполнения налоговых регистров изложен в Приложении № 12 - «Учетная политика для целей налогообложения».
3.7.5 Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах
1.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
1.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
1.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
1.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Банка России.
1.5.Ошибки в записях, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи (методом обратного сторно), на основании составляемых исправительных ордеров. Списание со счетов в таких случаях производится без согласия клиентов.
Исправительные ордера составляются в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Ордерная книжка хранится у Главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.
В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Служебные записки, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах при ордерах.
В лицевом счете против ошибочной записи, сумма по которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью Главного бухгалтера или его Заместителя (начальника отдела), подписавшего исправительный ордер.
Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, Главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.
В случаях, когда требуется перенести учет каких-либо операций с одного счета на другой счет либо в другое учреждение Банка, то бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета. |
