Ваша бухгалтерия
Данный раздел расскажет вам о том:
• как осуществлять бухгалтерский контроль;
• как подготовить основные финансовые документы;
• почему вам необходим бухгалтер;
• за что отвечает бухгалтер;
• каким образом можно найти бухгалтера.
Вы также узнаете, какую информацию следует отыскивать и в какой форме ее регистрировать.
Зная финансовое состояние вашего бизнеса, вы сможете строить ваши планы на будущее, оставаясь при этом платежеспособным.
Как вы знаете, налоговое законодательство Российской Федерации обязывает все предприятия независимо от их организационно-правовой формы вести бухгалтерский учет и представлять отчетность в налоговые органы.
Ошибки при ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности могут привести к недоплате вашим предприятием налогов в бюджет. В ходе проверки учета и отчетности вашего предприятия налоговая инспекция скорее всего выявит это и к предприятию будут применены штрафные санкции. Тогда вам придется выплатить гораздо большую сумму по сравнению с подлежащей уплате при правильной постановке бухгалтерского учета.
В соответствии с "Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" предприятие может:
• самостоятельно определять в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, а также технологию обработки учетной информации;
• разработать систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля.
Учет и учетные документы
Вся хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в первичных учетных документах. Первичный документ - это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).
"Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" устанавливает, что первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа (формы), код формы;
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Информация, содержащаяся в первичных документах, заносится в учетные регистры. Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:
• книги (кассовая, главная),
• карточки (учета основных средств, учета материалов),
• журналы (свободные листы).
По видам производимых записей регистры делятся на:
• хронологические (регистрационный журнал),
• систематические (главная книга счетов),
• комбинированные (журнальные ордера).
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:
• синтетические (главная книга счетов),
• аналитические (карточки),
• комбинированные (журналы-ордера).
Счет бухгалтерского учета - это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.
Операции на счетах отражаются в денежном измерении, т.е. все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются и на счетах записывается его стоимость.. Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться.
Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом, а правая часть счета называется кредитом. Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов.
На активных счетах отражаются средства предприятия и их движение (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.). Активный счет возрастает по дебету, т.е. операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета. Сальдо активного счета - остаток на конец и на начало периода - также записывается в дебет.
На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например,
уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.). Пассивный счет возрастает по кредиту, т.е. операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета. Сальдо пассивного счета - остаток на конец и на начало периода -также записывается в кредит.
На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.
План счетов бухгалтерского учета утвержден Министерством финансов. Для малых предприятий рекомендован упрощенный рабочий план счетов.
Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.
Наиболее простой формой является книга "журнал-главная", так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций ) записывается в книгу "журнал-главная", в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой книга "журнал-главная" называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.
Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами - мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).
Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий - с использованием ведомостей учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.
При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.
Учет денежных средств
С момента создания на счетах предприятия появляются денежные средства: вначале - перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.
В соответствии с гражданским законодательством расчеты между предприятиями (а также расчеты между гражданами в связи с предпринимательской деятельностью) должны производиться в безналичном порядке (статья 861 Гражданского кодекса Российской Федерации). При безналичных расчетах происходит не передача наличных денег в виде банкнот, а списание средств с одного банковского счета и их зачисление на другой счет.
Если ваше предприятие осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе и инкассироваться (сдаваться на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно или ежемесячно).
Главная цель учета денежных средств и денежных документов - контроль за движением денежных средств, их рациональным и эффективным использованием.
Основные задачи учета денежных средств в предприятиях:
• учет и выполнение операций с наличными денежными средствами и по расчетам с поставщиками, заказчиками (покупателями, клиентами);
• контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины;
• своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств;
• контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе;
• инвентаризация денежных средств и отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета.
Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст вам возможность разместить их на депозит или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.
Для расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу. По правилам, помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств.
Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.
Кассовые операции проводятся в следующем порядке:
• оформление первичных документов по приходу и расходу;
• регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
• сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций по приходу и расходу
денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию (бухгалтеру) отчет кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
В сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал проводится ревизия кассы с полным пересчетом денежных средств и денежных документов. Ревизия проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия или формируемой в порядке, предусмотренном учредительными документами.
Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия имеет номер 50. Счет "Касса" является активным, то есть увеличивается по дебету.
При ведении бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью: сумма хозяйственной операции записывается дважды - в дебет одного счета и в кредит другого счета (счета-корреспондента).
Отражение хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета называется бухгалтерской проводкой.
Например:
Очередной платеж за долгосрочную аренду склада вашего предприятия индивидуальным предпринимателем отражается по дебету счета 50 "Касса" и по кредиту корреспондирующего счета 09 "Арендные обязательства к поступлению".
Безналичные расчеты осуществляются предприятием через банк, в котором открываются расчетный, текущий и другие счета.
Предприятие ежедневно или в другие установленные банком сроки получает от банка выписку из своих счетов с приложением копий документов, на основании которых зачислены или списаны средства.
Выписка обрабатывается бухгалтером в день поступления, на ее полях проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетами 51 "Расчетный счет", 55 "Специальные счета в банках". На основе выписок делаются записи в регистры бухгалтерского учета. Учет движения средств на банковских счетах предприятия ведется на активных счетах 51 "Расчетный счет", 55 "Специальные счета в банках"
Например:
В течение одного банковского дня ваше предприятие получило 120 млн. рублей от заказчиков за выполненные работы и в тот же день оплатило поставщику за отгруженные материалы 50 млн. рублей (остаток на начало дня составлял 10 млн.рублей). Тогда начальное дебетовое сальдо на счете 51 "Расчетный счет" будет 10 млн. руб., затем по дебету счета будет записано поступление 120 млн. руб., а по кредиту - выплата 50 млн. руб. Итоговое дебетовое сальдо на конец банковского дня составит 80 млн. руб.
Учет финансовых вложений
В процессе хозяйственной деятельности у вашего предприятия могут временно высвобождаться денежные средства, которые не требуется немедленно вкладывать в основную деятельность предприятия. Развитие финансовых рынков позволяет их вкладывать с целью получения дохода, то есть инвестировать.
Существующие возможности инвестирования различаются по степени доходности и риска.
По срокам инвестирования финансовые вложения разделяются на долгосрочные и краткосрочные.
К долгосрочным относятся финансовые вложения, срок возврата которых превышает один год. Затраты на приобретение акций других предприятий или иное участие в их уставном капитале во всех случаях относят к долгосрочным вложениям, так как срок возврата этих средств, как правило, не определен.
К краткосрочным финансовым вложениям относят вложения в депозиты, займы, облигации и другие ценные бумаги, срок погашения которых не превышает одного года.
Финансовые вложения учитываются на активных счетах Об "Долгосрочные финансовые вложения" и 58 "Краткосрочные финансовые вложения".
Финансовые вложения принимаются к учету в сумме фактических затрат, произведенных вашим предприятием, включая комиссионные посредникам, различные сопутствующие расходы.
В зависимости от организационно-правовой формы предприятия, в которое вкладываются средства, инвестиции могут быть опосредованы:
• либо изменением состава участников, оформляемым путем перерегистрации учредительных документов;
• либо приобретением акций предприятия (если оно является акционерным обществом открытого или закрытого типа).
В первом случае приобретается пай, дающий право на участие в прибыли предприятия и в управлении им, во втором случае приобретаются ценные бумаги - акции.
Оплата паев или акций возможна как в денежной форме, так и путем передачи в уставный капитал основных средств, нематериальных активов, оборудования, а также материальных оборотных средств.
Денежные средства, вложенные в уставный капитал другого предприятия, отражаются по дебету субсчета 06-1 "Паи и акции" счета 06 "Долгосрочные финансовые вложения" и кредиту счетов 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет" - в зависимости от формы и валюты оплаты.
Передача в уставные капиталы других предприятий основных средств, нематериальных активов, оборудования отражается по дебету счетов 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", 48 "Реализация прочих активов" и по кредиту счетов 01 "Основные средства", 04 "Нематериальные активы", 07 "Оборудование к установке".
Разница между стоимостью, по которой учитывались основные средства, нематериальные активы и оборудование, и договорной стоимостью их передачи относится на счет 80 "Прибыли и убытки".
Вложение в уставные капиталы других предприятий материальных оборотных средств отражается по той же схеме, что и вложение основных средств, нематериальных активов, оборудования. При этом выбытие соответствующих средств отражается по дебету счета 48 "Реализация прочих активов" и по кредиту счетов 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 40 "Готовая продукция", 41 "Товары".
Отражение затрат на приобретение акций по дебету счета 06-1 "Паи и акции" счета Об "Долгосрочные финансовые вложения" можно проводить только по документам, подтверждающим факт приобретения акций.
Предварительные платежи по подписке на акции регистрируются в учете как дебиторская задолженность.
Если рыночная стоимость акций, выпущенных открытыми акционерными обществами и котируемых на бирже, становится ниже их себестоимости для вашего предприятия, то их учетная стоимость должна быть доведена до рыночной стоимости.
Такое снижение учетной стоимости акций проводится на последнюю дату отчетного года путем образования резерва под обесценение ценных бумаг. Этот резерв отражается на субсчете 82-2 "Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги", который открывается к счету 82 "Оценочные резервы".
Менее рисковым вложением средств по сравнению с уставным капиталом других предприятий является вложение в облигации.
Облигация - это ценная бумага, удостоверяющая внесение ее владельцем денежных средств на сумму, указанную в облигации.
Владелец облигации наделяется правом в установленный срок получить номинальную стоимость облигации и фиксированный процент.
Приобретенные облигации заносятся в специальный реестр с указанием номеров и размера процентов по ним. Облигации с копией реестра хранятся в кассе предприятия. Облигации учитываются по фактической стоимости приобретения на счетах Об "Долгосрочные финансовые вложения" и 58 "Краткосрочные финансовые вложения", к которым открываются субсчета 06-2 "Облигации" и 58-1 "Облигации и другие ценные бумаги" соответственно. Ваше предприятие может кредитовать другие не только путем приобретения их
облигаций, но и путем заключения договоров займа (кредитных договоров), а также приобретая их векселя и иные долговые обязательства.
Вексель - это ценная бумага строго установленной формы, удостоверяющая ничем не обусловленное обязательство векселедателя или иного указанного в нем плательщика выплатить по наступлении предусмотренного срока указанную в векселе сумму.
Краткосрочные займы учитываются на субсчете 58-3 "Предоставленные займы", который открывается к счету 58 "Краткосрочные финансовые вложения". Долгосрочные займы, предоставляемые другим предприятиям, учитываются на субсчете 06-3 "Предоставленные займы", открываемом к счету Об "Долгосрочные финансовые вложения".
Реализация ценных бумаг, погашение облигаций отражается на счете 48 "Реализация прочих активов". Финансовые результаты от этих хозяйственных операций выявляются ежемесячно путем закрытия этого счета и отнесения остатка по нему на счет 80 "Прибыли и убытки".
Затраты предприятия на приобретение облигаций в большинстве случаев не совпадают с их номинальной стоимостью.
Разница между фактическими затратами на приобретение облигаций и других аналогичных ценных бумаг (векселей, депозитных сертификатов и т.п.) должна быть отнесена на результаты хозяйственной деятельности в течение срока их обращения. |
